Lionsliiton aineistosta koonnut P.Siitonen 4/ KLUBISIHTEERI koulutus Pekka Siitonen Piirisihteeri

PTS Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu jäsenrekisteriin. Uudet hallitusvirkailijat tulee syöttää jäsenrekisteriin välittömästi valintojen vahvistuttua. (vimeistään ) -Ilmoittakaa myös lohkonne puheenjohtajalle. Jäsenrekisterin linkki lähtien tunnukset jäsenrekisteriin saa yllä olevasta osoitteesta. Tämä koskee, niin klubin virkailijoita, kuin muitakin klubin jäseniä. Käyttäjätunnukseen on annettava oma sähköpostiosoite. Jäsenrekisteriin pääset jatkossa käyttäjätunnuksella (=sähköpostiosoite) ja tallentamallasi salasanalla. Jos sinulla ei ole ollenkaan sähköpostiosoitetta, niin pyydä sihteeriä katsomaan jäsenrekisteristä sinun kotimainen jäsennumerosi, joka toimii käyttäjätunnuksena ja kv-jäsennumerosi, joka toimii salasanana.

Jäsenrekisteri •Tietoja syötettäessä on erityisen tärkeätä kiinnittää huomiota siihen, että ainakin presidentin, sihteerin sekä rahastonhoitajan tiedoista löytyy voimassaoleva sähköpostiosoite. Klubille tuleva sähköposti ohjautuu automaattisesti presidentille, sihteerille ja rahastonhoitajalle. Mikäli uusien hallitusvirkailijoiden rekisteröinnissä ilmenee ongelmia, kannattaa kääntyä piirisihteerin puoleen lisäohjeiden saamiseksi (piirisihteerin yhteystiedot löytyvät esityksen alusta.). Huomioittehan, että rekisteriin tulee merkitä henkilön aito ja alkuperäinen sähköpostiosoite (ei ns.alias-osoitteita, jotka ovat muotoa lions.fi). •Jäsenrekisteri on tätä nykyä kaikille avoin tarkastelua varten. Ylläpito-oikeus lisäyksiin ja muutoksiin on klubisihteerillä sekä presidentillä. Tunnukset jäsenrekisteriin saa osoitteesta Tämä koskee, niin klubin virkailijoita, kuin muitakin klubin jäseniä. Käyttäjätunnukseen on annettava oma sähköpostiosoite.HUOM! Mikäli sähköpostiosoitteesi muuttuu, huolehdithan muutoksesta myös jäsenrekisteriin. PTS

Uusien virkailijoiden syöttäminen • Päävalikosta valitaan Jäsensovellus. • Klikataan ao jäsenen nimeä ja ylhäältä valitaan Muokkaa. • Siirrytään kohtaan Tehtävät ja painetaan Lisää näppäintä. • Klikkaamalla kolmenpisteen nappia saa näkyviin eri vaihtoehdot tehtävistä. Niistä valitaan oikea. Tehtävän Alku- ja Loppupäivämäärät tulevat näkyviin automaattisesti. Jos jäsenellä on useampi tehtävä, niin painetaan uudestaan Lisää näppäintä, jolloin saadaan uusi rivi ja sieltä valitaan hänelle toinen tehtävä. Jokainen tehtävä näkyy omana rivinään alku- ja loppupäivämäärineen. Lopuksi painetaan Talleta näppäintä. Sama tehtävä ei voi olla kahdella eri jäsenellä. 4 PTS

Uusien virkailijoiden syöttäminen • NYKYISTEN TEHTÄVIEN PÄÄLLE EI SAA VAIHTAA TOISTA JÄSENTÄ. • Nykyiset tehtävärivit siirtyvät aikanaan jäsenen historiatietoihin. Jos nykyinen tehtävä on poistettu, niin ei ole mitään tietoa jota siirtää jäsenen historiatietoihin. • Mikäli jäsenellä on sama tehtävä esim. kahtena kautena peräkkäin, lisätään sama tehtävä myös seuraavalle kaudelle omana rivinään. Alku- ja loppupäivämäärät kertovat tehtävän keston ja niiden perusteella tieto siirtyy myös jäsenen historiatietoihin. 5 PTS

• Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti. 6

PTS • Tee kuukauden jäsenilmoitus: Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. PÄÄVALIKKO

Lisää tehtävä PTS Hae jäsenen henkilötiedot Valitse Muokkaa

Lisää tehtävä PTS Tehtävät kohdassa valitse Lisää

Lisää tehtävä PTS Valitse tehtävä valikosta Päivämääriin tulee oletusarvona seuraava kausi Talleta

11 Ei muuta kun tukka putkella hommiin ! KIITOS !