PrePETS 2015 Rotarypiiri 1430 Koulutuskomitea Presidenttien koulutus

Perehdy ja kouluttaudu Haasteita Haasteita Perehdy ja kouluttaudu Tutustu klubin johtamiseen osallistumalla jo kuluvana rotarivuonna hallituksen ja klubin johdon kokouksiin. Ilmoita itsesi heti klubin hallinnon sähköpostilistalle. Osallistu PrePetsiin ja Petsiin Tutustu ja opettele klubin tieto- ja viestintäjärjestelmät, SR jäsentekisteri, RI:n nettisivut ja erityisesti MY-rotary, sähköpostin käyttö, klubin netti- ja Facebook sivut, ryhmätekstiviestin käyttö, klubitiedotteet - Tee klubin jäsenten ja johdon sähköpostilistat etukäteen valmiiksi. - Oppaat, kirjat ja internet Rotary käsikirja, Klubin presidentin opaskirja, Sihteerin ja rahastonhoitajan opas, Eläväisen klubin eväät, Matrikkelin siniset sivut, Rotarysäätiön käsikirja www.rotary.fi (rotary, ratas) www.rotary.org (Kirjaudu - tee tunnukset My-rotary) Huomaa ja aikatauluta määräpäivät - Klubin vuosikello - ohjaa suunnitelmia ja toimintaa -Tutustu rotaryjärjestön ja klubisi historiaan, sääntöihin ja tavoitteisiin -Tutustu klubisi projekteihin ja resursseihin Mieti kokonaisuutta ja keskity olennaiseen -Vuosiohjelma, palveluprojektit, julkisuuskuva, jäsenhuolto ja -hankinta

Rotaryklubin vuosikello Kesätauko max 3 peräkk. kokousta Vitjojen vaihto kesäkuu RI:n klubilasku 1.7. kesäkuu toukokuu huhtikuu maaliskuu helmikuu tammikuu joulukuu marraskuu lokakuu syyskuu elokuu heinäkuu rotary- vuosi RI:n kansainvälinen kongressi Toimintakertomus ja tilinpäätös Klubin kevätkokous toimintasuunnitelma ja talousarvio toveruus- ryhmät jäsenistö laajennus Syysseminaari ja vuosikokous syys-lokakuussa uudet sukupolvet Uuden rotary- vuoden suunnittelu/ rotary- lehdet ammatti- palvelu 1.maksuerä SR:lle ja piirille Piirikonferenssi luku- ja kirjoitustaito Rotary- säätiö 2.maksuerä SR:lle ja piirille DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu kv. yhteis- ymmärrys perhe rotary- tietous PETS ja piirin koulutusseminaari (Piirin kevätkokous/ Piirineuvottelu) Uudet klubivirkailijat vuoden loppuun mennessä Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n klubilasku 1.1. 3

Rotary tietojärjestelmät VALTUUDET Presidentille ja sihteerille tulee automaattisesti laajat valtuudet klubin tietoihin RI:n My Rotaryssa. He voivat katsoa RI:n Rotary Club Centeristä klubin tietoja. He saavat myös tunnukset Suomen Rotarin jäsentietojärjestelmään josta klubin ja jäsenten tiedot päivittyvät automaattisesti RI:lle. Pyydä nykyiseltä presidentiltä heti nämä Suomen Rotarin tietojärjestelmän tunnukset, jotta voit tutustua asiaan. KLUBIN TIETOJEN OLTAVA AJANTASALLA Suomen Rotarin jäsentietokanta ja klubitietokanta on pidettävä jatkuvasti ajantasalla, koska RI laskuttaa klubia maksuillaan automaattisesti puolisvuosittain jäsentietokannassa 01.07 ja 01.01 olevien jäsentietojen mukaan. Myös piirin laskut tulevat näiden tietojen mukaan. Seuraavan rotaryvuoden painettu matrikkeli tehdään jäsentietokannassa 31.12. olevien jäsen ja klubitietojen mukaan. Klubin PTS:n päivitys Toimintojen aikatauluttaminen, delegointi ja seuranta -presidentti vastaa klubin hallinnosta ja valvoo, että asiat tulevat tehdyiksi.(Kyvytön-haluton-tarpeeton)

Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Tee suunnitelmat hyvin ja ajoissa yhteistyössä nykyisen ja tulevan klubin johdon kanssa heti Petsin jälkeen 1 Klubin johdon keskinäiset tehtävät ja vastuut - tehtävien jako Selkeällä tehtävien ja vastuiden jakamisella helpotat presidenttivuottasi ja voit keskittyä olennaiseen, eli klubin johtamiseen ja kehittämiseen Tehtävänjakopohja löytyy PrePets materiaalista piirin sivuilta 2 Klubin pitkän tähtäimen suunnitelman päivitys (PTS) PTS on klubin toiminta strategia 5 -10 vuodeksi eteenpäin ja se tuo pohjan pitkäjännitteiselle klubin toiminnalle ja helpottaa myös klubin vuosisuunnittelua. Siihen liittyy mm. taloudellinen suunnittelu ja henkilöstön suunnittelu eli seuraavien vuosien klubin presidentit ja muut toimihenkilöt. Päivityksen valmistellee tulevan rotaryvuoden klubin johto ja se käsitellään ja tarvittaessa täydennetään kaikkien jäsenten kanssa klubineuvottelussa. Strategiasuunnitelma ei ole pakollinen- mutta suotava. Sellainen helpottaa ja klubin pitkäntähtäimen ja vuosittaista toimintaa. -Tutustu rotaryjärjestön ja klubisi historiaan, sääntöihin ja tavoitteisiin -Tutustu klubisi projekteihin ja resursseihin Mieti kokonaisuutta ja keskity olennaiseen -Vuosiohjelma, palveluprojektit, julkisuuskuva, jäsenhuolto ja -hankinta

Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu 3. Klubin vuosisuunnitelma On pakollinen ja tulee olla valmiina 15.05. Se lähetetään heti apulaiskuvernöörille joka toimittaa sen edelleen kuvernöörille. Lisäksi vuosisuunnitelmasta tulee syöttää tiedot heti klubin presidentin / sihteerin toimesta RI:n tietojärjestelmiin: My Rotary /Rotary Club Central. Vuosisuunnitelmaan sisältyvään klubin toimintasuunnitelmaan otettavia pakollisia tapahtumia: Syyskuu - klubin vuosikokous (tilinpäätöskokous) Elo-marraskuu - kuvernöörin vierailu klubissa (toimittaa aikataulun) Elo-marraskuu - apulaiskuvernöörin vierailu (toimittaa aikataulun) Joulukuu - klubin vaalikokous (seuraavan rotaryvuoden virkailijat) Tammi-toukokuu - apulaiskuvernöörin toinen vierailu (toimittaa aikataulun) Klubin perinteelliset tilaisuudet ja tapahtuvat (vuosijuhla, joulunaika) Alueen klubien yhteiset Intercity kokoukset. Suositeltavaa on tehdä yhteistyötä ja pitää alueen tulevien presidenttien yhteinen suunnittelukokous puolivuosittain touko- ja tammikuussa. Kokouksissa suunnitellaan ja sovitaan yhteisiä Intercity kokouksia, tapahtumia, vierailuja, matkoja ja projekteja ym. Nämä tuo vaihtelua rotareille ja aveceille ja helpottaa ja auttaa omaa rotaryvuottasi

Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Toimintasuunnitelma käytännön vinkkejä - jätä tilaa luokite-esitelmille ja ajankohtaisille asioille ym. esim. 3-4 kokousta/ puolivuosi. Uusien jäsenten luokite-esitelmät on hyvä pitää mahdollisimman pian - jätä tilaa vaihto-oppilaiden esityksille - jätä tilaa rotarya koskeville esityksille, säätiöasiamies, klubikouluttaja ym. - perinteellisintä rotarytoimintaa on klubien omien rotareiden esitelmät - jos on ajankohtainen mielenkiintoinen esitelmöitsijä - järjestä Intercity-kokous ja kutsu lounaalle/kuulemaan myös julkisen sanan edustaja (lehti/radio) - mieti yritys- ym. vierailuja, teatteri- konsertti- ulkomaan matkoja - tee yhteistyötä paikkakunnan muiden yhdistysten ja toimijoiden kanssa ja kutsu kertomaan toiminnasta, esim. yrittäjät, kotiseutuyhdistykset, nuorkauppakamari, martat, SPR , hyväntekeväisyysjärjestöt - sieltä löytyy usein uusia rotareita - muista myös edesmenneiden rotarien puolisot ja perheenjäsenet kutsua sopiviin tilaisuuksiin Toimintasuunnitelman laadinta -jäsenkysely, klubineuvottelu, PTS:n huomioiminen, yhteistyössä oman ja edellisen hallituksen kanssa -Realismi mukaan! Älä kuitenkaan tee rutiinisuoritusta. -Klubi on ”lainassa” sinulla. Jätä se hyvässä kunnossa eteepäin. Klubin PTS:n päivitys Toimintojen aikatauluttaminen, delegointi ja seuranta -presidentti vastaa klubin hallinnosta ja valvoo, että asiat tulevat tehdyiksi.(Kyvytön-haluton-tarpeeton)

Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Klubin vuosisuunnitelma Klubin toimintasuunnitelma ja talousarvio on osa klubin vuosisuunnitelmaa Lisäksi vuosisuunnitelmassa tulisi asettaa RI:n ja piirin tulevan vuoden tavoitteista johdettuja klubin vuositavoitteita ja klubin omia tavoitteita - jäsenet - jäsenlisäystavoite - toimenpiteet - suunnitelma - nuorisovaihto – tavoitteet - osallistuminen koulutukseen -markkinointi kouluissa - isäntäperheitten hankinta vuosivaihto -kesävaihto - leirivaihto - rotarysäätiö - klubin lahjoitukset - Polio Plus- ja vuosirahasto - henkilökohtaiset EREY –lahjoitukset - talous - budjetti– kulut- lahjoitukset - jäsenmaksut – varainhankinta -viestintä - ulkoinen – nettisivut – Facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote –sähköposti -tekstiviesti - osallistumistavoitteet - jäsenhankinta - kummitoiminta - läsnäolo – hallinto/komiteat -projektit- harrastusryhmät - piirin toiminta – PrePets–Pets -Piirikonferenssi -piirin komiteat Toimintasuunnitelman laadinta -jäsenkysely, klubineuvottelu, PTS:n huomioiminen, yhteistyössä oman ja edellisen hallituksen kanssa -Realismi mukaan! Älä kuitenkaan tee rutiinisuoritusta. -Klubi on ”lainassa” sinulla. Jätä se hyvässä kunnossa eteepäin. Klubin PTS:n päivitys Toimintojen aikatauluttaminen, delegointi ja seuranta -presidentti vastaa klubin hallinnosta ja valvoo, että asiat tulevat tehdyiksi.(Kyvytön-haluton-tarpeeton)

Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu - Klubin projektit - omat – menossa olevat - suunnitelmat - rahoitus - klubien yhteiset – osallistuminen - rahoitus - piirin yhteiset – osallistuminen – rahoitus - Piirin projektit - kesäleirit – RYLA - Pets-järjestelyt - Viestintä - ulkoinen – nettisivut – facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote –sähköposti -tekstiviesti - Jäsenten osallistumistavoitteet Club Center (osallistujamäärät) - klubin hallinto ja -komiteat - palveluprojekteihin - jäsenhankinta – kummitoiminta - sosiaaliseen toiminta – esim. vanhusten-lasten hyväksi - läsnäolotavoite - rotary harrastusryhmät - piirin toiminta – PrePets-Pets –piirikonferenssi piirin komiteat ja johto

