Toimintajärjestelmän rakentaminen RAPORTIT Toimintajärjestelmän rakentaminen

RAPORTOINTI VARASTOINTI IMS:ssa HYVÄKSY RAPORTTI TEE LISÄYKSET TÄYTÄ RAPORTTI Reititys LUO RAPORTTIPOHJA VARASTOINTI IMS:ssa LUO MITTARI KYTKE ALKEISTIEDOLLE LUO UUSI TIETOLÄHDE TEE KYSELY

Prosessipiirtotyökaluun RAPORTIT RAPORTIT KANSIOT RAPORTTIPOHJAT TÄYTETYT RAPORTIT Palautteet Seminaari 14.2008 Asiakaspalaute Sisäinen palaute Toimittajapalaute Organisaatio Oy Ab Läheltä piti tilanteet Aloitteet ja ideat Aloitteiden käsittely Prosessipiirtotyökaluun uusia objekteja Kehitysideat Arvioinnit Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi

RAPORTTIPOHJAN TIEDOT ALOITTEEN TALLENTAMINEN Toimipiste Tampere Yhteystiedot 1234567 Aloite Hälyttimet Pvm 1.1.2011 Aloitteen kuvaus Halutaan uusia hälyttymiä RAPORTTIPOHJAN OTSIKKOTIEDOT Otsikko Oletusvastuuhenkilö Taso Huomautukset Aikaraja Merkitty arkaluontoiseksi ALOITTEEN ARVIOINTI Laatutaso Hyvä Tuottavuus Pieni Kustannukset Pienet Vaikutukset Suuri Sanallinen arviointi Melko hyvä aloite ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN Hyväksyntä Kyllä Palkkio 200 € Sanallinen arviointi Ei epäillystäkään hyväksymisestä RAPORTTIPOHJAN VAIHE Kentän otsikko pudotusvalikko tekstikenttä kalenteri Laaja teksti JATKOTOIMENPITEET Kommentit Hyvä aloite, tehdään kustannuslaskelma JATKOTOIMENPITEET Kommentit Ihan hyvä, otetaan puheeksi seuraavassa johtoryhmän kokouksessa

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Aloitteiden käsittely ALOITTEEN TALLENTAMINEN yhteystiedot toimipiste aloitteen nimi Pvm aloitteen kuvaus VAIHE 1 Tietojen keräysvaihe: Vain yksi käyttäjä täyttää ALOITTEEN ARVIOINTI tuottavuus laatutaso kustannukset vaikutukset sanallinen arviointi Tietojen keräysvaihe: Vain yksi käyttäjä täyttää VAIHE 2 ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN palkkio hyväksyntä sanallinen arviointi Tietojen keräysvaihe: Vain yksi käyttäjä täyttää VAIHE 3 ALOITTEEN KOMMENTIT VAIHE 4 Tietojen käsittelyvaihe: Useampi henkilö täyttää saman vaiheen Kommentit ja jatkotoimenpiteet

RAPORTIN REITITYS VAIHE 2 VAIHE 1 Reititys toimenpiteiksi: Jarkko ALOITTEEN ARVIOINTI tuottavuus laatutaso kustannukset vaikutukset sanallinen arviointi VAIHE 1 Reititys toimenpiteiksi: Jarkko Matti Jarkko tai matti täyttää (kumpi kerkeää ensiksi - tilastointitiedot) ALOITTEEN TALLENTAMINEN yhteystiedot toimipiste aloitteen nimi Pvm aloitteen kuvaus Raporttipohjan/ raportin vastuuhenkilö Tilastointivaihe Tilastointivaihe vastuuhenkilö Linda ja Tuomo täyttävät (kummatkin täyttävät - käsittelyvaihe) Reititys toimenpiteiksi: Heikki VAIHE 3 Reititys toimenpiteiksi: Linda Tuomo VAIHE 4 ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN palkkio hyväksyntä sanallinen arviointi JATKOTOIMENPITEET kommentit vastuuhenkilö Raportin hyväksyminen Kuvausvaihe Tilastointivaihe vastuuhenkilö Heikki täyttää (tilastointitiedot)

RAPORTIN VAIHEEN TÄYTTÄMINEN Täytä vaiheen kentät pakolliset kentät ovat pakko täyttää Tee vaiheelle linkkejä Aina vapaaehtoista Lisää vaiheelle aliraportteja VAIHEEN TOIMENPITEET Täytä kentät (pakolliset kentät pakko täyttää) Tee linkki/linkkejä Lisää aliraportti/aliraportteja

RAPORTTI-OSION KÄYTTÖLIITTYMÄ Raporttipohjapuu Työkalupalkki Raportit etusivu

Valittu raporttipohja RAPORTTIPOHJANÄKYMÄ Valittu raporttipohja Työkalupalkki Raportit

