Microsoft® Lync™ 2010 Neuvottelut ja yhteiskäyttö Koulutus

Esitys aiheesta: "Microsoft® Lync™ 2010 Neuvottelut ja yhteiskäyttö Koulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Microsoft® Lync™ 2010 Neuvottelut ja yhteiskäyttö Koulutus

2 Tavoitteet Tämän kurssin sisältö:
Online-kokouksen asetukset Puhelinneuvottelu ja henkilökohtainen tunnus Online-kokouksen ajoittaminen Eri käyttöympäristöissä toimivien osallistujien kokoukset Lynciä ja Outlookia käyttäen Ammattitason esitysten pitäminen Viralliset esitykset näytön jakamistoimintoa, PowerPointia ja luonnoslehtiötä käyttäen Työskentely kenen kanssa tahansa – missä tahansa Työskentely yhdessä sijainnista riippumatta Microsoft Lync Attendeen käyttäminen Osallistu online-kokouksiin, vaikka Lync ei ole asennettuna

3 Online-kokouksen asetukset
Tässä osassa käsiteltävät asiat: Puhelinneuvottelu Henkilökohtaisen tunnusluvun (PIN-tunnuksen) määrittäminen Takaisin tavoitteisiin

4 Tietoja puhelinneuvottelusta
Puhelinneuvottelu Online-kokoukseen voi osallistua ääniyhteyden välityksellä soittamalla neuvottelupuhelun. Osallistuja voi olla organisaation oma työntekijä tai ulkopuolinen henkilö. Osallistuja liittyy kokouksen ääniosuuteen soittamalla kokouskutsussa ilmoitettuun numeroon ja antamalla neuvottelutunnuksen. Henkilökohtainen tunnusluku (PIN-tunnus) Jos et ole yrityksen verkossa ja haluat osallistua kokoukseen puhelimitse vetäjänä tai todennettuna soittajana, sinun on annettava alanumero ja PIN-tunnus. Todennettu soittaja työskentelee samassa yrityksessä kuin kokouksen järjestäjä, tai hän on yrityksen ulkopuolinen liitetty käyttäjä. Kaikki yrityksen sisäiset käyttäjät voivat osallistua kokoukseen todennettuina soittajina käyttämällä PIN-tunnusta ja alanumeroa. Kun käytät PIN-tunnusta, sinut tunnistetaan ja todennetaan ja nimesi sekä roolisi tulevat näkyviin osallistujaluetteloon. Huomautus: Jos et käytä PIN-tunnusta, voit silti soittaa kokoukseen. Tällöin sinua ei kuitenkaan voida todentaa etkä voi aloittaa puhelua vetäjänä. Takaisin tavoitteisiin

5 Henkilökohtaisen tunnusluvun (PIN-tunnuksen) määrittäminen
Avaa PIN-asetukset-sivu tekemällä jompikumpi seuraavista toiminnoista: Avaa Microsoft Lync, napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa avattavaa valikkoa, valitse Työkalut ja valitse sitten Puhelinneuvottelun asetukset. Avaa Lync, napsauta Puhelin painiketta ja valitse sitten PIN. PIN-asetusten tarkasteleminen Valitse PIN-asetukset-sivun Henkilökohtainen tunnusluku -kohdasta Kirjaudu sisään. Valitse Kieli-luettelosta haluamasi kieli ja valitse sitten Kirjaudu sisään. Valitse Luo uusi PIN -sivulta PIN tai Vaihda PIN. Kirjoita PIN-tekstiruutuun numero, joka täyttää PIN-tunnuksen muotovaatimukset, ja kirjoita sitten sama numero uudelleen Vahvista PIN-koodi -tekstiruutuun. Kun olet valmis, valitse OK. HUOMAUTUS: kun määrität oman PIN-tunnuksen, sinun on oltava yrityksen verkossa. Takaisin tavoitteisiin

6 Puhelinneuvottelun asetukset
Puhelinneuvottelun asetukset -sivulla on myös muuta hyödyllistä tietoa, esimerkiksi seuraavat: Määritetyt neuvottelutiedot Näitä tietoja ovat itsellesi määritetty neuvottelutunnus ja kokouksen URL-osoite, jotka näkyvät automaattisesti lähettämässäsi kokouskutsussa silloin, kun ajoitat kokouksen Outlook-apuohjelmalla. Huomaa, että voit määrittää neuvottelutiedot uudelleen käyttämällä sivulla olevaa linkkiä. Puhelinneuvottelun numerot Osallistujat voivat etsiä tästä luettelosta sijaintiaan vastaavat paikalliset numerot. Neuvottelun DTMF-toiminnot (äänitaajuusvalinnat) Näillä äänitaajuuskomennoilla voit hallita kokouksen toimintoja, esimerkiksi vaimentaa äänen ja poistaa vaimennuksen tai lukita ja poistaa lukituksen.

7 Online-kokouksen ajoittaminen
Tässä osassa käsiteltävät asiat: Online-kokouksen ajoittaminen Outlookilla Kokousasetusten valitseminen Ääniasetusten valitseminen Takaisin tavoitteisiin

8 Online-kokouksen ajoittaminen
Microsoft Outlookin online-kokousapuohjelma asennetaan automaattisesti Lyncin asennuksen yhteydessä. Voit ajoittaa online-kokouksen seuraavilla tavoilla: Valitse Outlookin Aloitus-välilehdessä Uudet kohteet ja valitse sitten Online-kokous. Siirry Outlookin kalenterinäkymään ja määritä aikataulu valitsemalla Outlookin valintanauhasta Uusi online-kokous. TAI Kaksoisnapsauta kalenterinäkymässä ajankohtaa, jolloin haluat pitää kokouksen. Valitse työkaluriviltä Online-kokous. Online-kokous Takaisin tavoitteisiin

9 Takaisin tavoitteisiin
Kokouskutsu Online-kokouskutsussa näkyvät seuraavat tiedot: Liity online-kokoukseen -linkki äänitiedot neuvottelutunnus PIN-koodin vaihtomahdollisuus ohje uusille käyttäjille Huomautus: Voit lisätä kokouksen esityslistan kutsussa näkyvien pisteviivojen ylä- tai alapuolelle. Älä tee muutoksia pisteviivojen välissä oleviin tietoihin, koska muutetut tiedot voivat estää kokoukseen osallistumisen. Takaisin tavoitteisiin

10 Kokousasetusten mukauttaminen
Jos haluat muuttaa kokouksen oletusasetuksia, valitse Outlookin valintanauhasta Kokousasetukset ja määritä haluamasi asetukset käyttöoikeustasoa, esittäjiä ja ääntä varten. Valitse Mukauta tämän kokouksen esittäjiä ja kokoukseen pääsyä. Huomaa, että valitsemalla tämän asetuksen luot uuden kokouslinkin ja neuvottelutunnuksen. Valitse haluamasi asetukset Käyttöoikeus- ja Esittäjä-kohtiin. Asetukset käydään tarkemmin läpi tässä osiossa. Takaisin tavoitteisiin

11 Kokouksen käyttöoikeusasetusten mukauttaminen
Määritä, kuka voi ohittaa odotustilan ja kirjautua suoraan kokoukseen. Odotustila on virtuaalinen odotusalue, josta voi siirtyä kokoukseen vain kokouksen järjestäjän tai esittäjän luvalla. Valitse Käyttöoikeus-osasta jokin seuraavista vaihtoehdoista: Vain järjestäjä (lukittu): ainoastaan kokouksen järjestäjä kirjautuu suoraan kokoukseen odottamatta odotustilassa. Organisaatiostani kutsumani henkilöt: vain ne kutsutut, jotka on todennettu yrityksen verkossa, ohittavat odotustilan. Organisaationi henkilöt: kuka tahansa yrityksen verkossa oleva henkilö, jolla on kokouslinkki, voi ohittaa odotustilan. Kaikki, myös organisaation ulkopuoliset henkilöt (rajoituksia ei ole): kuka tahansa henkilö, jolla on kokouslinkki, voi ohittaa odotustilan. Puhelimella soittamalla liittyvät henkilöt ohittavat odotustilan: kuka tahansa henkilö, joka soittaa puhelimella kokoukseen, voi ohittaa odotustilan (ellei kokous ole lukittu). Käyttöoikeusasetukset Takaisin tavoitteisiin

12 Esittäjän asetusten mukauttaminen
Oletusarvoisesti vain esittäjät ja järjestäjät voivat jakaa työpöytänsä ja sovelluksensa muiden käyttöön, esittää tiedostoja sekä hallita kokousasetuksia. He määrittävät myös, kenellä on lupa osallistua kokoukseen. Valitse Esittäjät-osasta jokin seuraavista vaihtoehdoista: Vain järjestäjä: vain kokouksen järjestäjä voi jakaa sisältöä ja hyväksyä henkilöitä odotustilasta. Organisaationi henkilöt: kuka tahansa yrityksen henkilö voi jakaa sisältöä ja hyväksyä henkilöitä odotustilasta. Kaikki, myös organisaation ulkopuoliset henkilöt (rajoituksia ei ole): kuka tahansa (myös yrityksen ulkopuolinen, todentamaton henkilö) voi jakaa sisältöä ja hyväksyä henkilöitä odotustilasta. Valitsemani henkilöt: jos haluat valita tietyt henkilöt esittäjiksi, valitse Esittäjien hallinta ja lisää haluamasi henkilöt Esittäjät-luetteloon. Huomautus: Voit myös määrittää osallistujan esittäjäksi ja takaisin osallistujaksi kokouksen aikana. Napsauta kokouksen aikana Henkilöt-ruudussa näkyvää osallistujan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Aseta esittäjäksi. Takaisin tavoitteisiin

13 Ääniasetusten mukauttaminen
Kun haluat mukauttaa ääniasetuksia, valitse Kokousasetukset-ikkunan Ääni ja puhelin -välilehti. Valitse sijainti, josta useimmat osallistujat soittavat kokoukseen. Jos haluat vaihtaa PIN-tunnuksen, siirry Kokoukseen soittaminen ja PIN-koodin hallinta -sivulle valitsemalla Hanki PIN-tunnus. Jos haluat ottaa käyttöön liittymis- ja poistumisilmoitukset, valitse Ota käyttöön tämän kokouksen liittymis- ja poistumisilmoitus -valintaruutu. Huomautus: voit muuttaa liittymis- ja poistumisilmoitus -asetusta myös kokouksen aikana. Takaisin tavoitteisiin

14 Mukautettujen asetusten tallentaminen
Voit tallentaa määrittämäsi asetukset oletusasetuksiksi niin, että ne tulevat automaattisesti käyttöön seuraavissa kokouksissa. Valitse Muista asetukset. Valitse OK. Muista asetukset Takaisin tavoitteisiin

15 Takaisin tavoitteisiin
Kutsun lähettäminen Kun olet määrittänyt kokouksen asetukset, lisää osallistujat, tarkista, että kokouksen päivämäärä ja aika on oikein, ja lähetä kutsu. Kokouspyyntö tulee näkyviin kalenteriisi, ja kutsut lähetetään osallistujille. Takaisin tavoitteisiin

16 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 1 Kokouksen ajoittaminen Outlookissa ja roolien ja käyttöoikeuksien määrittäminen. Avaa Outlook ja siirry kalenterinäkymään. Valitse Outlookin valintanauhasta Uusi online-kokous. Kirjoita kokouksen aihe ja valitse päivämäärä, kellonaika ja osallistujat. Valitse Outlookin valintanauhasta Kokousasetukset ja valitse sitten Mukauta tämän kokouksen esittäjiä ja kokoukseen pääsyä. Valitse Käyttöoikeus-kohdasta, kuka voi liittyä kokoukseen suoraan ohittamalla odotustilan. Valitse Esittäjät-kohdasta Valitsemani henkilöt ja lisää esittäjät valitsemalla Esittäjien hallinta. Kun olet valmis, valitse OK ja lähetä kutsu. Takaisin tavoitteisiin

17 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 2 Ajoitetun Outlook-kokouksen muuntaminen online-kokoukseksi. Avaa tavallinen Outlook-kokous, jonka olet jo ajoittanut. Valitse Outlookin valintanauhasta Online-kokous. Online-kokouksen tiedot päivittyvät kokouskutsuun. Liity online-kokoukseen- ja Kokousasetukset -vaihtoehdot tulevat näkyviin Outlookin valintanauhaan. Valitse Outlookin valintanauhasta Kokousasetukset ja valitse sitten Mukauta tämän kokouksen esittäjiä ja kokoukseen pääsyä. Valitse Käyttöoikeus-kohdasta Organisaationi henkilöt. Valitse Esittäjät-kohdasta Valitsemani henkilöt ja lisää esittäjät valitsemalla Esittäjien hallinta. Kun olet valmis, valitse OK ja valitse sitten Lähetä päivitys. Takaisin tavoitteisiin

18 Ammattitason esitysten pitäminen
Tässä osassa käsiteltävät asiat: Kokoukseen liittyminen Ääniasetusten valitseminen Sisällön jakaminen ja tietojen yhteiskäyttö Erilaiset esitystyökalut Kokouksen tallentaminen Takaisin tavoitteisiin

19 Kokoukseen liittyminen
Voit liittyä kokoukseen seuraavilla tavoilla: Napsauta Outlook-kutsussa olevaa Liity online- kokoukseen -linkkiä tai kokouslinkkiä. Jos käytössäsi on Microsoft Outlook, napsauta Outlook- muistutuksen Liity online- kokoukseen -painiketta. Kopioi kokouslinkki ja liitä se selainikkunaan. Liity online-kokoukseen Takaisin tavoitteisiin

20 Kokouksen ääniasetusten valitseminen
Valitse jokin seuraavista ääniasetuksista: Älä yhdistä ääntä: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat liittyä kokouksen ääniosuuteen puhelimella neuvottelunumeroa ja -tunnusta käyttäen. Jos soitat kokoukseen vetäjänä tai todennettuna soittajana, huomaa, että tarvitset myös PIN-tunnuksen ja alanumeron. Käytä Lynciä (integroitu ääni ja video): Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää tietokoneen ääntä. Varmista Äänilaiteasetuksista, että mikrofoni ja kaiuttimet toimivat oikein. Valitse kokousikkunassa valikkoriviltä Asetukset ja valitse sitten Äänilaiteasetukset. Soita minulle numeroon: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että Lync soittaa sinulle automaattisesti ja kirjaa sinut sisälle kokoukseen. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, liityt kokoukseen Lyncillä, mutta kuuntelet kokouksen ääniosuutta puhelimella. Sinun ei tarvitse antaa puhelinnumeroa tai neuvottelutunnusta. Takaisin tavoitteisiin

