VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen1 Tekijä: Dokumenttien hallinta

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen2 Dokumenttien hallinta 1. Dokumenttien hallintaan vaikuttavat tekijät 2. Dokumenttien hallinnan tasoja 3. Dokumenttien hallinnan ympäristöt

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen3 1.Dokumenttien hallintaan vaikuttavat tekijät 1. yritysten toiminta 2. yrityksen tuotteet 3. yrityksen dokumentit 4. dokumenttienhallinnan ongelmat

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen4 1.1 Yritysten toiminta • yritysten liiketoiminta • yritysten yhteistyökumppanit • yritysten kulttuuri • yritysten ilmapiiri

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen5 1.2 Yrityksen tuotteet Pari esimerkkiä tuotteista: • Kiinteistön hallinnointi: hallinnoi emoyhtiön/asiakasyhtiön tiloja •Kunnossapidon/isännöinnin jakaminen eteenpäin •Tilojen varaus eri tilaisuuksien käyttöön, vuokraus ja myyminen • Teollisuustuotteet •Asiakkaille luovutettavat projektit •Tuotteiden myynti tukkutoimintana tai suoraan asiakkaille •Tuotteiden valmistus tehtaissa ja tuotteiden myynti

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen6 1.3 Yrityksen dokumentit • työtavat, joilla dokumentteja tuotetaan • työtavat, joilla dokumentteja käsitellään • työtavat, joilla dokumentteja arkistoidaan • dokumenttien laatu yrityksessä •dokumenttien kunto •dokumenttien laatu •henkilöiden oma asenne siihen kuinka dokumenttien laatuun vaikutetaan •dokumenttien luonti on ohjeistettu / ei ole ohjeistettu

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen7 1.4 Dokumenttienhallinnan ongelmat • dokumentin häviäminen • dokumentin paikkansapitävyyys • dokumentin tietoturva • dokumentin varmuustallennus • dokumentin hyödyntäminen uudelleen • dokumentit ovat hajallaan

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen8 2. Dokumenttien hallinnan tasoja 1. Tiedostot ovat talletettu eri kansioihin 2. Dokumenttien ns. ’metadata’ 3. Haut 4. Suojaus 5. Erilaiset käyttäjätunnistukset erilaisilla oikeuksilla 6. WWW käyttöliittymä 7. Version hallinta 8. Dokumenttien yhdistäminen 9. Ns. ’Workflow’ ominaisuudet 10. Tuotetiedon linkittäminen dokumenttien hallintaan

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen9 2.2 Dokumenttien ns. ’metadata’

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Haut

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Suojaus • Käyttäjätunnus ja salasana.... • Turvattu tiedostojen ulos- /sisäänleimaus (Check-out/Check-in) •Check-out = tiedosto ’zekattu’ ulos muokkaamista varten ja dokumenttien hallintajärjestelmä on lukinnut oikeuden tehdä muutoksia dokumenttiin muilta köyttäjiltä •Check-in = tiedoston lukitus poistettu • SSL-suojattu yhteys, mikäli on WEBbiyhteys järjestelmään

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen WWW käyttöliittymä 1.HTML - käyttöliittymä 2.XML- ’selkäranka’ 3.WAP / WML – antaa lisää mahdollisuuksia kenttä / työmatkaolosuhteisiin 4.SSL salasanasuojaus 5.Digitaalinen allekirjoitus

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen HTML - käyttöliittymä

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen XML- ’selkäranka’

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen XML- ’selkäranka’

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Version hallinta Antaa mahdollisuuden tutkia edellisiä suunnitelmien versioita. Tyypillisiä syitä tähän tarpeeseen: • Viimeinen versio ei ole ehtinyt ajoissa tuotantopaikalle, vaan siellä on jo suunnitelmissa mainittu asia ehditty tehdä vanhojen suunnitelmien avulla • Teollisuudessa on usein vanhojen suunnitelmien mukainen vara-osa rikkoutunut ja voi olla tarpeellista suunnittelijan tarkistaa, voiko uusimman suunnitelmaversion mukainen osa korvata vanhan

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Dokumenttien yhdistäminen Usein tiedosto sisältää linkitettyä tietoa toisesta tiedostosta, jonka jotkut dokumenttien hallintaohjelmat osaavat ottaa huomioon. Esimerkkejä: • Tekstinkäsittelytiedostossa on linkitetty taulukko osana dokumenttia. Taulukko on ulkoisessa tiedostossa. • CAD-tiedostossa on ulkopuolisesta rasteritiedostosta tai toisesta CAD- tiedostosta liitetty n.s. viitekuva, jonka avulla tiedostoa voi työstää

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen18 • Tiimin jäsenet jakavat tietoa toisilleen luodessaan dokumentteja järjestelmään • Esim. vastuunalainen esimies voi punakynätä ja hyväksyä järjestelmän sisällä suunnitelmia ja muita asiakirjoja • Järjestelmässä ’workflow’ on mallinnettu, kuten yrityksen/projektin työtavat/kulkukaavio 2.9 Ns. ’workflow’ ominaisuudet

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Tuotetiedon linkittäminen dokumenttien hallintaan

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen20 3. Dokumenttien hallinnan ympäristöt 1. Dokumenttienhallintajärjestelmän valinta 2. Tiedostojen sijoittaminen & tietokanta 3. Laitteisto/verkko: perinteiset ratkaisut 4. Laitteisto/verkko: ajanmukaiset ratkaisut

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Dokumenttienhallintajärjestel- män valinta 1. Tietokantaratkaisun ja ’raudan’ sopivuus yrityksen/yhteisön tarpeisiin/tulevaisuuden tarpeisiin 1.Halpa tietokanta/Oracle/SQL-server/Oliotietokanta/ ???? 2.PC serverinä (10.000,->...) / serveri (50.000,->...) 2. Täysin valmista dokuhallintajärjestelmää ei ole. Joka asiakkaalla on omat erityistoivomukset.

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen22 3. Asiakkaalla on useimmiten käytössä tietokantoja, joita kyettäisiin käyttää hyväksi. Hidas ja hinnakas tapa sisällön tuottamisessa on näpytellä olemassaoleva DATA uudestaan uuteen järjestelmään (= 0,5 – 1... henkilötyövuotta). 3.1 Dokumenttienhallintajärjestel- män valinta

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen23 4. Käyttöliittymän tulee olla tarpeita vastaava ja mahdollisimman tehokas/ yksinkertainen •jos DATAn syöttötyö on hidasta -> kallis •turhat ’koukerot’ lisäävät oppimiskynnystä -> vastarintaa käyttäjissä -> ’hällä väliä’ asennetta sisällön tuottamisessa -> järjestelmä ei toimi kunnolla 3.1 Dokumenttienhallintajärjestel- män valinta

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen24 • Dokumentit tulee varmuustallentaa (back-up) vesivahingo, sähkökatkon, rakennuksen romahtamisen tai tulipalon varalta. 3.1 Back-up

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Tiedostojen sijoittaminen & tietokanta • Osassa ratkaisuissa ovat varsinaiset tiedostot entisellään esim. tiedostopalvelimella ja ainoastaan metadata on tietokannassa, josta on linkit varsinaiseen dokumenttiin. • Toinen menetelmä on upottaa myös dokumentit tietokantaan.

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Laitteisto/verkko: perinteiset ratkaisut

VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA Ilkka Heinonnen Laitteisto/verkko: ajanmukaiset ratkaisut Keskitetty arkisto Hajautettu arkisto