Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi Esiselvitys

Esitys aiheesta: "Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi Esiselvitys"— Esityksen transkriptio:

1 Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi Esiselvitys 18.12.2012
YHTEISTYÖSSÄ Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi Esiselvitys

2 I ESISELVITYKSESTÄ YLEISESTI

3 Selvitys opintohallinnon tietojärjestelmän modernisoinnista
Helsingin yliopisto (HY), Tampereen yliopisto (TaY) ja Aalto-yliopisto selvittivät yhteistyössä opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointia: Opintohallinnon tietojärjestelmien elinkaari loppumassa, ylläpidon nykytila on vaikea Muutospaineet: toiminnan tehostaminen, raportointi ja johtamisen tuki, itsepalvelu- ja mobiilikäyttötarpeet, opiskelun seuranta ja ohjaus, yliopistojen rahoitusmalli Esiselvityksessä on: analysoitu järjestelmäkokonaisuuden nyky- ja tavoitetila kartoitettu markkinoilla olevia opintohallinnon järjestelmiä sekä eurooppalaisten yliopistojen järjestelmäkäyttöönottoja ja organisoitumismalleja kuvattu toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia kustannuksineen esitetty 5 ratkaisuvaihtoehtoa tietojärjestelmän uudistamiseksi

4 Johtoryhmä Projektiryhmä Pekka Kähkipuro, IT-johtaja, Aalto (pj)
Satu Kekäläinen, asiakkuuspäällikkö, Aalto Mikko Markkola, osastopäällikkö, TaY Kati Kettunen, palvelujohtaja, HY Merja Eklin, tietohallinnon kehittämis- päällkkö, HY Anneli Lappalainen, opinto- ja opiskelijapalveluiden vastaava, Aalto Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, HY Susanna Wolkoff, kehittämispäällikkö, HY (siht.) Projektiryhmä Tuomas Naakka, projektipäällikkö, HY Tuomas Hulkkonen, projektisuunnittelija, Aalto Mari Riihiaho, projektisuunnittelija, Aalto Sami Hautakangas, tietojärjestelmäpäällikkö, Tampereen yliopisto Timo Kauramäki, projektipäällikkö, HY Susanna Wolkoff, kehittämispäällikkö, HY

5 Selvityksen sisältö LOPPURAPORTTI Liite 1: prosessit
Opintosektorin prosessikartta prosessien määrittelyn reunaehdot, tiedossa olevat muutokset, tavoitetilan luonnos Liite 2: markkinakartoitus esiselvityksessä tehty markkinakartoitus, jossa tunnistettiin ja tutkittiin markkinoilla olevia opintohallinnon järjestelmiä sekä tutustuttiin valmisjärjestelmiä käyttävien yliopistojen ja niiden yhteistyöorganisaatioiden hankintoihin Liite 3: järjestelmäarkkitehtuuri Toiminnallisia kehittämisideoita ja niiden teknisiä ratkaisuehdotuksia Yliopistojen tietojärjestelmäpalvelukartat tavoitetilassa Yliopistojen nykyisten opintohallinnon järjestelmien liitännät ja liitännät tavoitetilassa Tavoitetilakuvaus avoimen yliopiston toiminnoista opintohallinnon järjestelmässä Liite 4: konversiosuunnitelma alustava konversiosuunnitelma Oodista uuteen järjestelmään Liite 5: ratkaisuvaihtoehtoihin liittyvää materiaalia ratkaisuvaihtoehtojen soveltuvuus yliopistojen kokonaisarkkitehtuuriperiaatteisiin organisoituminen ja eteneminen Esiselvitys laadittu JHS-suosituksia ja kokonaisarkkitehtuurimallia hyödyntäen

6 II LOPPURAPORTTI

7 Nykytila HY ja Aalto käyttää Oodia, TaY Opsua
Ylläpidon yhteenlasketut kustannukset arviolta 1,5 milj. € / vuosi / HY, Aalto,TaY Oodi on elinkaarensa lopussa: toiminnallisia, teknologisia ja prosesseihin liittyviä heikkouksia. Oodi-konsortion ja toimittajayhteistyön kehittämistarpeet. Opsu vaatii teknologisen modernisoinnin. Puutteena opintojen suunnittelun tuki. Yliopistot haluavat itse määritellä: Opetukseen ja opiskelun tukeen liittyvän toimintansa tavoitetilan Opintohallinnon tietojärjestelmien käyttöliittymien toiminnallisuuden ja ulkoasun Valmius yhteistyöhön: prosessit ja hallintokäyttöliittymä, laajalle käyttäjäkunnalle soveltuvan ratkaisun tuottaminen.