21 Takaisin tavoitteisiin
Työpöydän jakaminen Kun olet kirjautunut sisään kokoukseen, käytössäsi on erilaisia yhteiskäyttöominaisuuksia. Voit esimerkiksi jakaa työpöytäsi tai käyttämäsi ohjelman muiden käyttöön, pitää PowerPoint-esityksen tai lisätä luonnoslehtiön, kyselydian tai liitteitä. Jaa työpöytä seuraavasti: Kun online-kokous on käynnissä, valitse Jaa. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Työpöytä. Näytön ylälaitaan tulee näkyviin palkki, ja näytön ympärillä näkyy hehkutehoste. Kun haluat, ettei työpöytäsi ole enää kaikkien näkyvillä, valitse Lopeta jakaminen. Takaisin tavoitteisiin

22 Takaisin tavoitteisiin
Ohjelman jakaminen Jaa ohjelma ja siihen liittyvät ikkunat seuraavasti: Kun online-kokous on käynnissä, valitse Jaa. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Ohjelma. Valitse ohjelma, jonka haluat jakaa. Näytön ylälaitaan tulee näkyviin palkki, ja sovellusikkunan ympärillä näkyy hehkutehoste merkkinä siitä, että ohjelma on jaettu. Kun haluat, ettei sovellus ole enää kaikkien näkyvillä, voit milloin tahansa valita Lopeta jakaminen. Lopeta jakaminen Takaisin tavoitteisiin

23 Jakamisistunnon hallinnan antaminen ja ottaminen takaisin
Kun aloitat jakamisen, päätät yksin siitä, mitä osallistujat kokouksessa näkevät. Voit antaa myös muiden hallita jakamisistuntoa ja ottaa hallinnan takaisin missä vaiheessa haluat. Hallinnan antaminen Valitse näytön ylälaidassa olevasta jakopalkista Luovuta hallinta. Napsauta sen henkilön nimeä, jolle haluat jakaa hallinnan, ja valitse vahvistusruudussa OK. Tällä henkilöllä on nyt jakamisistuntosi hallinta, ja hän voi käsitellä jakamaasi sisältöä käyttämällä omaa näppäimistöään ja hiirtään. Samalla hänen online-kokouksen työkalurivilleen tulee näkyviin Vapauta hallinta -vaihtoehto. Kun haluat ottaa hallinnan takaisin, valitse Luovuta hallinta -valikosta Ota hallinta takaisin. Luovuta hallinta Takaisin tavoitteisiin

24 Jakamisistunnon hallinnan pyytäminen
Osallistujat voivat pyytää jakamisistuntosi hallintaa milloin vain. Saat asiasta ilmoituksen ja voit vastata pyyntöihin Hyväksy tai Hylkää. Voit myös määrittää, että osallistujat voivat pyytäessään saada jakamisistunnon hallinnan automaattisesti. Toimi seuraavasti: Valitse näytön ylälaidassa olevasta jakopalkista Luovuta hallinta ja valitse sitten Hyväksy hallintapyynnöt automaattisesti. Valitse OK. Pyydä hallinta -vaihtoehto on kaikkien osallistujien käytettävissä, ja järjestelmä hyväksyy pyynnöt automaattisesti. Voit poistaa asetuksen käytöstä milloin tahansa Luovuta hallinta -valikon komennoilla. Myös osallistujat voivat käyttää hallinnan vapauttamistoimintoa. Huomautus: istunnon hallinta voi olla vain yhdellä henkilöllä kerrallaan. Takaisin tavoitteisiin

25 PowerPoint-esityksen pitäminen
Pidä PowerPoint-esitys seuraavasti: Valitse kokousikkunassa Jaa. Valitse Jaa ja valitse sitten PowerPoint-esitys. Kaksoisnapsauta PPT-tiedostoa, jonka haluat jakaa. Diat tulevat näkyviin näyttämöalueelle. Voit siirtyä diasta toiseen kokousikkunan oikeassa alakulmassa olevilla nuolilla. Saat muistiinpanot näkyviin valitsemalla Näytä esittäjän muistiinpanot. Saat pikkukuvat näkyviin napsauttamalla Näytä pikkukuvat -kuvaketta. Kokousikkunan alalaidassa olevilla toiminnoilla voit esimerkiksi lisätä dioihin huomautuksia tai kuvan tai käyttää laserosoitinta. Kun haluat lopettaa PowerPoint-esityksen, valitse Lopeta esitys. Näytä esittäjän muistiinpanot Huomautustyökalut Näytä pikkukuvat Takaisin tavoitteisiin

