T Oma menetelmä Tapaamiskäytännöt IOBASE-projektissa Mika Ratola

2 Sisällys  Menetelmän käyttö projektissa  Mittarit tuloksineen  Tähänastiset kokemukset  Menetelmän soveltuvuus projektissa

3 Menetelmän käyttö projektissa (1)  Tapaamiskäytännöt esiteltiin ryhmälle I1- vaiheessa  Ryhmäpalaverissa (n. 10 min)  Mentor-tapaamisessa (n. 10 min)  Pohjana menetelmälle oli PS-vaiheessa sovitut palavereihin liittyvät käytännöt  Tapaamiskäytäntöjä on käytetty  soveltaen asiakaspalavereissa,  mentor-palavereissa,  riskienhallintapalavereissa ja  erityisesti ryhmäpalavereissa.

4 Menetelmän käyttö projektissa (2)  Muotoutui I1-vaiheessa lopulliseen asuunsa  Merkittävin muutos oli ryhmäpalaverien rajaaminen kahdesta tunnista tunnin mittaiseksi projektin aikaresurssillisista syistä johtuen.  Menetelmän puitteissa on luotu projektin sisäisiä dokumentteja:  Agendat, pöytäkirjat ja muistiot  Ajankäyttö:  10h henkilökohtainen menetelmä  Tutustuminen menetelmään (< 0,5h per jäsen)  259 tuntia käytetty palavereihin ( )  I3- ja LU-vaiheista lisäystä tähän arviolta 60h

5 Mittarit (1)  Montako tuntia käytettiin jokaista palaverityyppiä kohden iteraatiossa  PS-vaihe: mentor- ja ryhmäpalaverit (75 h) sekä asiakaspalaverit (55 h).  I1-vaihe:  Ryhmäpalaverit: 23,5 h  Mentor-palaverit: 5 h  Asiakaspalaverit: 9 h  Riskienhallintapalaverit: 3 h  I2-vaihe:  Ryhmäpalaverit: 22,5 h  Mentor-palaverit: 7 h  Asiakaspalaverit: 5 h  Riskienhallintapalaverit: 3 h

6 Mittarit (2)  Paljonko tapahtui ylityksiä/alituksia sovituista palaveriaikatauluista (%)  PS: ~0% (ei tarkkaa tietoa)  I1: 0%  I2: 8,5% alitus  Montako edellisessä vaiheessa suunnittelematonta palaveria jouduttiin pitämään  PS: ei yhtään  I1: yksi asiakaspalaveri  I2: asiakas- ja vertaisryhmäpalaveri  Paljonko poissaoloja oli per palaveri (%)  PS: läsnäolo 100%  I1: läsnäolo 97,5%  I2: läsnäolo 97%

7 Mittarit (3)  Palavereihin käytetty aika muihin ryhmiin verrattuna sekä arvosana muihin ryhmiin verrattuna  Tällä hetkellä ( ) ryhmä on käyttänyt palavereihin tunteja 259 (kolmanneksi eniten) ja sijoitus kurssilla on ensimmäinen (pisteet 29,3).  2. 28,6 pistettä ja 181h  3. 27,5 pistettä ja 404h  4. 27,2 pistettä ja 233h  Näyttäisi siltä, että kommunikointiin panostaminen (palaverit) korreloi jonkin verran myös hyvän arvosanan kanssa.  Toisaalta  monia muita vahvempia tekijöitä löytyy ryhmän onnistumisen takaa.  kolmantena olevan ryhmän merkittävä panostus ei ole johtanut ykkössijaan.

8 Kokemuksia (1)  Menetelmän mittaaminen/ hyödyllisyyden todistaminen hankalaa  Toimii ”taustalla” läpinäkyvästi  Projektissamme tapaamiskäytännöt ovat helpottaneet projektin hallintaa, kommunikointia ja sidosryhmien suorittamaa projektin seurantaa:  Palaverit kutsutaan koolle ja agenda toimitetaan kotisivulle (viimeistään vrk ennen palaveria)  Estymisestä ilmoitetaan sähköpostilla tai puhelimitse (< 1 vrk ennen palaveria)  tehokkaampi ajankäyttö  Myöhästymisestä ilmoitettava  toiminut hyvin, myöhästymisiäkin harvoin

9 Kokemuksia (2)  Eteneminen agendan mukaisesti  Tilaisuudet hallittavia kokonaisuuksia  Tärkeät asiat tulevat käsiteltyä  ”Tilannekatsaus” alussa  Selviää heti onko kaikki saatu ajallaan tehtyä  Lopuksi ”Jatkotoimenpiteet” ja seuraavasta palaverista päättäminen  Tehtävät, vastuuhenkilöt ja DL:t selviä kaikille  Sopiminen helpompaa, koska kaikki ovat paikalla (vrt. sähköpostille/puhelimitse sopiminen)  Auttaa projektia hallinnallisesti (seuranta)  Jäsenillä paikka (pöytäkirja), josta tarvittaessa tarkistettavissa itselle allokoidut tehtävät kullakin ajanjaksolla takarajoineen.

10 Soveltuvuus projektiin (1)  Tapaamiskäytäntöjä ei ehkä mielletä omaksi kokonaisuudekseen, vaan asiaksi joka tapahtuu omalla painollaan  Syytä kuitenkin sopia yhteisesti projektille (asiakas + toimittaja) pelisäännöt heti alussa  Ei vaadi perehtymiseen paljoa resursseja  Helpottaa seurantaa  Tuo tarvittavan määrän byrokratiaa projektiin  Luo puitteet kommunikoinnille

11 Soveltuvuus projektiin (2)  Malliratkaisuja ei juurikaan ole dokumentoitu  Projektikohtainen räätälöinti aiemmin hyväksi havaituista käytännöistä tehtävä  Käyttö ulottuu koko projektin yli  LOPPUTULOS: Tapaamiskäytännöt sopivat projektiin ja ovat yksi edellytys projektin onnistumisen kannalta!!!