Word: Raportit kuosiin tyylillä 1

Esitys aiheesta: "Word: Raportit kuosiin tyylillä 1"— Esityksen transkriptio:

1 Word: Raportit kuosiin tyylillä 1
Tietohallintokeskus

2 Sisältö (1 pvä) Asetukset /automaattiset toiminnot
Tyylit: joko jälkikäteen tai etukäteen Raportti kuosiin: sivunumerointi ja sisällysluettelo Kuva- ja taulukko-otsikkoluettelot Viitteet (Hakemisto) THK / HR

3 Sisältö (2 pvä) Kirjoittaminen Jäsennys -näkymässä
Asiakirjan työstäminen osissa perusasiakirja ja aliasiakirjat Muutokset ja kommentit Ohjelmien yhteiskäyttö THK / HR

4 AUTOMAATTINEN KORJAUS
Työkalut > Automaattinen korjaus… Näytä/ Piilota: Automaattisen korjauksen –painike Korvaa teksti kirjoittaessa: kirjoitusvirheet esim. © vinkki: Askelpalauttimella voi perua korvauksen THK / HR

5 AUTOMAATTINEN MUOTOILU 1(2)
Automaattisesti merkityt luettelot: jos kappaleen alussa *, - tai numero => Word muotoilee luettelon Reunoissa: jos 3 merkkiä: ---, ===, *** => Word lisää vaakasuoran viivan THK / HR

6 AUTOMAATTINEN MUOTOILU 2(2)
Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa: Poista valinta: Yhdysmerkit viivoilla => tavuviiva EI muutu ajatusviivaksi !! THK / HR

7 AUTOMAATTINEN TEKSTI voit tallentaa usein toistuvia tekstejä: kirjoita ja napsauta Lisää -painiketta Käyttö: kirjoita alkua ja ohjelma ehdottaa: hyväksy Enterillä THK / HR

8 ERI NÄKYMÄT Normaali Tulostusasettelu! Jäsennys
EI näytä mm. ylätunnistetta ja sivunumerointia, piirrosobjekteja, palstoja Web-asettelu Tulostusasettelu! mm. piirto-objektit, ylätunniste, viitteet, kommentit ja palstat näkyvillä Jäsennys suunnittele rakennetta kirjoittaessasi Lukutilan asettelu THK / HR

9 Sivun asetukset Tiedosto –valikosta Sivun asetukset
REUNUKSET -välilehdeltä: sivun marginaalit! Asettelu –lehdeltä: - Erilainen parillinen ja pariton ylätunniste - Erilainen 1. sivu THK / HR

10 TYYLI PITKÄSSÄ ASIAKIRJASSA
Tyyli on joukko muotoiluja fontti, fontin koko, sisennys jne. asiakirjassa toistuu tietyllä tavalla muotoiltu teksti: otsikko, väliotsikko, leipäteksti, luettelo, taulukko Edut: asiakirjaan yhtenäinen ulkoasu nopea muokata jälkikäteen otsikkotyylit pakollisia sisällysluettelossa THK / HR

11 TYYLIT kahta tyyppiä: kappaletyylejä on erilaisia
kappaletyylit: kokonainen kappale oletus: Normaali fonttityylit: valitulla tekstialueella kappaletyylejä on erilaisia otsikot ”leipätekstit” merkityt / numeroidut luettelot taulukot THK / HR

12 Tyylien käyttö 1(2) napsauta Tyylit ja muotoilut–painiketta
saat esille tehtäväruudun Valitse tyyli tekstikappaleeseen joko ennen kappaleen kirjoittamista tyylin nimeä napsauttamalla… THK / HR

13 Tyylien käyttö 2(2) … TAI: merkitse tyyli jälkikäteen tekstikappaleeseen vie kursori kappaleeseen (tai valitse laajempi tekstialue) napsauta tyylin nimeä Apuna: Tyylit esille vasempaan reunaan: Työkalut > Asetukset > Näkymä –välilehti: Tyylialueen leveys THK / HR

14 Tyyli –valikoima Tyyli –ikkunan alareunassa: Näytä: napsauta nuolta:
Asiakirjassa käytettävissä olevat tyylit (omat valinnat!) Kaikki ohjelman sisäiset tyylit THK / HR

15 Napsauta tyylin nimen kohdalta nuolipainiketta. Valitse Muokkaa.
Muokkaa tyyliä 1(3) Napsauta tyylin nimen kohdalta nuolipainiketta. Valitse Muokkaa. THK / HR

16 Muokkaa tyyliä 2(3) mm. kirjasimen tyyppi ja koko, lihavointi, tasaus, sisennys, riviväli ja kappaleväli, seuraava tyyli Muotoilu –painikkeesta saat lisää vaihtoehtoja Hyväksy muutokset OK-painikkeella => muuttaa automaattisesti kaikki ko. tyylillä määritellyt tekstit THK / HR

