KEUDA 1 SePPO-osahanke Keudassa Toteutus ja tulokset Järvenpää

Esitys aiheesta: "KEUDA 1 SePPO-osahanke Keudassa Toteutus ja tulokset Järvenpää"— Esityksen transkriptio:

1 KEUDA 1 SePPO-osahanke Keudassa Toteutus ja tulokset Järvenpää 18.12.2015

2 KEUDA 2 Tavoitteena oli selvittää opintohallinnon koko elinkaaren osalta tiedon tuottaminen ja sen liikkuminen Keudassa. Pyrimme hakemaan vastauksia seuraaviin: Mitä tietoa tarvitaan? Miksi tieto tuotetaan? Miten ja kuka tietoa tuottaa? Missä tietoa säilötään? Lisäksi keräsimme haastatteluissa esiin nousseita muita huomioita sekä kehittämiskohteita. Tavoitteet

3 KEUDA 3 Vaiheet Sisäiset haastattelut Tutustuminen eri opintohallintojärjestelmiin Tutustuminen eri opintohallintojärjestelmiin käytännössä Sisäisten prosessien kehittäminen Päätökset ja mahdolliset jatkotoimenpiteet 2015 2016-

4 KEUDA 4 1. Koulutuksen suunnittelu ja koulutustarjonnan hallinta (kuntayhtymän sekä tulosalueiden johto) 2. Opiskelijahaku ja –valinta (opiskelija-asioiden päällikkö, aikuiskoulutuspäällikkö) 3. Opetuksen toteutuksen suunnittelu, opintojen suunnittelu ja toteutusten hallinta (resursoijat) 4. Opintojen suunnittelu, toteutusten hallinta, opetus ja opiskelu, arviointi ja suoritusten hyväksyminen (opettajat, kouluttajat, opinto-ohjaajat) 5. Koko elinkaari (koulutusassistenttien näkökulmasta) Sisäiset haastattelut

5 KEUDA 5 Olemme kutsuneet eri palveluntarjoajat esittelemään tuotettaan. Pohjana toimii haastatteluissa ilmenneet tarpeet sekä tulevaisuuden tavoitteet opiskelijatiedon hallintaan liittyen. Kartoitimme seuraavat järjestelmät: Primus (käyttäjäliitymänä Wilma), Starsoft Oy Helmi, Nextime Solutions Oy StudentaPlus, AMKE PEPPI, Metropolia AMK (konsortio) Lisäksi keskustelimme CGIn edustajien kanssa Winhan tilanteesta. Tutustuminen eri opintohallintojärjestelmiin

6 KEUDA 6 Jalkauduimme tutustumaan eri opintohallintojärjestelmien käyttöön ja keräsimme käyttäjäkokemuksia. Primus – Hyria Helmi – Omnia StudentaPlus – Omnia PEPPI – ei vielä 2.asteen käyttäjiä Tutustuminen eri opintohallintojärjestelmiin käytännössä