26 Luonnoslehtiön lisääminen
Voit kirjoittaa luonnoslehtiöön muistiinpanoja kaikille tai lisätä tyhjän sivun yhteistä ideointia varten. Kaikki kokoukseen osallistuvat voivat kirjoittaa ja piirtää luonnoslehtiöön. Valitse kokousikkunassa Jaa. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Uusi luonnoslehtiö. Luonnoslehtiön sivu lisätään näyttämöalueelle. Kun haluat kirjoittaa tai piirtää luonnoslehtiöön, käytä kokousikkunan alalaidassa olevia työkaluja. Kun olet valmis, valitse Lopeta jakaminen. Takaisin tavoitteisiin

27 Kyselydian lisääminen
Luo kokouksessa käytettävä kyselydia seuraavasti: Valitse kokousikkunassa Jaa. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Uusi kysely. Kirjoita kyselysivun nimi, kysymys ja vastausvaihtoehdot. Kun olet valmis, valitse OK. Kyselysivu lisätään kokouksen näyttämöalueelle, ja osallistujat voivat vastata kysymykseen napsauttamalla vastausvaihtoehtoja. Sivun alalaidassa olevilla toimintopainikkeilla voit hallita kyselysivua, esimerkiksi avata tai sulkea kyselyn tai piilottaa tulokset tai tuoda ne näkyviin. Takaisin tavoitteisiin

28 Kokousmuistiinpanojen tekeminen OneNotella
Kirjoita kokousmuistiinpanot Microsoft OneNotella. Järjestelmä poimii kokouksen osallistujien nimet automaattisesti ja tallentaa ne OneNoteen. Valitse online-kokouksen työkaluriviltä Toiminnot. Huomautus: jos työkalurivi ei ole näkyvissä, aktivoi se Alt-näppäimellä. Valitse Tee muistiinpanoja OneNoten avulla. OneNote avautuu, ja voit kirjoittaa kokousmuistiinpanot. Järjestelmä lisää kokouksen osallistujien luettelon automaattisesti OneNoteen. Takaisin tavoitteisiin

29 Videon lisääminen kokoukseen
Lisää video kokoukseen seuraavasti: Asenna verkkokamera laitteen ohjeiden mukaisesti. Napsauta videovalikkonuolta ja valitse sitten Videolaiteasetukset. Määritä tarvittavat verkkokameran asetukset ja valitse sitten OK. Napsauta videovalikkonuolta ja valitse sitten Lisää video. Video näkyy kaikille kokouksen osallistujille. Kun napsautat videota hiiren kakkospainikkeella, näyttöön avautuu valikko, jossa on seuraavat komennot: Keskeytä oman videon toistaminen, Piilota oma esikatselu, Laajenna oma esikatselu, Erillinen video, Näytä koko näyttö ja Videolaiteasetukset. Huomautus: Kun olet valinnut jonkin valikkotoiminnon, voit perua komennon napsauttamalla videota uudelleen hiiren kakkospainikkeella. Jos olet esimerkiksi keskeyttänyt videon toistamisen, voit jatkaa toistamista napsauttamalla videota uudelleen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Aloita oma video. Videon ylälaidan toiminnoilla voit esimerkiksi keskeyttää videon toistamisen, siirtyä koko näytön tilaan tai siirtää videon erilliseen ikkunaan. Takaisin tavoitteisiin

30 Liitteiden lisääminen tai tarkasteleminen
Kun haluat lisätä kokoukseen tiedoston (esimerkiksi tiivistelmän tai esityksen) osallistujien ladattavaksi, tee näin: Napsauta Lisää tai tarkastele liitteitä -painiketta. Valitse Liitteet-valintaikkunassa Lisää liitteitä. Valitse ladattava tiedosto ja valitse sitten Avaa . Jokainen kokouksen osallistuja voi oletusarvoisesti tallentaa liitteet paikallisesti. Jos haluat rajoittaa liitteiden käyttöä käyttöoikeuksilla, napsauta tiedoston vieressä olevaa nuolta, vie osoitin kohtaan Määritä käytettäväksi seuraaville ja valitse jokin seuraavista: Kokouksen järjestäjä, Esittäjät, Kaikki. Voit muuttaa käyttöoikeustasoa milloin tahansa kokouksen aikana. Vihje: Jotta osallistujat keskittyvät paremmin esitykseesi ilman häiriötekijöitä, voit rajoittaa käyttöoikeudet kokouksen alussa järjestäjälle tai esittäjille ja määrittää tiedoston kaikkien käytettäväksi esityksen jälkeen. Kokouksen osallistujat voivat napsauttaa Lisää tai tarkastele liitteitä -painiketta ja ladata sitten tiedoston paikalliseen sijaintiin napsauttamalla tiedostoa. Takaisin tavoitteisiin

