Microsoft® Lync™ 2010 Attendant-koulutus

Tavoitteet Microsoft Lync 2010 Attendant -koulutuksen aiheet: yhteystietoluettelon käyttäminen puhelunhallinnan toimintojen esittely puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen useiden keskustelujen hallinta yhteissoittoryhmien määrittäminen puhelujen siirtäminen säilytykseen ja puhelujen poimiminen.

Lync Attendantin yleiskuvaus Lync Attendant on puhelujen hallintasovellus, jolla voidaan hallita samanaikaisia puheluita. Lync 2010 Attendant toimii koko näytön kokoisessa ikkunassa ja tarjoaa siten helppokäyttöisen työpöytäympäristön. Lync Attendantin uudet toiminnot: Hakutulosten lajittelu: uusi kenttä hakutulosten lajitteluun hakukriteerien perusteella. Toimijan anonymiteetti: Vastausryhmän jäsenet voivat vastata puheluihin nimettömänä. Vastaajan henkilöllisyyttä ei paljasteta soittajalle. Puhelun reitittäminen vastausryhmälle: toimijat voivat tarkastella puheluja ja vastata kaikkiin Attendantissa jonossa oleviin puheluihin omasta tilastaan huolimatta. Parannetut työpöytäilmoitukset: työpöytäilmoitukset ilmoittavat tulevista puheluista tai pikaviesteistä. Äänilaitteen vaihtaminen keskustelun aikana: voit vaihtaa äänilaitetta keskeyttämättä keskustelua. Häirintäpuheluista ilmoittaminen: voit ilmoittaa häirintäpuhelusta tukihenkilöstölle heti puhelun päätyttyä. Parannettu sijainti- ja hätäpalvelujen tuki (E9-1-1, vain USA): fyysinen sijaintisi ilmoitetaan, jotta 9-1-1-hätäpalvelu pystyy paikantamaan sijaintisi. Puhelun siirtäminen säilytykseen: siirrettävät puhelut voidaan asettaa säilytykseen jonoon asettamatta soittajaa pitoon.

Lync Attendant -ikkunan toiminnot Attendant-ikkuna on jaettu kahteen pääosioon, keskusteluihin ja yhteystietoihin. Tulevat, käynnissä olevat ja odottavat keskustelut näkyvät Keskustelu-alueella. Saapuvien alue: uudet keskustelut tulevat Attendantiin tällä alueella. Aktiivinen alue: keskustelun pääikkuna, jossa voidaan käyttää monia eri toimintoja. Odottavien alue: tälle alueelle sijoitetaan pidossa olevat tai pienennetyt keskustelut.

Yhteystietoluettelon käyttäminen Yhteystietoluettelossa ovat niiden henkilöiden yhteystiedot, joiden kanssa olet yhteydessä useimmin. Yhteystietoluettelossa näkyvät yhteyshenkilöiden käytettävyystilat, ja sen avulla voit tarkastella myös yhteyshenkilöjen muita yhteystietoja napsauttamalla henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ominaisuudet. Voit soittaa puhelun tai aloittaa pikaviesti- tai sähköpostikeskustelun tai neuvottelun yhteystietoluettelossa olevien henkilöiden kanssa. Attendantissa on kolme vakioryhmää: Usein käytetyt, Käytettävissä ja Kaikki yhteystiedot. Usein käytetyt -kohdassa näkyvät laskevassa järjestyksessä niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet pitänyt äskettäin yhteyttä Lync Attendantin välityksellä. Käytettävissä-kohdassa näkyvät kaikki ne henkilöt, joiden tilana ei ole Poissa, Tuntematon tai Offline-tilassa. Kaikki yhteystiedot -kohdassa näkyvät kaikki yhteystietoluetteloosi lisätyt henkilöt (paitsi jakeluluettelon jäsenet). Voit luoda myös mukautettuja ryhmiä yhteystietojen hallintaa varten.

Puhelun soittaminen ja lopettaminen Voit soittaa yhteystietoluettelossasi olevalle henkilölle kaksoisnapsauttamalla henkilön nimeä tai napsauttamalla nimen vieressä olevaa puhelinpainiketta. Valitse haluamasi vaihtoehto. Huomaa, että osa vaihtoehdoista voi vaihdella Attendantin asetusten mukaan. Työnumero Matkapuhelin Lync-puhelu Vastaaja Lopeta puhelu napsauttamalla Lopeta keskustelu -kuvaketta tai sulkemalla keskusteluikkuna.

