kehittäminen HUS-Kuvantamisessa Lean-menetelmiä Käyttäen

Esitys aiheesta: "kehittäminen HUS-Kuvantamisessa Lean-menetelmiä Käyttäen"— Esityksen transkriptio:

1 kehittäminen HUS-Kuvantamisessa Lean-menetelmiä Käyttäen
Jyrki Putkonen

2 yli 50 Toimipistettä HUS:n alueella ja uudenmaan kunnissa
HUS-Kuvantaminen

3 OSAAVA JA MOTIVOITUNUT HENKILÖSTÖ
Hoitohenkilökunta 634 Lääkärit 243 Erityistyöntekijät 33 Muu henkilökunta 233 Yhteensä 1 143 HUS-Kuvantaminen

4 Lean Arvovirtoja ymmärtämällä ja toimintaa kehittämällä
tuotetaan jatkuvaa parantamista koko henkilöstön voimalla. ”genchi genbutsu” Oikea paikka, oikea tapahtuma. Mene ja näe itse.

5 Lean toiminnan kehittämisessä
Lean on johtamistapa, jossa identifioidaan vähiten hukkaa aiheuttava tapa, jolla voidaan tuottaa laadukkaampaa ja turvallisempaa hoitoa, ilman tarpeettomia viivästymisiä, pienemmillä kustannuksilla. Lean-projekteissa tarkastellaan tietoon perustuen, objektiivisin silmin ja yhdessä työntekijöiden kanssa nykyistä toimintatapaa ja etsitään yhdessä parempaa tapaa toimia, jolla kehitetään hoidon laatua, saatavuutta, potilasturvallisuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Yksi tärkeimmistä tarkastelukohdista on läpimenoaika. Kun tavoitellaan lyhyempää läpimenoaikaa tulevat toiminnassa olevat "hukat" esille.

6 Pyri täydellisyyteen Tavoitetila Asiakas ensin
Esimiesvalmennus II. Pyri täydellisyyteen Tavoitetila Asiakas ensin Odottaminen ei ole hyväksyttävää Virheettömät prosessit Ei uusia resursseja Vähennetään hukkaa Ongelmat tuodaan näkyviin Minimoidaan kapasiteetin kustannukset Suunnitellaan tulevaisuus Prosessien johtaminen Tekijät = kehittäjät Virtaustehokkuus HUS

7 Lean periaatteet – 7 hukkaa
Potilas odottaa seuraavaa tutkimus- tai hoitotapahtumaa Henkilökunta odottaa seuraavaa tehtävää Henkilökunta odottaa epätäydellisen palvelupyynnön vuoksi Kalliin laitteiston alhainen käyttöaste Odotus Varasto Turhat varastointikustannukset (ylisuuri varasto tarpeeseen nähden, siirtokustannukset, vanheneminen, tilat) Käsittelyjono, esim. ylläpidossa Virheellinen palvelu Puuttuva tai virheellinen tieto (raportointivirhe) Käytetään aikaa väärään tekemiseen, virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen Toimitusajan pettäminen Yliprosessointi Tehdään potilaalle arvoa tuottamatonta työtä (esim. tarpeeton tietojen kirjaaminen, tupla raportointi, ylimääräinen tutkimus) Liian aikainen palvelupyynnön toteutus Kuljetukset Potilaiden, materiaalien näytteiden yms. tarpeeton siirtäminen paikasta toiseen (lisä tarkastus, hyväksyminen, ...) Siirretään ”puolivalmisteita” paikasta toiseen Tulostus ja kopiointi Tehdään enemmän kuin mitä potilas tarvitsee tai liian aikaisin tarpeeseen nähden Tarkastukset Tarpeeton toiminnallisuus Täytetyöt Ylituotanto Liike Työntekijöiden tarpeeton liikkuminen (etsitään tietoa, tarvikkeita, työkaluja,...) Vaikeat työasento, kurotus, kääntyminen, noutaminen, ... Potilaiden juoksuttaminen luukulta toiselle

8 Lean kehitystyö – Arvon määrittely
Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Arvon määrittely Ymmärrä kuka asiakas on; sisäinen ja ulkoinen Ymmärrä arvo, jota tuotat Tuota asiakkaille juuri sitä mitä he haluavat, silloin kun he sitä tarvitsevat, siellä missä he sitä tarvitsevat Vähennä ongelmien määrää Älä hukkaa asiakkaiden aikaa

9 Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila
Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Ymmärrä nykytila: Tietojen kerääminen: työvaiheet, vastuut, tiedonhallinta jne. Nykytilan kuvaaminen: alku ja loppu, vaiheet, päätöksentekopisteet jne. Tavoitteena yhteisen ja todenmukaisen kuvan rakentaminen nykyisestä toiminnasta ja sen kehityskohteista. Perusta nykytilan kuvaus todellisen toiminnan havainnointiin, oikeassa paikassa.