31 Kokouksen tallentaminen
Tallenna kokous seuraavasti: Napsauta kokousikkunassa Lisää vaihtoehtoja -painiketta ja valitse sitten Aloita tallentaminen. Keskeytä- ja Lopeta-komennot tulevat näkyviin kokousikkunan alalaitaan. Napsauta Lopeta-painiketta ja mukauta tarvittaessa Lopeta tallentaminen - ikkunassa olevia asetuksia. Lync tallentaa tallenteet oletusarvoisesti Lync-tallennemuodossa seuraavaan sijaintiin: C:\Käyttäjät\käyttäjänimi\LyncRecordings. Jos haluat valita toisen tallennuspaikan, valitse Selaa. Käytössä on oletusarvoisesti myös .wmv-tallennusmuoto. Jollei vaihtoehtoa ole näkyvissä, valitse Luo myös versio, joka voidaan julkaista muille (.wmv) - valintaruutu. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, tallenne tallennetaan yhtenä .wmv- videotiedostona, jonka voit lähettää muille. Takaisin tavoitteisiin

32 Tallenteen katseleminen
Voit katsella tallennetta seuraavasti: Valitse Käynnistä, Kaikki ohjelmat, Microsoft Lync ja valitse sitten Microsoft Lyncin tallenteiden hallinta. Vihje: voit avata Tallenteiden hallinnan myös Lyncistä. Valitse valikkoriviltä Työkalut ja valitse sitten Tallenteiden hallinta. Valitse Tallenteiden hallinta -ikkunassa, haluatko tallenteen katselumuodoksi Lync- tallenteen vai Windows Media -tallenteen. Valitse Tallenteiden hallinta -ikkunan ylälaidasta vastaava välilehti. Valitse tallenne ja valitse sitten Toista. Jos olet valinnut tallennemuodoksi Windows Media -tallenteen, tallenne toistetaan Windows Media Playerissa. Jos olet valinnut Lync-tallennemuodon, tallenne toistetaan Lync-tallenteiden toisto-ohjelmalla. Takaisin tavoitteisiin

33 Takaisin tavoitteisiin
Tallenteen jakaminen Voit jakaa tallenteen muiden kanssa seuraavasti: Avaa Tallenteiden hallinta ja valitse Windows Media -tallenteet -välilehti. Valitse tallenne ja siirry tallenteen tallennussijaintiin valitsemalla Selaa. Kopioi tiedosto ja siirrä se sellaiseen sijaintiin, josta muut voivat sitä käyttää. Jos tallenne on vain Lync-tallennemuodossa ja haluat siitä myös WMV-version, tee näin: Valitse Lync-tallenteet-välilehti. Valitse tallenne ja valitse sitten Julkaise. Voit halutessasi muuttaa Tallenna ja julkaise -ikkunassa tallenteen nimeä ja polkua.Valitse sitten OK. VIHJE: voit julkaista tallenteen myös suoraan sellaiseen sijaintiin, jossa se on muiden saatavilla, esimerkiksi SharePoint-ryhmäsivustoon. Takaisin tavoitteisiin

34 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 3 Oman työpöydän ja sovellusten jakaminen Kirjaudu sisään kokoukseen valitsemalla Liity online-kokoukseen. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Työpöytä. Huomaa, että jakamisen tila näkyy näytön ylälaidassa olevassa jakopalkissa ja kokouksen kullanvärisessä palkissa. Avaa näyttämöalue valitsemalla Esikatselu. Valitse jakamisen työkaluriviltä Lopeta jakaminen. Valitse avattavasta Jaa-valikosta Ohjelma. Valitse jaettava ohjelma. Jakamisen tila näkyy jakopalkissa sekä kokouksessa näkyvässä ilmoituksessa. Valitse Lopeta jakaminen. Takaisin tavoitteisiin

35 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 4 PowerPoint-esityksen pitäminen Valitse avattavasta Jaa-valikosta PowerPoint-esitys. Valitse PowerPoint-tiedosto ja valitse sitten Avaa. Voit siirtyä diasta toiseen tai lisätä niihin kommentteja käyttämällä näytön alalaidassa olevia työkaluja. Valitse Lopeta jakaminen. Takaisin tavoitteisiin

36 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 5 Luonnoslehtiön lisääminen ja käyttäminen Valitse avattavasta Jaa-valikosta Uusi luonnoslehtiö. Luonnoslehtiösivu lisätään kokoukseen. Voit lisätä kommentteja luonnoslehtiöön näytön alalaidassa olevilla työkaluilla. Valitse Lisää kuva ja valitse sitten kuva, jonka haluat lisätä luonnoslehtiöön. Lisää nuoli, valintamerkki ja X-leimat leimapainikkeella. Valitse Lopeta jakaminen. Takaisin tavoitteisiin