Puheluun vastaaminen Kun saat puhelun, tehtäväpalkin oikealla puolella ja Saapuvien alueella näkyy työpöytäilmoitus. Ilmoitus tulee näkyviin, kun käynnissä olevan Attendantin ikkuna on pienennettynä tai suljettuna, jolloin voit vastata puheluun heti ja siirtää Attendantin näytössä etualalle. Voit vastata puheluun kaksoisnapsauttamalla saapuvan puhelun ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy. Voit hylätä puhelun valitsemalla Hylkää. Jos käytössä on vastaaja, puhelu ohjataan vastaajaan. Huomio: Saapuvan puhelun ilmoitus näyttää erilaiselta, jos kyseessä on uudelleen soittava henkilö. Vastaa puheluun tavallisen saapuvan puheluilmoituksen tapaan kaksoisnapsauttamalla ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy tai Hylkää. Saapuvan puhelun ilmoitus Puhelun hyväksyminen tai hylkääminen

Puheluun vastaaminen (jatkoa) Kun saat puhelun, voit valita haluamasi toimintovaihtoehdon. Napsauta ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Hyväksy: yhdistää puhelun. Ohjaa vastaajaan: Ohjaa puhelun vastaajaan. Vastaajaviesti lähetetään sähköpostiosoitteeseesi. Ohita: ohjaa puhelun vastaajaan. Sulje: ohjaa puhelun vastaajaan ja sulkee kaikki aktiiviset pikaviesti-istunnot. Älä häiritse: Ohjaa puhelun vastaajaan ja asettaa tilaksesi Älä häiritse. Jos tilanasi on Älä häiritse, saapuvat puhelut ohjataan automaattisesti suoraan vastaajaan. Huomio: nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä sekä ilmoitusosiossa että Attendant-puhelinvaihdekonsolin aktiivisella keskustelualueella.

Puhelunhallinnan asetusten käyttäminen Kun olet vastannut puheluun, se näkyy Aktiivisella alueella. Voit suorittaa puhelunhallintatoimintojen avulla esimerkiksi seuraavia tehtäviä: Puhelun asettaminen pitoon tai puhelun siirtäminen säilytykseen Puhelun siirto Luvan kysyminen puhelun vastaanottajalta ennen puhelun siirtoa Muiden henkilöiden kutsuminen puheluun Puhelun lopettaminen Aktiivinen keskustelu -alue Puhelunhallinta-asetukset Aseta pitoon Kysy Lopeta Siirrä Kutsu

Muistiinpanojen tekeminen puhelun aikana Voit tehdä muistiinpanoja puhelun aikana ja lähettää keskustelun muistiinpanot sähköpostitse. Napsauta aktiivisen keskustelun alueella Huomautus-välilehteä. Napsauta mitä tahansa Huomautus-alueen kohtaa ja kirjoita muistiinpanosi. Voit lähettää muistiinpanot sähköpostitse kirjoittamalla ensin muistiinpanon aiheen valitsemalla Anna keskustelulle aihe ja valitsemalla sitten Lähetä muistiinpanot. Näyttöön aukeaa sähköpostiviesti, johon on täydennetty muistiinpanot ja aihe.

Puhelun asettaminen pitoon ja puhelun siirto Valitse keskusteluikkunassa Aseta pitoon -kuvake. Soittaja kuulee musiikkia, ja ajastin kytkeytyy pois toiminnasta, kunnes jatkat puhelua. Voit jatkaa puhelua napsauttamalla uudelleen Aseta pitoon -painiketta. Puhelun siirto Valitse keskusteluikkunassa Siirto-kuvake. Kaksoisnapsauta sen yhteystietoluettelossa olevan henkilön nimeä, jolle haluat siirtää puhelun. Puhelu katoaa keskusteluikkunasta. Jos siirto epäonnistuu, näytössä näkyy virheilmoitus. Puhelun siirto

Luvan kysyminen ennen puhelun siirtoa Napsauta keskusteluikkunassa Kysy ennen puheluiden siirtämistä tai yhdistämistä -painiketta. Puhelu siirtyy pitoon. Napsauta yhteystietoluettelossasi olevan vastaanottajan puhelinkuvaketta. (Voit myös kysyä lupaa pikaviestitse napsauttamalla vastaanottajan IM-pikaviestikuvaketta.) Jos vastaanottaja hyväksyy puhelun siirron, napsauta Soita tälle yhteyshenkilölle -yhdistämispainiketta. Jos siirto onnistuu, puhelu katoaa Keskustelu- ikkunasta. Jos siirto epäonnistuu, näytössä näkyy virheilmoitus. Jos vastaanottaja ei hyväksy siirtoa, lopeta konsultointi ja jatka puhelua soittajan kanssa valitsemalla Aseta puhelu pitoon / jatka puhelua.

