CSC:n palveluprosessit Avoinyliopisto.fi -palvelukonsortion johtoryhmän kokous 6.9.2011 Soile Pylsy, CSC

Sisältö Palvelut konsortiolle Avoimen työnjako Koordinaattorin työ yleisesti Palvelusanastoa Esimerkki palveluprosessista JIRA Tiketit tällä hetkellä Tapaamisia ja tapauksia

CSC:n palvelut konsortiolle Sopimuksen mukaisia palveluita ovat: Julkaisualustan ylläpito Pääkäyttäjän tehtävät Yhdyshenkilöiden käyttäjätunnusten luonti ja hallinnointi, sisältösivujen päivittämisen koordinointi, ohjeiston luominen ja päivittäminen Käyttäjätuki päivittäjille (yliopistojen yhteyshenkilöt), tiedotus Hallinto- ja koordinointitehtävät Johtoryhmän sihteerin tehtävät, budjetin laatiminen ja raportointi, ohjaus ja tuki Palveluntuottajan lisämaksulliset palvelut ja tehtävät Lisäpalveluiden määrittelemiseen ja tilaamiseen osallistuminen Sopimus koskee ylläpidollisia tehtäviä, ei palvelun kehittämistä.

Avoimen työnjakoa Soile Kristiina 0,5htp/pv Koordinaattori ja ylläpitäjä Johtoryhmän sihteeri Kristiina Johtoryhmässä CSC:n asiantuntijana Vastaa sopimuksista, tekee budjetin ja CSC:n toimintasuunnitelman Huolehtii, että muissa CSC:n hankkeissa huomioidaan avoimen tarpeet Toimittajat (Sininen Meteoriitti ja Crescom) Sinisellä Meteoriitilla perusylläpitotyö 2,17 htp/kk Ohjelmisto Crescomilla konesalipalvelut Palvelin

Mitä koordinaattori yleisesti tekee? Päivittäin: Käyttäjätuki, palautteiden ja virheilmoitusten käsittely Viikoittain: Sisältösivujen seulonta ja päivitys (linkitykset jne) Kuukausittain: Tapaaminen toimittajan kanssa Kävijävirran ja työaikaraporttien seuraaminen Tiedottaminen yhdyshenkilöille Osallistuminen muiden hankkeiden ja työryhmien toimintaan avoimen asiantuntijana (esim. RAKETTI/Synergiaryhmä) Puolivuosittain: Johtoryhmän kokous ja sen valmistelut Iso tapaaminen yhdyshenkilöiden kanssa (tavoite) Sekä paljon muuta tarpeen mukaan…

Palvelusanasto, osa 1 Palautelomake Virhekuvaus = virheilmoitus Avoinyliopisto.fi –sivulla oleva palautelomake vain ulkopuolisten asiakkaiden käyttöön Päivittäjät antavat palautteen sähköpostilla Saadaan kuukausittain palautetta opinnoista Kysymykset ohjataan yhdyshenkilöille Vain harvoin teknisesti kriittisiä virheilmoituksia Tähän on palveluprosessin kuvaus 1 Virhekuvaus = virheilmoitus Käyttäjän tekemä ilmoitus teknisestä virheestä tai muusta korjattavasta asiasta, esim. kirjoitusvirhe Tähän on palveluprosessin kuvaus 2 Soile selvittää ja korjaa, jos pystyy  ”Tiketti”?

Palvelusanasto, osa 2 Tiketti Kun virheestä tehdään ongelmailmoitus toimittajalle Nimitys toimittajan seurantajärjestelmässä (Pluto) käsittelyssä olevasta ongelmailmoituksesta Syntyy, kun Soile kirjaa ongelman järjestelmään Tiketissä kuvaus ongelmasta ja keskustelua toimittajan kanssa Vain Soile ja toimittaja näkevät tiketit ja pystyvät kommentoimaan niitä Käsittely hidasta Pluto vs. JIRA Käsite on JIRA:ssa laajempi, ei vain ongelma vaan asian kohde

Esimerkki palvelu-prosessien kuvauksista: Päivittäjän havaitsema ongelma (tämän hetkinen tilanne) Lisätietoa wikissä kohdassa ”Ylläpito ja kehitys”

Tiketit tällä hetkellä Huomaa: Pluto Tikettejä, eli ongelmailmoituksia, on toimittajalla käsiteltävänä kolme kappaletta (tilanne 1.9.2011): Tekstiväri toiminto kadoksissa * Tekstieditorista on kadonnut tekstivärien valinta. Täsmähaun tuloksien listaus Tulostuuko täsmähaun listaus kuten pitäisi? Opinto-ohjelmia kopioidessa kaikki tiedot eivät kopioidu * ”Opiskelutapa” –merkintä ei kopioidu kuten muut tiedot. Pitäisikö sen kopioitua? * Sovittu edistettäväksi vasta 12.9. jälkeen. JIRA:a odotellessa…

JIRA syyskuussa käyttöön JIRA otetaan käyttöön syyskuussa JIRA:an laitetaan ongelmien käsittely (suora raportointi) yliopistojen omat kehityskohteet tiedonsiirrot jne.. Tikettejä jos monenlaisia, helppo seurata ja käsitellä Nykyinen käsite laajenee oikeaan suuntaan Palveluprosessit ja käsitteet yhtenäistyvät (Oodi, Joopas…) ja käsittely helpottuu Tikettien seuranta siirtyy yksin toimittajalta kaikille yhteiseksi Koulutusta ja tunnareita annetaan tarpeen mukaan! (Julkaisualustan ylläpito: yhteyshenkilöille työkalu mahdollisten sovellusvirheiden ilmoittamiseen, virheiden analysoinnin, korjaamisen ja testaamisen huolehtiminen)

Tapaamisia ja tapauksia Avoimien henkilöstön ja ylläpidon tapaaminen 26.9.2011 Ojennetaan käsi niille, joiden kanssa tehdään yhteistyötä joka päivä Lisäksi annetaan JIRA-koulutusta Testataan tulevaa versiopäivitystä demoympäristössä Päivittäjät tietävät parhaiten, miten järjestelmä on toiminut ja miten sen pitää toimia Avointen yliopistojen neuvottelupäivät 12.-13.10.2011 Tampereella Soile pitää esityksen Avoinyliopisto.fi:stä ja CSC:n palveluista Meteorin versiopäivitys lokakuun 2011 alussa Versiosta 2.17 (2006?) versioon 2.34 Parantaa tietoturvaa! Bugien korjaantuminen Saadaan myös muutama uusi ominaisuus, jne.

www.avoinyliopisto.fi www.csc.fi Kysymyksiä, keskustelua? AVOINYLIOPISTO@CSC.FI www.avoinyliopisto.fi www.csc.fi

Budjetti ja CSC:n toimintasuunnitelma Soile Pylsy ja Kristiina Uolia, CSC

Sisältö Käyntitilastoja Budjetti 2011 Menot 7/2011 mennessä Toimintakertomus 1-8/2011 Toimintasuunnitelma 2012

Käyntitilastoja, osa 1 Käynnit kuukausittain 1.7.2010 – 31.8.2011: Heinäkuu 2010 83 141 Elokuu 2010 204 723 Syyskuu 2010 162 647 Lokakuu 2010 114 008 Marraskuu 2010 117 991 Joulukuu 2010 81 162 Tammikuu 2011 125 717 -1,1 % Helmikuu 2011 93 577 1,5 Maaliskuu 2011 119 243 2,3 Huhtikuu 2011 114 501 -6,4 Toukokuu 2011 131 877 6,5 Kesäkuu 2011 107 369 Heinäkuu 2011 87 979 5,8 Elokuu 2011 217 781 6,4 Kevään ja syksyn 2011 huippupäivät: 11. Huhtikuuta 7 954 käyntiä 16. Elokuuta 15 641 käyntiä

