Massaviestinnän toimintatavan automatisointi VM:n kokemustenvaihtotilaisuus 29.4.2019
Taustaa Valtorin häiriö- ja huoltotiedottamista varten ylläpidetään asiakas- ja palvelukohtaisia jakelulistoja manuaalisesti ja erikseen myös jakelukanavittain Jakelulistoja yhteensä n. 300 kappaletta; listojen ylläpitoon menee työaikaa 5- 15h/kk Listalla olija ei pääse näkemään tilannettaan listalla/listoilla, ylimääräistä sähköpostivaihtoa vain nykytilanteen selvittämistä varten Ratkaisu: automatisoidaan muutokset jakelulistoihin Käyttäjä valitsee listat, joille haluaa kuulua Jakelulistojen päivitys automaattisesti Valtori – Nora London 7.7.2019
Toteutus – kaksiosainen Jakelulistojen automatisointi ohjelmistorobotilla Excel-taulukon reaaliaikainen ylläpito (käyttäjätiedot, organisaatiotiedot jne.) Jakelutiedon siirtäminen myös sms-lähetyskanavaan Käyttäjän oma näkymä Käyttäjä valitsee TOP-portaalin lomakkeelta listat, joille haluaa kuulua (listat tarjolla asiakasorganisaation mukaisesti) ja haluamansa viestintätavat (sähköposti, sms) Korvattu ensin helpommin toteutettavalla vaihtoehdolla, jossa asiakaspalvelupäällikkö tilaa listan/listat käyttäjälle Valtori – Nora London 7.7.2019
Toteutus – ensimmäinen versio Asiakaspalvelupäällikkö/tuotantopäällikkö tekee TOP:ssa palvelupyynnön jakelulistalle lisäämisestä (lomake: SMS-häiriötiedotejakelulistat – Käyttäjien lisäys) Palvelupyyntö ohjautuu TOP:n työjonoon Asiakastuen tiedottajat Robotti poimii tiedot palvelupyynnöistä ja lisää pyydettyjen käyttäjien tiedot sms- häiriötiedotejakelulistojen hallinta-exceliin Robotti vie päivitetyt listat Tiimeriin (https://tila.tiimeri.fi/sites/valtori- hairionhallinta/SitePages/Jakelulistat.aspx) Robotti vie päivitetyt listat sms-viestien lähetystyökaluun (Elisa Dialogi) Robotti kuittaa käsittelemänsä palvelupyynnöt TOP:ssa ratkaistuiksi Palvelupyynnön tekijä saa tiedon ratkaistusta palvelupyynnöstä Valtori – Nora London 7.7.2019
Tilanne Jakelulistojen automatisointi ohjelmistorobotilla Prosessi valmis Polkudokumentti valmis Ohjelmistorobotille rakennettu tehtävä -> ohjelmistorobotti valmis Siirrytty testausvaiheeseen, seuraavaksi virallinen käyttöönotto Massaviestinnän uusi automatisoitu toimintamalli Dokumentoidaan, kun koko prosessi alusta loppuun asti valmis Kopioitavissa myös muiden virastojen käyttöön: prosessi, lomake, ohjelmistorobotin tehtävä Valtori – Nora London 7.7.2019