Excel –taulukkolaskenta tutuksi

Esitys aiheesta: "Excel –taulukkolaskenta tutuksi"— Esityksen transkriptio:

1 Excel –taulukkolaskenta tutuksi
JY Tietohallintokeskus

2 SISÄLTÖ: laskeminen taulukon muokkaaminen ja muotoileminen
kaavan kirjoittaminen peruslaskutoimitukset suhteellinen ja suora viittaus laskeminen useasta taulukosta taulukon muokkaaminen ja muotoileminen kaaviolla havainnollistaminen tietojen lajittelu ja suodatus THK - HR

3 Taulukkolaskentaohjelma
järjestä, laske ja analysoi tietoja laita Excel laskemaan puolestasi! esitä yhteenvetoja havainnollista tietoja kaaviolla esimerkkejä: kokonaismyynti: taulukko ja kaavio osallistujaluettelot (=> Word: tarrat) THK - HR

4 Työkirjan osat solu työkirja sisältää useita laskentataulukoita
taulukonvalitsimet! laskentataulukossa on rivejä numeroin (max ) sarakkeita kirjaimin (max 256) solu rivin ja sarakkeen leikkauskohta esim. A1, B5 (solunimi eli soluosoite) solualue esim. A1:C4 THK - HR

5 Tiedon syöttäminen Kirjoita soluun tieto numero- tai tekstimuodossa
Hyväksy: Enter / nuolinäppäin / sarkainnäppäin / hiiren napsautus toisessa solussa / Kaavarivin Enter –painike Korjaa solun sisältöä: Kaavarivillä solussa (F2 –näppäin) Peruuta –painike Lisää funktio -painike THK - HR

6 Tiedon syöttäminen Desimaalierottimena: pilkku (10,25)
Automaattinen täydennys kirjoitettaessa: Excel ehdottaa aiemmin kirjoittamaasi hyväksy Enterillä Desimaalierottimena: pilkku (10,25) 10.25 => Excel tulkitsee päivämääräksi Älä kirjoita desimaalinollia, vaan muotoile jälkikäteen THK - HR

7 Automaattinen täyttö 1(2)
Kirjoita tammikuu ja vedä solun täyttökahvasta viikonpäivät: ma, kuukaudet: tammi(kuu), päivämäärät: 1.5, vuodet: v.2005 tai ´2005 myös: Tuote 1, kellonaika: 12:00 Täyttösarjat: syötä kaksi ensimmäistä arvoa esim. 1 ja 2 kellonajat: 12:00 ja 12:15 valitse molemmat solut ja vedä täyttökahvasta THK - HR

8 Automaattinen täyttö 2(2)
Kirjoita ensimmäinen arvo ja vedä täyttökahvasta hiiren kakkospainikkeella. Valitse pikavalikosta: Täytä sarjat tai Kopio solut. Valitse solualue, johon tulee samat tiedot. Syötä tieto aktiiviseen soluun ja paina CTRL + ENTER. THK - HR

9 Liikkuminen taulukossa
Enter alaspäin Sarkain oikealle Nuoli-näppäimet nuolen mukaan seur. soluun Ctrl + Home Siirry taulukon 1. soluun (A1) Ctrl + End Siirry taulukon viimeiseen soluun, jossa tietoa Page Up / Down yksi näyttö ylös- tai alaspäin THK - HR

10 Kaavan kirjoittaminen
Kaava alkaa = -merkillä. viittaa soluun suhteellinen viittaus eli kaavaa muuttuu kopioitaessa uusien solujen mukaan esim. =B5-B8 tai =SUMMA(B4:D4) laskutoimitukset: yhteenlasku: + vähennyslasku: - jakolasku: / kertolasku: * THK - HR

11 TÄRKEÄÄ: käytä kaavoissa soluviittauksia (EI numeroita!)
esim. D2, E5 solun tyhjentäminen DEL => vain sisältö (!!) Muokkaa > Tyhjennä > Kaikki (sisältö ja muotoilut) THK - HR

12 Kaavan muokkaaminen napsauta solua ja kaava tulee näkyville kaavariville muokattavaksi (tai F2: voit muokata solussa) kun muutat jonkin solun arvoa, muutos päivittyy automaattisesti koko taulukkoon THK - HR

13 Aluevalinnat Alue vedä hiirellä solujen yli
napsauta alueen viimeistä solua Vaihto –näppäin pohjassa Alueet Ctrl pohjassa Rivi tai sarake napsauta rivi- tai sarakenumeroa Koko taulukko napsauta Valitse kaikki–painiketta (vasen yläreuna) Valinnan peruminen napsauta mitä tahansa solua THK - HR

14 Solujen siirto ja kopiointi 1(3)
Leikepöydän avulla: painikkeet Ctrl+C (Kopioi), Ctrl+X (Leikkaa), Ctrl+V (Liitä) Liittämisasetukset –painike: voit vaihtaa muotoilua Muokkaa > Liitä määräten! Kaavat Pelkät arvot Liitä linkki THK - HR

