Jaakko Castrén 2007 Copyright © Suomen Rotary ry IT-AJANKOHTAISTA D 1420 – AG-koulutus

Suomen Rotary © Rotaryn hallinto ja viestintä hyödyntävät laajasti tietotekniikkaa Tarjolla on laaja joukko sovelluksia Näiden hallinta helpottaa merkittävästi rotaryn hallintorutiinin hoitoa Antaa paremmat mahdollisuudet varsinaiseen rotarytoimintaan Järjestelmät ovat kehittyneet käyttäjäystävällisiksi Ei tarvita syvälle menevää teknistä osaamista Käyttö edellyttää ajantasalla olevia laitteistoja, ohjelmistoja sekä tietoliikenneyhteyksiä IT ja Rotary

Suomen Rotary © Rotaryn tietojärjestelmäkartta RI:n kotisivut Rotary Member Access Webbisivustot: SR Piirit Klubit SR:n Webbipalvelut On-Line Jäsentietojärjes- telmä Sähköposti -SR - Piirit - Klubit RISR Huom: Eivät integroidu keskenään Klubit ja piirit

Suomen Rotary © Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

Suomen Rotary © RI:n uudet kotisivut

Suomen Rotary © Governoreilla on mahdollisuus liittyä RI:n webbipohjaiseen, ajantasaiseen klubi- ja jäsenistötietojärjestelmään. Tämä tapahtuu pelkästään lukuoikeuksin ilman päivitysmahdollisuutta Voimassa vuoden Epävirallisena suosituksena on, että governor antaa piiriä koskevat tunnukset piirijohdon keskeisille henkilöille. Järjestelmän ohjeet SR:n nettisivuilla. RI Member Access löytyy RI:n kotisivuilta: RI:n Member Access järjestelmä

Suomen Rotary © Rotaryklubit Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet Toiminnot governorvaltuuksin Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. RI Member Access- toiminnot

Suomen Rotary © Rotary Member Access

Suomen Rotary © SR:n tietojärjestelmäpalvelut Suomen Rotaryn internet kotisivut ( Julkinen osuus (päivitetty syksyllä 2007) Sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Klubeille ja piireille tarjottavat webbihotellipalvelut

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja Päivitetään syksyn aikana vuodelle 2008

Suomen Rotary © SR:n sisäiset jäsensivut

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN (klubit päivittävät): - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS (lukuoikeudet piirivaltuuksilla): - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä Toiminnot on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri, SR). Piirin 1420 raporttien selailun mahdollistavat tunnukset piirijohdolle Kuvaus SR:n jäsen- sivuilla

Suomen Rotary © Uusi toimintaprosessi, uusi teknikka Klubit / tietojen päivitys JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle koneelle SR:n uudistettu jäsentietojärjestelmä

Suomen Rotary © o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa n. 100 klubia ja kaikki piirit (piirillä 1420 vuoden 2008 sivut omalla palvelimella ja 20 piirin klubia käyttää webbihotellia) o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa”. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o Suomen Rotaryn webbihotelli

Suomen Rotary © Esimerkki piirin sivuista

Suomen Rotary © Piirin 1420 uudet kotisivut

Suomen Rotary © PIIRIN 1420 KOTISIVUT ON UUSITTU VUODELLE Tavoitteena on aikaansaada sivut, jotka aikaisempaa paremmin palvelevat piirin rotareita. Pääosa aineistosta on suomen kielellä. Kielivalinta avaamalla "Etusivu" ja valitsemalla haluttu kieli pienoislipun avulla, Sivut on laadittu avoimen lähdekoodin Joomla-julkaisujärjestelmän pohjalle. Tämä mahdollistaa mm. sivujen ylläpidon selainta käyttäen sekä aikaisempaa monipuolisempien toimintojen mukaan ottamisen. Sivujen vasen sivupalkki ja yläpalkki vastaavat aikaisempien sivujen sisältöä. Painikkeita on helppo lisätä ja poistaa. Oikeasta sivupalkista löytyvät tärkeät ajankohtaiset asiat otsikon "Ajankohtaista" alta sekä viimeisimmät sivuille viedyt artikkelit, "Viimeisimmät artikkelit". Piirin 1420 uudet kotisivut

Suomen Rotary © PIIRIN KOTISIVUJEN SISÄLTÖ JA AJANTASAISUUS OVAT GOVERNORIN JA MUUN PIIRIJOHDON VASTUULLA Käytännössä piirisihteeri päivittää sivut. Piirin 1420 vuoden kotisivut mahdollistavat sivujen ylläpidon myös piirijohtoon kuuluville. Piirin IT-toimikunta piirijohdon ja klubien tukena. Puheenjohtaja Jukka Toivio IT-asioiden organisointi piirissä

Suomen Rotary © Vasemmasta sivupalkista löytyy myös painike piirin sisäisille jäsensivuille, joilta löytyy piirin sisäiseen käyttöön tarkoitettuja ohjeita ja sääntöjä sekä muuta vastaavaa aineistoa. Sivuilta löytyy myös piirin kotisivut aina vuodelta Piirin sisäisille jäsensivuille pääsy edellyttää kirjautumista. Käyttäjätunnus ja salasana samat kuin Suomen Rotaryn sisäisille jäsensivuille (matrikkelin sivu 38). Tavoitteena on sivujen ylläpitäjien joukon laajentaminen. Piirijohdolle tarjolla sivujen aineistojen muokkaamiseen tarvittavat käyttäjätunnus ja salasana. Sivuilla ei alkuvaiheessa ole keskustelufoorumia tai blogeja. Sama pätee muidenkin Joomlan mahdollistamien lukuisten lisätoimintojen suhteen. Sivujen ylläpidosta vastaavat piirin IT-toimikunnan jäsenet piirisihteeri Tomi Kunnamo (tomi(at)kunnamo.net) sekä Jaakko Castrén (jaakko(at)castren.name). Kaikki kommentit ja parannusehdotukset ovat tervetulleita. Piirin 1420 uudet kotisivut

Suomen Rotary © Kaikki klubit tavoitetaan sähköpostilla Kaikilla suomalaisilla klubeilla kotisivut 55 klubin sivut ajantasalla (syksyn ohjelmat) 4 klubin sivuilta puuttuu ohjelmat 20 klubia käyttää Kotisivut.com sivustopohjia Kotisivujen laatiminen ei enää ole tekninen ongelma Välineet kehittyneet merkittävästi Tasokkaita sivuja Parhaat kotisivut 2008 klipailuun ilmoittauduttava mennessä Piirin 1420 klubit

Suomen Rotary © Piirin 1420 uudet kotisivut

Suomen Rotary © Tämä esitys löytyy osoitteesta:

Suomen Rotary © Piirin kokoukset verkossa? Verkkorotaryn käyttämä Centra-kokousalustan käyttö? Säästää kustannuksia ja aikaa Edellyttää käyttäjiltä mikrofonilla varustetun PC:n laajakaistayhteydellä. Webbikamera toivottava. Sovittava ehdot Verkkorotaryn kanssa

Suomen Rotary © Verkkokokousten pikaohjeet Avaa sivu: end.jhtml?s_guid= ea fcc820b end.jhtml?s_guid= ea fcc820b Anna sähköposti osoitteesi Anna salasana: weeklymeeting (ensimmäisellä kerralla anna ”kutsumanimi”) ”Tools” valikon kautta kannattaa testata mikrofoni, kovaääniset, webbikamera Tarkemmat ohjeet: Kokoukseen kannattaa rekisteröityä hyvissä ajoin ennen sen alkua! Osallistumismaksu 10 euroa