Antti Iivanainen Hankejohtaja Hanketoimisto APOTTI (Asiakas- ja potilastietojärjestelmä) – hanke 2012-2017 Vihreiden valtuustoryhmä 3.9.2012 Antti Iivanainen Hankejohtaja Hanketoimisto

Nykytilanne Pääkaupunkiseudulla lukuisia eri tietojärjestelmiä ja niistä eri versioita Hallinnoidaan erikseen Kehitystyö vaatii erillisinvestointeja kehitetään erikseen Käyttäjät eivät ole tyytyväisiä Yhä useammin asiakkaiden / potilaiden hoitoketjut jatkuvat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluissa. erityisesti vanhustenhuollossa, mielenterveys-, päihde- sekä vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa. Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yhteistyön tiivistäminen (terveydenhuoltolaki) edellyttää myös tietojärjestelmäyhteistyötä huom. myös pääkaupunkiseudun aiesopimushanke 3.4.2017

arkkitehtuurin nykytila Kanta ja Kansa - palvelut Kerava Käyttäjät GFS Alueen yhteiset palvelut ALLI Navitas Alueelliset liittymäpalvelut Suostumus ten hallinta 2 ) Extranet tietopalvelut * Koodisto palvelu 1 Viitetieto hakemisto Potilas logistiikka Lähete Palaute HUS Uranus Kansalliset palvelut Lokitiedot eResepti eArkisto Suostumukset ja kiellot Keskeiset ylläp potilastiedot Varmenne Väestö rekisteri Lääke tietokanta Valvira Hankintarenkaan asiakas ja potilas tietojärjestelmä arkkitehtuurin nykytila Helsinki Pegasos 5 Vantaa Espoo Effica / HammasEffica Muut kunnat , SHP : t ja yksityiset Sosiaalitoimen asiakastietojärjestel mät Resurssi tiedot Potilastieto järjestelmät Sosiaali Pro Consona Asiakas Kirkkonummi Pro Consonai Kauniainen Mediatri Sosiaali-Effica Terveys 6 Clinisoft ( päiv ATJ Winhit VA ATJ viitteet Lähetteet palautteet reseptit ... v i t e l ä h p a u r s . TTH TT 2000 ATEK Asiointipalvelut esitiedot ilmoittautuminen HUSLab Kuvantaminen PACS HUSLAb Duodecim Hoitosuo situkset Päätöksen teontuki Ammatti oikeustiedot VETUMA Asiointitili ”Taltiot” THL VRK Tiedonhallintapalvelu ammattioikeudet suostumukset k m Palvelu Lakisääteiset rekisterit 3 eKatselu

Muutama luku Väestöpohja n. 1,5 miljoonaa Henkilökuntaa n. 55 000 Yhtäaikaisia käyttäjiä n. 25 000

APOTTI-hankkeen tavoitetila (1) Toimintaa uudistetaan yhteisten asiakas- ja potilaslähtöisten tavoitteiden ja niiden saavuttamiseksi yhdessä sovittujen toimintatapojen avulla Ne perustuvat hyviksi havaittuihin ja todennettuihin toimintatapoihin, jotka parantavat hyvinvointia ja terveyttä On sovittu vastuutaho, joka vastaa uusien toimintatapojen valinnasta, käyttöönotosta päättämisestä ja toteutumisen seurannasta Hankkeen päätyttyä kunnilla ja kuntayhtymillä on nykyistä yhtenäisemmät toimintamallit ja ydintoimintaprosessit Asiakas- ja potilasturvallisuus, laatu, tuottavuus ja kustannustehokkuus ovat hyvällä tasolla

APOTTI-hankkeen tavoitetila (2) Käytössä on kansainvälisesti korkeatasoinen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu tukee hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä sekä asiakkaan ja potilaan omaa osallistumista vastaa tulevaisuuden toimintaympäristön tarpeisiin ja tuottaa toiminnassa ja sen kehittämisessä tarvittavat tiedot ja toiminnallisuudet. Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on käyttäjäystävällinen, joustava ja tukee hyväksi todettujen toimintatapojen toteuttamista Järjestelmäpalvelun toimittaja tekee jatkuvaa tilaajaa hyödyttävää ja myös tilaajasta riippumatonta asiakas- ja potilastietojärjestelmän kehittämistä.  Asiakas- ja potilastietojärjestelmää hallinnoidaan, hyödynnetään ja kehitetään keskitetysti yhdessä sovittujen tavoitteiden mukaisesti.

APOTTI-hankkeen tavoitetila (3) Asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu perustuu yhteiseen loogiseen tietokantaan, jossa kaikki asiakas- ja potilastieto on kaikkialla käytettävissä reaaliaikaisesti ja yhdenmukaisena. Järjestelmä hankitaan kokonaispalveluna Tekninen arkkitehtuuri ja tekninen ympäristö ovat sellaiset, että niistä ei aiheudu vaaraa palvelun toimivuudelle. Tämä voi edellyttää esimerkiksi yhteistä sote-tietoverkkoa ja mahdollisimman vakioitua päätelaiteympäristöä

