Kokonaisarkkitehtuurin kypsyysmittaus Tausta, havaintoja pilotista ja jatkokehitys 27.8.2015 JHKA työryhmä ja QPR.

Esitys aiheesta: "Kokonaisarkkitehtuurin kypsyysmittaus Tausta, havaintoja pilotista ja jatkokehitys 27.8.2015 JHKA työryhmä ja QPR."— Esityksen transkriptio:

1 Kokonaisarkkitehtuurin kypsyysmittaus Tausta, havaintoja pilotista ja jatkokehitys 27.8.2015 JHKA työryhmä ja QPR

2 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Sisältö  Tausta  Havainnot pilotoinnista  Pilotoinnin perusteella kehitetty mittaristo  Jatkotoimenpiteet 2

3 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Tausta  Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurikypsyyttä on mitattu vuodesta 2012 lähien seuraavalla mallilla:  Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri, Julkisen hallinnon KA- kypsyystasomalli, Määrittely, 1.0, Päiväys 4.4.2012  KA-kypsyystasomallin kehittämiseksi ja uuden mallin pilotoimiseksi toteutettiin keväällä projekti, jonka tavoitteina olivat:  Kaikkien julkisen hallinnon toimijoiden kokonaisarkkitehtuurityön ja tulosten seuranta  Yksi ja yhteinen työkalu mittaustietojen antamiseen, tunnuslukujen laskentaan, historiatietojen esittämiseen ja julkaisuun. Osa mittareista liittyy malleihin ja kuvauksiin, jolloin luonteva paikka mittausten ylläpitoon on tällä hetkellä QPR. Nykyiseen alustaan kuuluu dashboard-tyyppinen mittarointi. 3

4 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Havainnot pilotoinnista  Uuden mallin pilotointiin valikoituivat seuraavat organisaatiot  MML, MMM, STM, Tampere, Trafi ja Vero  Kaikki täyttivät uudistetun taulukon ja kaikkia haastateltiin  Keskeiset havainnot pilotoinnista:  Kaikki pilottiorganisaatiot totesivat tämän tyyppisen arvioinnin tarpeelliseksi  Kysymykset koettiin hankalaksi ja raskaaksi rastittaa, erityisesti panostus ja hankkeet  Alemman tason kysymykset jäivät helposti rastittamatta kriteerien muotoilun vuoksi  Panostuksessa oli vaikea eriyttää KA-työn osuutta  Hankkeista oli vaikea päättää, mitkä hankkeet/projektit arvioidaan (esim. STM:llä yli 140 projektia). Lisäksi epäselvyyttä, arvioidaanko projekteja, jotka ovat käynnistysvaiheessa vai projekteja, jotka ovat päättyneet  Osa kaipasi vielä tarkempia kriteereitä (esim. vaadittavia dokumentteja) tason määrittämiseksi ja osa yleisempiä/ylemmän tason muotoiluja 4

5 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Havainnot pilotoinnista  Esimerkkikommentteja:  Raskas ja käytännölle vieras  Osa-alueitten kysymykset – Vaikea vastata jos kysymykset negaation kautta  Hieman kotikutoinen ja räätälöity – ei suoraan pohjaudu maailmalla käytettyihin kypsyyskehikoihin (Togaf,..).  Onko kypsyysmittaus oikea nimitys (esim. Tulokset/Hyödyt)?  X:ien tilalle pisteytys (ts. Yksi kysymys, alakysymykset selittäviä)  Kysymyspatteristo olisi hyvä olla ’yhteinen’ kaikille osa-alueille (CMMi)  Mikä rakenne eli millä organisaatiotasolla mitataan: ministeriö, hallinnonala,...? Mikä on arkkitehtuuri eri tasoilla (esim. Hallinnonala, Ministeriö)?  Kunnille voisi laittaa ohjeistusta, arvioidaanko toimialoja vai koko kaupunkia - > vertailtavuus kaupunkien kesken ongelmallista  Yleensä panoksen arvioiminen on hyvä, mutta eurojen mittaaminen yksistään on hankala, koska ei huomioida kuinka osaavia henkilöitä ja millaisia tuloksia panoksella saadaan aikaan.  Käsitteet ja termit kuvattava 5

6 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Havainnot pilotoinnista  Panostusmittaristo on laadittava kvalitatiiviseksi  Hankkeet-mittari on laadittava kvalitatiivisemmaksi  Malli on pohjattava yleisiin mittaustapoihin:  Nykyinen tapa (rastitettavat kysymykset) on muutettava CMMi/PDCA tyyppiseksi  Otetaan mallia CAF-arvioinnista, jossa mittariarvot ovat lukuna 0- 100 (PDCA sykliin...) 6

7 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Havaintojen pohjalta aloitetut toimenpiteet  Laadittiin rinnalle uusi erilainen tapa mittaroida  Käytettiin valmiita kehyksiä pohjana (CAF, EFQM)  Tasojen arvioinnissa noudatetaan CAF mallia (PDCA)  Teemat ja Mittari säilytettiin otsikkotasolla ennallaan  Aloitettiin konfiguroida Metrics vastaamaan uutta mittaristoa  Aloitettiin luomaan rakenne metric:siin (ylätason rakenne)  Aloitettiin laatimaan tarpeellisia näkymiä (koosteet, analyysit) 7

8 JHKA-mittarit Alustava hahmotelma pilotin kommenttien pohjalta uudistetusta kyselystä

9 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Arviointialueiden pisteytystapa  Noudatetaan CAF:n pisteytystä. Perustuu PDCA sykliin. 9 Vaihe Arviointialueen pisteytystaulukko (geneerinen)Pisteet Plan Do Check Act PDCA Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmällisesti tässä asiassa. Toimintatapa on suunniteltu Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu. Ts. Tarkistamme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arviointien pohjalta toimintaa on myös järjestelmällisesti parannettu Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja säännöllisten arviointien pohjalta parannettuja. Vertailukehittämistä tehdään järjestelmällisesti ja toimintatapa on jatkuvan kehittämisen kohteena. 0-10 11-30 31-50 51-70 71-90 91-100

10 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Arviointialueiden pisteytystapa  Noudatetaan CAF:n pisteytystä. Perustuu PDCA sykliin. 10 Plan Do Check Act PDCA Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmäl- lisesti tässä asiassa. Toimintatapa on suunniteltu Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu. Ts. Tarkistamme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arviointien pohjalta toimintaa on myös järjestelmällisesti parannettu Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja säännöllisten arviointien pohjalta parannettuja. Vertailu- kehittämistä tehdään järjestelmällisesti ja toimintatapa on jatkuvan kehittämisen kohteena. Taso 0 Taso 1 Taso 2 Taso 3 Taso 4 Taso 5 0-10 11-30 31-50 51-70 71-90 91-100

11 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Substanssi-toiminnan tuki (Arkkitehtuurin kytkeminen organisaatio toiminnan kehittämiseen)  Miten arkkitehtuuri on liitetty substanssitoimintaan ja sen prosesseihin sekä miten arkkitehtuurin todellisia substanssitoiminnan vaikutuksia mitataan ja arvioidaan. Samassa yhteydessä arvioidaan, kuinka johto on sitoutunut arkkitehtuuriin.  Ei erillisiä kyselyitä. Arvosana annetaan allaolevien perusteella. 11 Taso 0 – Ei oleTaso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmällisesti tässä asiassa Arkkitehtuurin mahdollisuudet ja hyödyt toiminnan kehittämisessa on tiedostettu. Arkkitehtuurin mahdollisuudet ja hyödyt toiminnan kehittämisessa on tiedostettu ja sen kytkeminen substanssitoimint aan on käynnistetty. Arkkitehtuuri on kytketty Substanssitoimint aan operatiivisella tasolla. Arkkitehtuurien hyötyjä arvioidaan säännöllisesti Substanssitoiminn an näkökulmasta. Arkkitehtuuri on kytketty substanssitoimint aan operatiivisella ja strategisella tasolla sekä kiinnitetty johtamis- ja strategiaprosessei hin Arkkitehtuuria ohjataan Substanssi- toiminnan näkökulmasta. Arkkitehtuuri on osa substanssitoimint aa sekä strategian kehittämistä ja johtamista. 0-1011-3031-5051-7071-9091-100

12 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Panostus - määrällinen  Kokonaisarkkitehtuurityöhön tehtävä panostus vuositasolla euroina. Pitää sisällään oman työn, ostopalvelut, koulutuskustannukset ja muut budjetoidut kustannukset.  Suhde (%) kehitysbudjettiin  Lisäksi kerätään tietoa:  Oman työ panostus (€)  Ostopalvelut (€)  Koulutuskustannukset (€)  Muut KA:han budjetoidut kustannukset (€) 12