8 Esiselvityksen tulokset tiivistetysti
Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointia on selvitetty Helsingin, Tampereen ja Aalto-yliopiston yhteistyönä: kyseessä korvausinvestointi, vastaa toiminnallisiin muutospaineisiin Yliopistoilla valmius yhteistyöhön: prosessit, hallintokäyttöliittymä, laajalle käyttäjäkunnalle soveltuva ratkaisu Merkittävät lisäkustannukset ainakin vuosina Hyödyt: yhtenäiset sähköisesti tuetut työprosessit, luotettava rekisteröinti- ja raportointiväline, opiskelijan ja opettajan nykyistä huomattavasti toimivammat sähköiset palvelut, moderni sähköinen oppimisympäristö, mm. mobiilit käyttöliittymät ja järjestelmien yhteentoimivuus, järjestelmän elinkaaren hallinta, ylläpidon keskittäminen, työaikasäästö, yliopistoyhteistyö, osaamisen hallinta ja karttuminen Riskit: päätöksenteko, valmius ratkaisukeskeiseen tekemiseen, virhearviot kustannuksissa ja työmäärässä, rahoitustilanne, henkilöstö ja osaaminen RATKAISUVAIHTOEHDOT: Oma ohjelmistokehitys, yhteinen projektiorganisaatio (A) Valmisjärjestelmän hankinta, yhteinen hankintaorganisaatio (B) Valmisjärjestelmän hankinta ja oma ohjelmistokehitys rinnakkaisprojekteina (C) Oodin tekniikan ja organisaatiomallin uudistaminen Oodi-konsortiossa (D) Autonominen toiminta, epämuodollinen yhteistyö (E) Projektiryhmä ehdottaa, että Oodi- ja Opsu on korvattava ja suosittelee omaa ohjelmistokehitys tä yhteisellä projektiorganisaatiolla (120 € / FTE-opiskelija) tai valmisjärjestelmän hankkimista ja omaa ohjelmistokehitystä rinnakkaisprojektina (Hankinta: arvio € / FTE-opiskelija, ohjelmakehitys: € / FTE-opiskelija)

9 Modernisoinnin vaihtoehdot
A) Oma ohjelmisto-kehitys, yhteinen projekti-organisaatio B) Valmis-järjestelmän hankinta, yhteinen hankinta-organisaatio C) Valmis-järjestelmän hankinta ja oma ohjelmistokehitys rinnakkaisina projekteina D) Oodin tekniikan ja organisaatiomallin uudistaminen E) Autonominen toiminta, epämuodollinen yhteistyö Investointi-kustannus/ FTE-opiskelija 120 € 4 vuotta € 4 vuotta hankinta € / 2,5 vuotta, oma kehitys € / 3 vuotta ei arviota Mahdollisuudet yhteistyö, tekninen modernius, toiminnallisesti paras lopputulos yhteistyö, hyvä toiminnallinen lopputulos hyvä toiminnallinen lopputulos, hajautettu riski, nopea aikataulu osin valmis rahoituspohja edellyttäen kehittäjäyliopistojen panostusta yliopistokohtaiset ratkaisut Riskit päätöksenteon ja osaamisen riski suuri korkea investointihinta,  keskeisissä valmisjärjestelmissä tekninen päivitystarve, toimittajariippuvuus yhteentoimivuus riski, hinta voi olla korkea ohjelmistokehityksen epäonnistuminen, nykytilannetta vain korjataan, ei uudisteta ei yhteistyön etuja Esitetyt kustannukset ovat arvioita eivätkä sisällä yliopistojen omaa määrittelytyötä.

