VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen1 Vanhojen paperiarkistojen muuttaminen sähköiseen muotoon 1. Valitaan vanhasta paperiarkistosta.

Esitys aiheesta: "VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen1 Vanhojen paperiarkistojen muuttaminen sähköiseen muotoon 1. Valitaan vanhasta paperiarkistosta."— Esityksen transkriptio:

1 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen1 Vanhojen paperiarkistojen muuttaminen sähköiseen muotoon 1. Valitaan vanhasta paperiarkistosta ’haltuunoteettavat’ dokumentit, ja ne dokumentit, joita ei ’oteta haltuun’. 2. Tallennetaan kaikki em. dokumenttien hallintajärjestelmään 3. Kuvatiedostojen muunnokset ja kunnostus 4. Asiakkaan henkilöston ’sisäänajo’ järjestelmään

2 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen2 1. ’Haltuunotettavat’ dokumentit, ja ei ’haltuunotettavat’.  ’Otetaan haltuun’  skan  vekt / OCR  uudelleen luomalla  Vain dokumentoidaan (jätetään paperi- ja mikrofilmimuotoon)

3 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen3 2. Tallennetaan kaikki dokumenttien hallintajärjestelmään  Kun luodaan uutta DATAa, taulukkonäkymä on nopeampi kuin täyttölomake. Täyttölomake sopii loppukäyttäjälle ylläpitoa varten.  Bulk import / batch –toiminnot  (Paperiarkisto -> OCR -> korjaustyö -> taulukkonäkymä -> tietokanta?)

4 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen4 3. Kuvatiedostojen muunnokset ja kunnostus  Konepajakuvat on joissain teollisuuden yrityksissä konvertoitu jo monta kertaa.  esim Medusa -> AutoCAD (tiedostomuodon ikä ~10 vuotta) (Vanhat Medusa-asetukset on muunnettu mm. Acad-Genius asetuksiin)  Teollisuudessa harrastettu orjallisemmin CAD-ohjeistuksia ja tasostandardeja -> konversio tällöin mahdollista

5 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen5 3. Kuvatiedostojen muunnokset ja kunnostus  Rakennusalalla CAD-standardien noudattaminen on vaikeata.  Hyötyjänä olisi kiinteistönhallintaa harrastava yritys/ yhteisö, joka käyttää CAD-kuvia rakennusurakan luovutuksen jälkeen.  Standardien avulla tulisi kustannussäästöjä myös urakoitsijoille  Tällä hetkellä CAD kuvia luodaan yleisesti periaatteella: ”missä aita on matalin”

6 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen6 3. Kuvatiedostojen muunnokset ja kunnostus  Kiinteistöjen kuvien haltuunottoprojektit ovat opettaneet, että myöskin vanhat CAD-tiedostot voivat olla yllättävän huonossa kunnossa vuosien kuluttua  (Seuraavat termit ovat AutoCAD –komentoja:) Avaaminen batch-kunnostuksessa vain recover –komennolla (tavallinen file-open aiheutti kaatumista)  6-kertaa peräkkäin siivouskomento ’Purge’ –komento tuotti suurta siivoamista.  Sekava tapa tuottaa pohjapiirroksissa ’3D’:tä aiheutti kaatumisia. (Elevation, thickness, Z koordinaatti vektoreissa >0 )  ’Zoom Extents’ tuotti havainnon, että (useimmiten arkkitehtien tuotoksia) talosta 1 000 000 mm:n päässä löytyi asiaan kuulumattomia objekteja.  Kuvatasostandardit eivät aina kiinnostaneet suunnittelijoita

7 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen7 3. Kuvatiedostojen muunnokset ja kunnostus  CAD-kuvatasojen ja muiden CAD-ohjeiden noudattaminen pitää kuvatiedostot käyttökelpoisina yllättävissäkin tapauksissa  TALO 80 / TALO 90 tasostandardit olisivat hyödyllisiä  Automatisoidut toiminnot  Kun kuvat ovat standardeja, niin jatkojalostus on mahdollista

8 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen8 4. Asiakkaan henkilöston ’sisäänajo’ järjestelmään  Oikeat työtavat alusta pitäen  Tutkimuksissa on todettu, että uuden järjestelmän suurin uhka on käyttäjien asenne, jossa oppimiskynnyksen lisäksi muutosvastarinta ’torpedoi’ sekä hyvät, että huonot kehityshankkeet.

9 VTT RAKENNUS- JA YHDYSKUNTATEKNIIKKA 14.5.2004 Ilkka Heinonen9 4. Asiakkaan henkilöston ’sisäänajo’ järjestelmään  Em. ongelman eräs ratkaisumalli (IT-alan yrityksen havainto): Kun loppukäyttäjät ovat mukana uuden järjestelmän suunnittelussa, niin tutkimusten mukaan he hyväksyvät sen paremmin. (Asiakasyritysten päälliköiden ja toimittajan pienessä piirissä tehty suunnitteluvaihe tuottaa herkemmin ’kuplan’).