13 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Panostus - laadullinen  Kokonaisarkkitehtuurityöhön tehtävä panostus vuositasolla. Pitää sisällään oman työn, koulutuskustannukset ja substanssitoimintaan sidotut resurssit. 13 Taso 0 – Ei ole Taso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 – Johdettu Taso 5 - Strateginen Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmällis esti tässä asiassa. Arkkitehtuurin mahdollisuudet ja hyödyt toiminnan kehittämisessa on tiedostettu ja tätä kautta koulutuksen ja resursoinnin tarve on tiedostettu. KA:lle allokoidut resurssit vajavaisia tai ne on kohdistettu väärin; resurssien hallinta sattumanvaraista Arkkitehtuurin johtamiseen on resursoitu riittävästi, jotta toiminta voidaan käynnistää. KA:lle allokoitu osittain tarpeeksi ja oikein kohdistettuja resursseja; resurssien allokointi on osittain hallittua, mutta ilman yhteistä toimintatapaa Arkkkitehtuuri on kytketty Substanssitoimintaa n operatiivisella tasolla varaamalle siihen riittävästi resursseja. KA:lle allokoitu riittävästi hyvin kohdistettuja resursseja; resurssien hallintaan on systemaattinen toimintatapa, jolla riittävien resurssien allokointi varmistetaan Arkkitehtuurien hyötyjä arvioidaan säännöllisesti Substanssitoiminnan näkökulmasta arviointeihin on varattu riittävästi resursseja. Arkkitehtuuri on kytketty substanssitoimintaan operatiivisella ja strategisella tasolla sekä kiinnitetty johtamis- ja strategiaprosesseihin (resurssoitu). KA:lle allokoitu oikea määrä resursseja ja kaikkein sopivimmat resurssit arvioitu; resurssien allokoinnin onnistumista mitataan ja toimintaa kehitetään Arkkitehtuuria ohjataan Substanssi-toiminnan näkökulmasta. Arkkitehtuuri on osa substanssitoimintaa sekä strategian kehittämistä ja johtamista. Pohjatyön perusteella tiedetään ennalta resurssien tarve; parhaiten sopivat resurssit kohdistetaan projekteille. Resursseja hallitaan läpi projektien. 0-1011-3031-5051-7071-9091-100

14 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Organisointi  Arkkitehtuurityön organisoinnilla tarkoitetaan organisatorisia rakenteita, joilla arkkitehtuurityötä ohjataan ja arkkitehtuuria hallitaan ja kehitetään. Keskeisiä kysymyksiä ovat, kuinka arkkitehtuurin hallinta on organisoitu ja vastuutettu organisaatiossa, miten selvät nämä vastuut ovat ja mikä on johdon rooli arkkitehtuurityön organisoitumisessa. 14 Taso 0 – Ei oleTaso 1 - Ei hallittu Taso 2 – Osittainen Taso 3 - Määritelty Taso 4 - Johdettu Taso 5 - Strateginen Emme ole toimineet aktiivisesti tässä asiassa Organisoitumisen ja vastuutuksien tarve on tunnistettu. Organisaatiora- kenne, roolit ja vastuut on tunnistettu ja kuvattu tarkoituksen mukaiselle tasolle. Vastuuhenkilö on nimetty. Organisaatiora- kenne, roolit ja vastuut on kuvattu ja olennaisilta osin käyttöönotettu. Organisaatiora- kenne, roolit ja vastuut on kuvattu, käyttöönotettu ja niitä kehitetään ja mitataan jatkuvasti. Organisaatiora- kenne, roolit ja vastuut on kuvattu, käyttöönotettu ja niitä kehitetään ja mitataan jatkuvasti.Substan ssitoiminnan ja sidosryhmättyön näkökulmat otetaan huomioon. 0-1011-30 31-5051-7071-9091-100

15 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Metrics  Metrics on QPR:n tuote, tarjoaa organisaatioille nopeasti käyttöön otettavan ja joustavan verkkopohjaisen ympäristön suorituskyvyn johtamiseen.  Metrics sisältyy JulkICT:n KA-työkalun lisenssiin ja on siis käytettävissä kaikenlaisiin mittaamistarkoituksiin  Metricsiä käytetään KA- kypsyystasomittaustulosten yhteenvetämiseen ja esittämiseen 15

16 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Metrics - esimerkkejä  Seuraavilla kalvoilla on kuvattu Metrics:iin jo laadittuja esimerkkinäkymiä 16

17 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv 17

18 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Hallintosektorit 18

19 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Kuntasektori 19

20 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Toimialat 20

21 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv 21

22 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv 22

23 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Eduskunta (esimerkki) 23

24 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Eduskunta (esimerkki) 24

25 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Eduskunta (esimerkki) 25

26 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Julkinen hallinto 26

27 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Kohdealueet 27

28 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Liikenne ja Viestintä 28

29 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Kohdealue – Hyvinvointi ja terveys 29

30 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv Jatkotoimenpiteet  Valitaan jompikumpi malli jatkokehittämisen pohjaksi  Viimeistellään ja hyväksytään malli ml. Metrics- toteutus  Aloitetaan mallin käyttöönotto  Tuetaan mallin käyttöönottoa ja käyttöä 30

31 pp.kk.vvvv Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv 31 Kiitos!