17 * Muokkaa tyyliä: lisäasetuksia 3(3)
Lisää malliin tyyli on käytettävissä myös muissa asiakirjoissa (normal.dot) => EI yleensä kannata käyttää!!! Päivitä automaattisesti: voit tallentaa kappaleisiin tehdyt muutokset suoraan tyyleihin => EI yleensä kannata käyttää!!! THK / HR

18 Vinkkejä tyyleihin Kappaleiden välit: ei enteriä, jos:
kappaleiden väli ennen / jälkeen on määritelty Muotoilu-painikkeesta: Kappale: Välistys THK / HR

19 Vinkkejä tyyleihin Pikanäppäinkomennot tyyleille
Muotoilu –painikkeesta: Pikanäppäin Ctrl tai Alt + numero tai kirjain Vasemmassa reunassa: tyylien nimet näkyville: Työkalut > Asetukset > Näkymä-välilehti: Tyylialueen leveys: esim. 3 cm NORMAALInäkymä! THK / HR

20 Oman tyylin luominen 1(2)
Voit luoda uuden tyylin: napsauta Uusi tyyli –painiketta Kirjoita nimi. Valitse tyylin lähde (esim. lähdeluettelo) ja seuraavan kappaleen tyyli. Määrittele muotoilut. Tallenna ok-painikkeella. THK / HR

21 Oman tyylin luominen 2(2)
TAI: voit luoda uuden tyylin valmiin kappaletekstin pohjalta: Vie hiiren kursori kappaleeseen ja napsauta Uusi tyyli –painiketta. Kirjoita tyylille nimi. Tallenna OK-painikkeella. THK / HR

22 Taulukot tyyleillä Tyyli-ikkunasta Tai: Taulukko > Lisää taulukko
samanlaiset taulukot: Muista uusien taulukoiden mitat Kiinteä leveys Automaattinen muotoilu: tässä asiakirjassa! THK / HR

23 Luettelot tyyleillä Luettelot (ilman merkkiä) / Merkityt luettelot / Numeroidut luettelot Muokkaa: Muotoilu –painike: Numerointi esim. luettelomerkit, numerointi, Mukauta: sarkainväli THK / HR

24 Tyylin poistaminen napsauta tyylin nimen kohdalta nuolipainiketta ja valitse Poista => kappaletekstit muuttuvat Normaali –”perustyyliksi” useiden tyylien poistaminen yhdellä kertaa: Työkalut > Mallit ja apuohjelmat > Järjestä –painike (2002: Arkistointi) Valitse tyylit ja napsauta Poista THK / HR

25 * Tyylin kopiointi asiakirjasta toiseen
Työkalut > Mallit ja apuohjelmat napsauta Järjestä –painiketta valitse lähde- ja kohdetiedostot Sulje tiedosto –painikkeesta voit valita uuden tiedoston THK / HR

26 * Vinkki: Yhteenvetoruudut apuna
Näytä > Asiakirjan rakenneruutu … tai: Tehtäväruutu: Näytä muotoilu Asiakirjan rakenneruutu on erillinen ruutu, jossa näkyy asiakirjan otsikoiden luettelo. Asiakirjan rakenneruudun avulla voit siirtyä asiakirjassa nopeasti ja nähdä sijaintisi asiakirjassa helposti. THK / HR

27 ASIAKIRJAMALLI useassa asiakirjassa toistuvat elementit: sivuasetukset
ylä- ja alatunnisteet: päiväys, sivunumerot, vakiotekstit grafiikka tyylit automaattiset tekstit mukautetut työkalurivit, pikanäppäinmäärittelyt THK / HR

28 Mallin tallentaminen Tallennus- muoto: .dot
Mallin käyttöön: Tiedosto > Uusi ja Mallit: Omassa tietokoneessa THK / HR

29 RAPORTTI KUOSIIN … Eri sivuille erilainen ylätunniste
vain osaan sivuista sivunumerointi Asiakirjan ositus kansi, sisällysluettelo ja teksti viimeisenä: sisällysluettelo Kansi Sisällys Teksti 1 … THK / HR

30 Toimintaperiaate: Ensin siis ositat asiakirjan, jolloin saat samalla tehtyä asiakirjan alkuun tyhjää tilaa kansilehdelle ja sisällysluettelolle Sitten katkaiset osien ylätunnisteiden väliltä yhteyden, jotta voit määritellä eri osiin erilaiset ylätunnisteet (esim. sivunumerointi tai ei numerointia) THK / HR

