”ITÄ-SUOMEN RAKENNERAHASTOPÄIVÄT 30.9.-1.10.2010” KAJAANI Hallintoviranomainen (välittävä toimielin) menojen tukikelpoisuuden varmentajana Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueiden kehittämisyksikkö Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo

* Hallintoviranomaisen tehtävät ml. välittävät SISÄLTÖ * Hallintoviranomaisen tehtävät ml. välittävät * toimielimet menojen tukikelpoisuuden varmistamisessa * hanketarkastustulosten kommentointi * Artikla13 mukainen menojen tarkastus/varmennus * välittävissä toimielimissä maksatushakemusten käsittelyn ja paikan päällä tehtävien tarkastusten yhteydessä esille tulleita menojen tukikelvottomuusongelmia (erityisesti ESR-hankkeita koskevat havainnot, mutta yleistettävissä myös osin EAKR-hankkeissa * Paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa havaituista euromääräisistä virheistä virhetyyppiluokitus

Rakennerahasto-ohjelmien hallinnointiin nimetyt viranomaiset TARKASTUSVIRANOMAINEN (TAR) VM /Valtiovarain controller-toiminto Finassineuvos Jan Holmberg TODENTAVA VIRANOMAINEN (TOVI) TEM / Talousyksikkö / Tarkastusneuvos Kari Rouvinen HALLINTOVIRANOMAINEN (HVO) TEM/ Alueiden kehittämisen yksikkö Alivaltiosihteeri Heikki Aurasmaa sekä Rakennepolitiikkaryhmä aluekehitysjohtaja Jussi Yli-Lahti ja Rakennerahastojen hallinnointiryhmä hallitusneuvos Lippe Koivuneva VÄLITTÄVÄ TOIMIELIN (ELY-keskukset ja maakuntien liitot) --> suorittaa hallinto- tai todentamisviranomaisen tehtäviä kyseisen viranomaisen vastuulla.

Hallintoviranomainen TEM Vastuu rakennerahasto-ohjelmien toimeenpanosta ja sen toimivuudesta : toiminnan EU- säännösten ja kansallisen lainsäädännön vaatimusten mukaisuus -> delegoinut (tuen myöntäminen, maksaminen, korjaavat toimet) tehtävät välittäville toimielimille, vastuu edelleen hallintoviranomaisella -> välittävän toimielimen toiminnan ohjaus ja valvonta delegoitujen tehtävien hoidossa (lainsäädännön valmistelu, ohjeistus, koulutus,käynnit välittävissä toimielimissä

Jäsenvaltioiden keskeiset valvontamenettelyt (Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomus vuodelta 2007)

Rahaliikenne ja menojen todentaminen KOMISSIO hankkii riittävän varmuuden menojen tukikelpoisuudesta ja maksaa jäsenvaltiolle rahastojen rahoitusosuuden (EAKR/ESR) TODENTAMISVIRANOMAINEN tarkistaa välittävän toimielimen ja hallinto- viranomaisen varmentamat kustannukset, varmistuu että hallinto- ja valvonta- järjestelmä toimii, todentaa ja vahvistaa menot komissiolle VÄLITTÄVÄ TOIMIELIN tekee As. 1828/2006 art 13 hallinnolliset ja paikan päällä tarkastukset, päättää menojen tukikelpoisuudesta ja maksaa tuensaajalle ja ilmoittaa tukikelpoiset menot TOVIlle komissiolle lähetettävää menoilmoitusta varten TUENSAAJA maksaa ja toimittaa hankkeen tuotteet ja palvelut, hakee kustannukset maksuun jälkikäteen välittävältä toimielimeltä

Ohjelmakauden 2007-2013 tavoitteena rakennerahastomenojen virhetason pienentäminen Tärkeää havaita ja korjata virheet mahdollisimman varhaisessa prosessin vaiheessa (hankkeiden valinta, menojen varmentaminen) Hyväksyttävä virhetaso nyt 2%. Entä jatkossa? Tuensaaja TAR TOVI Välittävä toimielin HVO Lähde: Management Verifications carried out on projects co-financed by Structural Funds, 2007 – 2013 (Ireland)