Käyntitilastoja, osa 2 Kävijätilastoja 1-8/2010 vs. 1-8/2011 Käynnit päivässä / ka 2010 Tammikuu 4101,35 Helmikuu 3293,11 Maaliskuu 3759,74 Huhtikuu 4075,60 Toukokuu 3993,52 Kesäkuu 3525,20 Heinäkuu 2681,97 Elokuu 6603,97 Syyskuu 5421,57 Lokakuu 3677,68 Marraskuu 3933,03 Joulukuu 2618,13 2011 4055,39 3342,04 3846,55 3816,70 4254,10 3578,97 2838,03 7025,19 Kävijätilastoja 1-8/2010 vs. 1-8/2011 Käynnit päivittäin (keskimäärin/kk) 2011 2010 Käynnit 998 004 975 588 1,70 % Käynnit päivä/ka 4 107,18 4 014,77 2,30 Vietetty aika/ka 00:05:35 00:05:44 -2,57 Sivua ka/käynti 5,94 6,04 -1,66 Sivujen katselut yht. 5 924 323 5 888 603 0,61 Uudet käynnit 41,04 % 42,95 % -4,45 Poistui välittömästi 29,80 % 29,00% 2,76 Liikenteen lähteet: Suora liikenne 12,31 % 13,05 % -5,69 Viittaavat sivustot 62,93 % 61,04 % 3,10 Hakukoneet 24,76 % 25,91 % -4,44

Budjetti 2011 TULOT 120 000€ Konsortion vuosimaksut 120 000€ KIINTEÄT KULUT 85 955€ Henkilöstökulut 50 000€ Käyttöpalvelut 6 321€ Sovellusylläpito 29 634€ TARVEHARKINTAINEN OSUUS 34 045€ Esim. kriittiset virheet, laiterikot Kaikki hinnat ovat alvittomia

Menot 7/2011 mennessä

Budjetti 2012 TULOT 120 000€ Konsortion vuosimaksut 120 000€ KIINTEÄT KULUT 90 554€ Henkilöstökulut 50 000€ Käyttöpalvelut 4 920€ Sovellusylläpito 29 634€ Työkalut, lisenssit ja IT-tuki 3 000€ Tilaisuudet, matkat ja markkinointi 3 000€ TARVEHARKINTAINEN OSUUS 29 446€ Esim. kriittiset virheet, laiterikot Kaikki hinnat ovat alvittomia

Toimintakertomus 1-8/2011 Mitä on tehty ja tapahtunut? Soile palkattu helmikuussa, maaliskuun alusta koordinaattorina Confluence wiki otettu käyttöön materiaalin hallinnassa keväällä Jory 1/2011 oli 14.4. Palauteviestejä saatu 17 ulkopuolisilta henkilöiltä Virhetilanteita raportoitu useita Tikettejä avattu 20, käsitelty ja suljettu 16 JIRA avattu elokuussa, modifioidaan ennen julkistamista Suunniteltu Joryn kokousta 2/2011 Yhteyshenkilöiden tapaamista syyskuulle Versiopäivitystä syksylle Visun herätystä toimittajan ehdotuksesta (peruuntui) Tavattu SM:n edustajia miltei kuukausittain, seurattu työaikaraportteja Osallistuttu mm. RAKETTI- ja Oodi-työhön avoimen edustajana Jne…

Toimintasuunnitelma 2012 Julkaisualustan käyttöpalvelut Käyttöpalvelut Crescom Oy:ltä Julkaisualustan ylläpitotehtävät Verkkopalvelun toimivuus ja käytettävyys Ylläpitoa alihankintana Siniseltä Meteoriitilta Muutos- ja korjauspyyntöjä yhteyshenkilöiltä, testaus yliopistoilla Työvälineinä JIRA ja Confluence wiki Pääkäyttäjän tehtävät Tunnuksia hallinnoidaan, ohjeita päivitetään, päivityksiä koordinoidaan Käyttäjätuki käyttäjille Kuukausitiedotteet yhteyshenkilöille, muille tiedotus järjestelmässä Palautteet ohjataan yhteyshenkilöille Hallinto- ja koordinointitehtävät Johtoryhmän sihteerille määritellyt tehtävät Yhteyshenkilöiden tapaamisten järjestäminen

www.avoinyliopisto.fi www.csc.fi Kysymyksiä, keskustelua? AVOINYLIOPISTO@CSC.FI www.avoinyliopisto.fi www.csc.fi