31 esim. organisaatio, kirjoittaja, sivunumerointi
YLÄ- JA ALATUNNISTE asiakirjan jokaisella sivulla toistuvat tekstit ylä- tai alareunassa esim. organisaatio, kirjoittaja, sivunumerointi valitse Näytä  Ylä- ja alatunniste Sarkainnäppäimellä!! THK / HR

32 * Ylätunnisteen muotoilu
Jos ylätunnisteeseen tulee tekstiä vakioasetteluin: poista ensin kaksi oletussarkainta hiirellä vetämällä Saat uudet oletussarkainkohdat 2,3 cm:n välein: THK / HR

33 Erilainen ylätunniste 1(2)
Osita ensin asiakirja: Lisää > Vaihto. Valitse: Osanvaihdot: Seuraava sivu. Toista. (* Osat: ks. tilariviltä tai napsauta Näytä tai piilota –painiketta) THK / HR

34 Erilainen ylätunniste 2(2)
Siirry ylätunnisteeseen. Ylä- ja alatunniste –työkalurivistä: napsauta Linkitä edelliseen –painike pois päältä!!! Kirjoita ylätunnisteet eri osiin. siirry: Edellinen / Seuraava THK / HR

35 Sivunumerointi Lisää sivunumero –painike: Sivunumeron muoto:
Aloittava numero! Fontti: valitse numerokenttä aktiiviseksi ja muotoile THK / HR

36 SISÄLLYSLUETTELO 1(3) Luo VIIMEISEKSI:
Muotoile ensin tyyleillä otsikot Otsikko 1 (päätaso 1), Otsikko 2 (alempi taso: 1.2.), Otsikko 3 (alempi taso ) jne. Vie kursori oikealle sivulle. THK / HR

37 SISÄLLYSLUETTELO 2(2) Valitse muotoilu ja tasojen määrä. OK.
Lisää > Viite > Hakemisto ja luettelot > Sisällysluettelo Valitse muotoilu ja tasojen määrä. OK. Näytä tasot: kuinka monta otsikkotasoa on käytössä! THK / HR

38 Sisällysluettelon päivitys
napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella: Päivitä kenttä TAI: F9 Päivitä: Vain sivunumerot Koko luettelo (jos muutoksia otsikkoteksteissä) THK / HR

39 * Jos sisällysluettelo EI-vakio-otsikoista
Jos EI vakio-otsikkotyylit (1-3) käytössä, vaihda Asetukset –painikkeesta Määrittele, mikä Otsikko-tyyli vastaa mitäkin otsikkotasoa esim. Otsikko 6 => Taso 2 THK / HR

40 Sisällysluettelon muotoilu
muokkaa tyylejä: Sisällysluettelo –välilehden Muokkaa –painikkeesta (tai tyylipaletista) Sisluet1, Sisluet2, Sisluet3 (eli otsikkotaso kerrallaan!) Esim. fontti, -koko, lihavointi, sisennys, tyhjä tila numeron ja tekstin välissä jne. Muokkaa -painikkeesta THK / HR

41 Kuvaotsikkoluettelo 1(2)
kuva-, kaavio- tai taulukkoluettelot Automaattisesti: luo ensin kuvaotsikko-tyyli ja muotoile kaikki otsikot (TAI: manuaalisesti: merkitse kaikki asiakirjan kuvaotsikot: Lisää> Viite > Otsikko) Luo luettelo: Lisää> Viite > Hakemisto ja luettelot ja Kuvaotsikot –välilehti THK / HR

42 Jos luettelo tyyleillä 2(2)
Huom: Asetukset: valitse tyylin nimi! THK / HR

43 Numeroidut otsikot tyylein kirjoitusvaiheessa
Ensin määritykset: Muotoile > Luettelomerkit > Monitasoinen ja valitse monitasoinen otsikkomalli Kirjoita otsikko ja leipätekstiä. Kun tulee uusi otsikko, valitse Tyyli-ikkunasta sopiva otsikkotaso. THK / HR

44 Otsikkotyylien numerointi
valitse Muotoile > Luettelomerkit ja numerointi Monitasoinen –välilehti: valitse yksi alareunan malleista THK / HR

45 VIITTEET Sijoita hiiren kursori sen sanan jälkeen, johon haluat viitteen Lisää > Viite > Alaviite ala- tai loppuviite Napsauta Lisää –painiketta. Sivun alareunaan ilmestyy viitenumero, johon voit kirjoittaa tekstin. (huom. Tulostusasettelu –näkymä!) THK / HR

46 Alaviitteiden muokkaus 1(2)
Alaviitteen pituus: ei rajoitusta teksti väistää alaviitettä seuraavalle sivulle Poistaminen: poista aina NUMERO, EI tekstiä (=> samalla poistuu alaviitteen teksti) Numerojärjestys päivittyy automaattisesti Yhteenveto kaikista normaalinäkymässä: Näytä > Alaviitteet THK / HR

