Ylioppilaskunnan pääsihteerin hakukuulutus ja hakuaikataulu Milja Asikainen AYYE 4/2016 11.2.

Esitys aiheesta: "Ylioppilaskunnan pääsihteerin hakukuulutus ja hakuaikataulu Milja Asikainen AYYE 4/2016 11.2."— Esityksen transkriptio:

1 Ylioppilaskunnan pääsihteerin hakukuulutus ja hakuaikataulu Milja Asikainen AYYE 4/2016 11.2.

2 The call for applications and the application schedule for the position if the Student Union’s secretary general Milja Asikainen AYYE 4/2016 11.2.

3 TAUSTAA / BACKGROUND Pääsihteerin rekrytointiryhmä valittiin AYYE kokouksessa 3/2016 / Secretary General’s recruiting group was appointed at the AYYE meeting 3/2016 Ryhmä velvoitettiin esittämään hakukuulutus ja haun aikataulu vuoden 2016 toisessa edustajiston kokouksessa / The working group was obligated to present its proposal on the application schedule and the call for applications at the second meeting of the Representative Council in 2016

4 HAUN AIKATAULU (1/2) / APPLICATION SCHEDULE (1/2) 12.2.Haku avataan / Application period begins Helmikuun aikana haastatellaan työntekijöitä, koulutetaan rekryryhmää ja muodostetaan kysymyspatteristo haastatteluihin / During February employees are interviewed, the working group gets some training and questions for the interviews are decided 3.3.Haku päättyy / Application period ends 9.3.Valitaan haastateltavat puhelinhaastatteluihin / Deciding who will be phone interviewed 14.3.-16.3. Puhelinhaastattelut / Phone interviews 16.3.Päätetään haastateltavat / Deciding who will be interviewed

5 HAUN AIKATAULU (2/2) / APPLICATION SCHEDULE (2/2) 17.3.AYYE 5/2016 Työryhmän väliraportti / Report to the representative council 23.3.Ennakkotehtävä hakijoille / Pre-assignment to the applicants 29.3-1.4. Haastattelut / Interviews 1.4.Rekryryhmä tuo edustajistolle esityksen vähintään kahdesta parhaimpana pitämistään ehdokkaasta / Working groupproposes at least two applicants to the representative council 7.4Edustajiston iltakouluhaastattelu / The representative council interviews the applicants 14.4.AYYE 6/2016 Edustajiston päätös / Final decision

6 EHDOKKAAT / CANDIDATES Valinta tehdään ryhmän esittämistä ehdokkaista / Secretary General is chosen from the applicants proposed by the recruitment group Näin varmistetaan yhdenvertainen kohtelu kaikille ehdokkaille / This way all applicants are treated equally

7 HAKUKUULUTUKSEN RAKENNE STRUCTURE OF THE APPLICATIONS CALL Kuvaus AYY:sta / Describing AYY Kuvaus pääsihteerin työtehtävästä / Describing what is included in the work of Secretary General Mitä edellytämme / What we require from the applicants Mitä katsomme eduksi / What is of advantage Mitä tarjoamme / What we offer Haun käytännön asiat / Practicalities of the application process

8 EDELLYTÄMME / REQUIREMENTS Johtamiskokemusta Taloushallinnon tuntemusta Esimiestaitoja Hyvää paineensietokykyä Korkeakouluopintoja Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä ruotsin ja englannin kielen osaamista Kommunikaatio- ja viestintätaidot Management experience Knowledge of financial management Managerial skills Good ability to endure stress Higher education studies Fluency in Finnish, Swedish and English language skills Communication skills

9 KATSOMME EDUKSI / ADVANTAGES Esimieskokemuksen Spelögan Ylioppilaskunta- /järjestötoiminnan tuntemuksen Projektijohtamisen taidot Managerial experience Eye for the game Knowledge of student union/organisational activities Project management skills

10 KESKUSTELU KOKOUSTEN ULKOPUOLELLA Edustajisto-listalla on hyvin paljon jäseniä ja sen keskustelu voidaan rinnastaa julkiseksi  Pääsihteerin rekrytointiprosessia varten perustetaan uusi sähköpostilista, jolla on vain edustajiston varsinaiset jäsenet  Omalla listalla vain asianomaisten kesken asioista voidaan keskustella vapaammin  ayye-psrekry@list.ayy.fi ayye-psrekry@list.ayy.fi Täten keskustelu PS-ehdokkaista edustajiston yleisellä listalla (edustajisto@list.ayy.fi) ei ole suvaittavaaedustajisto@list.ayy.fi

