PRESIDENTTI ja SIHTEERI ROTARYKLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTIN JA SIHTEERIN YHTEISTYÖ ONKO ROTARYN KÄSIKIRJA 2007 TUTTU? PDG Juhani Hannila, DT PETS 2009 Raahe

JOHTAMISEN MOTTO JOHTAMINEN ON PALKITSEVAA, KUN ON POSITIIVINEN ASENNE, ROTARYHENKISET ALIJOHTAJAT JA HAASTEELLISET SUUNNITELMAT JH

RI:N STRATEGIAA ROTARYN KESKEISET ARVOT Palvelu Ystävyys, toveruus Monipuolisuus Lahjomattomuus, rehellisyys Aktiivinen johtajuus Ovat rotaryn tavoitteissa ja Neljän kysymyksen kokeessa. JH

PRESIDENTTI ja SIHTEERI KLUBISI JÄSENET OVAT VALINNEET TEIDÄT - OLKAA LUOTTAMUKSEN ARVOISIA - Rotarytietouden parantaminen – onko yleistietoa riittävästi? Presidentin ja sihteerin tehtävien opiskelu – haasteiden etsiminen VASTUULLANNE ON Klubin valmistautuminen kevään 2009 aikana Klubin kokonaistoiminta – tuloksineen Johdettu tehtävien vaihto ja toimintakertomus kesällä 2010 JH

JOHTAMISEN VERBEJÄ Motivoi, kannusta – hallitus, komiteoiden pj:t, toimihenkilöt, klubin jäsenet Perehdy – säännöt, ohjeet, klubin PTS, piirin suunnitelmat ym Laadi, teetä, hyväksy – toimintasuunnitelmat, PTS:n tarkistukset Laadi, teetä – toimenpideluetteloita: mitä, milloin, kuka, missä Ennakoi, aavista – tulevat tapahtumat, jäsenistön ajatukset Tee yhteistyötä – komiteat, piiri, sihteeri Seuraa – suunnitelmien toteutuminen Tiedota – päätökset, muutokset, tulevat tapahtumat (säännöllisesti jäsenille) Valvo – määräaikaiset laskut ja ilmoitukset: SR, RI, piiri Pidä ja johda – kokoukset, klubineuvottelut, suunnittelupalaverit Istu, keskustele – sihteeri Päätä – muutokset, epäselvyydet, miten edetään Palkitse – jäseniä, esityksiä palkittavista Ole käytettävissä – ole näkyvä JOHTAJA MUITA TEONSANOJA? JH

PETS 6 Tehokkaat klubit Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeen- panevat onnistuneita projekteja Tukevat Rotary- säätiötä Kasvattavat johto- henkilöitä palvelemaan rotarya Neljä palveluväylää Klubijohtosuunnitelma

PETS 7 KLUBIN PYSYVÄT KOMITEAT KluKlubin hallitusbin hallitus HallintoSuhdetoimintaJäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Jh jh*Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan Klubin hallitus TOIMIVAT ITSENÄISESTI YHTEISTOIMINNASSA ALAKOMITEOITA TOIMIALOITTAIN KLUBIN TARPEIDEN MUKAISESTI JH

PETS 8 HALLINTOKOMITEA: tehtäviä/perusteita kokoonpanolle PUHEENJOHTAJA (ei mielellään edellinen presidentti) SIHTEERIT, RAHASTONHOITAJA, KLUBIMESTARIT OHJELMAT JA OSALLISTUMINEN ROTARYTILAISUUKSIIN SISÄINEN KOULUTUS KOKOUSJÄRJESTELYT, LIPUTUS LÄSNÄOLOT, tilastot 3 kk:n välein VIERAIDEN VASTAANOTTO TOVERUUSTILAISUUDET, VIERAILUT SISÄINEN TIEDOTUS ROTARYTIETOUDEN LISÄÄMINEN VAROJEN HANKINTA PALKITSEMISET - RI:n, TRF:n, piirin ja klubin tunnustukset ja huomionosoitukset ARKISTON HOITO JA LUOVUTUKSET MAAKUNTA-ARK:OON STANDAARIT, mistä saatu, minne luovutettu, esille kokouksissa INTERNET LIIKUNTATAPAHTUMAT JH

