VIRTA-opintotietopalvelu Yleisesitys 12/2015

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on järjestelmä… jonka kautta tietyt korkeakoulujen tuottamat tiedot ovat saatavilla yhdestä, tehokkaasta rajapintapalvelusta jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota osasta opiskelijarekisteriensä ja muiden henkilörekisteriensä tietosisällöstä VIRTA-opintotietopalvelu Korkeakoulun toiminnassa hyödynnetään useita tietovarantoja

VIRTA-opintotietopalvelu Kokoaa avaintiedot yhteen niin, että niitä voidaan hyödyntää eri palveluissa ja tiedonkeruissa Organisaatiorajat ylittävien tietovirtojen sujuvoittaminen Yhteentoimivat järjestelmät ja yhteismitallinen tieto o Keskeiset opintotiedot yhdestä paikasta yhteismitallisessa muodossa Korkeakoulut vastaavat rekisterinpitäjinä tietojen oikeellisuudesta Omistaja OKM ostaa ylläpidon ja kehityksen CSC:ltä

Tiedon tuottaja ja tietovaranto Tiedon tuottajan näkökulmasta tietovaranto on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy käytetyistä tietojärjestelmistä toisiin – tieto avataan muiden käyttöön Tietoja viedään tietovarantoon tietolähteestä, joka on tiedon auktoriteetti Tietolähteen on oltava tietojärjestelmä Tietovarannosta tietoja voi lukea vain toinen tietojärjestelmä

Korkeakoulujen ja OKM:n yhteistyön tulos Yhteinen tavoite: Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Tietovarannosta säädetään laissa 1058/1998

Hallinnointi ja ohjaus Hallinnointi: lakisääteisesti korkeakoulu rekisterinpitäjänä ja tiedon luovuttajana – OKM (CSC) ylläpitäjänä ja luovutusten järjestäjänä Ohjaus: palvelutasot, tietosisällön ja -arkkitehtuurin muutokset – Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarantopalvelun ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä aloittanut toimintansa

Päätöksenteko ja ohjaus Määräykset tietovarannon käytössä o OKM antaa lain nojalla tietovarantoa koskevat o Muut viranomaiset eri tiedonkeruita koskien omien valtuuksiensa puitteissa OKM ja korkeakoulut voivat yhdessä sopia tietovarannon käytön laajentamisesta lakisääteisestä laajempaan käyttöön Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä o ohjaa ja seuraa lain (484/2013) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttöä ja toimivuutta o valmistelee tietovarannosta tehtävien OKM:n tiedonkeruiden aikatauluja ja keskustelee kehityksen suunnasta ja priorisoinnista o keskustelee ja sopii laajemmin kaikista OKM:n tekemistä tiedonkeruista ja osallistuu vuosittaisen tiedonkeruukäsikirjan valmistelemiseen o valmistelee tietojen välittämistä muille viranomaisille korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta o luo ja ylläpitää korkeakoulujen viranomaistietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua

Opintotietopalvelun tietosisältö Tutkinnot Opiskeluoikeudet* Ilmoittautumiset Kv-liikkuvuusjaksot Tutkintoon johtava koulutus Tutkintoon johtamaton koulutus *Opiskeluoikeustiedot myös eräistä tutkintoon johtamattomista

Tietojen tuonti ja käyttö VIRTA-opintotietopalvelu (Microsoft SQL Server) reaaliaikaisesti ws-soap (ei-julkinen) Korkeakoulujen järjestelmät Siirtomuotona kummassakin tapauksessa sama XML-määritys ~ kerran vrk eräsiirtoina Palvelut

Rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet lain näkökulmasta Korkeakoulun opintorekisterin rekisterinpitäjä on aina korkeakoulu, ei tiedekunta, laitos tms. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja saatavilla pitämisestä (HetiL 10§) Rekisterillä aina vastuutaho ja yhteyshenkilö Korkeakoulu huolehtii rekisterinpitäjänä o tietosuojan toteutumisesta sekä tietosisällön oikeellisuudesta, o tietojen tarkastamisesta ja tietojen korjaamisesta sekä o päättää tietojen luovuttamisesta palvelun kautta ellei laissa muuta määrätä. o (laissa on erikseen säädetty tietojen luovuttamisesta opetushallituksen opiskelijavalintarekisteriin)

Rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet lain näkökulmasta Henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa lain nojalla huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa (HetiL 5 §) Kenenkään yksityisyyttä ei saa perusteettomasti vaarantaa. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla kaikissa tapauksissa asianmukaista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta (HetiL 6 §). Kerättävien henkilötietojen käsittelytarkoitus tulee määritellä (HetiL 6 §). Salassapito (JulkL 24 §) o velvollisuus asiakirjan salassapitoon o vaitiolovelvollisuus o tietojen hyväksikäyttökielto

Rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet lain näkökulmasta Virheettömyysvaatimus (HetiL 9.2 §) Vanhentuneen tai virheellisen tiedon poistaminen, virheellisen tiedon leviämisen estäminen (HetiL 29 §) Opiskelija ei voi vaatia poistettavaksi opintosuoritustietoja rekisteristä Henkilötiedot tulee suojata asiattomalta pääsyltä tai tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä (HetiL 32 §) Tietoturvasta huolehtiminen Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkinatutkimusta, sukututkimusta yms. varten (HetiL 30 §) Rekisterinpitäjän informoitava rekisteröityä kielto-oikeudesta ja sen toteuttamistavasta (HetiL 24 §) henkilötietoja kerättäessä.

OKM ja CSC: vastuut ja velvollisuudet OKM vastaa o tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten o tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä o määräyksistä ja ohjeista, joita korkeakoulujen ja CSC:n sekä tietovarannon tietoja hyödyntävien tahojen on toiminnassaan noudatettava CSC vastaa valtakunnallisesti keskitetyn teknisen tietojenkäsittelypalvelun o asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja o tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun ja o palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta

VIRTA-opintotietopalvelun hyödyntäminen OKM OPH Tilastokeskus Valvira YTHS VIRTA Kela

Tietojen hyödyntäminen Suoraan laissa säädelty viranomaiskäyttö o OPH:n valtakunnalliset haku- ja valintapalvelut o OKM:n tiedonkeruut Muu käyttö o Rekisterinpitäjän päätöksellä, tietojenluovutuslupamenettely o Myös viranomaiset, joilla säädetty oikeus saada tieto Tiedot saatavilla poimintoina tai tehokkaasta lukurajapinnasta Palvelu on auditoitu korotetulle tietoturvatasolle Tietoja käyttävät palvelut valvovat henkilötietojen käyttöä (mm. valtuudet, katselulokit)

VIRTA-opintotietopalvelu muiden palveluiden tietolähteenä Tietoja voi lukea toinen tietojärjestelmä, ei ihmisluettavaa käyttöliittymää Lukurajanpinta luovuttaa sallituille palveluille pyydetyn tiedon, ei julkista rajapintaa Palvelu on auditoitu korotetulle tietoturvatasolle Tietoja hyödyntävät palvelut valvovat henkilötietojen käyttöä (valtuudet, katselulokit) 16

VIRTA-opintotietopalvelun tietovirrat 17 Korkeakoulujen tietovaranto Korkeakoulut OKM Tilasto- keskus Kela CIMO VIRTA-opintotietopalvelua hyödyntävät palvelut Puro EMREX Vipunen.fi OILI Opinto- polku.fi Valvira Aineiston siirto viranomaisille OPH

VIRTA-opintotietopalvelua hyödyntävät palvelut ja käyttäjät Opintopolku.fi OILI opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu Puro – suoritusten hakupalvelu (JOO-konsortio) Vipunen.fi – opetushallinnon tilastopalvelu EMREX opintosuoritustietojen kansainvälinen välityspalvelu Opetushallinnon palautepalvelu 18

Tavoitetila: Tiedot VIRTAamaan Organisaatiorajat ylittävien tietovirtojen sujuvoittaminen o Viranomaistarpeet o Operatiiviset tarpeet Yhteentoimiva ja yhteismitallinen VIRTA-tietovarantokokonaisuus Tavoitearkkitehtuurit ja kehittämispolut o Opiskelu ja opetus  VIRTA-opintotietopalvelu o Tutkimus  VIRTA-julkaisutietopalvelu o Henkilöstö o Taloustieto o Toimipiste

20

VIRTA osaksi kansallista palveluväylää VIRTA-opintotietopalvelu liitetään kansalliseen palveluväylään vuoden 2016 aikana Korkeakoulujen opintotiedot voidaan näyttää Kansalaisen palvelunäkymässä VIRTA-opintotietopalvelusta.

Seuraavaksi? Ylioppilas- ja opiskelijakunnat Maahanmuuttovirasto TE-toimisto Kirjasto Ura- ja rekrypalvelut Julkinen liikenne Työnantajat Opiskelija-asuntosäätiöt Pankit