11 DISCUSSION OUTSIDE OF MEETINGS The council mailing list consists of hundreds of members and can be regarded as public discussion  A new mailing list will be established for discussion. Only actual council members belong to this list  On this list discussion regarding the candidates is permitted  ayye-psrekry@list.ayy.fi ayye-psrekry@list.ayy.fi Hence, discussion regarding the candidates is not permitted on the normal council list (edustajisto@list.ayy.fi)edustajisto@list.ayy.fi

12 HAKIJOIDEN NIMET / LIST OF NAMES Hakijaluettelo eli hakijoiden nimet toimitetaan AYY:n edustajiston varsinaisille edaattoreille Huomatkaa kuitenkin, että niitäkään ei saa levittää tarpeettomasti eteenpäin. Hakijoilla saattaa olla syitä (kuten nykyinen työpaikka), jonka takia eivät halua nimeään laajaan levitykseen The list of applicants, including the names of the applicants, is submitted to AYY's Representative Councils actual members. However, please note that this information should neither be forwarded unnecessarily. Applicants may have reasons (such as their current workplace) for which they do not want their name to be widely circulated.

13 HAKEMUSTEN JULKISUUS 1 § Julkisuusperiaate Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. 3 § Lain tarkoitus Tässä laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan. Julkisuuslaki (1999/621) “

14 HAKEMUSTEN JULKISUUS Toisaalta… 24 § Salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat … (32. mom) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön poliittisesta vakaumuksesta tai tietoja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä taikka tietoja henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista Julkisuuslaki (1999/621) “

15 HAKEMUSTEN JULKISUUS Lisäksi… 1 § Lain tarkoitus Tämän lain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. Henkilötietolaki (523/1999) “

16 HAKEMUSTEN JULKISUUS Lisäksi… 11 § Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: 1) rotua tai etnistä alkuperää; 2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; 4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; 5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka 6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Henkilötietolaki (523/1999) “

17 HAKEMUSTEN JULKISUUS Hakemusten käsittely on siis hienovarainen prosessi, jossa on tarkasti mietittävä miten tietoja käsitellään. / Handling of the applications is a careful process.

18 HAKEMUSTEN JULKISUUS Hakemusten käsittelyssä noudatetaan julkisuuslakia Työhakemukset ovat julkisia saavuttuaan viranomaiselle, joka ylioppilaskuntakin on (säännöissä: edustajisto valitsee PS:n) Osa hakemusten tiedoista on kuitenkin salassa pidettäviä (esim terveydentila, yhdistys- tai harrastustoiminta, perhe-elämä) Salassa pidettävät tiedot on tarkoitettu vain valintaa suorittaville, eikä niitä saa antaa eteenpäin Pyydettäessä voidaan luovuttaa hakemuksen julkiset tiedot, joita ovat hakijan mm. nimi, relevantti (työ)kokemus ja muu kelpoisuus (koulutus).  toimitamme varsinaisille edaattoreille julkisista tiedoista koostuvan hakijayhteenvedon haastatteluihin valituista

19 PUBLICITY OF APPLICATIONS The processing of applications complies with the Act on the Openness of Government Activities. Job applications are public after received by the authorities, such as the student union (Constitution: Representative Council elects the Secretary General) However, some of the application information is confidential (e.g. state of health, association or recreational activities, family life) Confidential information is only intended for recruiters and may not be forwarded. Public information in applications may be disclosed upon request. Public information includes the applicant's name, relevant (work) experience and other eligibility (education) → The summary of applicants elected for interview will be delivered to the Representative Councils actual members. The summary consists of public information.

20 HAKEMUSTEN JULKISUUS Voi olla myös tilanteita, joissa hakija itse ei halua nimeään julkisuuteen ja meidän täytyy myös kunnioittaa tätä toivetta. It is possible that an applicant does not want his name published and we must respect his/her wish.

21 HAKIJOIDEN YHDENVERTAISUUS Rekrytointitilanteessa noudatetaan yhdenvertaisuuslakia. 8 § Syrjinnän kielto Ketään ei saa syrjiä iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Syrjintä on kielletty riippumatta siitä, perustuuko se henkilöä itseään vai jotakuta toista koskevaan tosiseikkaan tai oletukseen.

22 EQUALITY OF APPLICANTS The recruitment process complies with the Non- Discrimination Act. Section 8, Prohibition of discrimination No one may be discriminated against on the basis of age, origin, nationality, language, religion, belief, opinion, political activity, trade union activity, family relationships, state of health, disability, sexual orientation or other personal characteristics. Discrimination is prohibited, regardless of whether it is based on a fact or assumption concerning the person him/herself or another.

23 AINA SAA KYSYÄ LISÄÄ! DO ASK! VÅGA FRÅGA!