Muiden henkilöiden kutsuminen puheluun Voit lisätä henkilöitä neuvottelupuhelun aikana napsauttamalla Lisää-painiketta. Kaksoisnapsauta yhteystiedoissa olevan henkilön nimeä tai vedä nimi yhteystietoluettelosta keskustelualueelle.

Useiden keskustelujen hallinta Keskustelualueella voit hallita useita keskusteluja, mukaan lukien tulevia, aktiivisia ja odottavia. Voit ylläpitää useita aktiivisia keskusteluja samanaikaisesti mutta vain yhtä äänikeskustelua kerrallaan. Voit hyväksyä esimerkiksi tulevan puhelun ylläpitäessäsi samanaikaisesti kahta muuta pikaviestikeskustelua. Tässä tapauksessa aktiivinen pikaviestikeskustelu siirtyy aktiiviselle alueelle ja äänikeskustelu pysyy aktiivisena (punainen nuoli), vaikka se siirtyy näytössä odottavien keskustelujen alueelle.

Yhteissoittoryhmän kuvaus Yhteissoitto mahdollistaa saapuvien puhelujen siirtämisen määritetylle ryhmälle. Kun yhteissoittoryhmä saa puhelun, ryhmän jokaisen jäsenen puhelin soi, ja kaikki jäsenet näkevät, kuka on siirtänyt puhelun. Kun joku ryhmän jäsenistä vastaa puheluun, muiden jäsenten puhelimet lakkaavat soimasta. Yhteissoitto on hyödyllinen toiminto ryhmissä, joiden jäsenillä on samat vastuualueet, esimerkiksi henkilöstöhallinto- tai hallinto-osastoilla. Voit määrittää tämän toiminnon soittamaan itsellesi ja koko yhteissoittoryhmälle samanaikaisesti. Vastaavasti voit asettaa viiveen niin, että puhelu soi ensin omassa puhelimessasi ja tietyn ajan kuluttua muiden yhteissoittoryhmän jäsenten puhelimissa.

Yhteissoittoryhmän määrittäminen Valitse työkaluriviltä Näytä soitonsiirtoasetukset tai muokkaa niitä. Kun Soitonsiirtoasetukset-ikkuna aukeaa, valitse avattavasta Tee seuraavaa, kun saan puheluita -valikosta Soi minulla ja yhteissoittoryhmälläni. Valitse Lisää yhteissoittoryhmän jäsenet vastaamaan puheluihin puolestasi - kohdassa Lisää. Kirjoita sen yhteyshenkilön nimi, joka voi vastaanottaa puheluitasi, ja valitse sitten OK.

Soinnin viiveen asettaminen Kun yhteissoittoryhmä on valittu käyttöön, on tärkeää määrittää soinnin viive. Kun valitset soinnin viiveen käyttöön, tulevat puhelut soivat ensin sinulla ja viiveen jälkeen yhteissoittoryhmän muilla jäsenillä. Soinnin viiveen asettaminen: Napsauta yhtä yhteystiedoissa olevaa nimeä ja valitse sitten Soinnin viive. Valitse Ota käyttöön soinnin viive - valintaruutu, määritä soinnin viiveaika ja valitse sitten OK. Tallenna ja ota asetus käyttöön valitsemalla uudelleen OK.

Puheluihin vastaaminen vastausryhmän puolesta Vastausryhmän edustajana sinut on valittu avustamaan ryhmän tai useiden ryhmien puheluihin vastaamisessa. Voit vastata ja hallita ryhmällesi tulevia puheluita Attendantilla. Kun vastausryhmän johtaja nimeää sinut vastausryhmän edustajaksi, Lync Attendantissa näkyy ilmoitus, jossa kerrotaan, mihin ryhmään sinut on lisätty. Kirjauduttuasi sisään ryhmään olet valmis vastaanottamaan puheluita. Jos kyseessä on sisäänkirjautumista edellyttävä virallinen ryhmä, käyttäjän on kirjauduttava sisään verkkosivulla, jossa näkyvät kaikki ne ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu. Jos taas kyseessä on epävirallinen ryhmä, voit vastaanottaa puheluja automaattisesti heti kirjauduttuasi sisään. Huomaa: jos palvelimessa on valittu käyttöön yksityisyysasetukset, hae ensin vastausryhmän yhteyshenkilöt ja lisää heidät yhteystietoluetteloosi, jotta voit vastaanottaa puheluita. Saapuvan puhelun ilmoituksesta näkyy, mistä ryhmästä puhelu on ohjattu sinulle. Vastaa puheluun napsauttamalla ilmoitusta. Ilmoitus

