PRESIDENTTI KLUBIN JOHTAMISEN PERUSTA SUUNNITELMAT ON TEHTY: VISIO (päivitetty) 3-VUOTISTAVOITTEET (yksi vuosi lisää) Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille VUOSITAVOITTEET - TOIMINTASUUNNITELMA “KUINKA TÄSTÄ ETEENPÄIN” DT PDG Juhani Hannila D 1400 koulutusseminaarit, syksy 2010

Mitä ydinarvoja toimintamme ilmentää? moni- puolisuus palvelujohtajuus eettisyys, rehellisyys ystävyys rotari

KLUBIN JOHTAMINEN Kuka vastaa? - presidentti Kuka toimii? - kaikki jäsenet Presidentin tehtävät toisaalta johtamista (leadership) - suunnan näyttäminen, esikuvana toimiminen, vastuu klubin tulevaisuudesta - ei siirrettävissä muille toisaalta hallinnointia (management) - osin delegoitavissa komiteoille, tiimeille, yksittäisille jäsenille

JOHTAMINEN - on tavoitesuuntautunutta vuorovaikutteista sosiaalista toimintaa - sillä ohjataan ihmisten toimintaa - sen avulla pyritään siihen, että joukko ihmisiä toimii paremmin ja tehokkaammin kuin ilman johtamista - on toimintaa, jossa on tarkoitus saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja ihmisten kanssa EI ITSE TEHDEN vaan MOTIVOIDEN, SEURATEN, OHJATEN jne Mary Parker Follet: ”The art of getting things done through people” JHa

JOHTAMISEN KULKU M ikä on tilanne, lähtökohdat T avoitteiden asettelua T oimintatavoista sopimista T ehtävien delegointia T ehtävien toteutumisen seurantaa T ulosten arviointia J ohtopäätösten tekoa JHa

NELJÄN KYSYMYKSEN KOE Rotari Herbert J. Taylor v. 1932, RIP , jolloin kokeen tekijänoikeus RI:lle 1. Onko tämä totta? 2. Onko tämä oikeudenmukaista kaikkia asianosaisia kohtaan? 3. Luoko tämä hyvää tahtoa ja parantaako tämä ystävyyssuhteita? 4. Onko tämä kaikkien osapuolten edun mukaista? “ Kokeen toisintamisen ja käytön ainoa tarkoitus tulisi olla korkeiden eettisten arvojen edistäminen ja säilyttäminen ihmissuhteissa ” JHa

ROTARY VAALII, YLLÄPITÄÄ, KEHITTÄÄ ROTARYN YDINARVOT Totuus, rehellisyys, tasapuolisuus Palvelu, hyvä tahto Ystävyys, toveruus Monipuolisuus Oikeudenmukaisuus, lahjomattomuus Aktiivinen johtajuus Sisältyvät mm rotaryn tavoitteisiin ja Neljän kysymyksen kokeeseen. JHa

JOHTAMISEN MOTTOJA JOHTAMINEN ON PALKITSEVAA “Kun itsellä on positiivinen asenne, alijohtajat ovat rotaryhenkisiä ja suunnitelmat ovat haasteellisia” “Johdanko klubia vai annanko virran viedä” JHa

PRESIDENTIN TYÖKALUT Klubin johtoryhmä - hallitus - klubimestari - pysyvien komiteoiden pj:t (5) - klubikouluttaja Jaa vastuuta ja tehtäviä, saat aikaa itsellesi klubin jäsenten motivointiin ja kokonaisuuden hallintaan. JHa Klubin hallitus - varapresidentti - tuleva presidentti - edellinen presidentti - sihteeri - rahastonhoitaja - muut jäsenet Hallitus johtaa ja hoitaa kokonaistoiminnan ja talouden.

PRESIDENTTI RI:n Member Access Oletko rekisteröitynyt? - klubiasi koskevaa hallinnollista tietoa Oletko varmistunut, että sihteeri ja rahastonhoitaja ovat rekisteröityneet? - klubisi jäsenyys- ja muut tiedot on pidettävä kunnossa JHa

JOHTAMINEN Presidentti Osoittaa jäsenille suunnan ja saa muutkin näkemään yhteisen tavoitteen ja sitoutumaan siihen On osa klubia ja hoitaa niitä tehtäviä, joissa johtajaa tarvitaan Johtamalla ”etulinjassa” oppii tuntemaan alaisensa Eettinen presidentti tuntee itsensä, myös omat huonot puolet JHa

