Opintohallinnon tietojärjestelmien modernisointi (OTM) - hanke Korkeakoulujen valtakunnalliset IT-päivät 05.11.2013 Pekka Äikäs

Taustaa 1/2 Yhteinen huoli: Opintohallinnon järjestelmät olivat tulossa elinkaarensa päähän  seuraavan sukupolven järjestelmäkehitys käyntiin oli saatava käyntiin OTM-hankkeen tavoitteena on toteuttaa osapuolten ydintoimintaa ja lakisääteisiä tehtäviä tukeva järjestelmä siten, että Toteutus on kustannustehokas Toteutus on elinkelpoinen vähintään seuraavat 20 vuotta Ratkaisu on tasapuolinen kaikkien osapuolten näkökulmasta Ratkaisu joustaa erilaisissa muutostilanteissa, esim. uusien osapuolten liittyminen mukaan OTM-HANKE

Taustaa 2/2 2011 ”tunnustelukeskustelut” TaY-Aalto-Hy Opitaan aikaisemmista yhteishanke kokemuksista Olennaista varmistaa avainosaajat ja päätöksentekokyky  aloitetaan pienellä porukalla, muut mukaan (jos) KUN onnistutaan Lukuvuosi 2011 – 2012 esiselvitys Laajuus: yhteinen ”hallintosovellus” ja avoimuus myös muuhun Kustannusarvio 6 milj. € Syksy 2012 johdon neuvottelut ja rahoituspäätökset Toteutusmalli: itse tehden kuitenkin hyödyntäen olemassa olevia komponentteja 1v sopimus 1 milj. € tarkemmasta vaatimusmäärittelyvaiheesta ja ”prototyöstä” Tammi-maaliskuu 2013 hankkeen organisointi, käynnistys ja määrittelyjen tarkennus alkaa OTM-HANKE

Nykytila Keskeiset toimijat Toteutuksen rajaus sovittu Projektiryhmä ja hankepäällikkö Johtoryhmä Ohjausryhmä Viiteryhmät Integraatio- ja liitosprojektit x 3 Toteutuksen rajaus sovittu laajempi kuin ”hallintosovellus” – lähtökohtana opetuksen ja opiskelun prosessien tuki Jatkosopimus stilisointia vaille valmis 3 v sopimus toteutusvaiheelle 2014-2016 Sopimuksen IPR kysymyksiä ja muiden liityntämallia koskevia kohtia vielä viilataan, sen jälkeen allekirjoitus Määrittelyvaiheesta ollaan siirtymässä ensimmäiseen toteutukseen Toteutukset omana työnä tai kunkin omien kilpailutettujen toimittajien kautta OTM-HANKE

Yhteistoiminnan malli Kehitysvaihe 2013-2016 Työyhteenliittymä: HY, TaY, Aalto Tavoitteena päätöksenteon ja toteutustyön tehokkuus Tuotantovaiheen valmistelu Tuotantovaihe 2017 - Organisoituminen uudestaan Jako erilaisiin osapuoliin, esim. päävastuullinen osapuoli, sivuvastuullinen osapuoli, asiakasosapuoli OTM-HANKE

Suunnitteluperiaatteita "Mutkat suoriksi" - minimoidaan turha hallinnollinen työ ja turhat prosessien vaiheet Tieto haltuun alkulähteiltä Missä prosessissa tarvittava tieto syntyy? Voidaanko prosessia tukea järjestelmällä niin, että tieto saadaan suoraan järjestelmään ilman erillistä tiedon kirjausta. Asiat hoidetaan loppuun aikaisimmassa mahdollisessa vaiheessa. Opintojen suunnittelu - Mahdollistetaan opiskelijalle valintojen teko, mutta informoidaan häntä valintojen seurauksista. OTM-HANKE

Opintojen suunnittelu suoraviivaistamisen välineenä Lähtökohtana Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi –esiselvitys Opintojen suunnittelu ei ollut esiselvitysvaiheessa osa järjestelmäkokonaisuutta Selvisi, että kaikilla hankkeen osapuolilla oli samanlaisia tarpeita opintojen suunnitteluun liittyen Havaittiin, että hyvä opintojen suunnittelun työkalu mahdollistaa hankkeen tavoitteen Kuvataan periaatteet ja säännöt, joiden puitteissa opiskelija voi toimia omatoimisesti Hyödynnetään TIPTOPin osia niiltä osin kuin se on mahdollista OTM:ssä rakennetaan varsinaisen opintojen suunnittelun lisäksi opintohallinnolliseen toimintaan liittyvät palvelut kaikille opiskelijoille koko opiskelun elinkaarelle OTM-HANKE ----- Meeting Notes (24.10.2013 10:30) ----- 12 min

Perusrekisteri on mukana Perusrekisteri syntyy vaiheittain samalla, kun siihen kytkeytyviä palveluita toteutetaan rekisteriin tallentuvat tiedot syntyvät osana toimintaa Tullaan rakentamaan myös käyttöliittymä, jota kautta hallintohenkilö pääsee muokkaamaan perusrekisterin tietoja hallintohenkilön työ on pääsääntöisesti poikkeustilanteiden käsittelyä ja koodistojen sekä sääntöjen ylläpitoa OTM-HANKE ----- Meeting Notes (24.10.2013 10:30) ----- 14

Järjestelmän rajaus OTM-HANKE ----- Meeting Notes (24.10.2013 10:30) ----- 18 min

Keskeinen toiminnallisuus Opiskelijahaku- ja valinta (ei KSHJ korvaaja) Opetuksen suunnittelu (lopputulokset) Tutkinnosta ja opetuksesta tiedottaminen Opinto-oikeus Opintojen suunnittelu Edistymisen seuranta Opiskelijaliikkuvuus Suoritukset Valmistuminen Viestintä Ohjaus ja neuvonta OTM-HANKE

Arkkitehtuuri SOA Java, HTML SQL

Haaste: Waterscruming Vesiputousmallilla ohjataan ketteriä scrum-tiimejä OTM-HANKE ©

Ketterät menetelmät Oppimisprosessi kolmella eri tasolla: Ketterä projektimalli (projektiryhmä) Ketterän hankkeen johtaminen (johtoryhmä) Ketterän hankkeen rahoittaminen ja tulosten arviointi (yliopistot) Halu tuloksiin pitää olla kovempi kuin halu kontrolliin OTM-HANKE

Aikataulu 2013-2016 2013 Työn käynnistys, prosessit, vaatimusmäärittely, arkkitehtuuri, käyttöliittymäpilotteja, työn aloitus 1 kehitystiimi 2014 Toteutustyötä Osajärjestelmien pilotteja ja kokeiluja 1-2 kehitystiimiä 2015 n kpl kehitystiimejä 2016 Integraatio ja migraatiohankkeet Laaja käyttöönotto OTM-HANKE

Vuoden 2013 tavoitteita Keskeiset prosessit sovittu ja määritelty Vaatimusmäärittely toteutettu ≈ Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Arkkitehtuurivalinnat tehty Teknologiat, rajapinnat, sovitus kunkin yliopiston omiin ympäristöihin Käyttöliittymäpilotti Toteutussuunnitelma seuraavalle vaiheelle ≈ Ensimmäiset toteutusvaiheet marras-joulukuussa OTM-HANKE

Kiitos mielenkiinnosta! Lisätietoja: http://blogs.helsinki.fi/otm-hanke/ otm-hanke@aalto.fi pekka.aikas@aalto.fi OTM-HANKE