Robotiikan eteneminen Palkeissa

Esitys aiheesta: "Robotiikan eteneminen Palkeissa"— Esityksen transkriptio:

1 Robotiikan eteneminen Palkeissa
Verkkolaskufoorumin syysseminaari

2 630 Palkkalaskelmaa Palkeet yleisesti Tunnuslukuja
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on merkittävä valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Tuotamme ja tarjoamme kustannustehokkaita ja laadukkaita palveluja sekä uudistumme asiakkaiden parhaaksi. Teemme yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehokkaan ja toimivan tulevaisuuden. Olemme aktiivisten osaajien innostava ja vastuullinen työyhteisö. Asiakkaina kattavasti koko valtionhallinto Noin palkansaajaa Tilinpäätökset 64 kirjanpitoyksikölle ja 7 rahastolle Tunnuslukuja Toimipaikat ja henkilöstö Palvelut 54,4 milj. Liikevaihto 1,2 milj. Ostolaskua 0,7 milj. Myyntilaskua 1,1 milj. Palkkalaskelmaa Toteuma 2017 630 htv

3 Tavoitteita digitalisaatiolle Palkeissa
Manuaalityötä voidaan vähentää 20–50 prosenttia vuoteen 2025 mennessä Prosessien ja niihin liittyvien ratkaisuiden kehittäminen Ohjelmistorobotiikan ja muiden automaatiota lisäävien uusien tekniikoiden hyödyntäminen Valitaan vaiheittainen eteneminen: 1. vaihe 2016–2020 ja 2. vaihe 2020–2025 Ketterä toimeenpano ja jatkuva oppiminen Vaikuttaa alenevasti valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessikustannusten ja virastoilta veloitettavan asiakaslaskutuksen kehitykseen Parannetaan palveluiden laatua, riskienhallintaa, kehittämistä ja tuotantoprosessien johtamista tiedolla

4 Palkeiden eteneminen ohjelmistorobotiikassa
Tavoitetilan määrittely n. 2 kk Hankintavaihe n. 4 kk Käyttöönottoprojekti n. 7 kk (ympäristön asennus + 3 automatisoinnin kohdetta, koulutukset) Tuotantokäyttöön siirrytty 1/2017 Tiedon keruu ja esiselvitys Hallituksen kärkihanke, hankintavaihe, määrittely Käyttöönottoprojekti Osaamisen kasvatus Määrittely jatkuu Tuotantokäytön laajennukset vaiheittain RPA ja muut automatisoinnin välineet Työn muutos Osaamisen vahvistaminen Tuotantomalli Automatisointitiimin työskentely alkaa Työn muutos jatkuu Manuaalityö vähenee 08/ 2015 12/ 2015 04/ 2017 06/ 2017 01/ 2018 Vaikuttavuus 2018- Syksy Vuosi Vuosi Vuosi 2018

5 RPA-projekti numeroina v. 2016-2017
2015 2016 2017 2018 Esiselvitys Hankinta ja toimitusprojekti Tuotanto ja jatkokehittäminen Kustannukset yht eur VM rahoitus eur Oma rahoitus eur Laskennallinen säästö 20 htv (automatisointi yhtenä vaikuttajana) Uusia automatisoinnin työtehtäviä 15 henkilölle Projektin kesto 28 kk Palkeiden oman työn osuus 7,2 htv Yhteistyökumppanit : Norian, Valtori, Hansel < 10 % palkeetlaista osallistujaa kaikista yksiköistä

6 Tuottavimmat digityöntekijät esittelyssä
Menotositetarkastaja Työkokemus 1 v 10 kk menotositetta 3 005 työtuntia Ratkaisuaste 66 % Toimittajarekisterin ylläpitäjä Työkokemus 1 v 2 kk toimittajatietoa 224 työtuntia Ratkaisuaste 83 % Välitaulun käsittelijä Työkokemus 1 v 2 kk riviä 534 työtuntia Ratkaisuaste 88 % Palkka-ajaja Työkokemus 7 kk 787 palkka-ajoa 93 työtuntia Ratkaisuaste 90 % Vähennysten tilittäjä Työkokemus 7 kk 360 tilitystä 73 työtuntia Ratkaisuaste 77 % Tuotannossa 28 Testaus /pilotointi 5 Toteutuksessa 16

7 Digityöntekijä Plussat Miinukset On helppo perehdyttää rutiinityöhön
Tarkastaa, päivittää, ylläpitää väsymättä suuria tietomääriä Voi työskennellä useissa tietojärjestelmissä yhtäaikaa Suorittaa tehtävät tasaisella laadulla Pitää tylsistä tehtävistä ja säännöistä Ei ole kiinnostunut tietosisällöistä Haluaa työskennellä ympäri vuorokauden ja ei pidä lomia Miinukset Ei osaa käsitellä paperia Ei osaa päätellä tai ratkaista tehtäviä ilman sääntöjä Ei opi itse mitään vaan tarvitsee koulutuksen tehtävään Tekee virheitä nopeasti suurelle tietomäärälle On herkkä käyttöliittymämuutoksille