10

11 III MARKKINAKARTOITUS

12 Markkinakartoitus - yleisesti
Selvitettiin n. 20 valmisjärjestelmän perustiedot (mm. RFI, demot) Tarkasteltiin tarkemmin 3 eurooppalaista yliopistoa, 2 ohjelmiston hallintaorganisaatiota ja 6 valmisjärjestelmää Selvitettiin hankkeiden nykytila ja mahdollisuudet uudistaa opintohallinnon järjestelmäkokonaisuutta Markkinoilta löytyy suomalaisen yliopiston opintohallinnon tietojärjestelmäksi soveltuvia järjestelmiä Valmisjärjestelmät vaativat huomattavan määrän räätälöintiä Käyttöönotot kalliita, M€ Keskitetty, useamman yliopiston hankinta ja järjestelmäversioiden hallinta kustannuksiltaan alhaisempi vaihtoehto. Tämä edellyttää yliopistoilta työprosessien yhdenmukaistamista Kriittinen menestystekijä työprosessien suunnittelu

13 Markkinakartoitus – yhteistyöstä ja organisoitumisesta kohdeyliopistoissa sekä yhteistyö-organisaatioissa Kohdeyliopistot rakentaneet valmisjärjestelmän ylläpidon teknisen osaamisen aluksi organisaation sisään tai keskittäneet järjestelmänhallinnan keskitettyyn organisaatioon (SanS, An Cheim) Oman ohjelmistokehityksen yhteistyöorganisaatioissa taustalla on ollut laaja kansallinen yhteistyö (LADOK, Cineca) ja valtion osuus toiminnan alkuvaiheessa on ollut merkittävä Vahva keskittäminen on vaatinut myös vahvaa ohjausta prosessien ja toiminnallisuuksien suhteen Keskitetyn organisaation hallinnoimissa järjestelmissä prossessien ja toiminnallisuuksien määrittelyssä on usein mukana yliopisto-, tai jopa toimintaprosessikohtaisesti organisoidut ryhmät

14 Markkinakartoitus – kiinnostavia toiminnallisuuksia valmisjärjestelmissä
Opetussuunnitelma –prosessin hallinta Tarkastuslistat hallintohenkilökunnalle prosesseihin liittyen Opiskelijan koko elinkaaren hallinta hakijoista alumniksi asti Opiskelija-kommunikoinnin hallinta Opintojen etenemisen hallinta ja ohjaus (etenemisen esteinä olevien tietojen tallennus, ohjauksen varaaminen sähköisesti, varhaisen puuttumisen toiminnot) Sähköiset opiskelijatiedot – sähköinen arkistointi Kehittynyt raportointi, valmiit yhteenveto raportit johdolle (esimerkiksi kurssien täyttöasteet, ennusteet keskeyttävistä opiskelijoista)

15 Markkinakartoitus – uutta esiselvityksen valmistumisen jälkeen
Eräs pienempi toimittaja on lähestynyt yhteistyötarjouksella, jossa lisenssointihinnat alhaisemmat esiselvityksessä havaittuihin verrattuna Valmiita avoimen lähdekoodin mahdollisuuksia kartoitettu lisää

16 IV PROSESSIT JA RAJAUS

17 Osapuolten tavoitteet
Aalto Aallolla laaja infra jo nyt Oodin ulkopuolella (Noppa-kurssiportaali, Into-portaali, eAge: sähköinen asiointi) Alustava visio 2020 on toteuttaa 1) opettajan ja opiskelijan opetuksen aikainen kokonaisuus 2) toisaalta opintojen suunnittelun ja ohjauksen kokonaisuus, jossa myös ) virkailijan käyttöliittymä Aalto hakee yhteisessä OTM:ssa ratkaisua, joka sisältää minimissään virkailijatoiminnot, voidaan sovittaa Aallon infrastruktuuriin, ja jonka yhteyteen voi tehdä omien tavoiteprosessien mukaisia sovelluksia. Alkuvaiheessa (v. 2015) ratkaisussa pitää olla mukana opettaja- ja opiskelijatoiminnallisuus HY HY:n opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmäkokonaisuus on sirpaleinen ja siitä puuttuu kokoava "kurssiportaali" tai opiskelijan/opettajan työpöytä Tavoitteena yhtenäinen ja moderni opetuksen ja opiskelun kokonaisuus joka nivoutuisi hyvin yliopiston portaaliin (Flamma) ja muihin järjestelmiin (oppimisympäristö Moodle, kv-vaihdon järjestelmä Mobility Online yms.) HY:n tavoitteena  on  toteuttaa opetuksen portaalin perusta OTM-ratkaisun puitteissa, ja koska HY:lla tällaista ei ole, olisi mahdollisuus lähteä toteutukseen puhtaammalta pöydältä Moodlen ja muiden opetuksen järjestelmien soveltuvuus kokonaisuuteen on arvioitava tavoitetilan hahmottuessa TaY TaY:n tavoitetilassa on saada käyttöön laajan vaihtoehdon mukaiset palvelut. Osa näistä palveluista tullaan saamaan käyttöön todennäköisesti mm. TIPTOP-projektin kautta Virkailijatoiminnallisuuksien osalta opintosuoritusten hallintaan toteutetaan Jyväskylän yliopiston kanssa Työn alla on opiskelijatietojärjestelmän liittäminen integraatiopalveluväylään (ServiceMix). Käyttöliittymäkerroksen osalta varaudutaan sovitustyöhön, koska TIPTOPissa ei ole vielä tehty ratkaisua yhdestä käyttöliittymäteknologiasta, vaan eri vaihtoehtojen soveltuvuutta testataan koekäytöillä (PoC).

