Word: Raportit kuosiin tyylillä 2 Tietohallintokeskus hannele.rajaniemi@jyu.fi

Sisältö (2 pvä) Kirjoittaminen Jäsennys -näkymässä Asiakirjan työstäminen osissa perusasiakirja ja aliasiakirjat Kommentit ja muutokset Ohjelmien yhteiskäyttö THK - HR

Jäsennys -näkymä pitkä asiakirja: suunnittele ja jäsennä kirjoituksesi runkoa (tiivistelmä!) kirjoita otsikko ja paina enteriä kirjoita otsikko tai leipätekstiä (laske tasoa!) ja paina enteriä jne. THK - HR

Jäsennys -näkymä 1(2) Jäsennys –työkalurivi: kun teet jäsennyksen => Word muotoilee samalla Otsikko -tyylit! Taso 1 (=> Otsikkotyyli 1) Taso 2 (=> Otsikkotyyli 2) jne. Leipäteksti THK - HR

Jäsennys -näkymä 2(2) Otsikon ja tekstin tarkasteleminen: vie kursori otsikkoon ja napsauta Laajenna- tai Kutista valintaa –painiketta (tai: kaksoisnapsauta otsikon viereistä plussa –painiketta) tai: valitse alasvetovalikosta Näytä taso / Kaikki THK - HR

Muokkaa jäsennystä 1(2) Valinnat napsauttamalla: Valitse otsikko ja sen alla oleva teksti Valitse yksittäinen kappale … tai maalaa alueet hiirellä THK - HR

Muokkaa jäsennystä 2(2) muuta tasoa: siirrä toiseen kohtaan: Korota (otsikoksi) tai Laske (leipätekstiksi) –painikkeet siirrä toiseen kohtaan: siirrä Ylös tai Alas -painikkeilla tai: vedä hiirellä (kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi) THK - HR

PERUSASIAKIRJA -toiminto järjestä ja ylläpidä pitkää asiakirjaa jakamalla se osiin moniosainen raportti kootaan tai jaetaan erillisiksi tiedostoiksi eli aliasiakirjoiksi samaan kansioon esim. laaja kirjoitustyö tai usea henkilö voi työstää perusasiakirjaan tulee linkit aliasiakirjoista yksittäisiä aliasiakirjoja voi edelleen muokata! THK - HR

A) Luo uusia aliasiakirjoja Jäsennys –näkymässä: kirjoita asiakirjan runko otsikkotasolla Valitse koko asiakirja. Napsauta Perusasiakirja -työkaluriviltä Luo aliasiakirja –painiketta. Tallenna pääasiakirja. Aliasiakirjat tallentuvat otsikoiden nimien (otsikko1) mukaan tiedostoiksi samaan kansioon Aliasiakirjan ympärillä on ohut viiva THK - HR

Esimerkki aliasiakirjoista THK - HR

B) TAI: Kokoa perusasiakirja valmiista asiakirjoista Tee perusasiakirja aiemmin luoduista asiakirjoista Napsauta Lisää aliasiakirja –painiketta Etsi tiedosto ja napsauta Avaa-painiketta siirry aliasiakirjaan THK - HR

Jäsennys: Perusasiakirja –työkalut 1(2) 1 2 3 4 5 6 7 8 Perusasiakirjanäkymä Laajenna/Kutista aliasiakirjat (linkit!) Luo aliasiakirja Poista aliasiakirja Lisää aliasiakirja THK - HR

Jäsennys: Perusasiakirja –työkalut 2(2) Yhdistä aliasiakirja Valitse ensin asiakirjat napsauttamalla Vaihto –näppäin pohjassa kuvakkeita Jaa aliasiakirja huom. kursori otsikossa! Lukitse aliasiakirja (=> EI voi muokata) Lukko –kuvake! THK - HR

Vinkkejä perusasiakirjasta: luo tyylit perusasiakirjaan esim. asiakirjamalli! sisällysluettelo ja hakemisto: huom. kohdistin perusasiakirjassa, EI aliasiakirjassa jäsennyksen tulostaminen: Jäsennysnäkymässä Tiedosto> Tulosta THK - HR

Aliasiakirjojen muotoilu Jos et luo ylätunnisteita mihinkään aliasiakirjaan => perusasiakirjan ylätunniste tulee joka sivulle jos erilainen ylätunniste eri aliasiakirjoihin: luo tunnisteet yksittäisissä aliasiakirjoissa Sivunumerointi! THK - HR

Perusasiakirjan tulostaminen A) koko perusasiakirja (normaali- tai tulostusasettelunäkymässä) B) vain jäsennys (perusasiakirjanäkymässä: esim. vain kaksi ylintä tasoa) THK - HR