8 Case RPA: menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus
Robotti kirjautuu Rondo-järjestelmään ja noutaa saapuneet verkkolaskut käsittelyyn Robotti tarkastaa laskujen perustiedot vertaamalla laskun tietoja verkkolaskun XML-sanomalla oleviin tietoihin. Jos laskun tiedot ovat kunnossa, robotti merkitsee sen ”OK” merkinnällä Jos laskulta löytyy virheitä tai puutteellisia tietoja, robotti tallentaa virhetiedot Excel-raportille Kun kaikki laskut on tarkastettu, robotti tallentaa virheraportin verkkolevylle ja lähettää sen myös palveluryhmälle sähköpostilla Robotti tallentaa lokitietoraportin verkkolevylle, esim. Ajon suoritusaika, viraston koodi, laskujen kokonaismäärä sekä OK-laskujen määrä Palvelutuotanto jatkaa robotin työtä käsittelemällä laskut, joista oli löytynyt virheitä Virastokohtaiset tiedot Tarkastettavat laskun perustiedot ja sisältövaatimukset Toimittajatiedot Poikkeamaraportti Lokiraportti ajon suorituksesta Raportin lähetys pälveluryhmälle

9 Business Case Miten paljon tehtävään käytetään työaikaa nykytilassa
Manuaalitehtävien väheneminen vapauttaa henkilöstöä asiakaspalvelu- ja asiantuntijatehtäviin. Miten paljon tehtävään käytetään työaikaa nykytilassa Tunteja viikossa/kuukaudessa/vuodessa ja kuinka monta henkilöä tehtävä suorittaa Käsitelläänkö tehtävässä suuria määriä tietoja – volyymit Käytetäänkö tehtävässä useita erillisiä järjestelmiä/käyttöliittymiä Voidaanko automatisoinnilla parantaa merkittävästi laatua ja vähentää virheitä Miten paljon automatisointi vaikuttaa koko prosessin tuottavuuden paranemiseen Mikä on odotettavissa oleva automatisointiaste Paljonko tehtävästä jää manuaaliseen asiantuntijatyöhön ja tehostaako automatisointi merkittävästi prosessin läpimenoaikaa Miten paljon tehtävän automatisointi vie aikaa – henkilötyön kustannukset Miten nopeasti automatisointi tuottaa hyötyä – automatisoinnin toteutus Miten paljon automatisointi vie robottiserverin työaikaa ja montako serveriä tarvitaan Virheiden väheneminen ja prosessin uudelleen suunnittelu parantavat prosessin laatua. Prosessien tehostuminen ja kustannusten alentuminen lisäävät asiakastyytyväisyyttä. Yhdessä kehittäminen ja osaamisen kasvattaminen sekä uusiutuminen lisäävät henkilöstötyytyväisyyttä.

10 Opittua tähän mennessä…
Käyttöönotto edellyttää Prosessit ja työnkulku ovat hyvin dokumentoituja ja kuvattuja Prosessien tietosisällöt ovat standardoidut Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia Prosessin omistajalla on selkeä tahtotila prosessin suunnalle Hallittua tuotantoon siirtoa, ohjausta ja ylläpitomallia sekä työprosessien muutoksen tukea Viestintää, viestintää, viestintää! Teknologia Käyttöpalvelun toteuttamiselle varattava 3-4 kk aikaa ennen toteutusprojektin aloittamista RPA-teknologian kypsyys on riittävä prosessien automatisoinnille ja se on kehittyvää teknologiaa Huomioitava ohjelmistorobottien hallinnan ja ylläpidon yhteys ICT-infran ja tietojärjestelmien ylläpitoon Tekoäly ja muut uudet teknologiat laajentavat robotiikan mahdollisuuksia Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia päätöksiä ja niiden toimeenpanoa organisaation resurssisuunnittelussa (HR & HRD mukana) Muutos ei ole IT- vaan liiketoimintalähtöinen muutos: kysymys on prosessien kehittämisestä ja uudelleen määrittelystä. Kyse on työn, johtamisen, työkulttuurin muutoksesta. Muutoksesta, joka tulee johtaa ja dialogiin osallistua koko henkilöstö.

11 Tulevaisuus…

12 Prosessien automaatio vuonna 2018
Ohjelmistorobotiikan tuotantokäyttöä laajennetaan suunnitelmallisesti Talous- ja henkilöstöhallinto Asiakaspalvelu ja hallinnon prosessit Testausautomaatio Hankintojen digitalisointi jatkuu! Tiivistetään RPA-yhteistyötä asiakkaiden kanssa Yhteisprojektit, tuotteistettu palvelu Verkostossa toimiminen jatkuu! AI asiakaspalvelussa -projekti käynnistyi vuoden 2018 aikana yhdessä Valtorin kanssa

13 Kiitos! Lisätietoja: eija.mikkonen@palkeet.fi