Tulevan presidentin muistilistaa - Tuleva huhti-toukokuu - klubin uudet toimihenkilöt ja vastuualueet - klubin pitkän suunnitelman (PTS) päivitys esittely 15.05. mennessä - klubin vuosisuunnitelman laatiminen, esittely lähettäminen AG:lle. Tietojen syöttäminen MY-Rotaryn kautta Club Centeriin - varmista, että klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen Rotaryn jäsentietokannassa - Heinäkuu - RI:n puolivuotismaksut Heinäkuu - ilmoitettava uusi hallitus yhdistysrekisteriin (www.PRH.fi) Syyskuu - nuorisovaihtoasimiesten koulutus (Sertifioinnin vuoksi pakollinen) Lokakuu - piirin puolivuotismaksut Syys-lokakuu - klubinvuosikokous- ed. rotaryvuoden tilit, talousarvio, jäs.maksu Syys-lokakuu - piirin syyskokous - klubi on piirin jäsen Marraskuu - klubin vaalikokous - seuraavan rotaryvuoden toimihenkilöt Joulukuu - varmista että tulevan rotaryvuoden klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen rotarin jäsentietokannassa Klubin PTS:n päivitys Toimintojen aikatauluttaminen, delegointi ja seuranta -presidentti vastaa klubin hallinnosta ja valvoo, että asiat tulevat tehdyiksi.(Kyvytön-haluton-tarpeeton)

Tulevan presidentin muistilistaa - seurattavaa Tammikuu - RI:n puolivuotismaksu Maaliskuu - Piirin puolivuotismaksu Huhti-toukokuu - Piirikonferenssi ja piirin kevätkokous RI:n klubilaskun ohjeet löytyvät piirin sivuilta PrePets materiaaalista Viikottain Viikkoseloste/klubitiedote jäsenille . Ei tarvitse lähettää muualle – (sihteeri) Arkistoidaan- ja niistä sekä pöytäkirjoista muodostuu klubin historia vuodeltasi Kuukausittain Seuraavan kuukauden 15 pv läsnäoloraportointi SR jäsentietojärjestelmään Kuvernöörin kuukausikirjeet, referointi/jakaminen jäsenille Juoksevasti Suunnitelman mukaiset lahjoitukset rotarysäätiölle, SR:n jäsentieto ja klubitieto- järjestelmän päivitys - Internet sivujen ja Facebook sivujen päivitys

Muuta seurattavaa, muistettavaa ja muuta asiaa Klubin jäsenten merkkipäivät ja muistotilaisuudet Klubin arkiston ja varaston hoito, rotarymerkit, julkaisut, viirit (hoito sovittava) Kummien tietojen päivittäminen SR jäsentietojärjestelmään (sihteeri) Kokousrutiinien hoitaminen viirit, liput, vieraskirjat, paikkauslaput vierailijoiden vastaanottaminen ( sihteeri/klubimestari) - Vierailu- ja matkajärjestelyt (klubimestari) Klubin komiteat - jäsenyys-, nuorisovaihto- ja rotarysäätiökomiteat ovat pakollisia - lisäksi voi olla muita komiteoita tarpeen mukaan esim. tiedotus- hallinto- projektikomitea Komiteoiden puheenjohtajat kuuluvat klubin hallituksen lisäksi klubin laajennettuun johtoryhmään. Komitea hoitaa/miettii oman alueensa asioita. Esim. jäsenyyskomitea suunnittelee klubin jäsenhuoltoa ja - hankintaa, valmistelee ja ehdottaa uuden jäsenen. Komitean puheenjohtaja valitsee/ehdottaa yleensä sen jäsenet. Hyvin toimivat komiteat auttavat presidentin työssäsi. Nuorisovaihto Klubissa tulee olla nuorisovaihtoasiamiehen johdolla toimiva 3- jäseninen nuorisovaihtotiimi On osallistuttava vuosittain nuorisovaihdon koulutukseen. Syksyllä Partaharju tai Pets. Jäsenten pysyvyys -Motivoivaa toimintaa. Keskinäistä kunnioitusta. Tehtäväkierron pitkän aikavälin suunnittelu -Myös hallituksen tehtävien ja työnjaon suunnittelu sekä kapulanvaihto- mentorointiohjelma Tiedottaminen (sisäinen / ulkoinen) -Kokousmuistutukset, kokousagendat, sähköposti, FB, kotisivut, paikallislehdet / julkisuuskuva Klubin talous -Budjetti, huomioi monivuotiset projektit

Antoisaa tulevaa rotaryvuotta !!