7 KEUDA 7 PRIMUS (WILMA)HELMISTUDENTA PLUSPEPPIWINHA Toiminta laajuus Amo Aiku (opso) Amo (aiku) Aiku- Amo Aiku Plussat - Toimitetaan kokonaisuutena, kaikki päivitykset ja kehitys sisältyvät vuosimaksuun - Räätälöitävyys, saadaan luotua omien tarpeiden mukainen toimintaympäristö. - Osaajia löytyy työmarkkinoita - Kehittyvä järjestelmä - Monipuolinen web-käyttöliittymä opetushenkilöstölle. - Toimiva aikuiskoulutuksen peruskäyttö. - Wilma-huoltajaliittymä viestintä- ja tiedotusvälineenä - Toimivat integraatiot nettisivuille, koulutustarjonnan hallinta helpottuu - Kehittyvä järjestelmä - Selainpohjainen - Räätälöitävyysmahdollisuuksia - Ymmärtävät koulutuksen järjestäjän tarpeita ja haluavat tutustua prosesseihin - Käyttäjätyytyväisyys kasvussa - Mahdollisuuksia laajaan kehittämisyhteistyöhön - Loistavat raportointityökalut - HOPS-lomakkeisto tulossa - Toimiva aikuiskoulutuksen kaikkiin tarpeisiin - Selainpohjainen (vain raportointikanta asennetaan) - Mahdollisuudet laajaan kehitysyhteistyöhön - Hyvä suunnittelutyökalu - Mahdollisuudet laajaan kehittämisyhteistyö hön - Selainpohjainen - Tarjonnan julkaisu suunnittelutyökalun kautta - Nykyinen järjestelmä - Keuda DW - Hyvä yhteistyöverkosto muiden koulutuksen järjestäjien kanssa Miinukset - Räätälöitävyys, vaatii tiukkaa sisäistä kuria ja aikaa sekä järjestelmän rakentamisessa että päivittäisessä käytössä. - Ei kokonaissuunnittelutyökalua - Ei valmista oman käytön raporttikantaa. (Viranomaisraportointipohjat löytyy) - opetuksen suunnittelua ei voi tehdä sähköiseen päiväkirjaan. - Kehittämisyhteistyö vaatii paljon sisäisiä resursseja - Ei aiku-toimintoa - Ei kokonaissuunnittelutyökalua - Ei lukujärjestystoimintoa (valmiudet on olemassa) - TOP-tietojen syöttö vajaa - Tutkinnonosakohtaiset HOJKSt puuttuu - Suunniteltu vain aikuiskoulutuksen tarpeisiin - Asiakkaiden toiveiden loputon räätälöinti on luonut hieman sekavan kokonaisuuden, esim. raportointityökalut - Vaatii laajaa kehitysyhteistyötä - Ei kokonaissuunnittelutyö kalua - Ainoastaan suunnittelutoiminto valmis, vaatii vahvaa kehittämisyhteistyöt ä - Vain kaksi 2.asteen toimijaa mukana, pilotointivaihe alkamassa - Toimivuus heikentynyt - Kaikki kehittäminen luo lisäkustannuksia - Kehittäminen on hidasta eli ei saada kaikkia viranomaisten vaatimia toiminnollisuuksia ajoissa - Ei kokonaissuunnittelutyökalu a - Syö sisäisiä resursseja - Onko aidosti kehittyvä järjestelmä?

8 KEUDA 8  Sisäisissä haastatteluissa nousi esiin sekä yleisiä, Keudan toimintaprosesseihin liittyviä huomioita että toimialojen, yksiköiden ja yksilöiden toimintaan liittyviä kehittämiskohteita.  Haastatteluissa vallitsi kriittisen kiinnostunut ilmapiiri ja niiden pohjalta tämä hanke ja sen eteneminen kiinnostaa keudalaisia laajalti.  Järjestelmäesittelyissä tuli esille, mitä mahdollisuuksia on tarjolla.  Käyttäjähaastatteluissa tuli paljon lisää tietoa ja kehittämisajatuksia sekä järjestelmän että toimintaprosessien kannalta. Mitä opimme?

9 KEUDA 9 Toimintaprosessien kehittäminen Nykyisen järjestelmän käytön kehittäminen Järjestelmän vaihtaminen Jatkotoimenpiteet ?

10 KEUDA 10  Opintohallinnon prosessien ja niitä tukevan järjestelmän merkityksen ymmärtäminen koko toiminnan kannalta  Vastuujako (järjestelmä vs. sisällöntuottajat)  Toiminnan läpikäynti ja läpinäkyvyys  Riittävä resurssi jatkuvaan kehittämiseen  Aikataulut ja seuranta  Kaikkien toimijoiden tukeminen Toimintaprosessien kehittäminen

11 KEUDA 11  Tarvitaan opintohallinnon kehittämistiimi, joka vastaa toimintaprosessien ja järjestelmän kehittämisestä sekä toimijoiden tukemisesta.  Valtakunnallisten palveluiden kehittymisen seuraaminen Nykyisen järjestelmän käytön kehittäminen

12 KEUDA 12  Vaihtaminen edellyttää, että Keudan toimintaprosessit ja niissä tuotettu tieto on selkeästi kuvattu ja ymmärretty  Uuden järjestelmän vaatimukset tulevat toimintaprosessien kautta, koska järjestelmän tulee tukea, ei määrittää toimintaa  Vaihtaminen vaatii resursseja suunnitteluun, järjestelmän hankintaan, järjestelmän sisällön rakentamiseen, järjestelmän hallinnoinnin organisoimiseen ja järjestelmän käyttöönottoon (mm. käyttäjäkoulutukset) Järjestelmän vaihtaminen