Esisuun-nittelu-vaihe Muiden kuntien käyttöön-ottovaihe Hankkeen päävaiheet yleiskuvana 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Esisuun-nittelu-vaihe Hankintavaihe Suunnitteluvaihe Käyttöönotto-vaihe Tuotantovaihe Hankintavaihe: Sisältää neuvottelumenettelynä suoritettavan hankintaprosessin, jonka tuloksena on valittu parhaiten soveltuva tietojärjestelmä terveydenhuoltoon ja soveltuvin osin sosiaalitoimeen. Hankintavaiheessa on tehty sopimus ja sovittu aikataulusta käyttöönoton suunnittelun ja käyttöönoton osalta. Suunnitteluvaihe: Suunnitteluvaiheessa perehdytetään ostajaorganisaation asiantuntijat (Super Users) suunnittelemaan tietojärjestelmän moduulien käyttötavat yhteisesti sovituilla käyttötavoilla. Tämä on erittäin vaativa vaihe, koska eri organisaatioissa on erilaisia toimintatapaoja ja toimintatavat voivat vaihdella myös saman organisaation sisällä. Suunnitteluvaiheessa ajoitetaan myös käyttöönottoaikataulut eri organisaatioissa. Tämä edellyttää tarkkaa migraatiosuunnittelua eri tietojärjestelmien käytön osalta. Käyttöönottovaiheen kouluttajat on valittu ja koulutettu. Koulutustilat ja erilaiset koulutusvälineet on varattu ja ajoitettu käyttöönottovaihetta varten. Suunnitteluvaihe integroidaan voimakkaasti hankintavaiheeseen, jotta käyttöönottoa voidaan aikaistaa vähintään vuodella. Käyttöönottovaihe: Käyttöönottovaiheessa tietojärjestelmän eri moduulit otetaan käyttöön suunnitellussa järjestyksessä eri organisaatioissa. Koulutettavia terveydenhuollon asiantuntijoita on noin 55 000 ja eri moduulien käyttö voi edellyttää todennettua koulutuksen läpikäyntiä työtehtävien suorittamiseksi. Tuotantovaihe: Tuotantovaiheessa uusi tietojärjestelmä on tuotannossa ja siihen liittyy hienosäätöä ja uusien käyttäjien koulutusta ja perehdytystä. Toimittaja julkaisee myös kerran kahdessa vuodessa uuden version, jossa tulee uusia ominaisuuksia ja niiden käyttöönotto tapahtuu suunnitellusti ajoitettuna osaksi tuotantovaihetta. Muiden kuntien käyttöönottovaihe: Muiden HUSin jäsenkuntien käyttöönotto tapahtuu vuoden 2017 aikana. Liittyminen yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöön tapahtuu sairaanhoitoalueittain. Tässä vaiheessa HUSin toimintayksiköt käyttävät jo uutta tietojärjestelmää ja kunnat siirtyvät erikseen sovittavalla aikataululla järjestelmän käyttäjiksi. Toimintamallit sovitetaan jo pilotointivaiheessa hyväksyttyihin toimintamalleihin (Kerava) ja Kirkkonummen ja Kauniaisten terveyskeskusten ja sosiaalitoimen malleihin. Tämän vuoksi muut kunnat pidetään hyvin informoituina koko projektin ajan ja meidän tarpeet kuullaan ja huomioidaan mahdollisuuksien mukaan. Migraatiosuunnittelu tehdään osana käyttöönottosuunnittelua. Muiden kuntien käyttöön-ottovaihe

Takaisinmaksuaika Sininen viiva kuvaa kustannuksia tietopyynnön tuloksiin perustuen Vihreä viiva kuvaa kustannuksia vertailuhankkeisiin perustuen Punainen viiva kuvaa hyötyjen toteutumista Järjestelmän takaisinmaksuaika on noin 7-8 vuotta arvioituna vasten tietopyyntövastauksissa saatuja kustannusarvioita sekä määrällisiä hyötyjä

Hankintamenettely Kyse monimutkaisesta hankinnasta, jossa ei ole mahdollista etukäteen määritellä sisältöä eikä kokonaishinnoittelua tarkasti Neuvotteluhankinta (hankintalaki 25 §) 3.4.2017

Hankintayhteistyö Hankintayhteistyö HUSin ja HYKS-sairaanhoitoalueiden kuntien muodostama hankintarengas. Lisäksi KL-Kuntahankinnat Oy STM edustus ohr:ssä Jokaiselta hankintayksiköltä tarvitaan erillinen päätös Hankintaan lähtemisestä (hankintailmoitus) Neuvotteluihin otettavista ehdokkaista Mahdollisista välitarjousten mukaisista ehdokkaiden karsinnoista Hankintasopimuksesta Vain yksi hankintasopimus ja yksi sopimusta hallinnoiva taho 3.4.2017

APOTTI-hankkeen organisaatio OHR: Hankinnan toteuttamista valvoo ohjausryhmä. Ohjausryhmä tekee päätöksensä yksimielisesti. Varsinaisen hankintapäätöksen tekee kunkin osapuolen toimivaltainen päätöksentekoelin Kehittämisryhmä: Hankintamenettelyn käytännön suunnittelusta ja johtamisesta vastaa asiantuntijoista muodostettu kehittämisryhmä, jossa on kaikkien osapuolten edustus. Hanketoimisto: Hankinnan käytännön valmistelua ja toteutusta varten on perustettu hanketoimisto. Lisäksi hanketoimistolle kilpailutetaan ulkopuolinen asiantuntija-apu. Lisäksi hankinnan eri vaiheissa voidaan perustaa eri alueiden asiantuntijoiden muodostamia alaryhmiä. Neuvotteluryhmä: Ehdokkaiden kanssa käytäviä neuvotteluja varten muodostetaan neuvotteluryhmä. Neuvotteluryhmän kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä.