Klubihallinto Corporate Governance – Hyvä hallintotapa

Klubihallinto ??????

Asianmukaisesti hoidettu klubihallinto on perusta ja edellytys sujuvalle toiminnalle Kun hallinto on kunnossa klubi voi keskittyä toimintaan Hallinnon tehtävät tulee roolittaa vuosittain. poikkeuksena usein mm. rahastonhoitaja

KLUBIHALLINNON LÄHTÖKOHDAT Postia RI:ltä ja piiriltä Klubipresidentti Klubin suunnitelmat Ohjekirjat Postia RI:ltä ja piiriltä Klubin talous Klubin hallitus Klubisihteeri Rahastonhoitaja

SIHTEERI! Täältä löydät lähes kaiken mitä tarvitset…..

RAHASTONHOITAJA! Täältä löydät lähes kaiken mitä tarvitset..

Rotaryklubin vuosikello 2012-13 7

Rotaryklubin vuosikello Kesätauko max 3 peräkk. kokousta Ilmoitukset yhdistysrekisteriin Vitjojen vaihto kesäkuu RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.7. Toimintasuunnitelmat tulevalle vuodelle Toimintakertomus ja tilinpäätös RI:n kansainvälinen kongressi Kevätkokous huhti-toukokuussa. Syyskokous syys-lokakuussa toveruus- ryhmät jäsenistö laajennus Uuden rotary- vuoden suunnittelu uudet sukupolvet 1.maksuerä SR:lle ja piirille rotary- lehdet ammatti- palvelu Piirikonferenssi DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu luku- ja kirjoitustaito Rotary- säätiö 2.maksuerä SR:lle ja piirille kv. yhteis- ymmärrys Vaalikokous: uudet virkailijat vuoden loppuun mennessä perhe rotary- tietous PETS ja piirineuvottelu Official Directory: tiedot SR:n jäsentietojärjestelmään Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.1.

Klubin tärkeät kokoukset Kevätkokous huhti-toukokuussa käsitellään tulevan kauden toimintasuunnitelma ja budjetti päätetään jäsenmaksut tulevalle kaudelle Syyskokous syys-lokakuussa vahvistetaan edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös Vaalikokous marras-joulukuussa valitaan uudet klubivirkailijat seuraavalle kaudelle tulevan kauden virkailijatiedot Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään joulukuun loppuun mennessä Vitjojen vaihto kesäkuun lopulla

Tärkeitä kauden tapahtumia Syysseminaari/Piirikokous syksyllä (syys-lokakuussa), piirin säätiö-, jäsenyys- ja johtamisseminaarit käsitellään piirin edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus PETS ja piirineuvottelu, yleensä maaliskuussa virkailijakoulutus ja piirin tulevan kauden budjetti ja toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi, yleensä huhti-toukokuussa Kansainvälinen kongressi, yleensä touko- kesäkuussa 2013 Lissabon / Portugali, 2014 Sydney / Australia, 2015 Sao Paulo / Brasilia, 2016 Soul / Korea

Muita huomioitavia ajankohtia Toimintasuunnitelmat/Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille AG  DG ennen kauden alkua Kuvernöörin klubivierailut elo-joulukuussa Nuorisovaihtoasiamiesten koulutus syksyn aikana Nuorisovaihtoon haku syksyn aikana

Tärkeitä maksuja ja päivämääriä/RI Puolivuotisraportit = Semi-Annual Report (SAR) ja jäsenmaksu Rotary Internationalille (RI) Puolivuotismaksu 2013-14 on 2x26,50 USD (noin 41 €/vuosi, sisältäen COL-maksun) Lisäksi 1 USD COL-maksu (sääntövaltuuskunta) The Rotarian -lehti (vapaaehtoinen) 24 USD/vuosi Eräpäivät 1.7. ja 1.1. Seuraus maksujen laiminlyönnistä: RI uhkaa klubin lopettamisella

Tärkeitä maksuja ja päivämääriä/SR Jäsenmaksut Suomen Rotarylle (SR) ja piirille 2013-14 jäsenmaksu on 30,50 €/jäsen Lääkäripankin tukimaksu 2 €/jäsen PolioPlus extra 7 €/jäsen (Afganistan) Piirin jäsenmaksusta 2013–14 päätetään piirineuvottelussa (ehdotus 19,50 €/vuosi) Laskutetaan yhteensä 59 € per vuosi 1. erä 24,50 € lokakuussa 2. erä 24,50 € maaliskuussa Sanktio myöhästyneistä maksuista

RI:n, SR:n ja piirin jäsenmaksut yhteensä 2013 - 2014 RI (kurssista riippuen) 41,00 € SR 30,50 € Lääkäripankki 2,00 € Afganistan 7,00 € Piiri (päätetään piirineuvottelussa) 19,50 € Yhteensä per jäsen 100,00 €

Rotaryn kuukausiteemat Tammikuu: Rotarytietous Helmikuu: Kansainvälinen yhteisymmärrys Maaliskuu: Luku- ja kirjoitustaito Huhtikuu: Rotarylehdet Toukokuu: Ei teemaa Kesäkuu: Toveruusryhmät Heinäkuu: Ei teemaa Elokuu: Jäsenistön laajennus Syyskuu: Uudet sukupolvet Lokakuu: Ammattipalvelu Marraskuu: Rotarysäätiö Joulukuu: Perhe

Rotaryklubin toimintaa Kuukausittain: Viikkoselosteet Läsnäoloraportointi (seur. kuukauden15. päivään mennessä) Kuvernöörin kk-kirjeet (yleensä kuukauden alussa) Juoksevasti: Jäsenistömuutokset/päivitykset SR:n rekisteriin Lahjoitukset Rotarysäätiölle (esim. Vuosirahasto, PolioPlus-rahasto)

Käytännön neuvoja Aloittakaa suunnittelu ajoissa (heti) Tehkää toimintasuunnitelma ja viikko- ohjelma valmiiksi kevään aikana (toukokuu) Laatikaa viikko-ohjelma yhdessä  vastuun jako jäsenille  motivaatio, sitoutuminen Muistakaa SAR-raportit ja maksut RI:lle kesälomista ja vuodenvaihteen kiireistä huolimatta!!

Perehtykää SR:n jäsentietojärjestelmään Perehtykää RI:n Member Accessiin Klubitietojen, jäsentietojen ja virkailijatietojen ajan tasalla pito VAIN Suomen järjestelmään, joka on integroitu RI:n tietokantaan Tutustukaa suomenkielisiin tietolähteisiin SR:n suojatuilla jäsensivuilla

FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojärjestelmämme ja RI:n Member Accessin integrointi

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydet uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien Läsnäoloraportit kuukausittain RI Official Directory tiedot joulukuussa Jäsentiedot, virkailijat, klubin yhteystiedot JATKUVA YLLÄPITO Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa - Puolivuotisraportit heinä- ja tammikuussa - Rotarysäätiölahjoitukset klubi-, virkailija- ja jäsentiedot Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access uusien jäsenien jäsennumerot 20

Tehokas viestintä Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä! Tiedon perillemeno/noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön  sähköposti, nettisivut, kirjeposti, tekstarit, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien ”markkinointi” 1. Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa) 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus

Viestintä ja tiedottaminen Klubin sisäinen tiedotustoiminta Viikkoselosteet Klubin nettisivut, blogi, Facebook S-posti Tekstarit

Viestintä ympäröivään yhteiskuntaan Klubin hankkeista ja tapahtumista juttuja paikallislehtiin Klubin nettisivuille Rotaryn ja klubin toiminnasta

Verkostoitukaa - yhteistyökumppanit Esimerkiksi: Kunta/kaupunki Seurakunta Paikallinen urheiluseura SPR, jne …

Lue täältä lisää ..

Näinkö hommat hoituu .. ? Pressa Sihteeri

Ei, vaan toivottavasti näin

Mutta ennen kaikkea ….