Kv-palveluiden ja TOPIK:n rahoittamien matkojen reititys SAP Travelissa •1• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Matkatyypit • Erasmus (TOPIK): – Opetusvaihto – Henkilökuntavaihto • FIRST-Venäjä – Opetusvaihdot • Erikseen sovittavat opetusvierailut esim. USA:an •2• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Taustaa • Kv-palveluiden/TOPIK:N rahoittamien matkojen täytyy tulla hyväksytyksi myös matkustajan omassa yksikössä – Kv-palvelut/TOPIK hyväksyy oman rahoitusosuutensa – Oma yksikkö hyväksyy virkamatkan sekä mahdollisen kv-tuen ylimenevän osuuden • SAP Travelissa kaksivaiheinen hyväksyntä on mahdollista ja se tehdään sähköisesti. •3• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Kaksivaiheinen sähköinen hyväksyntä • Kirjanpidollisten syiden takia matkapyyntöjen täytyy tulla kv-palveluihin ensin. • Lopullisen hyväksynnän tekee matkustajan lähiesimies. • Mikäli oma yksikkö osallistuu kv-tuen mahdollisiin ylimeneviin kustannuksiin, täytyy asiasta olla jo matkapyynnössä siitä maininta. •4• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Ilman matkaennakkoa lähtevät • Erasmus-tuella matkustava – Tekee matkapyynnön SAP Traveliin • Sisältää seuraavat tiedot: – Matkan kesto: päivämäärät ja kellonajat – Kustannusten kokonaissumma – Matkatyyppi esim. ’Erasmus-opetusvaihto’ – Kohdekorkeakoulu/-yritys – Lähiesimiehen nimi – Osallistuuko oma yksikkö kv-tuen mahdollisesti ylittäviin kustannuksiin – Valitsee seuraavaksi käsittelijäksi Esa Niemen (TOPIK) – Niemen kautta matkapyyntö menee matkustajan lähiesimiehelle lopulliseen hyväksyntään. •5• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Matkaennakkoa anovat • Matkustaja lähettää matkasta sähköpostiviestin osastosihteeri Maire Honkaselle. – Viestiin samat tiedot kuin matkapyynnössä sekä pyydetyn ennakon suuruus • Maire tekee matkapyynnön SAP Traveliin matkustajan puolesta. • Erasmus-matkojen matkapyyntö menee Esa Niemelle ja muiden matkojen matkapyynto Kimmo Kuortiln kautta matkustajan lähiesimiehelle lopulliseen hyväksyntään. •6• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Matkalasku • Matkustaja muuntaa matkapyynnön matkalaskuksi • Matkustaja liittää laskun mukaan skannatut kuitit, lentoliput ja mahdollisen matkatililähetteen Areasta. • Matkalasku ohjataan Maire Honkaselle. • Alkuperäiset kuitit lähetetään sisäisessä postissa myös Maire Honkaselle (8KOPA). • Honkanen tarkastaa ja tiliöi matkalaskun. • Esa Niemi hyväksyy Erasmus-matkalaskun ja ohjaa lopulliseen hyväksyntään matkustajan esimiehelle. •7• Opetus- ja opiskelijapalvelut

Raportointi • Erasmus-matkojen osalta matkaan liittyy raportointia ja erilaisia palautettavia lomakkeita. – Matkustaja saa näistä tiedot kv-palveluiden www- sivuilta • Matkalasku laitetaan eteenpäin hyväksyntään vasta kun matkustaja on toimittanut raportoinnin kokonaan. •8• Opetus- ja opiskelijapalvelut