15 Solujen siirto ja kopiointi 2(3)
Vedä ja pudota -tekniikalla Leikkaa: valitse solu(t) ja vedä hiirellä nelipäinen nuoli Kopioi: CTRL pohjassa! hiiren kakkospainikkeella vetäminen valitse pikavalikosta toiminto THK - HR

16 Solujen siirto ja kopiointi 3(3)
HUOM: Excel korvaa kohdealueen tiedot tietoja liitettäessä! Vetämällä: jos siirrät: Excel tarkistaa jos kopioit: tiedot korvautuvat suoraan! Solun lisääminen solujen väliin: Liitettäessä: valitse Lisää-valikosta Leikatut / Kopioidut Solut. THK - HR

17 * Uutta 2002/3 -versiossa Muokkaa > Officen leikepöytä (yhteinen eri ohjelmille!) huom. vain arvot, EI kopioi kaavoja! Liitä kaikki / Liitä yksitellen THK - HR

18 Taulukon muokkaaminen
napsauta hiiren kakkospainikeella sarake- tai riviotsikkoa ja valitse pikavalikosta Lisää tai Poista rivi / sarake Piilota / Näytä Sarakkeen tai rivin leventäminen vedä hiirellä (kaksipäinen nuoli) tai kaksoisklikkaa sarake- tai riviotsikon päällä THK - HR

19 Taulukon muotoileminen 1(4)
Muotoile > Solut: Luokka! esim. Päivämäärä, Teksti, Erikoismuotoilu: Postinumero, Henkilötunnus Yhdistä ja keskitä –painike valitse ensin yhdistettävät solut! Valuutta (€-merkki) Prosentti (kirjoita: 0,05 => 5 %) Erotinmuoto (= luvut pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella) Lisää / Vähennä desimaaleja THK - HR

20 Taulukon muotoileminen 2(4)
Muotoilusivellin –työkalu: kopioi muotoilut vie kursori muotoiltuun tekstiin kaksoisklikkaa työkalua maalaa soluja lopetus: napsauta uudelleen painiketta *Solun sisällön rivitys: ALT + ENTER useampi rivi samassa solussa Tekstin kirjoitussuunta solussa: Muotoile > Solut ja Tasaus –välilehti TAI: hiiren kakkospainikkeella: Muotoile solut. Tasaus: valitse suunta. THK - HR

21 Taulukon muotoileminen 3(4)
Taulukon reunaviivat ja solun täyttövärit valitse ensin aktiiviseksi alue Muotoile > Automaattinen muotoilu valitse ensin alue ja sitten valmis malli THK - HR

22 *Taulukon muotoileminen 4(4)
tyyli eli kokoelma muotoiluja selitteet, otsikot, muut taulukon osat esim. tekstin lihavointi tai taustan sävytys valitse Muotoile –valikosta Tyyli Muokkaa-painike: saat lisää vaihtoehtoja THK - HR

23 Taulukonvalitsimet siirry työkirjassa eri taulukoihin
käsittele taulukoita ryhmänä (usean valinta: Vaihto-näppäin) esim. luot samansisältöisiä taulukoita napsauta hiiren kakkospainikkeella Lisää uusia Nimeä Siirrä tai kopioi THK - HR

24 Laskeminen: SUORA VIITTAUS!
soluviittaus pysyy samana, kun kaavaa kopioidaan toiseen soluun esim. alennus%, kokonaispistemäärä $ -merkki rivin kirjaimen ja sarakkeen eteen, esim. =D5/$H$7 kätevimmin: F4-näppäimellä! THK - HR

25 Laskeminen funktioilla
funktio on valmis kaava napsauta työkaluriviltä Summa-painikkeen nuolta Summa Keskiarvo Laske (lukuja sisältävien solujen määrä) Maks (suurin luku) Min (pienin luku) THK - HR

26 Laskeminen funktioilla
yli 300 funktiota funktio vaatii erilaiset lähtötiedot eli argumentit napsauta kaavariviltä Lisää funktio –painiketta Etsi funktio ja napsauta Siirry TAI: valitse funktioluokka (9): Tilasto: Keskiarvo Matemaattiset: SUMMA.JOS Rahoitus: Korko jne. THK - HR

27 Virheilmoitukset 1(2) liian kapea sarake
###### liian kapea sarake #ARVO! kaavassa väärä argumentti (esim. tekstiä arvon sijaan) #NIMI? kaavassa tekstiä, jota Excel ei tunnista #VIITTAUS! kaava viittaa soluun, jota ei ole (esim. solu on poistettu) #JAKO/0! kaava yrittää jakaa nollalla THK - HR