JOHTAJUUS JA PÄÄTÖSTEN TEKO Presidentin tulee tehdä asianmukaisia päätöksiä vaikuttaen niiden syntyyn Kyse on valintaprosessista, johon vaikuttavat mm Pakottavat tekijät: mm yl lait, RI:n ja klubin säännöt Kustannukset Tunnistetut riskit Pohdinnan tuloksena muodostuva henkilökohtainen näkemys ja oivallus (intuitio) JHa

PRESIDENTIN JOHTAJUUTTA Motivoi, kannusta – hallitus, komiteoiden pj:t, toimihenkilöt, klubin jäsenet Perehdy – säännöt, ohjeet, visio, 3-vtavoitteet, piirin suunnitelmat ym Laadi, teetä, muuta, hyväksy – toimintasuunnitelmat, vision tark, 3-vtavoitteet Laadi, teetä – toimenpideluetteloita: mitä, milloin, kuka, missä Ennakoi, aavista – tulevat tapahtumat, jäsenistön ajatukset, kriisit Tee yhteistyötä – komiteat, sihteeri, AG, DG Seuraa – suunnitelmien toteutuminen Tiedota – päätökset, muutokset, tulevat tapahtumat (säännöllisesti jäsenille) Valvo – määräaikaiset laskut ja ilmoitukset: SR, RI, piiri Pidä ja johda – kokoukset, klubineuvottelut, suunnittelupalaverit Istu, keskustele – sihteeri Päätä – muutokset, epäselvyydet, miten edetään Palkitse – jäseniä, esityksiä jäsenistä piirille Ole käytettävissä – ole näkyvä JOHTAJA – mutta ei pidä sotkeutua kaikkeen JHa

14 KLUBIN PYSYVÄT KOMITEAT Omat toimintasuunnitelmat KluKlubin hallitusbin hallitus Klubin hallinto Suhde- toiminta Jäsenyys Palvelu- projektit Rotarysäätiö Jh jh*Lisäkomiteoita asetetan tareen mukaan Klubin hallitus TOIMIVAT ITSENÄISESTI KESKENÄÄN YHTEISTOIMINNASSA ALAKOMITEOITA TOIMIALOITTAIN KLUBIN TARPEIDEN MUKAISESTI JHa

HALLINTOKOMITEAN TEHTÄVIÄ Mahdollisia alakomiteoita tai yksittäisiä toimijoita Viikko-ohjelmat ja muut tilaisuudet Viikkoselosteet Läsnäolo Etiikka Toveruus Klubin sisäinen tiedotus Huomionosoitukset: klubi, piiri, SR, RI Arkisto Standaarit Nettisivut Talous Sihteeripalvelut Klubimestarien palvelut JHa

SUHDETOIMINTAKOMITEAN TEHTÄVIÄ Mahdollisia alakomiteoita tai yksittäisiä toimijoita Suhteet tiedotusvälineisiin - lehdistö, radio, TV Erikoistilaisuudet - koulut, liikelaitokset ym Ulkoinen tiedotus Markkinointi ja mainostaminen Sosiaaliset mediat netissä JHa

JÄSENYYSKOMITEAN TEHTÄVIÄ Mahdollisia alakomiteoita tai yksittäisiä toimijoita Jäsenarvioinnit ja sopusuhtaisen jäsenistön suunnittelu Jäsenhankinta ja sen johtaminen Perehdyttäminen Koulutus Rotarytietous, COL 2010:n päätökset Sitouttaminen Luokitekartta ja luokitteet JHa

PALVELUPROJEKTIT-KOMITEAN TEHTÄVIÄ Mahdollisia alakomiteoita tai yksittäisiä toimijoita RI:n ohjelmat (mm nuorisovaihto, RYLA, Rotaract, WCS) Koulutusprojektit Ammattiprojektit Humanitaariset projektit Yhteiskuntaprojektit Kansainväliset projektit Klubiprojektien varainhankinta Nykyisten projektien jatkaminen Uusien projektien etsiminen ja esittäminen - tutustu ProjectLINK - tietokantaan JHa

ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN TEHTÄVIÄ Mahdollisia alakomiteoita tai yksittäisiä toimijoita Osallistuminen TRF:n ohjelmaan/ohjelmiin: - PolioPlus (varainhankinta säätiölle) - Vuosirahastolahjoitukset (varainhankinta säätiölle) - Pysyvän rahaston lahjoitukset (varainhankinta säätiölle) - Opintoryhmien vaihto (GSE) - Stipendit - Rotaryn rauhanstipendit - Entiset stipendiaatit - PHF- ym-huomionosoitusten seuranta, yhteenvedot JHa

