JHKA Mittaukset ja tulosten esittäminen Esitys 26.5.2015 JHKA työryhmä ja QPR

Sisältö Yleiskuvaus Eteneminen Mittariston suunnittelu Pilotointi Mittarit Tasot ja yhteenveto Esimerkkejä (Metrics)

Yleiskuvaus JHKA Kokonaisarkkitehtuurin tilannekuvan arviointi mittareiden avulla Tavoitteet: Yksi ja yhteinen työkalu mittaustietojen antamiseen, tunnuslukujen laskentaan, historiatietojen esittämiseen ja julkaisuun. Tavoitteena kaikkien julkisen hallinnon toimijoiden kokonaisarkkitehtuurityön ja tulosten seuranta Osa mittareista liittyy malleihin ja kuvauksiin, jolloin luonteva paikka mittausten ylläpitoon on tällä hetkellä QPR. Nykyiseen alustaan kuuluu dashboard-tyyppinen mittarointi

Eteneminen Määrittely 3 – 4 / 2015 Ensimmäinen kokous 12.3. klo 9-12 Mittarit, niiden laskeminen ja koostaminen Pilotointi 5 – 6 / 2015 Järjestelmän konfigurointi (QPR) Koekäyttö Muutokset, tarkennukset ja ohjeistus Käyttöönotto 9 – 10 / 2015 Tavoitteena 80% kattavuus raportoinnissa

Mittariston suunnittelu Mittaristoa on suunniteltu vuoden 2015 aikana yhdessä VM:n ja QPR:n kanssa Mittariston ensimmäinen varsio on valmis arvioitavaksi sekä pilotointia varten Määrittely 3 – 4 / 2015 Ensimmäinen kokous 12.3. klo 9-12 Mittarit, niiden laskeminen ja koostaminen Pilotointi 5 – 6 / 2015 Järjestelmän konfigurointi (QPR) Koekäyttö Muutokset, tarkennukset ja ohjeistus Käyttöönotto 9 – 10 / 2015 Tavoitteena 80% kattavuus raportoinnissa

Mittariston suunnittelu Mittaristoa on suunniteltu vuoden 2015 aikana yhdessä VM:n ja QPR:n kanssa Mittariston ensimmäinen varsio on valmis arvioitavaksi sekä pilotointia varten Mittaristo koostuu: Yleisrakenteen kuvauksesta (saate) Ohjeista (täyttöohjeista sekä yleista CMMi mittaamisesta) Yhteenveto ja navigointi lehdykästä sekä Kahdeksan osaalueen mittaristoista Tavoitteena on siirtää tiedot Metrics-järjestelmään, jonka avulla voidaan luoda haluttuja analyysejä ja näkymiä Metrics:iin on laadittu esimerkkinäkymiä valmiiksi

Pilotointi Pilotointivaihetta varten on laadittu Excel-taulukko, ohjeineen Lisäksi QPR Metrics-välineeseen on laadittu alustavat näkymät mittareiden analyysia ja tarkastelua varten Määrittely 3 – 4 / 2015 Ensimmäinen kokous 12.3. klo 9-12 Mittarit, niiden laskeminen ja koostaminen Pilotointi 5 – 6 / 2015 Järjestelmän konfigurointi (QPR) Koekäyttö Muutokset, tarkennukset ja ohjeistus Käyttöönotto 9 – 10 / 2015 Tavoitteena 80% kattavuus raportoinnissa

Pilotointi Tehtäviä ennen pilotointia: Pilotoitavien organisaatioiden valinta (ensi vaiheessa noin 5 organisaatiota) Mileluiten väh. Yksi ministeriö, sekä Kohdealue ? Pilottiorganisaatioiden kanssa koeponnistetaan mittariston käyttökelpoisuus. Lisäksi pilottiorganisaatioilta kerätään palautteita jatkokehittämistä silmälläpitäen Kyselyiden jälkeen laaditaan raportti kustakin pilottiorganisaatiosta. Määrittely 3 – 4 / 2015 Ensimmäinen kokous 12.3. klo 9-12 Mittarit, niiden laskeminen ja koostaminen Pilotointi 5 – 6 / 2015 Järjestelmän konfigurointi (QPR) Koekäyttö Muutokset, tarkennukset ja ohjeistus Käyttöönotto 9 – 10 / 2015 Tavoitteena 80% kattavuus raportoinnissa

