eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen Sähköinen asianhallinta- ja arkistointi korkeakouluissa 26.10.2006 http://etkk.tkk.fi

Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Toimintakenttä Yhteistä kaikille järjestelmille Yhteistä teknisesti Talo tarjoaa valmiit työvälineet kaikille Uudet toimintatavat Uusi toimintalogiikka Yhteistä teknisesti Shibboleth Järjestelmien välillä liikkuva tieto pyritään siirtämään WS–I basic profile 1.1:llä eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Lomakkeiden kierrättäminen sähköisesti (opinto- ja henkilöstöhallinto) Opintohallinnon lomakkeet hajanaisia, eri lomakkeet ja eri prosessit osastoilla -> tarve yhtenäistää Henkilöstöhallinnon lomakkeet yhdenmukaisia Tarjoaa asiakkaalle samanlaiset palvelut, lomakkeiden täyttämisen, lomakkeen tilan seurannan Mahdollisuus ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin Minimoi manuaalisen työn tarpeen eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Asiakas Vireille- pano + liitteet Oikaisu-pyyntö Asiakirja- rekisteri Kyselyt Allekirjoi-tu Suostu-mukset Asian käsittelijä(t) Vaiheen käsittely Palaute ja lausunnot Asiakirja- rekisteri Allekirjoi-tus Pää- käyttäjä(t) Lomakkei-den luonti ja määrittelyt Vaiheet ja kohdenta-minen Lomakkeen ryhmittely Prosessi-järjestys Lomakkeen luonnin varmennus Roolien ja vaiheiden luonti Prosessien ylläpito Järjestelmä Ilmoitukset Muistutuk-set Roolipoh-jaiset käyttäjä-oikeudet Roolipoh-jaiset näkymät Siirtotie-dostot Hajautettu käyttäjän-hallinta eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Aikataulut Testikäyttö aloitetaan 30.11. -> 2 viikon testijakso käytettävyyden testaukseen. 3 osastoa, kirjasto, Tky Pilotti joulukuun alusta -> 1-2 lomaketta, koko yliopisto Tuotantovalmius 1.1.2007 Lomakkeita ja prosesseja lisätään sitä mukaa kun saadaan käytyä läpi Henkilöstöhallinnon lomakkeita aletaan tuoda järjestelmään Toisen vaiheen haut; tavoite käyttää järjestelmää syyskuun hakuihin. Vaatii lisämoduleja. eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Käyttö TKK:lla Opintohallinnon lomakkeet Henkilöstöhallinnon lomakkeet 2. vaiheen haku Sisäiset siirtyjät Suomesta siirtyvät KV-opiskelijat Järjestelmä ei arkistoi mitään, vaan kaikkien käsiteltävien asioiden tieto tallennetaan kohdejärjestelmään. Arkistointia varten erillinen arkistointisovellus. eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Halli - projektinhallintajärjestelmä Koskee koko TKK:n tutkimusprojektien hallintaa, järjestelmätoimittajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Culmentor Oy. Tärkeimmät ominaisuudet: Projektisuunnittelu: resurssit, budjetointi, tavoitteet, hakemukset, aikataulu, ... Budjetinhallinta: varaukset ja niiden autom. poistot, henkilöstökulut, toteumat, ennusteet, ... Dokumenttien hallinta: yhteinen työtila projektin dokumenteille, sisältäen versionhallinnan Raportointi ulkopuolisille rahoittajille ja TKK:n sisällä esim. Johdon raportointi Sähköinen arkisto projektissa tuotetulle, arkistoitavalle materiaalille eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Halli - projektinhallintajärjestelmä Tarjotaan keskitetty työtila, joka mahdollistaa AMS:n noudattaminen keskitetysti – projektikansio verkossa Sähke- ja VAPA-yhteensopivuuden varmistaminen (Metadatat) Versionhallinta - dokumentit tallessa, uusin versio aina saatavilla Extranet – toiminnallisuudet projektin muille osapuolille Dokumentaation varmentaminen: voidaan osoittaa, miten ja kuka dokumentaatiota käsitellyt Projektipäällikön päättäessä projektin tarpeellinen dokumentaatio arkistoituu AMS mukaisesti eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Halli - projektinhallintajärjestelmä Vaiheet I vaihe: Työajan kohdentaminen Pilotointi: marraskuu 2006 Käyttöönotto: erillispäätös; tuotantovalmius joulukuu 2006 II vaihe: Budjetointi, budjetin seuranta, kustannusraportointi Pilotointi: maaliskuu 2007 Käyttöönotto: huhtikuu 2007 III vaihe: Projektisuunnittelu, resurssisuunnittelu, projektin seuranta, raportit Pilotointi: toukokuu 2007 Käyttöönotto: elokuu 2007 IV vaihe: Dokumenttien hallinta, sähköinen arkistointi Pilotointi: elokuu 2007 Käyttöönotto: lokakuu 2007 eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Halli - projektinhallintajärjestelmä Käyttö TKK:lla Ulkoisen rahoituksen projektit Työajan kirjaus lähtökohtaisesti koko talolle (kokonaiskustannusmalli) Sisäiset projektit Keskitetty arkistointi eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

Lisätietoja http://etkk.tkk.fi Markus Melin markus.melin@tkk.fi (09)451 2998 / 0400-941121 eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin