Toimisto- ja tuottavuusyhdistys ESITTELY Risto Lehtinen Hotel Arthur, Helsinki 2.4.2014
Toiminnan tavoitteet Yhdistys edistää toimistotyön järkeistämistä ja tuottavuutta tekniikan, tutkimuksen ja koulutuksen avulla, mm. seminaarit hankkeet Jäseniämme ovat henkilöt ja yhteisöt, jotka ovat kiinnostuneita toimistotyön monipuolisesta kehittämisestä
Yhdistyksen historia Perustettu vuonna 1957 Alkuperäiseltä nimeltään Suomen Lomaketeknillinen yhdistys – Blankettekniska förening i Finland V. 1968 nimi muutettiin Konttorirationalisointiyhdistykseksi. 1980-luvulla Helsingin Toimistoyhdistys ry. 2000-luvulla Toimisto- ja tuottavuusyhdistys r.y. KRY Tavoitteena on aina ollut toimiston tuottavuuden kehittäminen, mutta ajat ja tavat ovat muuttuneet vuosien saatossa. 1960-luvulla yhdistys oli mukana asiakirjojen standardointityössä Historiaan on mahtunut myös lukuisia seminaareja ja koulutuksia.
Ohjetietopankki Verkkopalvelu, josta lomakkeita tarvitsevat sovelluskehittäjät saavat käyttöönsä valmiita lomakepohjia sekä niiden standardoidut asiakirjarakenteet ja ohjetiedot. Ohjetietopankkia hoitaa ja ylläpitää Toimisto- ja tuottavuusyhdistys yleishyödyllinen voittoa tavoittelematon toimija Hyödyt valmiit erikieliset sanat tukevat lomakesuunnittelua ja nopeuttavat oikolukua mahdollistaa asiakirjojen automaattisen käännöksen halutuille kielille lomakesuunnittelun kustannussäästöt ovat merkittävät
Ohjetietopankki Kaikki hallinnon ja liike-elämän prosessit ja niissä käytettävät sovellukset hyödyntävät runsaasti lomakkeita. Monilla lomakkeilla on lisäksi juridinen ulottuvuus (sopimuslomake), jolloin niiden on oltava kunnossa ja ohjetiedoiltaan ymmärrettäviä ja yksikäsitteisiä. Ohjetietopankki on ensimmäinen palvelu, joka standardoi lomakkeissa käytettävät ohjetiedot monikielisesti. Lomakkeita käyttäville organisaatioille lomakkeiden kaikkinainen yhdenmukaistaminen helpottuu ratkaisevasti kun niissä tarvittavat ohjetiedot ovat vakiomuotoiset, samat ja helposti saatavilla yhdestä paikasta, joka huolehtii niiden standardoinnista. Ohjetietotermistön ollessa tuttu ja selkeä nopeutuu asiakirjan luettavuus ja käsittely. Sekava ja hidas asiakirjojen luettavuus, ymmärtäminen on asiakäsittelyn suurimpia kustannuksien aiheuttajia. Ohjetietojen ollessa yksikäsitteiset ja lomakkeen täyttäjän omalla kielellä vähenevät virheet ja erilaiset selvittelyt ratkaisevasti.
Ohjetietopankki Monikielisten lomakkeiden rakentaminen ja käyttö helpottuu merkittävästi. Ohjetietopankista saa kielitarkistetut ohjetiedot useimmille liike-elämän ja hallinnon käyttämille kielille. Esimerkiksi maahanmuuttajien asiointia julkishallinnon kanssa tai vientikauppaa voidaan tehostaa ilman että sovelluksia tarvitsee kääntää useille eri kielille. Lisäksi uuden kielen tukeminen tapahtuu nopeasti. Sovelluskehittäjien työ nopeutuu kun useimpia lomakkeita ei tarvitse enää suunnitella alusta alkaen vaan ohjetietopankista voidaan ottaa valmis mallilomake ja siitä lähinnä karsimalla muokata omaan tarpeeseen sopiva. Mallilomakkeet ovat asiakirjarakenteeltaan hyviä ja niiden ohjetiedot selkeitä ja yksikäsitteisiä. Tämä vähentää erilaisten huonojen käytäntöjen leviämistä sähköisissä lomakkeissa.
Ohjetieto Ohjetieto (form field name) kertoo mitä lomakkeella olevaan kenttään syötetty / syötettävä tieto merkitsee. Esimerkiksi pankkisiirtolomakkeella oleva maksajan tilinumeron sisältävän kentän ohjetietona saattaa lomakkeen tekijästä riippuen lukea ”tili”, ”tilinumero”, ”tili.nro”, ”asiakkaan tili”, ”maksajan tili” tai ”pankkitili”. Ohjetietopankki standardoi tämän. Jokaisella ohjetiedolla on vakiomuotoinen tunniste (ID/Tag) joka on muotoa 755338GER jolloin viimeiset kolme merkkiä kertovat ohjetiedon kielen. Esim. GER on Saksa, CHD on Sveitsin saksa. Ohjetiedot hyväksytetään kielitoimistolla ja standardisoimisliitolla.
Ohjetietoja esimerkki Lomakkeen ohjetietoja ovat esim. seuraavat ja niiden ohjetietopankin alustava malli suomeksi sekä ruotsiksi:
Ohjetietopankin kehittäjäksi? Etsimme asiantuntijoita kehittämään Ohjetietopankkia Tule mukaan, ota yhteyttä: risto.lehtinen@vidois.fi
Kysymyksiä