20 Palvelu- projektit Pysyvät komiteat – piirin tukikomiteat Piirin tuki klubijohtosuunnitelmalle Apulais- kuvernöörit Klubin hallitus Suhde- toiminta JäsenkehitysPiirin ohjelmatRotarysäätiö Klubin hallitus Hallinto Suhde- toiminta Jäsenyys Rotarysäätiö

KLUBIN JOHTAMINEN Klubin hallinto I Presidenttinä tunne vastuusi 1/3 - toiminnan tilasta, sen kehittämisestä ja päivittämisestä - yhteistyöstä hallintokomitean kanssa - Klubi ry:n ilmoituksista yhdistysrekisteriin - maksuista ja raportoinneista ajallaan - TRF:lle luvattujen lahjoitusten keräämisestä - klubin järjestysmuodon ja sääntöjen noudattamisesta - klubin varojen hoidon valvonnasta ja talouden tilasta - RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallintaohjeiden noudattamisesta JHa

KLUBIN JOHTAMINEN Klubin hallinto II Presidenttinä tunne vastuusi 2/3 - viikkokokousten ja klubineuvotteluiden sisällön ideoinnista - piirin, SR:n ja RI:n tilaisuuksiin osallistumisesta - uusien jäsenien ehdottamisesta, näytä esimerkkiä - rotarymerkkien oikeasta käytöstä - esityksistä RI:lle ja piirille palkittavista jäsenistä - klubin sisäisestä tiedottamisesta - KOTISIVUJEN AJANTASAISUUDESTA !!!!!!!!! - suhdetoiminnassa median suhteen päätiedottajan roolista - klubin jäsenten merkkipäivien tms muistamisesta JHa

KLUBIN JOHTAMINEN Toimintaan liittyen Presidenttinä tunne vastuusi 3/3 - hallituksen ym kokous kuukausittain - komiteoiden suunnitelmien toteutumisesta, esittelyt kokouksisssa - RI:n teemakuukausien ottamisesta huomioon - uusien haasteiden vastaanotosta, toimijoiden nimeämisestä - klubin koulutusseminaarien järjestämisestä - avec-, toveruus- ja takkailtojen järjestämisestä JHa

KLUBIN JOHTAMINEN...ja vielä osin toistona presidentti sihteerin avustamana pysy selvillä suunnitelmien toteutumisen tilasta jokaisen komitean ja erityisalan toiminnan väliesittelyt ainakin kerran kokouksessa pidä puolivuotiskatsaus tammikuussa, päätöksiä... järjestä touko-kesäkuun kokouksissa esittelyt komiteoiden lyhyet raportit miten suunnitelmat toteutuivat, mitä jää seuraavalle vuodelle JHa

PRESIDENTTI rotaryvuoden päättyessä Vastuusi klubin johdon ja toiminnan jatkuvuudesta Johda eroavan ja tulevan hallituksen yhteinen kokous Järjestä neuvottelu seuraajasi kanssa tehtävien vaihdosta Järjestä ja johda klubineuvottelu eroaville ja tuleville toimihenkilöille: tehtäviin perehdyttäminen, keskeneräiset asiat, muut jäsenet mukaan Johda toimintakertomuksen laatiminen JHa

OMANTUNNON KYSYMYKSIÄ Nyt (ja rotaryvuoden päättyessä): 1. Olenko kehittynyt ihmisten johtamisessa? 2. Olenko kannustanut yhteistyöhön ja näytinkö esimerkkiä? 3. Olenko johdonmukainen ja vaativa – pyrinkö huolehtimaan Rotaryn säännöissä ja ohjeissa pitäytymisestä? 4. Osoitanko henkilökohtaista sitoutumista palvelemiseen ja korkeisiin eettisiin arvoihin? 5. Rakennanko yhteisymmärrystä klubini nykyisen ja tulevan johdon keskuudessa edistääksemme palvelutyötämme? JHa

EETTISESTI ENNEN KAIKKEA RIP:n yksi monista toiveista: “KLUBIT OVAT AKTIIVISIA” Jäsenpohjan säilyttämisessä ja kasvattamisessa Yhteiskuntapalvelun projektien toteuttamisessa TRF:n tukemisessa olemalla ohjelmissa mukana Kasvattamalla johtajia klubitason yläpuolelle KIITOS OSALLISTUMISESTA! JHa