YHTEISTYÖSSÄ Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisoinnin esiselvitysprojekti 11/2011-6/2012

Selvitys opintohallinnon tietojärjestelmän modernisoinnista •Helsingin yliopisto (HY), Tampereen yliopisto (TAY) ja Aalto-yliopisto selvittivät yhteistyössä opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointia: ←Opintohallinnon tietojärjestelmien elinkaari loppumassa, ylläpidon nykytila on vaikea ←Muutospaineet: tehostaminen, opiskelun seuranta ja ohjaus, raportointi, itsepalvelu- ja mobiilikäyttötarpeet, yliopistojen rahoitusmalli Esiselvityksessä on: •analysoitu järjestelmäkokonaisuuden nyky- ja tavoitetila •kartoitettu markkinoilla olevia opintohallinnon järjestelmiä ja eurooppalaisten yliopistojen organisoitumismalleja •kuvattu toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia kustannuksineen •esitetty 5 ratkaisuvaihtoehtoa tietojärjestelmän uudistamiseksi

Tulokset: nykytila •HY ja Aalto käyttää Oodia, TaY Opsua •Ylläpidon yhteenlasketut kustannukset arviolta 1,5 milj. € / vuosi. •Oodi on elinkaarensa lopussa: toiminnallisia, teknologisia ja prosesseihin liittyviä heikkouksia. •Oodi-konsortion ja toimittajayhteistyön kehittämistarpeet. •Opsu vaatii teknologisen modernisoinnin. Puutteena opintojen suunnittelun tuki.  Yliopistot haluavat itse määritellä: ◦ Opetukseen ja opiskelun tukeen liittyvän toimintansa tavoitetilan ◦ Opintohallinnon tietojärjestelmien käyttöliittymien toiminnallisuuden ja ulkoasun  Valmius yhteistyöhön: prosessit ja hallintokäyttöliittymä, laajalle käyttäjäkunnalle soveltuvan ratkaisun tuottaminen.

Tulokset: Markkinakartoitus  Tarkasteltiin 3 eurooppalaista yliopistoa, 2 ohjelmiston hallintaorganisaatiota ja 6 valmisjärjestelmää.  Markkinoilta löytyy suomalaisen yliopiston opintohallinnon perusjärjestelmäksi soveltuvia järjestelmiä. •Valmisjärjestelmät vaativat huomattavan määrän räätälöintiä. •Käyttöönotot kalliita •Kriittinen menestystekijä työprosessien suunnittelu •Keskitetty, useamman ylipiston järjestelmäversioiden hallinta kustannustehokasta. Edellyttää yliopistoilta työprosessien yhdenmukaistamista.

A) Oma ohjelmisto- kehitys, yhteinen projekti- organisaatio B) Valmis- järjestelmän hankinta, yhteinen hankinta- organisaatio C) Valmis- järjestelmän hankinta ja oma ohjelmistokehitys rinnakkaisina projekteina D) Oodin tekniikan ja organisaatiom allin uudistaminen E) Autonominen toiminta, epämuodollin en yhteistyö Investointi- kustannus/ FTE-opiskelija 120 € 4 vuotta € 4 vuotta hankinta € / 2,5 vuotta, oma kehitys € / 3 vuotta ei arviota Mahdollisuudetyhteistyö, tekninen modernius, toiminnallisesti paras lopputulos yhteistyö, hyvä toiminnallinen lopputulos hyvä toiminnallinen lopputulos, hajautettu riski, nopea aikataulu ei konversiota, osin valmis rahoituspohja edellyttäen kehittäjäyliopist ojen panostusta yliopistokohtai set ratkaisut Riskitpäätöksenteon ja osaamisen riski suuri korkea investointihinta, keskeisissä valmisjärjestelmi ssä tekninen päivitystarve yhteentoimivuus riski, hinta voi olla korkea ohjelmistokehit yksen epäonnistumin en, nykytilannetta vain korjataan, ei uudisteta ei yhteistyön etuja Investointi merkitsee kaikissa ratkaisuvaihtoehdoissa nykyisen toiminnan uudelleen suuntaamista ja yliopistojen varautumista merkittäviin lisäkustannuksiin vähintään Esitetyt kustannukset ovat arvioita eivätkä sisällä yliopistojen omaa määrittelytyötä. C-vaihtoehdon FTE-opiskelijakohtainen kustannus riippuu hankinnan koosta ja ohjelmistokehityksen rahoitukseen osallistuvien yliopistojen määrästä. Modernisoinnin vaihtoehdot

OTM-projektiryhmän suositukset  Oodi- ja Opsu-opintohallintojärjestelmät on korvattava kiireellisesti, ei uudisteta.  OTM-projektiryhmä suosittelee ◦ omaa ohjelmistokehitystä yhteisellä projektiorganisaatiolla (vaihtoehto A) tai ◦ valmisjärjestelmän hankkimista ja omaa ohjelmistokehitystä rinnakkaisprojektina (vaihtoehto C)

Lisätietoja Viestintä - Susanna Wolkoff, kehittämispäällikkö HY, p Tuomas Naakka, projektipäällikkö, HY, p. (09) Pekka Kähkipuro, IT-johtaja, Aalto yliopisto, p