Pääsihteerin rekryprosessi Recruitment process of the secretary general (a free translation) English version from page 12 onwards

REKRYTOINTIRYHMÄN LÄHTÖKOHDAT Tehdä esitys hakukuulutuksesta Kommentit ja palaute edustajistolta ja työntekijöiltä Haastatella työntekijät Kuulla ajatuksia myös sidosryhmiltä Kerätä palautetta lomakkeella Hakijaprofiilin tekeminen kommenttien perusteella Hakemusten käsittely Haastattelut Esitys edustajistolle

HAKUKUULUTUKSEN TEKEMINEN Pohjana viime kerran hakukuulutus Lisäksi mukaan nyt haluttuja ominaisuuksia Palautetta ja kommentteja edustajistolta toimistolta Valintatyöryhmä poisti vaatimuksen yliopisto-opinnoista ja AYY- tai ylioppilaskuntakokemuksesta.

TYÖNTEKIJÖIDEN KUULEMINEN Valintatyöryhmä haastatteli halukkaita työntekijöitä Haastateltiin yhteensä 7 henkilöä. Henkilöt eri sektoreilta ja lisäksi kaksi tukitoiminnoista. Esille esimieheltä toivottavia ominaisuuksia Palautteen kerääminen lomakkeella Esille mikä on nykyisellään hyvin ja missä olisi kehitettävää

IDEOITA SIDOSRYHMILTÄ Valintatyöryhmä kuuli ajatuksia myös SYL:n, SLL:n ja HYY:n pääsihteereiltä Valintatyöryhmä halusi uusia ideoita ja näkemystä myös AYY:n ulkopuolelta

PALAUTTEEN KERÄÄMINEN LOMAKKEELLA Haluttiin kuulla toimiston väkeä (lomake työntekijöiden sähköpostilistan kautta) Avoimia ideoita mihin suuntaan PS:n roolia pitäisi viedä Mikä menee nyt huonosti Mikä menee hyvin Hyviä kehitysideoita Selkeitä kokonaisuuksia mitä toivottiin kautta linjan

HAKIJAPROFIILIN LUOMINEN Pohjana hakukuulutuksessa mainitut kriteerit Painotettiin hakukuulutuksen ominaisuuksien saadun palautteen pohjalta Lomake, haastattelut, muut palaute Painotetut ominaisuudet Esimiestaidot kommunikaatio- ja viestintätaidot kehittävä ote henkilöstön ja ylioppilaskunnan toiminnan suhteen

HAKEMUSTEN KÄSITTELY Valintatyöryhmä luki saapuneet hakemukset ja ennakkotehtävät Tämän perusteella päätettiin kutsua 6 hakijaa haastatteluun

HAASTATTELUT Ennen haastatteluita valintatyöryhmä päätti kysymykset Paino case-esimerkeissä, joilla haettiin syvempiä vastauksia painotettuihin ominaisuuksiin Kysymys kokonaisuudet Yleiset (motivaatio, perusnäkemys AYY:sta, organisaation tuntemus) Esimiestaidot- ja johtamistaidot Viestintä- ja kommunikaatiotaidot Lisäksi haastatteluiden aikana oli yksi tehtävä

ESITYS EDUSTAJISTOLLE Kaksi hakijaa esitettiin edustajistolle Jatkoon valituilla henkilöillä vastaukset olivat monipuolisimpia, ja ne osoittivat syvää ymmärrystä niin ylioppilaskuntatoiminnasta kuin omista vahvuuksista ja kehityskohteista. Heillä oli molemmilla vahvoja ideoita yhteisön ja työympäristön kehittämiseen. Niissä huomioitiin erityisesti työntekijät ja hallitus, mutta myös vapaaehtoiset ja koko ylioppilaskunnan yhteisö. Edustajiston iltakoulu 7.4, jossa edustajistolla pidempi aika kysymysten esittämiseen. Tilaisuudessa oli hävettävän vähän osallistujia. Edustajiston päättävä kokous 14.4

PALAUTE REKRYTOINTIRYHMÄLLE Nimetön palaute (lomake sulkeutuu sunnuntaina 24.4) Voit myös ottaa yhteyttä ryhmään nykyisen pääsihteerin, tai ryhmän puheenjohtajan kautta. Milja Asikainen Janne Koskenniemi

STARTING POINT FOR THE RECRUITMENT GORUP Form a proposal on the job advertisement Comments and feedback form the council and employees Interview the employees Hear ideas from other interest gorups Gather feedback via a form Form a profile that reflects the sought-after secretary general, according to comments Processing the applications Interviews Proposal to the council

FORMING A PROPOSAL ON THE JOB AD Based on the last job advertisement Additionally includes now realised attributes Feedback and comments from the office people The recruitment group removed the requirement on university education and AYY- and student union knowledge.

HEARING THE EMPLOYEES The group interviewed volontary employees Interviewed a total of of 7 people, who were from different sectors. Additionally two were from the service side. Got attributes that reflect a good foreman Gathering feedback via a form Got data on what is currently in good shape and what could be improved

IDEAS FROM INTEREST GORUPS The gorup heard thoughts from SYL:n, SLL:n ja HYY secretary generals (National Union of University Students in Finland, The Union of Upper Secondary School Students in Finland, and the Student Union of Helsinki University) The recruitment group wanted to get new ideas and views from the outside of AYY

GATHERING FEEDBACK VIA A FORM The gtoup wanted to hear the people at the office (form sent via internal office employee mailing list) Open ideas on what direction the Secretary General-role should evolve What isn't going so great right now What is going well now Good points on development Clear big picture on what was generally desired

FORMING A PROFILE THAT REFLECTS THE SOUGHT-AFTER SECRETARY GENERAL The attributes on the job advertisement were used as basis Wheighing the job ad attributes according to given feedback The Form, the interviews, other feedback The wheighed attributes Foreman skillset Communication skills A development-mindset regarding personnel and the operation of the Student Union

PROCESING THE APPLICATIONS The recruitment group read the applications and preliminary tasks Based on these the gorup called 6 applicants to the interviews

INTERVIEWS The group decided on the questions prior to the interviews The case-examples, which sought after deeper answers reflecting the weighed attributes, were emphasized The questions were divided in three sections General (motivation, basic view on AYY, knowledge on the organization) Foreman skillset and leadership skills Communicational skills Additionally there was one task during the interviews

PROPOSAL TO THE COUNCIL Two applicants were proposed to the council The chosen candidates the most thought out answers that communicated a deep understanding of student union work as well as personal strenghts and development points. They both had strong development ideas for the AYY community and working environment. They especially noted the staff and board, but also the volunteers and the whole community. Council interview session 7.4, where a longer time for questions was arranged. The participation in the event was low. Council meeting 14.4

FEEDBACK TO THE RECRUITMENT GROUP Anonymous feedback (form closes on sunday 24th April) You can also contact the group via the current secretary general or the group chair. Milja Asikainen Janne Koskenniemi