18 Alustava toiminnallisuuden rajaus
Koulutus- ja opetustarjonnan ja tutkintorakenteiden selailu ja kirjaaminen Opinto-oikeuden selailu ja käsittely Henkilö- ja yhteystietojen selailu ja käsittely Opetukseen ilmoittautuminen ja ilmoittautumisten hallinta Suoritusten, kokonaisuuksien ja tutkintojen selailu ja käsittely Opiskelija- ja opetustulosteet Koodistojen käsittely ja muut pääkäyttäjätoiminnot Mahdollisesti myös lukuvuosi-ilmoittautuminen, hops ja opetuksen toteutusten sähköiset alueet

19 Esiselvityksen tuloksia 1/3
Laadittiin opintohallinnon prosessikartta Kuvattiin ylemmän tason prosessit sanallisesti Kuvattiin tarkempana prosessikaaviona opinto-oikeuden muodostumisen prosessi ja toteutukseen ilmoittautumisen prosessi Päädyttiin lopputulokseen, että opintohallinnon prosesseja voidaan automatisoida huomattava määrä -> virkailijatyön vähentäminen Rajauksena melko tiivis opintohallinnon ydintietojen perusjärjestelmä

20

21 Esiselvityksen tuloksia 2/3
Toimivat rajapinnat prosessien tueksi valtakunnallisiin ja yliopistojen omiin järjestelmiin (VRK, hakujärjestelmät, VIRTA, opetuksen suunnittelujärjestelmä, yms.) Opinto-oikeuksien luonti hakujärjestelmien kautta Tietoja tallennetaan vain kertaalleen (esim. tutkintorakenteet, opetustarjonta yms.) Maksupalvelu yliopiston maksujen suorittamiseen Toimintoja/työnkulkua ohjaavat käyttöliittymät Opiskelijan sähköinen asiointi (opiskelija voi itse hakea kokonaisuuksien hyväksyntää = koostaminen) Sähköinen opiskelijakansio Työkaluja valmistuvien opiskelijoiden käsittelyyn

22 Esiselvityksen tuloksia 3/3
Virallisen edistymisen seurannan mahdollistaminen (perustiedot ydinjärjestelmässä -> raportointi)

23 Mitä on tehty esiselvityksen jälkeen?
Prosessityötä on jatkettu Kuvattu opinto-oikeuteen vaikuttavia prosesseja mm. seuraavia: Yliopistoon ilmoittautuminen Opinto-oikeuden käsittely Pääaineen/koulutusohjelman valinta/vaihtaminen Opinto-oikeudesta luopuminen Lisäajan hakeminen opinto-oikeudelle Rajausta tarkennettu ja tarkennettava edelleen Opintohallinnon henkilöstön haastattelut (HY)

24 Tavoitteita prosessityöhön
Opintohallinnollisten prosessien yhtenäistäminen on mahdollista Opiskelijalle työvälineitä opintojen suunnitteluun ja lukujärjestyksen tekemiseen Mahdollisuus opintosuorituksien kirjaamiseen luontevasti osana opettajan opetustyötä Sähköinen opiskelijakansio korvaa ”fyysisen” opiskelijakansion sisältäen mm. ohjauksen dokumentaation = ”potilaskansio”

25 Muita huomioita Yliopistojen muiden hankkeiden sitominen OTM-projektiin Rajattava tarkasti julkaisuväylät: mitä missäkin näytetään Sähköiset tutkintotodistukset (valtakunnallinen palvelu vai yliopistojen oma?)

26 Esiselvitys: http://blogs.helsinki.fi/otm-esiselvitys/
Lisätietoja Esiselvitys: