Tietohallintomalli ja KA-hallintamalli (case) JHKA jaoston kokous 21.8.2013 Tommi Oikarinen

Tietohallintomallin soveltamisohje 2

Mallin kehitystyön tavoitteet Luodaan yhtenäinen viitekehys, jonka avulla: Yhtenäistetään tietohallinnon toimintamalleja Luodaan yhteinen kieli tietohallintotoimintaan Edistetään julkisen hallinnon organisaatioiden välistä yhteistyötä Työssä muodostetaan pohjaa koko julkisen hallinnon mallille Muodostaa kunta- ja palvelurakennemuutoksia tukevia toimenpiteitä  syy miksi työtä käynnistetään osana kuntien ICT –muutostukea Tietohallintomallin avulla pyritään luomaan edellytykset kunnille kehittää omaa tietohallintoaan entistä paremmin toimintaa tukevaksi Työ tukee julkisen hallinnon ICT strategian toimeenpanoa Tehdään nopeasti 1. versio  jatketaan lisää myöhemmin

Tietohallintomalli = Soveltamisohjeen painotukset (osallistujat)

Tietohallintomallin soveltamisohje LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ STRATEGIA JA HALLINTO Julkinen hallinto Hankinta- ja toimittaja- strategia HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ Hankinta- ja toimittaja- strategia Kunta-sektori PROJEKTIEN JOHTAMINEN Julkisen hallinnon erityispiirteet + kuntasektorin painotukset PALVELUIDEN JOHTAMINEN Alkuperäinen malli luotu yrityksille Julkisen hallinnon laajennukseen toiminnan reunaehdot, painotuksen ja terminologia pyritty luomaan julkisen hallinnon näkökulmast Kuvattu vain uudet ja eniten alkuperäisestä mallista poikkeavat kohteet

Julkisen hallinnon soveltamisohje Lainsäädäntö Hallinnon määräykset ja ohjeet Tietohallintomalli JHS JHKA VAHTI Vaati- mukset ja kriteerit Cobit ITIL ISO/IEC 38500 ISO/IEC 20000 Togaf SFS-ISO 21500 ISO/IEC 27000 ”Universaaleihin” hyviin käytäntöihin lisätty julkisen hallinnon ohjeita, kriteeristöjä ja suosituksia Lainsäädännön velvoitteiden ja reunaehtojen huomioiminen

Tietohallinnon vuosikello Kehittämiskohteiden käynnistys ja viestintä Toiminnan mittaaminen ja edellisen kauden arviointi Tulos- ja palvelutavoitteiden vastuutus Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tavoitteista ja mittareista päättäminen ja sopiminen Tilinpäätös ja toimintakertomus Strategiset tavoitteet Talousarvion esitykset Talousarvion hyväksyminen Auditointien käynnistys Strategiset toimittajatapaamiset Organisaation toiminnan muutoksista päättäminen Riskikartoitukset Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan päivitys Toiminnan katselmointi Riskienhallintakeinojen läpikäynti Johdon katselmointi Kehittämiskohteiden toteutuksen suunnittelu Strategisten kehitystarpeiden koostaminen liiketoimintayhteistyön osapuolilta Sidosryhmien muutosten kartoitus Sopimussalkun katselmointi Seuraavan vuoden merkittävien kilpailutusten valmistelun käynnistys Kehittämiskohteiden suunnittelu ja resurssiesitykset Tietohallinto-, hankinta- ja toimittajastrategian ylläpito Pelastus- ja valmiusharjoitukset

Arkkitehtuurin käyttö organisaatiossa Strategian valmistelu / toiminnan vuosisuunnittelu Strategian valmistelu / toiminnan vuosisuunnittelu Johtaminen Kuvaus organisaation nykytilasta Muutosten vaikutukset nykytilaan Kuvaus kehityskohteen tavoitetilasta Kuvaus organisaation nykytilasta Kokonais- arkkitehtuuri Kehitystyön ohjaus ja hallinta Tavoitteiden toimeenpano Mallin painopiste johtamisen ja toimintamallissa  KA:n ohjaus ja hallinta Kokonaisarkkitehtuurin rooli julkisen hallinnon organisaatiossa Tavoitteiden asettaminen Tavoitteiden toimeenpano Vastuisiin liittyvät reunaehdot

Hankinnat ja toimittajayhteistyö TOIMINNAN TARPEET Sopimusten hallinta Hankinta- ja toimittaja- strategia Toimitus TOIMITTAJA YHTEISTYÖ HANKINTOJEN VALMISTELU Markkina- kartoitus Sopimus Hankinta- menettelyn valinta HANKINTA- PROSESSI Hankinta- päätös Hankinta- ilmoitus Tarjoukset Tarjouspyyntö Painopiste hankintojen valmistelussa ja toimittajayhteistyössä (hankintaprosessin ohjeistoa löytyy riittävästi muualta) Toimittajahallinnan kytkeminen osaksi tietohallinnon vuosikelloa

Tavoitteet ja mittarit Tietohallinnon tavoitteiden muodostuminen Organisaation tavoitteet  tietohallinnon tavoitteet Organisaation tavoitteiden mittarit  tietohallinnon tavoitteiden mittarit Tietohallinnon toiminnan mittariesimerkkejä

KA-hallinta: case Kuopio 11

Yhteisen projektin tavoitteet Kuopio: Suunnitella ja kuvata kaupungin toimintaa tukeva kokonaisarkkitehtuuri hallintamalli Pilotoida hallintamallin toimivuus valituissa toiminnoissa Analysoida olemassa olevien kuvausten ja käytäntöjen muutostarpeet hallinnan käyttöönoton edistämiseksi Linkittää hallintamalli yhteentoimivaksi samaan aikaan käynnistyvän sote-alueellisen KA-työn kanssa (VAKAVA) Valtiovaraiministeriö: Johtaa käytännön kokemuksista kunnan kokonaisarkkitehtuurin toteutusohje muille kunnille (hyödyntää ohjetta kunta- ja palvelurakennemuutosten suunnittelussa ja muutosten toteutuksessa)

Kaupungin kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Ministeriöt Kuntayhteistyö Johto Toimiala Keskushallinto Valtion virastot Kuntayhtymät Markkinat Omat tuottajat Oman organisaation kokonaisarkkitehtuurin hallinta: palvelutoiminnan johtamista ja toiminnan ohjausta tukevan tiedon ylläpidon toimintamalli organisaation tavoitteiden toimeenpanon tuloksellista toteutusta ja tilannekuvan hallintaa varten Ulkoisen sidosten kokonaisarkkitehtuurien hallinta: organisaation ulkopuolelta tulevien tavoitteiden ja linjausten hallintamalli sekä tiedon tuottaminen omalle organisaatiolle sidosten vaikutusten arviointiin

Kuopion hallintorakenne Kaupungin valtuusto Kaupungin hallitus Kaupungin johto Konsernipalvelut Palvelualueet Erilliset taseyksiköt Liikelaitokset Vetovoimaisuuden palvelualue Kaupunkiympäristön palvelualue Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Kasvun ja oppimisen palvelualue Perusturvan palvelualue Terveydenhuollon palvelualue

Kuopion päätöksentekorakenne ja KA-hallintamalli V A L T U U S T O H A L L I T U S Strategiset tavoitteet 1. Strategiaprosessi Y L I N J O H T O Vuosisuunnittelu 2. Vuosisuunnitteluprosessi P A L V E L U A L U E E T Toiminnan tavoitteet Vuosisuunnittelu 3. Kehittämisenhallinta K E H I T Y S Kehittämisen hallinta T O I M I N T A Kokonaisarkkitehtuurin liittäminen organisaation päätöksentekotasoille: Kaupungin strategia ja konsernitasoinen vuosisuunnittelu = Ylin johto Toiminnan vuosisuunnittelu = palvelualueet Toiminnan (ja toimintaa tukevien tietojärjestelmien) kehittäminen = kehitystyön omistajat

Linjausten hierarkkisuus: KA-periaatteet (esimerkki) Lainsäädäntö Toimialan ohjaus (valtio) Kansallinen yhteistyö Toimintaa ohjaavat periaatteet: 1) Kaupungin yhteiset, 2) palvelualuetta koskevat ja 3) kehittämisprojektia koskevat Palvelualueet muodostavat omat periaatteet ja tarkentavat yhteisiä periaatteita Kehittämisprojekti luo omat periaatteet ja tarkentaa yhteisiä sekä palvelualueen periaatteita tarkentavat periaatteet Muutoshallinnan avulla hoidetaan periaatteiden mahdolliset ristiriitaisuudet

Vuosisuunnittelu ja KA Strategian valmistelu / toiminnan vuosisuunnittelu Johtaminen Organisaation nykytila Muutosten vaikutukset nykytilaan Kehityskohteen tavoitetila Organisaation nykytila Kokonais- arkkitehtuuri Kehittämisen hallinta Kaupungin palvelukartta Kaupungin prosessikartta Kaupungin tietovarannot Kaupungin tietojärjestelmät Kaupungin teknologialinjauksiet Muutos / vaikutus Kehittämisenhallinta Tavoitteiden toimeenpano Kokonaisarkkitehtuurin rooli vuosisuunnittelussa: Lähtötieto (palvelut, toiminta, tietovarannot, tietojärjestelmät, infrastruktuuri) Tavoitteiden vaikutusten arviointi (nopeta skenaarioarviot kuinka suunnittellut tavoitteet vaikuttavat toimintaan  mikä muuttuu, mitä muutos maksaa, mikä on muutoksen vaikutus sidosryhmiin)

KA-hallintamalli (vuosikello) Talousarvion hyväksyminen ja Käyttösuunnitelman valmistelu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Seuraavan vuoden KA:n kehittämiskohteiden toteutussuunnitelmat Talousarvion käyttösuunnitelman hyväksyminen Tilinpäätös ja toimintakertomus KA-työn arviointi tulostavoitteiden asettaminen Kehittämis- kohteiden viestintä Nykytilan kuvausten ja sidosarkkitehtuurien päivittäminen KA-kyvykkyyden kehittämisen suunnittelu Kehittämis- kohteiden budjetointi Strategiset tavoitteet ja talousarvion raamit = Toiminnan ja talouden suunnittelu = KA-kuvausten toteutus = KA-työn suunnittelu Talousarvio- sekä henkilöstö- ja Investointisuunnitelmaesitykset Tavoitteiden vaikutusten arviointi KA-kehittämiskohteiden suunnittelu

Kehittämisen hallinta ja KA Päätös Ehdotus Projektiesitys Kehittämisenhallinta Arviointi Valmistelu Toteutus Vaikutusten arviointi Tavoitetila Kehityskohteen tavoitetilan kuvaus Kehityskohteen tavoitetilan muutosvaikutus nykytilaan Kehityskohteen tavoitetilan kuvaus Muutoksen vaikutuksen arviointi Kokonaisarkkitehtuuri Muutokset / vaikutukset Muutokset / vaikutukset Muutokset / vaikutukset Muutokset / vaikutukset Nykytila Kaupungin / palvelualueen nykytilan KA-kuvaus Kaupungin / palvelualueen Nykytilan KA-kuvaus Kaupungin / palvelualueen uuden nykytilan kuvaus

KA ja projektiesitys (esimerkki) Esitykseen tuotettava tieto(KA) Kaupungin / palvelualueen palvelukartan muutos Kaupungin / palvelualueen prosessikartan muutos Tavoiteprosessi (kehityskohde) Prosessin muutos (kehityskohde) Muutostarpeet kohdealueen KA-periaatteisiin ja linjauksiin Muutostarpeet kuntasektorin KA-periaatteisiin ja linjauksiin Lähtötieto (KA) Kaupungin / palvelualueen palvelukartta Kaupungin / palvelualueen prosessikartta Prosessi (kehityskohteen nykytila) Kehityskohteen kohdealueen KA-työn periaatteet ja linjaukset Kuntasektorin KA-työn periaatteet ja linjaukset Projektiesitys (toiminta-arkkitehtuurin arviointi) Mihin palveluihin ja prosesseihin uusi toimintamalli vaikuttaa? Miten uusi toimintamalli muuttaa organisaation toiminta-arkkitehtuuria? Millaisia laajempia välillisiä ja välittömiä vaikutuksia muutoksella on toiminta-arkkitehtuuriin? Miten kohdealueen tai kuntasektorin tavoitetilan toiminta-arkkitehtuuri on huomioitu uudessa toimintamallissa? Toiminnan vastuulla (KA-ryhmä avustaa) Projektipäällikön vastuulla (KA-ryhmä avustaa)

Tiedon ylläpitovastuut / esimerkki (luonnos) Tiedon ylläpidon ja kehittämisen vastuut KA-ryhmä: koordinoida kokonaisuus yhteen ja ylläpitää ja kehittää toiminnassa käytettäviä KA-menetelmiä tiedon hallinnan yhdemukaistamiseksi Strateginen johto: kaupungin tavoitteet ja toiminnan periaatteet ja reunaehdot Palvelualueet: palvelualueiden toiminta Tietohallinto: järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri Projektit: kehityskohteen tavoitetila

Kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotto Kuvaa toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen vaikuttavat organisaation päätöksenteko- ja ohjausrakenteet 1 Määritä kokonais-arkkitehtuurin hallinnoitava sisältö 2 Määritä kokonaisarkkitehtuuri- kuvausten ylläpito- ja seurantavastuut sekä tarkastusten aikataulu 3 Kuvaa kokonaisarkkitehtuurin rooli toiminnan suunnittelu-, päätöksenteko- ja toimeenpano-prosesseissa 4 Tee tarvittavat muutokset organisaation työjärjestyksiin tai hallinto-/johtosääntöihin 5 Tee suunnitelman kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotolle 6 Työjärjestys Hallinto-/johtosääntö Organisaatiokaavio ja -kuvaukset Palvelujen ja prosessien kuvaukset Rekisteriselosteet (e)AMS-kuvaukset Tietojärjestelmä-selosteet Tietojärjestelmä ja –teknologiakuvaukset (ICT –ympäristö) Organisaation KA-vastuiden määrittely Organisaation KA-ryhmän vastuiden määrittely KA:n arviointivastuista ja -aikataulusta sopiminen Kuvaus KA:n roolista strategia- ja suunnitteluprosessissa Kuvaus KA:nroolista päätösvalmistelu-prosessissa Kuvaus KA:n roolista toimeenpano-prosessissa KA:n päätöksenteko-menettely ja osapuolten toimivalta päivitetty työjärjestykseen tai hallinto-/johtosääntöön KA vastuullisten toimijoiden raportointivelvollisuus määritelty Organisaation KA:n kehittämispolku KA:n käyttöönoton tehtävälista Kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotto / kokoaminen: Kuka vastaa (päätöksenteko, ohjausmallit) Hallinnoitava sisältö (nykytilan kuvaus, tavoitetilan suunnitelmat) Miten varmistetaan käyttö (KA-toiminnan virallistaminen)