28 Virheilmoitukset 2(2) vihreä kolmio solussa: yleensä kaavassa virhe
Jäljitä virhe -painike THK - HR

29 * Kaavat: virheiden jäljitys
Näytä > Työkalurivit > Kaavan tarkistaminen Jäljitä edeltäjät, josta aktiivisen solun kaava hakee arvot sininen jäljitysnuoli edeltäjistä aktiiviseen soluun Jäljitä seuraajat siniset nuolet aktiivisesta solusta niihin soluihin, joissa käytetään sen arvoa Poista nuolet -painike THK - HR

30 Laskeminen useasta taulukosta
=Jyväskylä!B6+Tampere!B6+Helsinki!B6 Aloita Yhteenveto-sivulla kaavan kirjoittaminen = -merkillä. Napsauta solua ensimmäisessä taulukossa. Lisää + Siirry seuraavaan taulukkoon napsauttamalla ensin Taulukkovalitsinta ja sitten solua. Lisää +. Toista. Lopuksi hyväksy kaava enterillä. (tai: Summafunktiolla: valitse 1. taulukon solu ja SHIFT pohjassa muut taulukonvalitsimet) THK - HR

31 Taulukon viimeistely Tiedosto > Sivun asetukset ja Ylä- tai alatunniste OMA tunniste esim. tekijän nimi, päiväys, sivunumero Esikatsele! Sivunvaihtojen esikatselu -painike voit vetää vaihdon hiirellä uuteen kohtaan TAI: Lisää > Sivunvaihto THK - HR

32 Tulostaminen 1(2) Tiedosto > Sivun asetukset ja Sivu -välilehti:
Pysty tai vaaka Suurenna tai Pienennä / Sovita sivulle Taulukko –välilehti: Tulostusotsikot: Ylhäällä toistettavat rivit Tulosta ruudukko (solujen reunat) THK - HR

33 Tulostaminen 2(2) Vain aktiivinen taulukko tulostetaan oletuksena
valinta / valitut taulukot / koko työkirja Jos tulostat vain osan taulukosta: Valitse alue (osa / kaavio) Tiedosto > Tulosta > Tulostetaan valinta THK - HR

34 Kaavion teko napsauta Lisää kaavio –painiketta
4-vaiheinen ohjattu kaavion luominen: Valitse kaaviolaji. Valitse lähdetiedot. Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon tai objektina. THK - HR

35 Kaavion muokkaaminen 1(2)
valitse ensin kaavio aktiiviseksi napsauttamalla muokkaa Kaavio –työkalurivin avulla TAI: napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella THK - HR

36 Kaavion muokkaaminen 2(2)
Vaihda kaaviolajia Sarjat riveittäin/ sarakkeittain Näytä / Piilota Selite tai Arvotaulukko Valitse alue Muotoile aluetta fontti, väri, ominaisuudet… Arvo- tai luokkaotsikoiden tekstit THK - HR

37 Kaavion muokkaaminen 3(3)
hiiren kakkospainikkeella Muotoile kaavio, esim. fontti Kaavion asetukset arvo tai % esille Muotoile arvosarja vaihda väri kuvioihin: Kuviot > Täytön tehosteet ja Kuvio THK - HR

38 Tietojen lajittelu valitse yksi luettelon solu, jonka mukaan lajittelet napsauta Lajittele nousevasti / laskevasti –painiketta voit lajitella usean tekijän mukaan: Tiedot > Lajittele valitse 1. ja 2. lajitteluperuste THK - HR

39 Tietojen suodatus hae luettelosta vain ne tiedot, jotka täyttävät tietyt ehdot Tiedot > Suodata > Pikasuodata napsauta nuolipainiketta ja valitse arvo tai ehto lopetus: Tiedot > Suodata > Pikasuodata THK - HR

40 Vinkkejä: Lisää > Kommentti Taulukon kopiointi toiseen työkirjaan
merkiksi soluun punainen kolmio lue kommentti: vie osoitin kolmion päälle Taulukon kopiointi toiseen työkirjaan napsauta taulukkovalitsimen kohdalla kakkospainiketta ja valitse Kopioi valitse alasvetovalikosta joko uusi työkirja (tai valitse aiemmin avaamasi työkirja) THK - HR

41 Ohjelmien yhteiskäyttö 1(2)
Kopioi Wordissä: kopioi leikepöydälle valmis taulukko (tai erottele sarkaimella tiedot) Excelissä: Liitä * Vinkki: Wordissa: Taulukko > Muunna> Teksti taulukoksi THK - HR

42 Ohjelmien yhteiskäyttö 2(2)
Excelissä: kopioi taulukko tai kaavio Wordissa: Liitä (=> kuten Wordin taulukko) Tai: Muokkaa > Liitä määräten: Excel –objektina (=> voit jälkikäteen muokata Excelin työkaluilla) Kuvana Liitä linkki (=> muutokset päivittyvät) THK - HR

43 HARJOITUKSIA O-asema >Visible2Everyone > Hannelen koulutus > Excel TAI: THK - HR