Uusi opinto-oikeus Oodiin sähköisesti tai perustietolomakkeen kanssa

Esitys aiheesta: "Uusi opinto-oikeus Oodiin sähköisesti tai perustietolomakkeen kanssa"— Esityksen transkriptio:

1 Uusi opinto-oikeus Oodiin sähköisesti tai perustietolomakkeen kanssa
Opiskelijarekisteri / Jaana Sälekari

2 Kirjoittautuminen sähköisesti ilman perustietolomaketta (A)
Kaikki päävalinnat ja osa erillisvalinnoista Opiskelijan täyttämää perustietolomaketta, HYY:n jäsenmaksukuittia ei tarvita Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

3 Sähköinen käyttöluvan aktivointi ja ilmoittautuminen
Paikan vastaanottaneiden opinto-oikeustieto siirretään sähköisesti Harekista Oodiin 1-2 kertaa viikossa Opiskelijalle lähetetään Oprekista sähköpostiviesti  mahdollisuus aktivoida sähköisesti käyttölupa:  Kun aloitat opiskelun  tervetulokirje uusille opiskelijoille (sivun alareuna) ja tehdä lukuvuosi-ilmoittautumisen joko WebOodissa tai yleisviitteellä ja näyttämällä maksukuitti opiskelijaneuvonnassa Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

4 Ilmoittautumisesta Kesästä 2013 alkaen ensimmäisen vuoden opiskelija voi ilmoittautua poissaolevaksi ilman tiedekunnan lupaa (rehtorin päätös 49/2013). Ilmoittautumisaika päättyy 2.9. Ilmoittautuminen tulisi kuitenkin tehdä mielellään ennen 15.8. Tiedekunnissa ilmoittautumista tulee seurata Oodin tukisivuilta:  päivittäisraportit  tiedekunta  Hakijarekisteri (Harek)  valittujen läsnäolo -raportti Opiskelijoita kannattaa ”patistella” ilmoittautumiseen, koska sen laiminlyöntiä seuraa opinto-oikeuden menetys Läsnäolotodistukset postitetaan Opiskelijarekisteristä Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

5 Ehdollisesti hyväksytyt
Lista ehdollisesti hyväksytyistä opiskelijarekisteriin ennen tulosten julkaisemista. Listaan tulee merkitä: Hakijanumero Hetu / Syntymäaika (kv-opiskelijat) Suku- ja etunimi Valinnan numero Hakukohdenumero Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

6 Todistuskopio hakukelpoisuuden perusteesta
Tietoa hakukelpoisuuden tai opinto-oikeuden perusteena olleesta tarkistetusta perusteesta ei saada Harekista Oodiin paitsi v alkaen suoritetuista yo-tutkinnoista ja avoimen väylän kautta valituista Niiden valintojen osalta, joissa hakijapalvelut tarkastaa hakukelpoisuuden perusteen, tiedot perusteesta saadaan Oodiin tallennettavaksi hakijapalveluista. Todistukset arkistoidaan hakijapalveluissa. Niiden valintojen osalta, joissa tiedekunta tarkastaa virallisesti oikeaksi todistetun tutkintotodistuksen, tiedot tulee lähettää tiedekunnasta (excel-lista tai kopio todistuksesta) Opiskelijarekisteriin joko karkealla (tutkinnon tyyppi ja ei pakollinen suoritus pvm) tai tarkalla (tutkinnon tarkka nimi, oppilaitoksen nimi ja suoritus pvm.) tasolla siten, kun se on tiedekunnan kanssa sovittu Oodiin tallennettavaksi. Todistukset arkistoidaan tiedekunnissa. Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

7 Kirjoittautuminen perinteisen perustietolomakkeen kanssa (B)
Suuri osa tiedekuntien erillisvalinnoista (UAF + muut) Opiskelija täyttää opiskelupaikan vastaanottamisen yhteydessä perustietolomakkeen Perustietolomakkeet ja kirjoittautumisohjeet löytyvät Wikistä opiskelijavalintojen sivuilta osoitteesta Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

8 Perustietolomakkeen täyttäminen 1/4
Jos opiskelija on aikaisemmin opiskellut HY:ssä tutkinto-opiskelijana, merkitään perustietolomakkeelle kysymykseen Oletko aiemmin opiskellut Helsingin yliopistossa vaihtoehto kyllä. Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

