Oodi-päivät Selvitys opintosektorin rekisteröintikäytännöistä – toimenpiteitä ehdotettuihin kehittämiskohteisiin Opiskelijarekisteri, Sari Zitting

2 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Järjestetään vuosittain Helsingin yliopiston sisäiset Oodi- päivät kaikille Oodin käyttäjille. HY:n Oodi-päivä 1. kerran keväällä Tarkoitus järjestää jatkossa kerran vuodessa. Oodi-porinat =>pienelle joukolle kerrallaan, saa purkaa vapaasti sydämellään olevat Oodi-asiat, 1. kerran syksyllä 2007? Kaksi kertaa vuodessa?

3 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Kiinnitetään huomiota Oodi-tiedottamiseen ja koulutusmateriaalin saatavuuteen sekä toimivuuteen käyttäjien kannalta. Suunniteltu Oodi-kuukausitiedotetta Jonkun verran kritiikkiä, että Oodi-infoon tulee liikaa viestejä, => tukihenkilöt tarvitsee tiedon, milloin on ollut katkoja Oodi-tukisivujen uudistus

4 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Kiinnitetään huomiota Oodi-tiedottamiseen ja koulutusmateriaalin saatavuuteen sekä toimivuuteen käyttäjien kannalta. Käyttöohjeet (uudistus+täydennys) ovat työn alla, tärkeä asia! Opiskelijarekisterissä on sovittu selvityksessä ehdotettujen ohjeiden laatimisesta: esim. jatko-opiskelijoiden rekisteröimisprosessi, rajoituksen alaisten oppiaineiden rekisteröinti, tutkinnonsuoritusoikeudesta luopumisen kirjaaminen, tutkintojen rekisteröinti

5 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Ehdotetaan selvitettäväksi miten uusien tutkinto- opiskelijoiden rekisteröintiprosessia nopeutetaan ja selkiinnytetään. Tutkinto-opiskelijoiden perustietojen rekisteröinti tulee tapahtua edelleen keskitetysti opiskelijarekisterissä, koska tietojen siirto hakijarekisteristä (HAREK) ja arkistointi on suunniteltu keskitetyn järjestelmän näkökulmasta. Käynnissä on Valtakunnallinen sähköisen yhteishakujärjestelmän kehittäminen, jonka yhteydessä on suunniteltu opiskelijan tietojen tallentuvan samalla Oodiin, kun opiskelija ilmoittaa paikan vastaanottamisesta yhteishakujärjestelmässä.

6 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Opintokokonaisuuden automaattisen koostamisen mahdollisuutta tuodaan opiskelijarekisterin puolelta tiedekunnille enemmän esille. Oodin nykyinen automaattinen koostaminen sopii vain tapauksiin, joissa ei ole mitään valinnaisuutta. Kokonaisuuskurssilla kerrotaan nykyinen toiminnallisuus. Kokonaisuuden purkaminen hankalaa, jos opiskelija ei suoritakaan koko kokonaisuutta Tulevaisuuden kehityssuunta?: opiskelijan kokonaishakupyynnöstä lähtevä koostaminen

7 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Selvitetään mahdollisuutta saada tutkintotodistukset tulostettua suoraan WinOodista. Työ aloitettu, pilottina Humanistinen tiedekunta

8 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Yliopiston sisäinen ohjeistus opintojen keskeyttämismenettelyiden osalta tulee päivittää (rehtorin päätös 69/1998: Rehtorin päätös opiskelijaksi hyväksytyn ilmoittautumisesta yliopistoon sekä lukuvuosittain tehtävästä läsnä-tai poissaoloilmoituksesta). Uusi rehtorin päätös opiskelijaksi hyväksytyn ilmoittautumisesta yliopistoon sekä lukuvuosittain tehtävästä läsnä- tai poissaoloilmoituksesta tekeillä

9 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Tavoitteeksi asetetaan, että opiskelijoiden kurssi- ja tentti- ilmoittautuminen tapahtuisi pääsääntöisesti WebOodin kautta kaikissa tiedekunnissa. Pyritään levittämään tietoa WebOodin kurssi- ja tentti- ilmoittautumistoiminnosta ja sen hyödyistä Tuetaan niitä tiedekuntia / laitoksia, jotka ilmaisevat haluavansa ottaa käyttöön WebOodin kurssi- ja tentti- ilmoittautumistoiminnon – tiedekunnille/laitoksille on tehty Oodin Websovellusten käyttöönottokysely OpasOodi –käyttöönotot edistävät opetustapahtumien käyttöönottoa

