Tietohallinnon ja tietojärjestelmien kehittämisen perusteet LUENTO 2 3.10.2001
Tietohallinnon käsite (Information management / Information resource management) A management concept that views data, information and computer resources as valuable organizational resources that should be efficiently, economically and effectively managed for the benefit of the entire organization (O’Brien, 1997). data, informaatio ja tietojenkäsittelyyn tarvittavat laitteistot yksi yrityksen hallinnon ala, muita aloja: taloushallinto, henkilöstöhallinto, materiaalihallinto kohteena tieto ja tietojenkäsittelyresurssit, kun taloushallinnossa raha, henkilöstöhallinnossa henkilöstö jne. sisältää erityyppisiä tehtäviä ja toimintoja – tarvitaan erilaisia asiantuntijoita: tietokoneiden ja verkkojen asentajia, atk-tukihenkilöitä, järjestelmäasiantuntijoita, järjestelmien pääkäyttäjiä, järjestelmien suunnittelijoita, ohjelmoijia, projektipäälliköitä, konsultteja… ja tietysti tietohallintopäällikkö johtamaan koko orkesteria!
Kurssin ja kurssimonisteen rakenne… ATK? DP? SW? Olemme käyneet nyt johdannon ja peruskäsitteet, Jatkamme tietohallinnolla, välissä vähän teknisestä infrastruktuurista ja kurssin loppuosa tietojärjestelmistä DP = data processing, tietojenkäsittely, uudet termit yhteensä laajempi näkökulma ja eri alueet helpompi hahmottaa, ATK (suom.) samaa perua… SW = software – meidän näkökulmamme laajempi, software vain osa kokonaisuutta - usein se osa joka huomataan =) IM IT IS
Organisaation tiedon hallinta (INFORMATION MANAGEMENT)
TAKAHUONEESTA ETURINTAMALLE Tietohallinnon kehittyminen takahuoneen operoinnista suureksi ja paljon puhutuksi / parjatuksi hallinnonalaksi · 1960-luvulle asti tietojärjestelmät olivat tietojenkäsittelyjärjestelmiä: tapahtumienkäsittelyä, tiedon tallennusta, kirjanpidon järjestelmät. Ensin tietojenkäsittelyä kutsuttiin elektroniseksi tietojenkäsittelyksi (ETK). Myöhemmin tietojenkäsittelyä tarkoittavaksi termiksi vakiintui automaattinen tietojenkäsittely (ATK). Tietojenkäsittelyn keskeinen tuotos oli paperinen tuloste, esimerkiksi lasku. · Tietojenkäsittelylle keksittiin nopeasti uusi funktio: johdon tietojärjestelmät (Management Information Systems). Johdon tietojärjestelmien tarkoituksena oli tuottaa ennalta määriteltyjä raportteja johdon käyttöön. Edelleen kyse oli erilaisista paperille tehdyistä listauksista. · 1970-luvulla nämä raportit eivät enää täyttäneet johdon tarpeita päätöksenteossa ja seurasi uusi käsite: päätöksenteon tukijärjestelmät (Decision Support Systems). Nämä järjestelmät lisäsivät interaktiisen mahdollisuuden hakea juuri haluttua tietoa päätöksenteon tueksi. Järjestelmistä voitiin rakentaa räätälöityjä ratkaisuja eri tyylisille päätöksentekotavoille. · 1980-luvulla tietojärjestelmät saivat uusia ulottuvuuksia: loppukäyttäjän tietojenkäsittely alkoi. Työpöydät täyttyivät henkilökohtaisista tietokoneista (personal computer, pc). Näitä koneita voi myös ostaa kotiin. · Mikroprosessorit, ohjelmistot ja verkot kehittyivät 1980-luvulta alkaen valtavasti. Myös tietokoneiden komponenttien hinnat laskivat ja markkinoille tuli runsaasti uusia toimittajia. · Vuosikymmenen lopulla alettiin puhua ylemmän johdon tietojärjestelmistä (Expert Information Systems). Niiden tarkoituksena oli antaa helposti kriittistä informaatiota tarvittaessa, räätälöitynä heidän omiin tarpeisiinsa. · Seuraavaksi tapahtui tekoälyn (Artificial Intelligence) lisääminen järjestelmiin – syntyivät asiantuntijajärjestelmät (Expert Systems). · 1990-luvun suuntaus oli strategiset tietojärjestelmät (Strategic Information Systems). Nämä uudet tietojärjestelmät ovat kokonaisvaltaisesti integroituja liiketoiminnan prosesseihin, tuotteisiin ja palveluihin ja auttavat yritystä saavuttamaan kilpailuetua globaaleilla markkinoilla. · Vuosituhannen viimeinen vuosikymmen toi myös ryhmätyöjärjestelmät (sähköposti, ilmoitustaulut, videoneuvottelu, päätöksenteon tukiohjelmat ym.) lopullisesti organisaatioihin. Varsinkin sähköpostista on tullut korvaamaton työkalu. · 1990-2000-luvuilla on tapahtumassa globaali verkostoituminen (internetissä?). · 1990-luvulla Suomessa käynnistettiin paljon tietoyhteiskunnan rakentamista edistäviä hankkeita. Käytännössä etätyöskentelyä ja muita joustavia mahdollisuuksia työntekoon on kokeiltu lukuisissa projekteissa, mutta etätyöntekijöiden määrä on pysynyt edelleen pienenä. · Elektroninen kauppa oli 1990-luvun lopun puheenaihe. Yritykset ovat sijoittaneet runsaasti rahaa ja muita resursseja elektronisten kaupankäyntimahdollisuuksien tutkimiseen ja elektroniseen kaupankäyntiin soveltuvien järjestelmien kehittämiseen. · Kansainvälisyydestä on tullut arkipäivää. EU sitoo jopa maatilat kansainväliseen kommunikointiin. Yritysfuusioiden seurauksena organisaatioissa on menossa runsaasti monikielisten tietojärjestelmien kehityshankkeita. UUSIN VIRTAUS MOBIILIT TIETOJÄRJESTELMÄT – ja taas rahaa palaa Esimerkkiyritys Kesko: reikäkorttijärjestelmä Helsingin konttorin siirtomaatavaraosastolle 1951, eli kun kauppias tilasi tavaraa, reikäkorttien avulla voitiin tulostaa tilauksesta TOSITE, JÄLJENNÖS, KUORMAKIRJA, ja TARKKAILUTOSITE. Lopuksi voitiin ajaa inventaari. Tavoitteena tehostaa konttorin toimintaa ja osoittaa kauppiaille, että tavaraa pystytään toimittamaan varmasti. Kauppiaat ja toimintatavat erilaisia, paljon konttoreita ympäri maata, omaa teollisuutta. 1960-luku, uudenlaiset elintarvikemyymälät, tarve keskusvarastoon. Ostettiin L.M.Ericssonin ETK-kone nimeltään ICT-1500. Keskusyksikössä 20 kt muistia, 6 kpl magneettinauha-asemia, rivikirjoitin 1000 riviä minuutissa, reikänauhanlukija 1000 merkkiä sekunnissa, nosturilla Keskon päätoimitalon 7. Kerrokseen…, rekrytoitiin 15 ohjelmoijaa Suomen ensimmäinen TELEX-tiedonsiirto 1964 Joensuusta Helsinkiin, tapausta juhlittiin Posti- ja Telehallituksen kanssa! Aavisteltiin, että atk:n aiheuttama virheettömyys ja kurinalaisuus tulisi olemaan epämiellyttävä yllätys villisti toimineille konttoreille… aikaisemmin perustettujen suunnittelu- ja käyttötoimistojen tilalle yhdystoimisto, ensimmäinen Suomessa Todettiin, että oli saatu taloon sellainen systeemi, että virheetkin tehdään tästedes koneellisesti Suomen ensimmäinen online-tapahtumankäsittelyjärjestelmä 1969, koodattiin symbolisella konekielellä (SPURT), vuonna 1971 otettiin käyttöön näyttöpäätteet 1986 OVT (EDI), organisaatioiden välinen tiedonsiirto Kesko-Valio, aktiivinen osallistuminen OVT-työhön Suomessa Sisäinen sähköpostijärjestelmä 1987, 1993 saatiin myös ulos lähetettyä sähköpostia! 1997 PLUSSA, ensimmäisellä viikolla 2063843 ostokuittia järjestelmästä 1999 intranet www-sivut Viime ajat vuosi 2000, euro, toiminnanohjausjärjestelmä… Tietokesko-niminen palveluita tuottanut yhtiö myytiin TietoEnatorille ja kehitys jatkuu TietoEnatorin sisällä!