47 Alaviitteiden muokkaus 2(2)
Jälkikäteen: alaviitteet loppuviitteiksi: Napsauta Muunna –painiketta. Tarkista: Numeron muoto Napsauta Sulje. THK / HR

48 Viittaus aikaisempaan viitteeseen
Lisää > Viite > Ristiviite Valitse tyyppi: ala- / loppu. Lisää viittaus: Alaviitteen numero (muotoiltu) Valitse Mihin viitteeseen. Napsauta Lisää –painiketta ja Sulje. THK / HR

49 * Kirjanmerkit 1(2) Lisää > Kirjanmerkki kirjoita nimi
Lisää –painike THK / HR

50 * Kirjanmerkit 2(2) Muokkaa > Siirry > valitse kirjanmerkki
valitse Siirry mihin: Kirjanmerkki valitse pudotusvalikosta nimi THK / HR

51 HAKEMISTO 1(2) Lisää -valikosta Viite > Hakemisto ja luettelot…
napsauta Merkitse –painiketta eli määritä tekstistä yksitellen sanat luo hakemisto THK / HR

52 HAKEMISTO 2(2) Merkitse sana: Hakemiston muotoileminen:
Merkitse kaikki HUOM. sanalla on sama perusmuoto Hakemiston muotoileminen: muotoilu palstojen määrä Päivitä: napsauta hakemistoa kakkospainikkeella ja Päivitä (F9) THK / HR

53 Liikkuminen pitkässä asiakirjassa
Näytä > Asiakirjan rakenneruutu ”sisällysluettelo”, voit siirtyä nopeasti otsikoiden mukaan Muokkaa > Siirry (tai: Ctrl+G) > esim. taulukko THK / HR

54 Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!
HARJOITUKSIA Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!

55 Harjoitustiedostoja Tallenna www-sivulta omaan kotihakemistoosi (U:) harjoitustiedostoja TAI: kopioi O-asemalta: O: > Visible2Everyone > Hannelen Koulutus > Word THK / HR

56 HARJ: Muotoile tyyleillä
Esim. tietoturva.rtf, henkilostostrategia.rtf Muotoile valmista tekstiä tyylien avulla, vähintään: otsikot leipäteksti taulukko / luettelo Vaihda jälkikäteen fonttia ja -kokoa. THK / HR

57 HARJ: Uusi asiakirja tyyleillä
Aloita uuden asiakirjan kirjoittaminen tyylien avulla Luo ensin tyylit: Valitse valmiista tyyleistä Muokkaa tyylejä Kirjoita tekstiä, jossa on eri tasoisia otsikoita, ”leipätekstiä”, luetteloita ja taulukoita THK / HR

58 HARJ: Asiakirjamalli Työstä oma asiakirjamalli, jota voit käyttää jatkossa raporttiesi pohjana. Lisää asiakirjaan vähintään: Ylätunniste: Nimi, organisaatio, automaattinen sivunumerointi TYYLEJÄ: vähintään kaksi omaa leipätekstiä, lähdeluettelo Tallenna asiakirjamalliksi THK / HR

59 HARJ: Sisällysluettelo
raporttiharjoitus.rtf 1. Yleistä 1.1 Tarkoitus 1.2 Yleisperiaatteet 2. Tietoturva ja vastuut 2.1 Ylläpito 3. Väärinkäytökset 3.1 Määrittely 3.2 Väärinkäytösten tutkinta ja seuraamukset THK / HR

60 HARJ: Sisällysluettelo otsikkonumeroin
henkilostostrategia.rtf - Lisää numerointi! THK / HR

61 HARJ: Kuvaotsikko -luettelo
henkilostostrategia_kuvat.rtf tee asiakirjan alkuun kuvaotsikkoluettelo manuaalisesti TAI automaattisesti (kuvaotsikkotyylein) lisää uusi kuva ja kuvaotsikko sekä testaa luettelon päivittyminen THK / HR

62 HARJ: Tyylit ja sisällysluettelo
tietoturva.rtf - Muotoile jälkikäteen! THK / HR

63 Harjoitus: Raportti kuosiin
Luo edelliseen tiedostoon: kansi ylätunnisteeseen teksti: Jyväskylän yliopisto, Oma laitos ja Oma nimi HUOM: sivunumerointi alkaa vasta varsinaisesta tekstistä THK / HR

64 Harjoitus: Luo viitteitä ja hakemisto
Valitse yksi harjoitustiedostoista ja… Luo viitteitä Artikkelin loppuun Miten voit vaihtaa loppuviitteet alaviitteiksi? Luo hakemisto Valitse vähintään 5 sanaa Lisää jälkikäteen uusia sanoja – miten päivität hakemiston? THK / HR