10 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Oodin käyttöliittymän kehittämistä selainpohjaiseksi tulee vahvistaa. Tulevaisuudessa opettajien tulisi voida joustavasti rekisteröidä omien kurssiensa suoritukset selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. OpeOodin kehitysprojekti käynnissä Oodi-teknologia selvitys tekeillä konsortiossa Uusi valtakunnallinen opintohallinnon tietojärjestelmä selvityksen alla (OPM)

11 Kehittämisosastolle kohdistettuja ehdotuksia Opiskelijarekisterin tulee tukea tiedekuntia siinä miten ne esittävät tutkintojen rakenteen Oodissa. Tämä on tärkeää eHopsin ja OpasOodin kehittämisen kannalta. Työ on käynnissä, mm. Humanistisen tiedekunnan kanssa on käyty läpi tutkintorakenteita ja selkeytetty niitä karsimalla turhaa monimutkaisuutta.

12 Tiedekunnille kohdistetut ehdotukset Hyväksilukemisen kirjaamismenettelyiden ohjeistusta ja tietojen saamisen tärkeyden merkityksen esille tuomista tehostetaan tiedekunnissa tietoja rekisteröiville henkilöille. Muualla suoritettujen opintojen oppilaitostiedot on tärkeää saada Oodiin. Esimerkiksi ulkomailla vaihto-opiskelijoina olleiden opiskelijoiden suoritusten tarkka alkuperä tulisi tilastojen näkökulmasta saada rekisteröityä. => Tilastot, Tutkintojen opintoviikkoerittely

13 Tiedekunnille kohdistetut ehdotukset Opintojaksojen osasuoritukset tulee rekisteröidä erikseen heti suorittamisen jälkeen, mikäli opintojakso koostuu itsenäisistä osasuorituksista. => Vaikutus mm. opintotukeen Kurssi- ja tenttisuorituksista tulee Oodiin rekisteröidä 1) hyväksytyt ja 2) hylätyt sekä mahdollisesti 3) ei saapunut ja 4) luopunut. => Opiskelijat saavat WebOodin kautta tiedon suorituksesta olipa se hyväksytty tai hylätty. Tilastonäkökulma: mm. pullonkaulaksi muodostuvat opinnot Jatko-opiskelijoiden suoritusten parempaan rekisteröintiin tulee kiinnittää erityistä huomiota.

14 Tiedekunnille kohdistetut ehdotukset Ehdotetaan uusien erillisten opinto-oikeuksien, täydentävien opinto-oikeuksien ja JOO-opiskelijoiden rekisteröintiprosessin siirtämistä kokonaan tehtäväksi tiedekunnissa. Ehdotetaan, että pääaineen vaihdon rekisteröiminen Oodiin siirretään kokonaan tehtäväksi tiedekunnissa. Ehdotetaan, että jatko-opinto-oikeuden rekisteröinti (kun edeltävä tutkinto on suoritettu HY:ssa) siirretään kokonaan tehtäväksi tiedekunnissa.

15 Tiedekunnille kohdistetut ehdotukset Opintosektorin rekisteröimistyön tiedekuntayhteistyön ja tiedonkulun kehittämistä varten ehdotetaan nimettäväksi tiedekunnittain tiedekuntatason Oodi-yhdyshenkilöt. Websovellusten käyttöönottokyselyssä kartoitettu laitosten yhdyshenkilöitä Oodi-asioissa Suunnittelun alla Oodi-ryhmä, joka käsittelisi ja tekisi päätöksiä Oodiin liittyvistä asioista, joihin tarvitaan yliopiston linjaus/päätös. Opiskelijarekisteristä puheenjohtaja ja esittelijöitä tarpeen mukaan, tiedekuntien edustajat, opintoasiainyksiköstä tai muualta ihmisiä tarpeen mukaan (esim. lakimies tai kehittämispäällikkö).