‘Hajautettu käsittely’ Toisiinsa kytketty ‘Verkot’ Integroitu Teknologian luonne ‘Tietokoneet’ Saarekket ‘Hajautettu käsittely’ Toisiinsa kytketty ‘Verkot’ Integroitu Toiminnan luonne Etäällä käyttäjistä Atk-yksiköt Tuotetaan tietopalve-luja johdolle Lähellä käyttäjää Järjestelmien kehittäminen Tekniset kysymykset (ohjelmointi, proj. hallinta) Toiminnan tukeminen (tiedon hallinta) Kytkeminen perus-strategioihin Syyt tietotekniikan käyttöön Kustannusten alentaminen Toimintojen tuotta-vuuden lisääminen Liiketoiminnan keh. tietotekniikan avulla NÄKÖ KULMA Tietojenkäsittely (DP=Data Processing) AIKAKAUSI Johdon tietojärj. (MIS=Manage ment Information System) Strategiset tietojärjestelmät (SIS=Strategic Information Systems) Järjestelmien peruspiirre Tarkasti kontrolloitu, kapea-alainen, operat. Mukautuva Joustava, strateginen selitä kuvio
Oppimiskäppyrä Kustannukset/oppiminen Kypsyys Valvonta Laajentuminen Aloitus Laajentuminen Valvonta Kypsyys Aika Kustannukset/oppiminen Aloitusvaihessa (initiation) tietotekniikalle etsitään soveliaita kohteita, “helpot” kohteet automatisoidaan, käytön kasvu on hidasta. Laajentumisessa (contagion) käyttö kasvaa nopeasti (joskus jopa hallitsemattomasti), johto sitoutuu panostamaan tekniikkaan, luottamus tekniikkaan kasvaa ja toiminnot keskittyvät. Valvontavaiheessa (control) johto reagoi nopeaan kustannusten kasvuun ja lisää kontrollia samalla kun tekniikan käyttöön ja johtamiseen liittyy yhä enemmän ongelmia. Kypsyysvaiheessa (maturity) tapahtuu kontrollien uudelleenarviointia, lisätään kokeiluja, panostetaan suunnitelmallisuuteen, kehittämisestä tulee tietoista ja rationaalista sekä luottamus teknologian johtamiseen kasvaa. Uudet teknologiat ==> S-käyrät seuraavat toisiaan aaltomaisesti.
Tietohallinto osana organisaatiota edellä kuvattu historia: takahuoneesta eturintamalle tietohallinnon johtaminen, yrityksen johtoryhmässä, osana linjajohtoa, kaikilla johtajilla vastuunsa tietohallinnosta omista näkökulmistaan operatiiviset tehtävät ulkoistettu, esimerkiksi tietokoneet vuokralla, atk-tuki vaikkapa ICL:ltä PK-yrityksissä kirjavaa, mutta yleensä yksi koulutettu vastuuhenkilö (esim. talouspäällikkö), tietohallinnon merkitys silti suuri, mutta paremmat mahdollisuudet hyödyntää valmisohjelmistoja
Tietohallinnon tehtävät Information Systems Technology Management Organizations tehtävät läpäisevät koko organisaation, tarvitaan monenlaista tietämystä organisaation luonne ratkaisee tietohallinnon tehtävien keskinäisen tärkeyden: koko, toimiala, rakenne, kypsyys, sektori… tietojärjestelmien niveltäminen organisaation perustoiminnan tavoitteisiin Tietohallinnon tehtäviä ovat: 1. Tietohallinnon (strateginen) suunnittelu · tietohallintostrategia · arkkitehtuurien kehittäminen · kehittämishankkeiden priorisointi · organisointi: valta- ja vastuusuhteiden määrittäminen 2. Henkilöresursseista huolehtiminen · tietohallintohenkilöstön rekrytointi ja kehittäminen · muun henkilöstön koulutus (sekä järjestelmien käyttöön että niiden kehittämiseen liittyvä) 3. Tietojärjestelmien hankkiminen, kehittäminen ja ylläpito 4. Tietojenkäsittely- ja tietoliikenneteknologioista huolehtiminen 5. Tiedonhallinta · tietovarastojen suunnittelu, hallinta ja kehittäminen · edellistä tukevat toimintatavat ja -säännöt · tietopalvelujen tuottaminen 6. ”Tietohallinnon talous” Luentomonisteessa on lisäksi pari muutakin mallia!
Tietojärjestelmien käyttö TOIMINTAYKSIKKÖ (functional organisation) kaikissa organisaatioissa on tietojärjestelmiä käytännössä voidaan tarkastella organisaatioita toimintayksikköinä: kokonaisuus, joka on rajattavissa ympäristöstään, omat tavoitteet ja toimintaa, jonka seurauksena annetusta syötteestä (raaka-aine, tieto jne.) syntyy tuote (kännykkä, kirja jne.) toimintayksikkö on siis abstraktio! toimintayksikkö koostuu toimintayksiköistä, esimerkiksi yhteiskunta, yliopisto, tiedekunta, laitos kesken!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Tietojärjestelmiä eri tasoilla operatiivinen taso tietämystaso johtotaso strateginen taso operatiivinen: päivittäisen toiminnan tukeminen, ostaminen, myyminen, palkanmaksu, materiaalivirrat, periaatteessa yksittäinen makro toimistosovelluksessa tietämystaso: esimerkiksi paperikoneen tai matkapuhelimen suunnittelijoiden työtä tukevat erikoisjärjestelmät, CAD, CASE – tavoitteena tuottavuuden parantaminen johtotaso: päätöksenteon seuranta ja valvonta, hallinnon pyörittäminen strategiataso: pidemmän tähtäimen suunnittelu kaikkien tasojen järjestelmät voivat tuottaa kilpailuetua ja olla kriittisiä toimintayksikön toiminnalle
Mitäs porukkaa ne käyttäjät sitten oikein ovat Mitäs porukkaa ne käyttäjät sitten oikein ovat? kirurgi, tuomari, professori, lentokapteeni, arkkitehti, rehtori… kalvolla niitä arvostetuimpia ammatteja, kaikki jollain tavalla tietojärjestelmien käyttäjiä kaikki tietojärjestelmien käyttäminen ei ole toimistotyötä eikä perinteisten toimisto-ohjelmistojen käyttämistä, järjestelmiä kehitetty hyvin erilaisiin tarpeisiin ja niiden omaksuminen voi kestää kauan todennäköisesti kaikki yliopistotasoisen koulutuksen käyneet käyttävät tietojärjestelmiä tulevissa työtehtävissään - kaikilla käyttäjillä ei ole tietojenkäsittelyn alan koulutusta tai erityistä kiinnostusta tietokoneiden ja tietojärjestelmien käyttämiseen Seppo Tuomivaara on psykologian tohtori ja tutki työkäytön tietokonesuhteita. Tuomivaara (1999) jakaa tietokoneita työssään tai opiskelussa käyttävät neljään ryhmään: varautuneet, tasapainoilevat, optimistiset ja tyytyväiset. Varautuneet ovat keskimääräistä vähemmän aktiivisia, käyttävät tietokonetta keskimääräistä vähemmän ja asennoituvat keskimääräistä kielteisemmin tietokoneiden käyttöön. Tyytyväiset suhtautuvat tietokoneen käyttöön keskimääräistä myönteisemmin ja käyttävät sitä keskimääräistä laajemmin. Tasapainoilevat käyttävät tietokonetta keskimääräistä enemmän, mutta asennoituvat siihen keskimääräistä negatiivisemmin. Optimistien tietokoneen käyttö on keskimääräistä vähäisempää, mutta suhtautuminen niihin keskimääräistä myönteisempää. Tietojärjestelmien käyttäminen korreloi merkittävästi koetun hyödyn ja koetun helppokäyttöisyyden kanssa. Koettu hyöty korreloi erityisen vahvasti sen kanssa, että käyttäjä hyväksyy tietojärjestelmän, ja koettu hyöty voikin kompensoida vaikeakäyttöisyyttä, mutta helppokäyttöisyys ei voi kompensoida järjestelmää, joka ei ole hyödyllinen. (Davis, 1989) Tietojärjestelmien käyttämättä jättämisestä myöhemmin lisää!
Tietojärjestelmätyyppejä OAS KWS TPS DSS MIS Tapahtumankäsittelyjärjestelmät (TPS, Transaction Processing Systems, KUVIO 3.3.) · suorittavat rutiinitehtäviä · ylittävät organisaatioden välisiä rajoja (maksuliikenne) · tuottavat tietoa toisten järjestelmien käytettäväksi Toimistojärjestelmät (OAS, Office Automation Systems) · avustavat yleensä tietopohjaista työskentelyä (tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, sähköposti, kalenteri ym.) · “paperiton” yhteydenpito pisteestä pisteeseen koko organisaation sisällä (tietovarastot, sähköposti ym.) esim. Lotus Notes. · näkymät eli roolit eri käyttäjille Tietämys(työ)järjestelmät (KWS, Knowledge Work Systems) · palvelevat sellaista tiedon tarvetta, jossa tietoa käytetään tietämys-merkityksessä · avustavat uuden tietämyksen syntymistä tai yhdistämistä organisaatiossa · esim. yrityksen varainhoitajan tai terveydenhuollossa lääkärin apuna voi olla diagnosoivia tietojärjestelmiä Johdon informaatiojärjestelmät (MIS, Management Information Systems) · tuottavat rutiininomaista tietoa päivittäisen toiminnan suunnitteluun, valvontaan ja päätöksentekoon · säännölliset-, online- ja poikkeus-/hälytysraportit Päätöksenteon tukijärjestelmät (DSS, Decision Support Systems) · järjestelmät sisältävät kehittyneitä analyyttisia menetelmiä, joiden avulla jalostetaan organisaatiossa olevaa tietoa erikoistuneen päätöksenteon pohjaksi · käyttäjät voivät olla johtoa tai muita asiantuntijoita · voimakkaasti yleistymässä ryhmäpäätöksenteon tukijärjestelmät (GDSS, Group Decision Support Systems) Ylimmän johdon informaatiojärjestelmät (ESS, Executive Support Systems) · palvelevat strategisen tason johtamista · oleellista laajat ja hyvät kommunikaatioyhteydet ja havainnollinen graafinen tiedon esitystapa sekä käyttöliittymät Tiedon kulku järjestelmien välillä eli tietojärjestelmien integroituvuus on nykyisin usein välttämätöntä. Esimerkkejä tietojärjestelmien integroinnista: · tuotesuunnittelun (CAD = Computer-Aided Design), tuotannonsuunnittelu (CAPP = Computer-Aided Production Planning) ja tietokoneavusteisen tuotannon (CAM = Computer-Aided Manufacturing) integrointi (joustava tuotanto) · markkinoinnin ja tuotannonsuunnittelun integrointi (myyntiennusteet ja toimitusaikataulut) · taloushallinnon, tuotannonohjauksen ja materiaalihallinnon integrointi · hyvinkin vanhojen varastonhallintajärjestelmien integrointi elektronisen kaupan järjestelmiin · tuotetiedonhallintajärjestelmät (PDM = Product Data Management), joihin kerätään keskitetysti esimerkiksi lentokoneen valmistamisessa ja huoltamisessa tarvittavat tiedot Organisaatioiden välisten tietojärjestelmien osuus on koko ajan kasvanut. Järjestelmät voivat olla tapahtumankäsittelyjärjestelmiä tai ne voivat perustua viestintään ja tiedon jakamiseen. ESS
Tietojärjestelmien strateginen merkitys Oleellista on, että strateginen tietojärjestelmä (1) auttaa yritystä saavuttamaan kilpailuetua suhteessa kilpailuvoimiin tai (2) “lieventämään” epäedullista kilpailuasetelmaa. Kilpailuvoimat ovat Porterin mukaan (KUVIO 3.5): · olemassaolevat kilpailijat · uusien kilpailujoiden uhka · korvaavat tuotteet tai palvelut · (materiaalin yms.) toimittajien neuvotteluvoima · asiakkaiden neuvotteluvoima Yritys voi “kohdata” kilpailuvoimat erilaisten strategioiden avulla: · kustannusjohtajuus · differentiointi · innovointi · kasvu · allianssi · muut strategiat Porterin näkemyksiä tarkastellaan syvällisemmin johtamisen oppiaineessa. Strateginen tietojärjestelmä vaikuttaa organisaation kilpailuasemaan
Kuinka tietojärjestelmiä käytännössä käytetään strategisesti hyväksi Esimerkkejä siitä kuinka tietojärjestelmiä on käytetty strategisesti hyväksi: · Liiketoimintaprosessien parantaminen - automatisoitu tuotanto (CAD/CAM/CAPP) - viivakoodi esim. varastonvalvonnassa tai työvaiheiden seurannassa (tuotannollinen yritys) tai myynnin seurannassa (kauppaliike) · Uudet liiketoimintaideat - pankkiautomaatit, maksuautomaatit, maksujen maksaminen näppäinpuhelimella tai kotimikrolla - elektroniset kauppapaikat · Asiakkaiden ja toimittajien “sitominen” - organisaatioiden väliset tietojärjestelmät (esim. OVT/EDI-järjestelmät) - lentoyhtiöiden paikanvarausjärjestelmät, asiakaspäätteet · Esteet uusille kilpailijoille - suuret investoinnit ja vaativat tekniikka lyövät muut kilpailijat markkinoilta (Merryll & Lynch) · Strategisten tietojen kerääminen - tietoa sekä organisaation sisäisistä että ulkopuolisista kohteista (toimintaprosessit, resurssit, alihankkijat, toimittajat, kilpailijat) - oppiva organisaatio, organisaatiomuisti - tavaroiden menekki alueittain (POS = Point Of Sales –järjestelmät) - esim. aikakauslehtitalot käyttävät tätä hyväkseen (asiakkaan tottumukset) - WWW:ssä toteutettavat järjestelmät mahdollistavat monenlaisen tiedonkeruun asiakkaista Pohdittavaa: Voidaanko tietojärjestelmillä saavuttaa pysyvää kilpailuetua? Onko kilpailuvoimiin perustuva tarkastelutapa paras mahdollinen nykypäivän verkottuvassa taloudessa, jossa korostuu ennen kaikkea yhteistyö, toimialaintegraatio jne.? Voiko yksittäisen organisaation kannalta strategisesti hyödyllinen järjestelmä olla toimialan tai yhteiskunnan kannalta haitallinen (esim. vääristää kilpailua)?