9 2/4 Opiskelija täyttää perustietolomakkeen kohdat ja allekirjoittaa lomakkeen. Mikäli opiskelijan nimi on muuttunut valintaprosessin aikana tai siitä, kun hän on aikaisemmin opiskellut HY:ssä, tulee hänen esittää virallinen henkilötodistus, virkatodistus tms. Kopio siitä lähetetään perustietolomakkeen mukana opiskelijarekisteriin. Virkailija tarkastaa, että opiskelija on täyttänyt edelliset kohdat ja täyttää kohdat 17-25 Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

10 3/4 Opinto-oikeuden peruste
Perustietolomakkeen kohtiin 21 ja 22 merkitään tiedekunnassa tieto tarkastetusta opinto-oikeuden perusteesta ja perusteen suorituspäivästä (karkea taso). Dokumentit asiaan liittyen arkistoidaan tiedekuntaan. Kopio hakukelpoisuuden perusteena olevasta tutkintotodistuksesta tulee lähettää opiskelijarekisteriin ainoastaan siinä tapauksessa, että tiedekunnalla on tarve yksityiskohtaisempien perustetietojen (oppilaitos, tutkinnon nimi ja suoritusajankohta) tallennukselle Oodiin (tarkka taso). Dokumentit asiaan liittyen arkistoidaan perustietolomakkeen kera keskusarkistoon. Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi

11 Yksityiskohtainen opinto-oikeuden perusteena oleva tutkintotieto Oodiin?
Mikäli tiedekunnalla on tarve yksityiskohtaisempien perustetietojen viemiselle Oodiin, opiskelijarekisteriin vaaditaan tiedekunnassa tarkistettu ja leimalla varmistettu todistuskopio seuraavista: IB- , EB- ja Reifeprüfung –tutkinnoista Ulkomailla suoritetuista tutkinnoista Suomessa suoritetuista toisen korkeakoulun, ammattioppilaitoksen, ammattikorkeakoulun tai opistotason tutkinnosta Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

12 Peruste siirtyy automaattisesti tai löytyy Oodista
Eli todistuskopioita ei vaadita: Helsingin yliopistossa suoritetusta tutkinnoista Vuoden 1990 jälkeen suoritetuista ylioppilastutkinnoista Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

13 Opintokohde ja pääainetieto 4/4
Ohje perustietolomakkeen kohtiin tarvittavien opintokohdetietojen hakemiseen Oodista löytyy Oodin tukisivuilta osoitteesta Käyttöohjeet (WinOodi)  ohjeesta: Koulutusohjelmien, pääaineiden, suuntautumisvaihtoehtojen ja maisteriohjelmien haku luotaessa opinto-oikeuksia Merkitse perustietolomakkeen kohtiin sekä opintokohteen tunnistenumero että nimi Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

14 Uusi osoite & läsnäolotodistus
Jos opiskelijan osoite muuttuu, pyydä päivittämään tieto opiskelijaneuvontaan tai opiskelijarekisteriin mahdollisimman pian. Voimassa oleva osoitetieto koko valintaprosessin ajan on tärkeä Opiskelijarekisteristä lähetetään läsnäolotodistus opiskelijalle heti opinto-oikeuden rekisteröinnin jälkeen Näyttämällä läsnäolotodistuksen opiskelija saa mm. Unicafesta opiskelijahintaisen aterian siihen asti kunnes opiskelijakortti valmistuu Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

15 Ilmoittautumistiedot
Tiedekunnassa tarkastetaan kuitista, että HYY:n jäsenmaksu ja mahdollinen osakuntamaksu on maksettu. Kuitti toimitetaan perustietolomakkeen mukana opiskelijarekisteriin Aikaisemmin Helsingin yliopistossa opiskelleiden ei tarvitse näyttää maksukuittia, mikäli he ovat maksaneet HYY:n jäsenmaksun WebOodin kautta. Mikäli opiskelija on maksanut liikaa, opastetaan hänet Lyyra-asiakaspalveluun, Mannerheimintie 5 A, 2. krs. Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari

16 Opiskelijarekisterin yhteystiedot
Opiskelijan perustietolomake, mahdollinen opinto-oikeuden perusteena oleva tutkintotodistuskopio ja HYY:n jäsenmaksukuitti eli kirjoittautumispaperit tuodaan tai lähetetään Opiskelijarekisteriin os. Fabianinkatu 28, 3 krs (PL 53). Osoitteeseen voi lähettää viestiä opiskelijarekisteriin kaikissa Oodiin, perustietolomakkeisiin ja rekisteröintiin liittyvissä asioissa Toimistosihteerit Sara Multanen Kanerva Pasanen Aurinkoista kesää 2013! Opiskelijarekisteri/ Jaana Sälekari