Marttayhdistyksen vuosikello

Tammi-helmikuu Yhdistyksen vuosikokouksen valmistelu: Sääntöjen mukaan vuosikokous tulee pitää helmikuun loppuun mennessä Varataan kokousaika ja –paikka ja tiedotetaan siitä jäsenille. Rahastonhoitaja laatii tilinpäätöksen Laaditaan toimintakertomus Viimeistellään toimintasuunnitelma ja talousarvio Pidetään yhdistyksen hallituksen kokous, jossa hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen annettavaksi toiminnantarkastajille sekä hyväksyy muut vuosikokousasiakirjat Varsinainen vuosikokouskutsu toimitetaan kaikille jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta vuosikokouksessa päätetyllä tavalla (kirje, sähköposti tai lehti- ilmoitus). Helmikuussa laitetaan jäsenmaksulasku toissijaisille jäsenille.

Tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuksen aikataulu Marttayhdistyksen säännöt 15 § Hallituksen on jätettävä edellisen vuoden tilit ja yhdistyksen hallintoa koskevat asiakirjat toiminnantarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien on annettava viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta toiminnantarkastuskertomus yhdistyksen hallitukselle.

Vuosikokouksen jälkeen Viestitään jäsenille vuosikokouksen päätökset. Huolehditaan siitä, että vuosikokouksen pöytäkirja laaditaan asianmukaisesti, ja arkistoidaan vuosikokousasiakirjat. Vuosikokouksessa valittu uusi hallitus järjestäytyy. Järjestäytymiskokouksen asialista: Valitaan varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja sekä sovitaan hallituksen jäsenten muista vastuutehtävistä, kuten jäsenrekisterin ja toiminnan tilastoinnin vastuuhenkilöt. Hallitus päättää tilinkäyttöoikeuksien antamisesta uudelle rahastonhoitajalle ja puheenjohtajalle ja poistamisesta aiemmilta vastuuhenkilöiltä. Asiakohdasta tehdään pöytäkirjanote, joka tarvitaan pankkiin. Valitaan yhdistyksen edustaja(t) ja varaedustaja(t) piirin vuosikokoukseen Tehdään yhdistysrekisterin muutosilmoitus. Päivitetään jäsenrekisteriin uudet vastuuhenkilöt ja ilmoitetaan puheenjohtajan yhteystieto piiriin (mikäli puheenjohtaja vaihtuu). Ilmoitetaan uusien vastuuhenkilöiden tiedot keskeisille yhteistyötahoille.

Uuden hallituksen perehdyttäminen Väistyvän puheenjohtajan ja muiden vastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu perehdyttää seuraajat asianmukaisesti. Mikäli tämä ei syystä tai toisesta onnistu, niin avuksi voi pyytää vertaismarttaa. Mitä kaikkea pitää muistaa kertoa: Hallituksen toimintaan liittyvät ohjeet ja käytännöt (hallituksella voi olla myös kirjallinen ohjesääntö) Marttailtojen järjestämisen käytännöt Viestinnän periaatteet Aluetapaamisen ja piirin vuosikokousten päivämäärät Väistyvä puheenjohtaja tai muu vastuuhenkilö: Neuvo, auta, älä arvostele. Ole tukena tarvittaessa, mutta muista antaa seuraajallesi työrauha.

Maalis-huhtikuu Osallistutaan piirin järjestämään marttayhdistysten aluetapaamiseen Piirin vuosikokous (yleensä huhtikuun lopussa): Hallitus valitsee vuosikokousedustajat ja varaedustajat kokouksessaan. Kokousedustajille tulee tehdä valtakirja, joka esitetään kokouspaikalla ilmoittautumisen yhteydessä. Kokouskutsu liitteineen toimitetaan yleensä yhdistyksen puheenjohtajalle. Puheenjohtajan tulee huolehtia siitä, että kokousmateriaali toimitetaan kokousedustajille. Piirin vuosikokoukseen tulee muistaa ilmoittautua (martat.fi –verkkosivut)

Maalis-huhti-toukokuu Hallitus suunnittelee syksyn ohjelman yhdistyksen toimintasuunnitelman puitteissa. Erityisesti marttailuviikon osallistuminen ja suunnitelmat mietittävä pitkälle valmiiksi Martan päivän 26.7. viettäminen Sovitaan, kuka / ketkä lukevat yhdistyksen sähköpostia ja vastaavat viesteihin loma-aikana. Tarkistetaan toissijaisten jäsenten maksutilanne ja laitetaan tarvittaessa maksumuistutukset. Hallituksen kannattaa säännöllisin väliajoin varmistaa, että toiminnan tilastointi on ajan tasalla.

Syyskausi Hallituksen kokous: Syksyn ohjelman viimeistely Talouden ja toiminnan puolivuotiskatsaus Osallistutaan marttayhdistysten aluetapaamiseen. Marttojen yhteiset: Marttailuviikko syyskuussa Lokakuu on marttojen puurokuu, jolla kerätään varoja marttojen kehitysyhteistyöhön. Loka-marraskuussa on hyvä alkaa suunnitella seuraavan vuoden (kevään) ohjelmaa. Hallituksen kannattaa päättää hyvissä ajoin, miten yhdistys kiittää aktiivisia vapaaehtoisiaan ja millä tavoin muistetaan yhteistyökumppaneita joulun alla.

Jatkuvia tehtäviä Toiminnan tilastointi Jäsenrekisterin ylläpitäminen ja uusien jäsenten hyväksyminen Talouden seuranta Viestintä