Pilotointien läpivienti Pilotointi koostuu seuraavista kokonaisuuksista: Saatteen, ohjeitten ja mittariston toimittaminen organisaatiolle Materiaali toimitetaan arkkitehtuuritoiminnasta vastaavalle henkilölle Saatteeseen liitetään konsulttien yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten Mittariston laadinnalle annetaan 2 viikkoa aikaa Laadittu mittaristo toimitetaan konsulteille sähköpostitse Mittariston täyttämisen jälkeen sovitaan haastattelu, jossa läpikäydään arvio sekä mahdolliset palautteet Haastattelu pidetään mieluimmin kasvokkain Tavoitteena haastattelusta on arvioidan onko kysymykset ymmärretty oikein sekä keskustella yleisistä kysymyksistä Kyselyiden jälkeen laaditaan raportti kustakin pilottiorganisaatiosta. Kokonaiskalenteriaika / organisaatio on arviolta 3 viikkoa Työmäärä / organisaatio (konsultit) on arviolta 1 htp

Mittarit. Mittaristo koostuu kolmesta alueesta (johtaminen, Tekeminen sekä Tulokset/Hyödyt). Mitattavia kokonaisuuksia on kahdeksan. Johtaminen Substanssi-toiminnan tuki Panostus Organisointi Tekeminen Kuvaukset Osaaminen Hallintaprosessit Tulokset Hankkeet Arkkitehtuuri-yhteensopivuus

Substanssi-toiminnan tuki Miten arkkitehtuuri on liitetty substanssitoimintaan ja sen prosesseihin sekä miten arkkitehtuurin todellisia substanssitoiminnan vaikutuksia mitataan ja arvioidaan. Samassa yhteydessä arvioidaan, kuinka johto on sitoutunut arkkitehtuuriin. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Johto ei tunne arkkitehtuurin mahdollisuuksia eikä sen sisältöä. Tietohallinnon ja johdon yhteistyö on muodollista. Arkkitehtuurin kytkeminen Substanssitoimintaan on käynnistynyt. Arkkitehtuuri on kytketty Substanssitoimintaan operatiivisella tasolla. Arkkitehtuurien hyötyjä arvioidaan säännöllisesti Substanssitoiminnan näkökulmasta. Arkkitehtuuri on kiinnitetty johtamis- ja strategiaprosesseihin Arkkitehtuuria ohjataan Substanssi-toiminnan näkökulmasta.

Panostus Kokonaisarkkitehtuurityöhön tehtävä panostus vuositasolla euroina. Pitää sisällään oman työn, ostopalvelut, koulutuskustannukset ja muut budjetoidut kustannukset. Suhde (%) kehitysbudjettiin Lisäksi kerätään tietoa: Oman työ panostus (€) Ostopalvelut (€) Koulutuskustannukset (€) Muut KA:han budjetoidut kustannukset (€)

Organisointi Arkkitehtuurityön organisoinnilla tarkoitetaan organisatorisia rakenteita, joilla arkkitehtuurityötä ohjataan ja arkkitehtuuria hallitaan ja kehitetään. Keskeisiä kysymyksiä ovat, kuinka arkkitehtuurin hallinta on organisoitu ja vastuutettu organisaatiossa, miten selvät nämä vastuut ovat ja mikä on johdon rooli arkkitehtuurityön organisoitumisessa. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Arkkitehtuurityötä ei ole organisoitu tai vastuutettu. Arkkitehtuurinhallintaan on nimetty vastuuhenkilö ja tunnistettu avainhenkilöt. Arkkitehtuurinhallinta on organisoitua ja perustuu dokumentoituihin vastuisiin ja Päätösvaltaan. Arkkitehtuuriorganisaation asemaa toiminnan ja tietohallinnon organisoitumisessa kehitetään ja mitataan jatkuvasti. Arkkitehtuuriorganisaatio on merkittävässä roolissa toiminnan Kokonaisorganisoinnissa ja Sidosryhmätyössä

Kuvaukset Arkkitehtuurikuvausten kypsyystasoissa arvioidaan minkälaisia arkkitehtuurikuvauksia (blueprint) on olemassa, miten niitä säilytetään ja jaellaan sekä miten niiden ajantasaisuudesta huolehditaan. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Arkkitehtuurin dokumentaatio on epämuodollista ja satunnaista tai sitä ei ole. dokumentointi on tehty osittain yhteisesti sovitun mallin mukaisesti. dokumentointi on johdonmukaista ja yhteisesti sovitun ohjeistuksen mukaista. Arkkitehtuurikuvausten menetelmän-mukaisuutta, yhteensopivuutta ja ajantasaisuutta seurataan säännöllisesti. Arkkitehtuurikuvauksia käytetään substanssitoiminnan tukena.