PETS 9 SUHDETOIMINTAKOMITEA: tehtäviä/perusteita kokoonpanolle PUHEENJOH TAJA ULKOINEN TIEDOTUS KOHTEENA KANSALAISET LEHDISTÖ RADIO TV ERITYISKOHTEET KOULUT LIIKELAITOKSET JÄRJESTÖT MESSUT, NÄYTTELYT ESITTEET SISÄINEN KOULUTUS JH

PETS 10 JÄSENYYSKOMITEA: tehtäviä/perusteita kokoonpanolle PUHEENJOHTAJA LUOKITTEET, luokitekartta JÄSENLISÄYS, ehdotuksia hankinta- tatarpeesta klubin jäsenille JÄSENTEN SÄILYTTÄMINEN, toimenpi- de-ehdotuksia SISÄINEN KOULUTUS JH

PETS 11 PALVELUPROJEKTIT-KOMITEA: tehtäviä/perusteita kokoonpanolle PUHEENJOHTAJA RI:N OHJELMAT NUORISOVAIHTO RYLA ROTARACT KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ PAIKKAKUNNAN HYVÄKSI KOULUN ATK-LAITTEET LIIKENNEPUISTO NUORTEN TUKEMINEN (uusia projekteja) SISÄINEN KOULUTUS JH

PETS 12 ROTARYSÄÄTIÖKOMITEA: tehtäviä/perusteita kokoonpanolle PUHEENJOHTAJA TRF:N OHJELMAT GSE-ryhmän jäsenet, järjestelyt STIPENDIT POLIOPLUS, lahjoitukset ym PALKITSEMISET - PHF-tunnustukset - TRF:n muut, klubin ja piirin tunnustukset KLUBIN MG:T SISÄINEN KOULUTUS JH

TEHOKAS KLUBI Klubi toimii tehokkaasti, jos se - toteuttaa onnistuneita palveluprojekteja - säilyttää jäsenistön ja kasvattaa jäsenpohjaa - tukee Rotarysäätiötä - kasvattaa johtohenkilöitä piirille ja RI:lle Presidentti: PYRI NÄIHIN JH

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTINÄ TUNNE VASTUUSI1/2 Vuosisuunnitelman toteutuminen Sihteerin toiminnan tukeminen Klubin järjestysmuodon ja sääntöjen noudattaminen RI:lle ja Rotarysäätiölle raportoinnit ajallaan Yhteistyö piirijohdon kanssa – tavoitteiden saavuttaminen Klubin taloudesta selvillä pysyminen Hallintokomitean toiminnan aktiivisuus, pyydä tietoja ja raportointia Rotarymerkkien asiallinen käyttö JH

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTINÄ TUNNE VASTUUSI 2/2 Kokouksien asiasisältö ja reipas, selkeä johtaminen Klubin vuosiohjelman ja viikko-ohjelmien mielenkiintoisuus Klubineuvottelut syksyllä ja keväällä Governorin virallisen vierailun arvostus, jäsenet paikalle Piirin ja RI:n kokouksiin ja tapahtumiin osallistuminen, jäsenet mukaan Rotarykalenterin ajan tasalla pitäminen Klubisi jäsenien ajan tasalla pitäminen – tilannekatsauksia Ota vastaan uusia haasteita, nimeä niihin toimijat JH

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTI – heti PETS:n jälkeen Raportoi PETS:n ja piirineuvottelun asiat viikkokokouksessa Tee klubiisi toimiva organisaatio Valitse sihteerin kanssa reipas johtoryhmä (yl osa hallitusta) Sovi presidentin ja sihteerin tehtävien jako Tarkista johtoryhmän kanssa hallituksen jäsenten tehtäväalueet Tiedosta piirin tuki: komiteat, itsenäiset toimihenkilöt Perehdy klubin PTS:aan (täydennä), luonnostele VUOSITAVOITTEET Määrittele komiteoiden tehtävät ja luonnostele tulostavoitteet Valitse luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet komiteoiden vetäjät Perehdy ehdokkaiden taustaan ja johtamistaitoihin Informoi klubikokouksissa tulevan rotaryvuoden toiminnasta JH

PETS 17 Palveluprojektit Pysyvät komiteat – piirin tukikomiteat Piirin tuki klubijohtosuunnitelmalle Apulaisgovernorit Klubin hallitus Suhdetoiminta JäsenkehitysPiirin ohjelmatRotarysäätiö Klubin hallitus HallintoSuhdetoimintaJäsenyys Rotarysäätiö

