Suunnitelma paperittomasta kokouskäytännöstä koko luottamushenkilöhallinnolle Kaupunginhallitus

Mikä nyt jo on mahdollista Nykyisellä extranet-palvelulla voidaan toteuttaa paperiton kokouskäytäntö kaikille toimielimille, extranet.heinola.fi Kaikkien toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat voidaan julkaista extranetissä Paperiton kokouskäytäntö edellyttää kuitenkin kannettavaa tietokonetta tai tablettia kaikille toimielinten jäsenille ja varajäsenille

Mikä nyt jo on mahdollista Malli on toiminnassa myös teknisessä ja ympäristö- ja rakennuslautakunnissa sekä elinkeinotoimikunnassa mittavien liiteaineistojen osalta Tämä malli on ollut käytössä kaupunginhallituksella jo useita vuosia Vaatii kuitenkin käytännön toimien, kokouskäytännön, atk-laitteiden ja ohjelmien tarkempaa tutkailua, jotta toiminta saadaan sujuvaksi

Tunnistautuminen  Nykyinen käytäntö on perustunut käyttäjätunnukseen ja salasanaan  Käyttäjätunnukset hallinnoidaan kaupungin AD:ssa (käyttäjähakemisto)  Kaupunki on muuttamassa käyttäjätunnistuskäytäntöä; jokaiselta kirjautuvalta koneelta edellytetään jatkossa sertifikaattia, mutta käyttäjän kannalta kirjautuminen ei muutu. Näin lisätään tietoturvaa  Uudellakin tekniikalla omienkin koneiden käyttö on mahdollista, mutta edellyttää siihenkin sertifikaatin asennusta ( Windows To Go –tikku )

Tunnistautuminen jatkossa  Uusi käyttäjätunnistus tapahtuu suojatun SSL VPN yhteyden kautta ns. Direct Access, jolloin voidaan tarjota myös sisäverkon muitakin palveluita (strategian mittarit, tiedolla johtaminen jne.)  Tämä edellyttää kaupungin hankkimaa ja vakioitua laitteistoa  Tunnistautuminen tapahtuu edelleen käyttäjätunnus /salasana periaatteella  Omilla laitteilla tämä malli edellyttää Windows To Go tikun käyttöä (tuo mukanaan n. 100€ lisäkulun/laite)

Kustannukset  Toimielinten varsinaisia jäseniä on tällä hetkellä 76 kpl  Kannettavien koneiden keskihinta tällä hetkellä 580€, joten kustannus 76*580=44.080€  Tablettien keskihinta tällä hetkellä n. 350€, joten kustannus 76*350€=26.600€  Tietoliikenne 3G/4G 76*11,90€=43.411€/valtuustokausi (~10.900€/v)  Kokonaiskustannus valtuustokaudelta € €. Jos kaikki varajäsenet mukana, niin kustannus reilusti kaksinkertainen  Paperi- ja postituskulut valtuustokaudelta n € (~ €/v), jossa ei ole huomioitu työkustannuksia

Sähköinen kokous  Heinolan kaupungilla on käytössään asia- ja kokoushallinnassa Innofactorin Dynasty for SQL, joten sähköinen kokous pitää olla yhteensopiva tämän järjestelmän kanssa  Sama toimittaja tarjoaa myös tuotettaan sähköiseen kokoukseen, jonne esityslistat voidaan julkaista Dynastystä  Järjestelmän kustannus on € ensimmäinen lautakunta ja 2.000€ seuraavat  Laitteistovaatimukset ja niiden kustannukset samat kuin extranet käytössä. Innofactorin esitysInnofactorin esitys