Puhelun siirtäminen säilytykseen Sen sijaan, että asettaisit puhelun pitoon, voit siirtää puhelun säilytykseen jonoon. Puhelun siirtäminen säilytykseen Napsauta Aseta pitoon -valikkoa. Valitse Siirrä puhelu säilytykseen. Kun puhelu on siirretty säilytykseen, saat ilmoituksen, joka sisältää poimimisnumeron. Ilmoita poimimisnumero sille henkilölle tai osastolle, jolle puhelu siirretään. Puhelun poimiminen Poimi puhelu kirjoittamalla poimimisnumero hakuruutuun. Saat ilmoituksen, kun puhelu on poimittu. 2 1 Poimimisnumero Puhelun siirtäminen säilytykseen

Puheluihin vastaaminen toisen henkilön puolesta Assistentit voivat esimerkiksi vastata puheluihin esimiehensä puolesta Attendant-konsolin avulla. Esimies voi valita edustajan suorittamalla seuraavat vaiheet: Avaa Lync, valitse työkaluriviltä Asetukset ja valitse sitten Soitonsiirto. Valitse Muokkaa edustajajäseniä ja valitse edustaja napsauttamalla Lisää- painiketta. Valitse Soitonsiirto-osiosta Edustajat. Puhelujen siirtäminen edustajille Edustajien muokkaaminen Edustajien lisääminen Huomio: Kaikki saapuvat puhelut soivat määritetyllä edustajalla.

Miten puhelunsiirto edustajille toimii? Edustaja saa ilmoituksen saapuvasta puhelusta Lync Attendantissa ja vastaa puheluun. Puhelut siirtänyt henkilö saa sähköpostitse ilmoituksen, joka sisältää puhelun tiedot.

Vastaajan tarkistaminen Saat ilmoituksen vastaajaan tulleista uusista viesteistä. Vastaajan tarkistaminen: Valitse työkaluriviltä Vastaaja. Vastaajan tarkistaminen Outlookin avulla: Valitse Näytä vastaaja. Voit tarkastella vastaajan tietoja Outlook-viestin esikatselussa. Vastaajaviestien kuunteleminen: Valitse Soita vastaajaan. Sinut yhdistetään vastaajaan, ja voit kuunnella ja poistaa viestejä tai lähettää niitä eteenpäin.

Lync 2010 Attendant -asetukset Attendant-asetusten muuttaminen: Napsauta työkalurivillä Asetukset- painiketta ja valitse sitten Asetukset. Asetukset-ikkunassa voit muokata asetuksia, kuten tavoitettavuustietoja, historiaa, ilmoituksia, puhelinnumeroita, tai sovellus- ja ääniasetuksia.

Tarkastustoiminnot Suorita seuraavat toiminnot: yhteystiedon hakeminen yhteystietoluettelon avulla puhelun soittaminen puhelumuistiinpanojen tekeminen puhelun asettaminen pitoon puhelunhallintatoimintojen avulla luvan kysyminen ja puhelun yhdistäminen toiselle henkilölle puhelun siirto uuden henkilön lisääminen yhteissoittoryhmään.

Yhteenveto Tällä kurssilla on käsitelty seuraavat Lync Attendantin toiminnot: yhteystietoluettelon käyttäminen puhelunhallinnan toimintojen esittely puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen useiden keskustelujen hallinta yhteissoittoryhmien määrittäminen puhelujen siirtäminen säilytykseen ja puhelujen poimiminen.

Takaisin Tavoitteisiin © 2010 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server ja muut tuotenimet ovat tai saattavat olla rekisteröityjä tuotemerkkejä ja/tai tuotemerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa / muilla alueilla. Nämä tiedot on tarkoitettu vain epäviralliseen käyttöön, ja ne edustavat Microsoft Corporationin julkaisuhetkellä voimassa olevia tietoja. Koska Microsoftin on vastattava muuttuviin markkinaolosuhteisiin, näitä tietoja ei voida tulkita Microsoftia sitoviksi, eikä Microsoft voi taata näiden tietojen paikkansapitävyyttä julkaisuajankohdan jälkeen. MICROSOFT EI ANNA MITÄÄN SUORIA, EPÄSUORIA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA TÄMÄN ESITYKSEN SISÄLTÄMISTÄ TIEDOISTA. Takaisin Tavoitteisiin