Future Vision Planin vaikutukset klubien toiminnassa Suomen Rotarysäätiöseminaari Tampere Pentti Aspila Rotarysäätiö

2 Pääkohdat lyhyesti Suunnittelujänne pitenee Klubin oltava kvalifioitu? Hankkeiden huolellisempi suunnittelu Raportoinnin vaatimus Global granttien koko kasvaa: yhteistyö Pienten projektien tekemisen mahdollisuus säilyy, District grantit GSE poistuu, tilalle tavoitteellisempi VTT opimus, joka koskee klubeja, jotka saavat erilaisia apurahoja joko Rotarysäätiöltä tai rotarypiiriltä. Edellytetään kaikilta niiltä klubeilta, jotka toteuttavat Rotarysäätiön tai piirin hankkeita. Allekirjoittamalla klubin yhteistyösopimuksen klubi vahvistaa, että se hyväksyy täyttävänsä kaikki Rotarysäätiön edellytykset koskien apurahojen hallinnointia. Samalla klubi vahvistaa noudattavansa kaikkia Säätiön antamia ohjeita ja määräyksiä Mitä tämä merkitsee meidän klubillemme?

Kvalifiointi, mitä se on? Kvalifioinnin tarkoituksena on varmistaa, että klubilla on kapasiteettia hoitaa projekteja ja hallita niitä. 1.Oikeat koulutetut henkilöt, jotka hoitavat projektin 2.Tarkoituksenmukainen taloudellinen valvonta 3.Tarkoituksenmukainen järjestelmä kirjanpitoa ja tilintarkastusta varten 4.Tarkoituksenmukainen järjestelmä kaikkien dokumenttien ARKISTOIMISEEN. 5.Kyky raportoida esille tulleista epäkohdista 3

1.Valitaan yksi klubijäsen huolehtimaan klubin kvalifioinnista 2.Vähintään yksi tai mieluummin kaksi klubijäsentä tulee osallistua piirin järjestämään koulutustilaisuuteen 3.Klubin tulee laatia suunnitelma asiakirjojen säilyttämi- selle ja asiakirjojen siirtämiselle henkilöltä toiselle, ilman keskeytystä ketjussa 4.Klubin tulee huolehti että mitään eturistiriitoja ei esiinny tai voi syntyä 5.Piiri voi asettaa muita ehtoja, jos se on välttämätöntä ja kohtuullista 4 Kvalifioinnin ehdot?

Taloudellinen valvonta 1.Täysin erillinen pankkitili pitää avata apurahan vastaanottamista varten sekä kustannusten tai avustusten maksamista varten. Tiliote otetaan kuukausittain (pankkitilin täsmäyttäminen). 2.Tilin tule olla matalakorkoinen tai koroton. 3.Apurahaa ei saa käyttää spekulatiivisiin investointeihin tai sijoituksiin (osakkeet, rahastot, obligaatiot, talletustodistukset)

Klubilla tulee olla kirjanpito apurahaa varten, joka käsittää kassakirjanpidon sekä tilit erilaisten kustannusten ja tulojen erottamiseen. Edelleen kaikkien tositteiden täytyy olla numeroituna ja arkistoituna. Jos on menossa useita projekteja pitää pääkirja olla niin perustettu, että projekti voidaan pitää erillään. Tilitys ja tilintarkastus

Apuraha tulee tilintarkastaa niiden sääntöjen mukaan, jotka Rotarysäätiö on määrännyt tai määrää piiriapurahalle tai maailmanlaajuiselle apurahalle yleisessä ohjeessaan Tilityksen tulee sisältää luettelon saaduista varoista ja koroista sekä kaikki tiedot, jotka viittaavat projektiin sekä saldotiedon pankista. Projektin tiliä tarkastaan pitää valita erillinen toiminnan tarkastaja Toiminnantarkastajan tulee vahvistaa, että tilitys vastaa kirjanpitomateriaalia. Tilitys ja tilintarkastus

Asiakirjat ja arkistointi RI: Kaikki materiaali tulee säilyttää vähintään viisi vuotta Suomen laki edellyttää 10 vuoden säilytysaikaa Myös kvalifiointiasiakirjat tulee arkistoida Apurahahakemukset myös tulee arkistoida Kaikki kirjeenvaihto sekä sähköisessä että kirjallisessa muodossa tulee säilyttää ja olla käytettävissä klubin jäsenille tai mahdollista Säätiön tai viranomaisten tarkastusta varten 8

9 Mikä on klubin yhteistyösopimus? (MOU)? Sopimus, joka koskee klubeja, jotka saavat erilaisia apurahoja joko Rotarysäätiöltä tai rotarypiiriltä. Edellytetään kaikilta niiltä klubeilta, jotka toteuttavat Rotarysäätiön tai piirin hankkeita. Allekirjoittamalla klubin yhteistyösopimuksen klubi vahvistaa, että se hyväksyy täyttävänsä kaikki Rotarysäätiön edellytykset koskien apurahojen hallinnointia. Samalla klubi vahvistaa noudattavansa kaikkia Säätiön antamia ohjeita ja määräyksiä Mitä tämä merkitsee meidän klubillemme?

Onko tämä vaikeaa? Rotarysäätiön toiminta uudistetaan vastaamaan yleistä hyvää hankekäytäntöä Edellyttää aiempaa pitkäjänteisempää suunnittelua Vaatii, että klubissa on henkilö, joka paneutuu asiaan On hieman työläämpi kun aiemmat DSG-apurahat Piiriltä saa apua hankkeiden valmistelussa Lisää vuoropuhelua klubien ja piirin välillä 10