Osaaminen Arkkitehtuuriosaaminen kattaa erityisesti asiantuntijoiden, avainhenkilöiden ja johdon valmiuksia ja henkilökohtaista kykyä käsitellä arkkitehtuuriin kuuluvia asioita. Tässä osa-alueessa arvioidaan, minkälaista arkkitehtuuriosaamista organisaatiosta löytyy ja miten organisaatio on valmistellut joustavan, ulkopuolisen arkkitehtuurituen omaa osaamista täydentämään. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Organisaatiossa ei juuri ole arkkitehtuurin erityisosaamista. Avainhenkilöillä on erityistä ja henkilöstöllä yleistä arkkitehtuuriosaamista. Arkkitehtuurinhallinnan osaaminen on kattavaa ja varmistettua. Arkkitehtuuriosaamisen kehittäminen on tavoitteellista ja sitä arvioidaan säännöllisesti. Johto on saanut KA-koulutusta, organisaatiosta löytyy KA-huippuosaamista

Hallintaprosessit Arkkitehtuurinhallintaprosessien tarkoituksena on johtaa arkkitehtuurin kehittämistä, huolehtia tiedotuksesta, huolehtia siitä, että arkkitehtuurimenetelmää käytetään huolellisesti sekä varmistaa, että määriteltyjä arkkitehtuurilinjauksia noudatetaan. Arkkitehtuurinhallintaprosessien tulee huolehtia myös muutosten ja poikkeamien hallinnasta. Tässä osa-alueessa arvioidaankin, miten arkkitehtuurinhallinnan käytännöt on organisaatiossa määritelty, kuvattu ja otettu käyttöön ja miten niiden toimivuus ja ajantasaisuus varmistetaan. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Arkkitehtuurinhallinnalle ei ole yhteisesti sovittuja käytäntöjä. Arkkitehtuurinhallinnalle on määritelty yksittäisiä käytäntöjä, mutta kokonaisohjaus- ja hallintamalli puuttuu. Arkkitehtuurinhallinnalle on määritelty hallintamalli, jota myös noudatetaan. Arkkitehtuurinhallinnan toimivuutta ja mallin noudattamista mitataan säännöllisesti, tulokset analysoidaan ja näiden perusteella laaditaan korjaavia toimenpiteitä. Arkkitehtuurinhallintaprosesseja kehitetään parhaiden käytäntöjen mukaan aktiivisesti. Arkkitehtuurin kehittäminen ja jalkauttaminen ovat osa toiminnan kokonais-kehittämistä.

Hankkeet Kehityshankkeissa on otettu huomioon, niissä toteutetaan ja niiden avulla kehitetään arkkitehtuuria. Hankearviointi Jokaisesta vuoden aikana laaditusta hankearvioinnista arvioidaan seuraavat (jokaisesta 1 piste) Hankesuunnitelmassa on huomioitu arkkitehtuurivaatimukset Hankkeen toteutus noudattaa linjauksia Hanke edistää viitearkkitehtuurien visiota Hankkeen tulos on otettu huomioon tavoitearkkitehtuurissa Hankkeen määrittelyssä on käytetty arkkitehtuurin kuvauksia Päättyneet hankkeet Jokaisesta vuoden aikana päättyneestä hankkeesta arvioidaan (jokaisesta 1 piste) Lopputulos dokumentoidaan osaksi kokonaisarkkitehtuurin kuvauskantaa Hankkeessa päivitetään ja kehitetään kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia ja määrityksiä

Arkkitehtuuri-yhteensopivuus Arkkitehtuuriyhteensopivuutta koskevassa osa-alueessa arvioidaan, miten arkkitehtuuri on sovitettu yhteen julkisen hallinnon arkkitehtuurimalliin sekä mahdollisiin muihin sidosryhmäarkkitehtuureihin. Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Arkkitehtuuritoimintaa ei ole kytketty Julkisen hallinnon, kuntasektorin, kohdealueiden eikä muihin sidosarkkitehtuureihin. Organisaatio tunnistaa yhteentoimivuuden tarpeen julkisen hallinnon ja kohdealueen arkkitehtuurin kanssa. Organisaatio toimii osana julkisen hallinnon ja toimialan arkkitehtuurin hallintaa. Arkkitehtuuria yhtenäistetään julkisen hallinnon ja kohdealueiden arkkitehtuurien kanssa. Arkkitehtuuri on kiinteä osa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja itsenäisesti edistää sen tavoitteita.

Tasot ja yhteenveto

Excel - mittaristo Kt. KA-Arviointitaulukko_20052015.xlsx

Metrics - esimerkkejä Seuraavilla siuilla on kuvattu Metrics:iin jo laadittuja esimerkkinäkymiä

Hallintosektorit

Kuntasektori

Toimialat

Eduskunta (esimerkki)

Eduskunta (esimerkki)

Eduskunta (esimerkki)

Julkinen hallinto

Kohdealueet

Kohdealue – Hyvinvointi ja terveys

Kiitos