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTI - keväällä /2 Pidä hallituksesi 1. kokous mahdollisimman pian Suunnittele presidenttivuotesi hallituksen kanssa, aloita sihteeristä Laadi budjetin luonnos, tutki menot (rahastonhoitaja mukaan myöh) Laadi mielenkiintoinen viikko-ohjelmien ja muun toiminnan runko Avainasioita ovat: toiminta ja talous, johda valmistelut Aloita klubin tavoitteiden ja toiminnan määrittely Perehdy jäsentilanteeseen: aktiiviset, alle 50%:n, mahdolliset erottamiset, lisäystarve JH

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTI – keväällä /2 Pidä 1. klubineuvottelu: vuosisuunnitelma, komiteoiden tehtävät ja suunnitelmat (valmiina ennen rotaryvuoden alkua) Hyväksytä vuosisuunnitelma viikkokokouksessa, jaa se kirjallisesti Täydennä organisaatio siten, että jokaisella on tehtävä, pienikin vastuu Sovi AG:n tapaaminen touko-kesäkuulle Anna AG:lle kopio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille Sovi DG:n virallisen vierailun aika JH

KLUBIN JOHTAMINEN PRESIDENTTI alkaen OLET KLUBISI JOHTAJA Kertaa ajoittain klubillesi rotaryvuoden tavoitteet ja tapahtumat Seuraa tulevia määräaikoja – noudata ja valvo NEUVOTTELE JOHTORYHMÄN KANSSA mm TOIMINNAN TILASTA Pidä hallituksen kokoukset kuukausittain Pidä riittävästi klubineuvotteluja, kutsu kaikki jäsenet Ota seuraajasi työpariksesi sihteerin lisäksi Järjestä klubin omia koulutusseminaareja Muista klubisi jäsenten merkkipäivät Tee esityksiä RI:lle ja piirille palkittavista jäsenistä Järjestä avec- ja toveruustilaisuuksia Osallistu piirin tilaisuuksiin, motivoi muitakin osallistumaan Johda komiteoiden aikaansaannosten esittelyt viikkokokouksissa JH

PETS Suomen Rotary © KLUBIN PRESIDENTIN JOHTAMISTOIMINTA Yhteistoiminta klubin AVAINRYHMIEN välillä Hallituksen jäsenet ( säännöt) Tuleva presidentti Entinen presidentti Sihteeri(t), jatkuva yhteydenpito Rahastonhoitaja Klubimestari Pysyvien komiteoiden puheenjohtajat (muut jäsenet) JH Johtoryhmä Pysyvien komiteoiden puheenjohtajat Hallinto Jäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Suhdetoiminta

KLUBIN JOHTAMINEN VAADI RAPORTTEJA – JÄRJESTÄ TARKASTELUJA Presidentti ja sihteeri yhdessä varmistavat, että klubi toimii tehokkaasti. Pysy selvillä suunnitelmien toteutumisen edistymisestä. Jokaisen komitean ja erityisalan toiminnan väliesittelyt – missä mennään - ainakin kerran syksyn viikkokokouksissa. Pidä puolivuosikatsaus tammikuussa (aikaa vielä petrata, jos...). Touko-kesäkuussa viikkokokouksissa: lyhyet komiteoiden raportit miten suunnitelmat toteutuivat, mitä jäi seuraavalle vuodelle - ovat osa laadittavaa toimintakertomusta JH

KLUBIN JOHTAMINEN ROTARYVUODEN PÄÄTTEEKSI Vastuu johdon, toiminnan ja projektien jatkuvuudesta Järjestä n euvottelu seuraajan kanssa tehtävien vaihdosta, sihteerit ml Johda eroavan ja tulevan hallituksen yhteinen kokous, tehtävien vaihto ym Järjestä ja johda yhteinen klubineuvottelu eroaville ja tuleville toimihen- kilöille: mihin päästiin, keskeneräisiksi jäivät, koulutus tehtäviin Johda raportin / toimintakertomuksen laatiminen, komiteoilta osuudet JH

PETS Suomen Rotary © AKTIIVISESTI JOHTAEN AJAN TASALLA - TULOKSIA - ONNEA JA MENESTYSTÄ ROTARYVUODELLE JH