Uuden kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittely Työryhmän tulokset Matti Raatikainen SYN-kokous 3.5.2016

Työryhmän kokoonpano Kirjastonjohtajat: Asiantuntijat: Minna Niemi-Grundström (TaY) Ulla Ohvo (LUT) Matti Raatikainen (pj) (Aalto) Asiantuntijat: Tiina Jounio (OY) Eero Koivula (TTY) Heli Kokkinen (TY) Nicola Nykopp (HY) Ryhmä kokoontui kolme kertaa

Ryhmän työskentelystä Hyödynnettiin aiemmin tehtyä työtä KTH:n kirjaston vaatimusmäärittely (LibTechRFP (GB)) (UKJ:n viimeisin versio) Alustava versio lähetettiin kommenteille ja pisteytettäviksi kirjastoihin Vaatimuksia muokattiin kommenttien pohjalta Ryhmällä wiki-sivut: https://wiki.aalto.fi/display/SUKV (suljettu, voidaan avata nimetyille henkilöille)

Tuloksia: yleistä Kirjastot tekivät paljon lisäyksiä Rajapintoihin liittyviä vaatimuksia Suomalaisiin olosuhteisiin liittyviä vaatimuksia Jatkuva kehittäminen Muokattavuus Modulaarisuus Asiakkaiden (siis meidän) toiveiden huomioiminen Tietosuoja

Tuloksia: työnkulut Kirjaston prosessien tukeminen Yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa Automaatio vs. ei automaatiota haluttaessa

Tuloksia: käyttöliittymä ja haku Selainkäyttöliittymä Laajat hakumahdollisuudet eri kentistä Helppokäyttöisyys / accessibility Single sign-on = kirjaudutaan vain kerran Hakulaatikko aina esillä Sumea logiikka

Tuloksia: asiakaskäyttöliittymän integraatio Bibl. datan päivittyminen Asiakastiedot, varaukset, maksut, jne. Proxy, Shibboleth Mahdollisuus erilaisten asiakaskäyttöliittymien käyttöön

Tuloksia: lainaus Voyager-tausta näkyy vaatimuksissa ja kommenteissa Ilmoitukset asiakkaalle halutulla tiheydellä Itsepalvelumahdollisuus Tarkistukset ja asiakasrekisterin hoito Asiakastietueiden joustava muoto

Tuloksia: luettelointi ja metadata Unicode-, Marc21-, Dublin core-, XML- ja RDA-, ym. tuki Helppo tietueiden siirto ja muuttaminen Tietueiden synkronointi tietokantojen välillä

Tuloksia: hankinta Tuki eri tilausmuodoille Lehtien saapumisvalvonta Hierarkinen tilirakenne Yhteydet kirjavälittäjiin (EDI) Asiakaslähtöinen hankinta (PDA)

Tuloksia: sähköisten aineistojen hallinta Tilauksiin liittyvien dokumenttien hallinta Toimittajatietojen hallinta Tietämyskanta (KB) Näkymien muokattavuus Tietojen jakaminen kirjastojen välillä Virheilmoitusten hallinta Sopivuus yhteiskirjastoille

Tuloksia: analyysit ja raportointi Pääsy kaikkeen tietokannan sisältöön, ml. raakadata Raporttien muokattavuus Automaattinen raportointi ”kojelauta” (dashboard) tilastojen yms. tarkasteluun Tuki raportointistandardeille

Tuloksia: kaukolainaus Tuki kolmannen osapuolen järjestelmille Integrointi lainausmoduuliin Yhteys taloushallinnon ohjelmiin Tilaavan kaukolainauksen ja hankinnan yhteys

Työn jatko Vaatimusten tarkempi läpikäynti asiantuntijoiden voimin Kirjastonjohtajien strategiset linjaukset Vertailu muihin vaatimusmäärittelyihin Yhteistyö kaikin puolin kannatettavaa Laaja kirjastojen osallistaminen

Järjestelmän hankinnasta Aalto-yliopiston hankinta-asiantuntijat käytettävissä Hankintaprosessista webinaari touko-kesäkuussa Hankintaan kannattaa varata vuosi aikaa Ainakin alustavat hinnat tulisi selvittää budjetointitarkoituksiin Kilpailutettaviin järjestelmiin tutustuttava etukäteen Emme voi muodostaa samanlaista yhteishankintayksikköä kuin esim. Hansel on Lisätietoja + asiakirjat CRIS-hankinnasta wikissä