RAPORTIT-OSION ETUSIVU Sinulle osoitetut raportit Selitys Toimenpiteitä odottavat raportit Lista raporteista, joissa vastuuhenkilö on lähettänyt vaiheen toimenpiteitä varten ja pyytää sinua kirjaamaan raportin vaiheen (täältä näet vain tekemättömät työt). Kommentointia odottavat raportit Lista raporteista, joissa vastuuhenkilö on lähettänyt vaiheen tiedoksi ja kommentoitavaksi ja antaa sinulle mahdollisuuden kommentoida raportin vaihetta (täältä näet vain tekemättömät työt). Tiedoksi tulleet raportit Vastuuhenkilö on lähettänyt sinulle tiedoksi täytetyn raportin. Raportit joiden vastuuhenkilöt olet Selitys Keskeneräiset raportit joissa olet vastuuhenkilönä Lista raporteista, joissa sinä olet vastuuhenkilönä ja jotka ovat hyväksymättömiä. Valmiit raportit joissa olet vastuuhenkilönä Lista raporteista, joissa sinä olet vastuuhenkilönä ja jotka ovat hyväksytty. Raportit joihin olet yhdistetty Selitys Raportit joissa olet osallisena Listasta löytyvät: toimenpiteitä odottavat raportit, kommentointia odottavat raportit, tiedoksi tulleet raportit, kaikki raportit joissa olet vastuuhenkilönä, hyväksymättömät raportit jotka olet aloittanut ja raporttiluonnoksesi. Hyväksymättömät raportit jotka olet aloittanut Lista raporteista jotka olet aloittanut (olet laatija) ja tallentanut (lähetetty vastuuhenkilölle). Raporttiluonnoksesi Lista raporteista jotka olet aloittanut ja tallentanut luonnokseksi (ei ole vielä lähetetty vastuuhenkilölle). Kaikki raportit (näkyy vain pääkäyttäjille) Selitys Keskeneräiset raportit Lista kaikista vastuuhenkilöille lähetetyistä raporteista jotka ovat hyväksymättömiä. Valmiit raportit Lista kaikista raporteista jotka ovat hyväksytty.

Yksittäisen täytetyn raportin voi etsiä RAPORTIN HAKEMINEN Yksittäisen täytetyn raportin voi etsiä Raportit-osion etusivulta Raporttipohjasta luodut raportit -listalta Raporttipohjan tilastoinnin avulla Viesteistä Hakukoneella

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Kurssipalautekysely

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Koulutuskortti

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Kehitysehdotukset

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Poikkeamat

ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA Reklamaatio

LINKKI RAPORTILLA

LINKKI RAPORTILLA

ALIRAPORTTIEN KÄYTTÖ SISÄISISSÄ AUDITOINNEISSA Aliraportteja käynnistetään haluttu määrä Yhteenveto Toimenpiteet Toimenpiteet Toimenpiteet

ALIRAPORTTIEN KÄYTTÖ SISÄISISSÄ AUDITOINNEISSA Täytä sisäisten auditointien yhteenvetoraportti Kirjaa perustiedot Kirjaa poikkeamat Kirjaa vahvuudet Kirjaa kehittämiskohteet Tee linkit toimenpiteistä aliraportteihin ja vastuuta muille käyttäjille Aliraporttien vastuuhenkilöt saavat pyynnön aliraportin täytöstä Vastuuhenkilöt täyttävät ja hyväksyvät aliraportit Pääraportin vastuuhenkilö seuraa aliraporttien tilannetta Pääraportin vastuuhenkilö hyväksyy koko yhteenvedon kun aliraportit ovat valmiita

YHTEYS RAPORTEISTA MITTARISTOON HYVÄKSY RAPORTTI TEE LISÄYKSET TÄYTÄ RAPORTTI Reititys LUO RAPORTTIPOHJA VARASTOINTI IMS:ssa LUO MITTARI KYTKE ALKEISTIEDOLLE LUO UUSI TIETOLÄHDE TEE KYSELY

KYSELYSTÄ MITTARIKSI Tee kysely Luo uusi tietolähde Lisää hakuehdot (ja/tai operaattorit) Täyttäjän toimipiste = Hyrylä → hakee kaikki raportit missä toimipisteenä on Hyrylä Esitä tulokset (ja/tai operaattorit) Raporttilista (raporttien lkm) Esitettävien kenttien valinta (esim. summa valitusta kentästä) Tallenna kysely Luo uusi tietolähde Kytke tietolähde alkeistiedolle Luo alkeistiedosta mittari

UUDEN KYSELYN LUOMINEN Lisää hakuehdot (ja/tai operaattorit) 2. Esitä tulokset Raporttilista Valitse esitettävät kentät 3. Tallenna kysely

KYSELYN VIEMINEN ALKEISTIEDOKSI Valitse mittaristoon vietävät kyselyn tuloskentät ja/tai kategoriaehdot Valitse millä asetuksilla tulokset viedään mittaristoon; asetukset voi tehdä joko kopioimalla ne jostakin olemassa olevasta alkeistiedosta joka on peräisin samasta kyselystä tai asetukset voit tehdä käsin. Klikkaa "Vie >>" ja järjestelmä luo automaattisesti tarvittavat ulkoiset lähteet ja alkeistiedot.

RAPORTTIPOHJAN SUUNNITTELU JA RAKENTAMINEN Mieti mikä on raportin käyttötarkoitus? Mieti mitä mittareita ja tietoja raporteista halutaan keskitetysti? Luo raporttipohja (vaiheistus, tietosisältö) Täytä raportti Reititä raportti Luo raporteista mittari (kysely → ulkoinen tietolähde → alkeistieto → mittari)

RAPORTTIPOHJAN OIKEUDET Tason oikeudet Raporttitason oikeudet Katsoja (näkee tason) Muokkaaja (luo uusia raporttipohjia tasoon) Hyväksyjä (hyväksyy tasoon tehdyt uudet raportit) Raporttipohjan oikeudet Katsoja (saa täyttää raportteja) Muokkaaja (rakentaa raporttipohjaa) Hyväksyjä (hyväksyy raporttipohjan, vaaditaan ennen raportin täyttöä) Raportin oikeudet Katsoja (pääsee lukemaan raportin) Raporttipohjan oikeudet Raportin oikeudet