Artikla 13 mukaiset hallinnolliset ja paikan päällä tarkastukset Toteutuneiden menojen tukikelpoisuuden ja tosiasiallisuuden tarkastamisen TÄRKEIN vaihe ( Hankkeen toiminnan ja menojen tukikelpoisuuden varmistaminen hankkeen valintavaiheessa, aloituspalaverit, ohjausryhmä) Artikla 13 mukaiset hallinnolliset ja paikan päällä tarkastukset a) tuensaajan jokaista maksatushakemusta koskevat hallinnolliset tarkastukset; -> Asiakirjatarkastus /hallinnollinen tarkastus / desk-based check b) yksittäisiä toimia koskevat, paikan päällä tehtävät tarkastukset -> otannalla (korkean riskiluokan hankkeet,julkinen rahoitus yli 500 000 euroa, lopuista noin puolet hankkeista satunnaisotannalla) Paikan päällä tehtävä tarkastus /varmennus / ”artikla 13” varmennus/ tarkastus/ on the spot- käynti vrt. tarkastusviranomaisen hanketarkastukset 2010 . 6 % menoista ja noin 140 hanketta

Artikla 13 menojen tarkastuksilla (hallinnollinen ja/tai paikan päällä tehty) on varmistettava, että 1) maksatushakemuksissa ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, 2) tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti, 3)tuensaajan esittämät maksatushakemukset ovat oikeellisia ja 4) toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia. Niiden on sisällettävä menettelyt, joilla vältetään menojen rahoittaminen kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla.

Hallintoviranomaisen (maksaja-toiminto välittävissä toimielimissä) suorittamat art 13 mukaan tehtävät hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset ovat osa organisaation normaaleja, päivittäiseen toimintaan liittyviä sisäisen valvonnan menettelyjä, joilla organisaatio varmistaa sen vastuulla olevien tehtävien asianmukaisen toteutumisen. Artikla 13 mukaisilla tarkastustoimenpiteillä valvotaan, että tuensaajalle myönnetty julkinen tuki on käytetty käyttötarkoitukseensa päätöksessä mainituilla ehdoilla Vrt. tarkastusviranomaisen tarkastustoiminta

1. Meno ei liity lainkaan toteutettavaan hankkeeseen Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä 1. Meno ei liity lainkaan toteutettavaan hankkeeseen Meno on syntynyt ennen hankkeen aloittamista Meno tuensaajan toteuttaman toisen hankkeen meno Meno ei kuulu lainkaan hankkeelle tai sen yhteys hankkeeseen on epäselvä Meno kuuluu organisaation tavanomaiseen toimintaan Hankkeelle osa-aikaisesti työtä tekevien palkat ei ole kohdennettu työajan seurannan mukaan 2. Meno ei ollut todennettavissa Menoa ei löydy hankkeen kirjanpidosta Menoja todentavia asiakirjoja ei löydy tai ne ovat hyvin puutteelliset

4. Hankintamenettelyihin liittyy virheitä Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä (jatkuu) 3. Hankkeelle kuuluvaa osuutta organisaation välilli-sistä menoista ole kohdennettu hankkeelle oikein Hankkeelle kohdistettujen välillisten kustannusten osuus laskennallisena tai kohdentamisperiaatteet eivät ole olleet selvät 4. Hankintamenettelyihin liittyy virheitä Käytetty suorahankintamenettelyä, vaikka suorahankinnan edellytykset eivät ole täyttyneet Kynnysarvon ylittävissä hankkeissa hankintamenettelyissä olennaisia puutteita hankintaprosessin eri vaiheissa (esim. ilmoittaminen, valintaprosessi) Pienhankinnoissa hankintojen kohtuullisuutta ei ole perusteltu/dokumentoitu (kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa on hankintojen kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä, että ne ovat kohtuullisia ja että tämän arvioimiseksi on pyydetty riittävä määrä tarjouksia

5. Muuta tukikelvottomaksi todettua Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä (jatkuu) 5. Muuta tukikelvottomaksi todettua Matkakuluja - matkan liittymistä hankkeeseen ei voida todentaa (kuka matkustanut, milloin, minkä vuoksi) - ulkomaan matkoja ei ole rahoittajan etukäteen hyväksymiä tai projektisuunnitelmassa mainittuja - kodin ja työpaikan matkat eivät ole olleet hyväksyttäviä - matkakulujen kohtuullisuus Luontaisedut EU-projekteja koskeva tiedottaminen - lehti-ilmoituksista, hankkeen tiedotusaineistosta, julkaisusta puuttunut joku näistä : EU:n lippu, rahaston nimi, kansallinen Vipuvoimaa EU-logo tai ne kaikki Lasku-/kirjoitusvirheitä: laskutettu vääriä palkkasummia, sivukuluja, menon määriä jne. Tarjoilukulut - kahvit kyllä, lounas ei jne., kohtuullisuus (välittävillä toimielimillä omia ohjeita)

Paikan päällä tarkastuksissa havaitut virheet

Hankintoja koskevia pääperiaatteita Perustana EU:n ja kansallinen hankintalainsäädäntö, tukikelpoisuusasetus, Vnas eräiden TEMn hallinnonalan rahoitusasetus, hallintoviranomaisen ohjeistus jne. (Muutoksia tulossa) Hankintalakia noudatetaan sen soveltamisalaan liittyvissä hankinnoissa, kohtuullisuus-vaatimus, kun hankintamenettelysäännöt eivät koske Silloin, kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, ei noudateta hankintalakia. Rahoituspäätöksessä määrätään kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatettavasta hankintamenettelystä. Menettelynä voi olla toteuttajan oma ohje, edellytyksin, että että rahoittaja hyväksyy. Pienhankinta (alle 2000 € ,jatkossa 4000 euroa?), määritelty HVO:n ohjeessa) -> menettelyksi riittää toteuttajan harkinnan perusteella ja hankinnasta riippuen puhelimitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu muistio, jonka perusteella hankintapäätös tehdään. Hankinnat (jatkossa 4 000-30 000 euroa) -> edellyttäisivät kirjallista menettelyä. Suositeltavaa pyytää vähintään 3 tarjousta

Kannattaa tutustua rakennerahastot Kannattaa tutustua rakennerahastot.fi - sivulla olevaan komission suuntaviivoihin ” SUUNTAVIIVAT RAKENNERAHASTOJEN JA KOHEESIORAHASTON YHTEIS-RAHOITTAMIIN MENOIHIN LIITTYVIEN KUSTANNUSTEN RAHOITUSOIKAISUJEN MÄÄRÄÄMISEKSI JULKISIA HANKINTOJA KOSKEVIEN SÄÄNTÖJEN NOUDATTA-MATTA JÄTTÄMISEN VUOKSI” Cocof 07/0037/03-FI Hallintoviranomaisen ohjeen mukaan voidaan käyttää apuna välittävissä toimielimissä arvioitaessa havaitun hankintamenettelyvirheen euromääräistämistä

Esille tulleiden ongelmien ehkäiseminen Hankehakemuksen ja hankesuunnitelman riittävä konkreettisuus hankkeen käytännön toteutuksen ohjaamiseksi Periaatteet mahdollisten välillisten kustannusten kohdentamisesta hankkeelle on esitetty hankesuunnitelmassa ja rahoittaja hyväksynyt tukipäätöksessä hankkeen aloituspalaverissa varmistettu, että tuensaajalla ja rahoittajalla on sama näkemys toteutettavan hankkeen sisällöstä ja toteutustavoista, varmistettu, että tuensaaja tietää hankkeen toteutukseen liittyvät ehdot ja pystyy toteuttamaan hankkeen ehtojen mukaisesti moitteeton varainhoito => eriytetty asianmukainen projektikirjanpito ja seurantajärjestelmät (työajan seuranta, välillisten kustannusten kohdentaminen hankkeelle jne.) -> varmistettava etukäteen kirjanpidon ja muun taloushallinnon osaaminen hankinnat -> tunnettava hankkeen hankintoja koskevat EU- ja kansallinen hankintalainsäädännön vaatimukset jos tuensaaja on epävarma jostakin hankkeen toteutukseen liittyvästä seikasta, yhteys mahdollisimman pian tilanteen mukaan rahoittajaan/maksajaan

Tukikelpoisuusasetus (1079/2007) 3 § Menojen tulee olla ohjelman ja tukipäätöksen mukaisen hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita; tukipäätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana syntyneitä; tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi; määrältään kohtuullisia; tuensaajan ei-tavanomaisia menoja (tavanomaisena ei pidetä erillisenä hankkeena toteutettavaa tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa); sekä ei-korvattavissa muulla rahoituksella.