Asiakirjojen käsittely Yhdistäminen sekä kommentit ja muutokset

Muutokset asiakirjassa 1(2) napsauta ensin Tarkistaminen –työkaluriviltä Jäljitä muutokset –painiketta muokkaa tekstiä => lisätty teksti (kursivoitu), poistettu (”puhekuplassa”) THK - HR

Muutokset asiakirjassa 2(2) Eri näkymät: alkuperäinen tai lopullinen merkinnöillä/ ilman Asiakirjassa pystysuora viiva muutosten kohdalla Näytä > Tarkistusruutu saat yhteenvedon kaikista asiakirjan muutoksista ja kommenteista THK - HR

Hyväksy tai hylkää muutokset! Lopullisessa versiossa: hyväksy tai hylkää muutokset!! yksitellen: kursori muutoskohdassa ja napsauta painiketta kaikki: napsauta nuolipainiketta THK - HR

Kommentit huomiot, selitykset, ehdotukset EI asiakirjan varsinaiseksi tekstiksi voit erotella eri tarkastajien kommentit huom. Tulostus –näkymässä kommentit näkyvät oikeassa reunassa normaalinäkymässä: - vie kohdistin päälle THK - HR

Jälkikäteen: kahden version vertailu voit yhdistää jälkikäteen eri tarkistajien kommentit ja muutokset alkuperäiseen asiakirjaan Avaa ensin alkuperäinen asiakirja Työkalut > Vertaile ja yhdistä asiakirjat Etsi tuoreempi tiedosto ja napsauta Avaa => muutokset: lisäykset kursivoitu, poistetut: puhekuplassa jne. Hyväksy muutokset yksitellen / kaikki THK - HR

* Kahden eri version vertailu 2(2) TAI: jos oma tiedosto: Tallenna nimellä –ikkunassa: valitse aiemmin tallentamasi asiakirja ja napsauta Tallenna -painiketta Valitse: Yhdistä muutokset aiemmin luotuun tiedostoon => kaksi asiakirjaa yhdistetään THK - HR

Office-ohjelmien yhteiskäyttöä

Yhteiskäyttö: tee Powerpoint-esitys Word: muotoile teksti Otsikkotyylein Otsikko1 => Dian otsikko Otsikko 2 => Luettelo Otsikko 3 => Sisennetty luettelo huom. normaali –tyyli => teksti EI siirry Powerpoint –esityksee Tiedosto > Lähetä PowerPoint THK - HR

Yhteiskäyttö: Excelistä taulukko tai kaavio 1(2) Kopioi esim. Excelissä taulukko (tai kaavio) leikepöydälle Siirry Wordiin ja valitse: Muokkaa > Liitä (=> tieto Wordin taulukossa) Muokkaa > Liitä määräten (=> upotettua tietoa voi muokata Excelin työkaluilla) THK - HR

Yhteiskäyttö: Excel 2(2) TAI: Liitä linkki (=> muutokset lähdetiedostossa päivittyvät) Muotoiltu teksti (=> tekstin muotoilut säilyvät) Muotoilematon teksti (=> tekstistä häviävät muotoilut) Kuvana (=> tietoja EI voi jälkikäteen muokata) THK - HR

HARJOITUKSIA Valitse eniten omaa työtäsi tukevia! Harjoitustiedostoja: www.jyu.fi/~hara/kou/word

HARJ: Luo perus- ja aliasiakirjat Kirjoita jäsennysnäkymässä pääotsikot (Otsikko 1) Luo aliasiakirjat Tee muutoksia aliasiakirjoihin Testaa: päivittyvätkö lisäykset perusasiakirjaan THK - HR

Esimerkki: Perus- ja aliasiakirjat Tutkimusraporttini (perusasiakirja) Aliasiakirjat: Johdanto Oivalluksia Yhteenveto Kirjoita leipätekstiä aliasiakirjoihin. Siirry aliasiakirjaan ja kirjoita tekstiä. Testaa päivittyykö perusasiakirjaan. THK - HR

HARJ: Muutokset ja kommentit Avaa yksi harjoitustiedostoistasi Tee tekstiin muutoksia Vinkki: ensin Jäljitä –painike päälle Lisää myös kommentteja Lopuksi: Hyväksy/Hylkää muutokset ja kommentit yksitellen THK - HR

HARJ: Ohjelmien yhteiskäyttö Kopioi Excelistä taulukko tai kaavio Wordiin valmis Excel –tiedosto: kokonaismyynti.xls Tee tyylien avulla Powerpoint –esitys valmiista Word-asiakirjastasi (tai tietoturva.rtf) THK - HR

Harjoituksia verkossa: OfficeOnLine http://office.microsoft.com/fi-fi/default.aspx Työhön: Koulutus: Office 2003: Word Itseopiskeluun harjoituksia, mm: Asiakirjojen vertailu Tyylit Jäsennyksen luominen Sisällysluettelon luominen THK - HR