37 Työskentely kenen kanssa tahansa – missä tahansa
Tässä osassa käsiteltävät asiat: Yhteistyö yhteyshenkilöiden kanssa Ajoittamattoman online-kokouksen pitäminen Ajoittamattoman neuvottelupuhelun soittaminen Takaisin tavoitteisiin

38 Yhteistyö yhteyshenkilöiden kanssa
Voit hyödyntää Lyncin neuvottelu- ja yhteiskäyttöominaisuuksia tarvitsematta järjestää ajoitettua online-kokousta. Voit jakaa näytön muualla olevan kollegan kanssa, pitää PowerPoint-esityksen tai käyttää online-luonnoslehtiötä ideointiin. Kun kaksoisnapsautat yhteyshenkilön nimeä, näyttöön avautuu keskusteluikkuna. Valitse haluamasi esitysvaihtoehto avattavasta Jaa-valikosta: Työpöytä Ohjelmat PowerPoint-esitys Uusi luonnoslehtiö Uusi kysely Voit hyödyntää yhteiskäytön ja jakamisen toimintoja samalla tavoin kuin ajoitetuissa kokouksissa. Takaisin tavoitteisiin

39 Ajoittamattoman online-kokouksen pitäminen
Jos haluat järjestää online-kokouksen pikaisesti ja kutsua siihen osallistujat, valitse Pikakokous-vaihtoehto. Avaa Lync, napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa Näytä valikko -nuolta ja valitse sitten Pikakokous. Valitse ääniasetus ja kirjaudu sisään kokoukseen. Kun ryhdyt kutsumaan osallistujia, napsauta avattavaa Henkilöasetukset-valikkoa. Voit lisätä organisaatiossa olevia henkilöitä, organisaation ulkopuolisia henkilöitä sekä puhelimella kutsuttavia henkilöitä valitsemalla Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla. Voit myös vetää yhteystietojen nimiä yhteystietoluettelosta ja pudottaa ne kokousikkunaan. Jos haluat lähettää kutsun sähköpostitse organisaatiossa tai organisaation ulkopuolella olevalle henkilölle, valitse Kutsu sähköpostilla ja lähetä automaattisesti aukeava Outlook-kutsu. Takaisin tavoitteisiin

40 Ajoittamattoman neuvottelupuhelun soittaminen
Ajoittamattoman neuvottelupuhelun soittaminen usealle yhteyshenkilölle Avaa yhteystietoluettelo, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja valitse yhteystietoluettelosta henkilöt, joille haluat soittaa. Napsauta viimeisen yhteyshenkilön kuvaa tai tavoitettavuuspainiketta hiiren kakkospainikkeella, siirrä osoitin Aloita neuvottelupuhelu -kohtaan ja valitse Lync. Yhteyshenkilösi saavat neuvottelukutsuilmoituksen, jonka avulla he voivat liittyä neuvotteluun. Neuvottelukutsuilmoitus Ajoittamattomaan neuvottelupuheluun liittyminen Jos sinut on kutsuttu puhelinneuvotteluun, sinut liitetään siihen, kun napsautat tietokoneen oikeassa alakulmassa näkyvää neuvottelukutsun ponnahdusilmoitusta. Takaisin tavoitteisiin

41 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 6 Aloita ajoittamaton online-kokous (pikakokous) Avaa Lync, napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa Näytä valikko -nuolta ja valitse sitten Pikakokous. Napsauta Henkilöasetukset-painiketta ja valitse Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla. Etsi yhteystieto tai valitse se luettelosta ja valitse sitten OK. Kutsutulle lähetetään ilmoitus, ja hän voi liittyä kokoukseen napsauttamalla ponnahdusilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy. Takaisin tavoitteisiin

42 Microsoft® Lync™ 2010 Attendee
Tässä osassa käsiteltävät asiat: Tietoja Lync Attendeesta Kokouksiin liittyminen Lync Attendeeta käyttämällä Ääni- ja videoasetusten määrittäminen Lync Attendeen asetukset Takaisin tavoitteisiin

43 Microsoft Lync 2010 Attendee
Lync Attendee on asiakassovellus, jolla voit osallistua online-kokouksiin. Lync ei tarvitse olla asennettuna. Et tarvitse myöskään tiliä kokousta isännöivään palvelimeen. Ominaisuudet Kun käytät neuvotteluissa Lync Attendeeta, käytössäsi ovat pikaviestit, ääni, video ja kaikki tietojen yhteiskäyttöominaisuudet. Yhteentoimivuus Jos sekä Lync Attendee että Communicator 2007 R2 ovat asennettuina, kokouksessa käytettävä ohjelma avautuu automaattisesti, kun liityt online-kokoukseen. Takaisin tavoitteisiin

44 Lync Attendeen vaatimukset
Jos käytät Windowsia, et tarvitse kuin Lync Attendeen ja kokouslinkin, jonka saat yleensä sähköpostitse kokouksen järjestäjältä. Lync Attendee valitsee automaattisesti parhaat laiteasetukset online-kokousta varten. Voit myös halutessasi muokata asetuksia itse. Kun sekä Communicator 2007 R2 että Lync Attendee ovat asennettuina ja muutat laiteasetuksia yhdessä sovelluksessa, tallentamasi muutokset tallentuvat myös toiseen sovellukseen. Lync Attendee voi olla tietokoneessasi organisaatiosi asentamana. Voit myös ladata sen, jos organisaatiosi niin sallii, osoitteesta Takaisin tavoitteisiin

45 Liittyminen yrityksen tunnistetietoja käyttämällä
Käytä yrityksen tunnistetietoja seuraavasti: Avaa Lync Attendeen kirjautumisikkuna napsauttamalla kutsussa olevaa kokouslinkkiä. Valitse Liity yrityksen tunnistetietoja käyttämällä. Kirjoita Sisäänkirjautuminen-osoiteruutuun sähköpostiosoitteesi esimerkissä kuvatulla tavalla. Valitse Liity. Valitse Ääni-vaihtoehto ja valitse sitten OK. Kirjaudut sisään kokoukseen, ja käytössäsi on ääni ja video sekä pikaviestitoiminnot muiden osallistujien kanssa viestimistä varten. Takaisin tavoitteisiin

46 Liittyminen vierailijana
Kun liityt vierailijana, tee näin: Valitse kirjautumisikkunassa Liity vierailijana. Kirjoita nimesi siinä muodossa kuin haluat sen näkyvän kokouksessa. Valitse sitten Liity. Jos organisaatiossa on odotustila käytössä, siirryt sinne, kunnes esittäjä hyväksyy sinut kokoukseen. Muuten kirjaudut sisään kokoukseen automaattisesti. Odotustil a Takaisin tavoitteisiin

47 Ääni- ja videoasetusten tarkasteleminen
Lync Attendee määrittää asetukset automaattisesti sen mukaan, mihin laitteeseen muodostat yhteyden. Ääniasetusten tarkistaminen Valitse työkaluriviltä Asetukset. Jos työkalurivi ei ole näkyvissä, aktivoi se painamalla näppäimistön Alt-näppäintä. Valitse Äänilaiteasetukset. Valitse Lync Attendeen asetukset -ikkunan Äänilaite-välilehti. Takaisin tavoitteisiin

48 Ääni- ja videoasetusten määrittäminen
Tarkista kaiuttimen ja mikrofonin asetukset Äänilaite-välilehdestä ja säädä niitä tarvittaessa. Valitse Videolaite-välilehti ja valitse sitten verkkokamera, jota haluat käyttää. Jos haluat säätää asetuksia, valitse Verkkokameran asetukset. Äänilaite Videolaite Takaisin tavoitteisiin

49 Lync Attendeen asetukset
Voit myös tarkistaa Lync Attendeen asetukset ja muokata niitä ennen kokouksen alkamista. Valitse Käynnistä ja valitse Kaikki ohjelmat. Valitse Microsoft Lync Attendee. Asetukset näkyvät Lync Attendeen asetukset -ikkunassa. Voit halutessasi muuttaa asetuksia. Takaisin tavoitteisiin

50 Kertaus Tällä kurssilla käsiteltiin seuraavia asioita:
Online-kokouksen asetukset Puhelinneuvottelu ja henkilökohtainen tunnus Online-kokouksen ajoittaminen Eri käyttöympäristöissä toimivien osallistujien kokoukset Lynciä ja Outlookia käyttäen Ammattitason esitysten pitäminen Viralliset esitykset näytön jakamistoimintoa, PowerPointia ja luonnoslehtiötä käyttäen Työskentely kenen kanssa tahansa – missä tahansa Työskentely yhdessä sijainnista riippumatta Microsoft Lync Attendeen käyttäminen Osallistu online-kokouksiin, vaikka Lync ei ole asennettuna

51 Takaisin tavoitteisiin
© 2010 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server ja muut tuotenimet ovat tai saattavat olla rekisteröityjä tavaramerkkejä ja/tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa / muilla alueilla. Tässä annetut tiedot on tarkoitettu vain tiedoksi, ja ne edustavat Microsoft Corporationin näkemystä tämän esityksen ajankohtana. Koska Microsoftin on reagoitava muuttuviin markkinaolosuhteisiin, tietoja ei tule pitää sitoumuksena Microsoftin osalta, eikä Microsoft voi taata tämän esityksen päivämäärän jälkeen annettujen tietojen oikeellisuutta. MICROSOFT EI ANNA MITÄÄN NIMENOMAISIA, EPÄSUORIA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA TÄSSÄ ESITYKSESSÄ ANNETUISTA TIEDOISTA. Takaisin tavoitteisiin