10 Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila
Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen 1. Arvovirran kuvaus

11 Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila
2. Spagettikaavio Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen

12 Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila
Rakenna toimintaa kuvaavat mittarit Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Kysyntä Toteuma

13 Lean kehitystyö – Analysoi ja kehitä
Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Analysoi ja kehitä Kuvaa organisaation muutosmahdollisuus Muodosta visio optimaalisesta tavoitetilasta Toimintasuunnitelma, ratkaise perussyyt Kaizen –ryhmä, Try-storm; tee välittömiä korjauksia, älä odota turhaan Käytetään osin samoja työkaluja kuin nykytilan määrittämisessä Varastot ja työpisteet: Työpisteiden tarkoituksen mukainen järjestys ja ylläpitäminen 5S työkalut (Selvitä, Sijoita, Siisti, Sovi pelisäännöt ja Sisäistä/ylläpidä) KanBan – visuaalinen tapa imeä työtä edeltävistä prosessin vaiheista Standardi työ: Yhtenevät työtavat, jotka on kaikkien hyväksymiä ja kaikille opastettu Jatkuva virtaus: Työt etenevät suunnitelmallisesti, saatetaan yksittäiset työtehtävät valmiiksi ja annetaan ne seuraavalle. Ei kerätä töitä eriksi. Arvovirta, Spagettikaavio, Standardityö, tahtiaika, vaihdot, Poka-Yoke

14 Esimiesvalmennus II. Rakenna mittarit muutoksen seuraamiseksi Johda mitattujen tosiasioiden perusteella... älä tee päätöksiä arvioiden perusteella Jatkuvan parantamisen malli. Rakenna oppiva organisaatio... tee jokaisesta henkilöstä ”ongelmanratkaisija” Yhtenevät toimintatavat / itsekuri Ylläpidä prosessia asiakaslähtöisesti, läpimenoaika & prosessin tunnusluvut Arvon määrittely Ymmärrä nykytila Analysoi ja kehitä Mittaa Mittaa & Jatkuva parantaminen (Kaizen) & Vakiinnuta Jatkuva parantaminen V K V K K = Kaizen V =Vakiinnuta Toiminnan taso V K V K K K Aika Yhteinen ymmärrys tavoitteista, nykytilasta ja suoriutumisesta kaikilla tasoilla. HUS

15 Tarve Lean-kehitystyölle
HUS Muut YO-sh piirit

16 Tuloksia Lean-kehitystyöstä, käyttöaste
HUS

17 KFI Meilahti PET-tutkimusten kehitys
Työryhmä Kim Bergström, kemisti Antti Loimaala, osastonylilääkäri Outi Sipilä, ylifyysikko Inkeri Sippo-Tujunen, fyysikko Raisa Hietala-Nortia, laboratoriohoitaja Lauri Karhumäki, osastonylilääkäri Henna Lähdeniemi, röntgenhoitaja Heidi Anttila, projektisuunnittelija Esko Korhonen, projektipäällikkö

18 Nykytilan kuvaus

19 Päivän kulku 02 & Kalibrointitodistus

20 PET, tutkimusten saatavuuden kehittyminen
Helmikuu 2013 5,6/pv Vapaita aikoja 2 vko kuluttua. Tarjontaa +50% Vapaita aikoja heti 8,4 /pv +50% Syyskuu 2013 5,6/pv

21 Esimerkki radiologiasta, UÄ-prosessin kehitys
Laajempi yhdessä ymmärretty tutkimusvalikoima

22 Esimerkki radiologiasta, UÄ-huone
HUONE: UÄ5

23 tutkimushuoneessa tehdyt muutokset
Tilalle tuotiin huoneeseen paremmin sopiva työpöytä. Järjesteltiin kaapit uudelleen ja tavaroille merkittiin niiden paikat. Kaappien oviin kiinnitettiin valokuvat kaappien sisällöstä ja tarvikkeiden oikeista paikoista.

24 Varaston muutos 00-varasto Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen
Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Varaston seuranta, tilaus, hyllytys ja purkujätteen käsittely RTG:n henkilökunnan tehtävänä. tilaus 1 h/vko purku 2 h/vko varastonylläpito 1 h/vko HUS-Logistiikan täyttöpalvelu suunnittelu kertakustannuksena noin 2000,- € hyllytoimittaja tutustunut tiloihin Logistiikan veloitus 300,- €/kk viivakoodi laput tehty Tilantarve n. -30% Varastonarvo kalliit -50% suuret ±0% Siistimpi varasto Koodin vaihtuminen Logistiikan hallinnassa 00-varasto

25 Varasto 00-varasto Sähkökaapin edusta varastotilana. Paloturvallisuus.
Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos 00-varasto Sähkökaapin edusta varastotilana. Paloturvallisuus. Nimikkeille määritelty uudet sijainnit ja alue merkitty. Alue vapaa ja merkitty.

26 TT-käytävä TT- käytävä Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen
Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Käytävällä ylimääräistä tavaraa. Fyysikoiden arkisto siirrettiin käytävälle Vaatteet merkityille paikoille Varastopaikkojen merkkaus Käytävä siistimpi, tavaroille nimetyt paikat. ”Tosi hyvä” Materiaalitiimi sai siivoustilauksen. TT- käytävä

27 Opittua, materiaalitiimi
Rajatut ja merkityt varastopaikat = visuaalinen ohjaus ohjaavat oikeaan toimintaan tilat pysyvät siistimpinä ja viihtyisimpinä siistinä pysyminen edellyttää yhteisiä sääntöjä ja kaikkien sitoutumista

28 Lean jatkuva kehittäminen (Kaizen) Kehitetään joka päivä
Jokainen kehittää Kehitetään kaikkialla Pienistä kehitysaskelista suuriin strategisiin muutoksiin

29 kiitos

30 Rakenna perusta kuntoon
Esimiesvalmennus II. Lean -talo Heijunka Standardi työ Kaizen Jatkuva parantaminen Jidoka Poke Yoke 5 Why Henkilöstön ja koneiden tasapainotus Lean -talo Just In Time Takt Time Yhdenkappaleen virtaus Imuohjaus 5S Visuaalinen Ohjaus Kanban 3P TPM SMED Päivittäisen johtamisen malli Oikea-aikainen toiminta tahtiaika imuohjaus Pysäytä häiriössä virheiden estäminen poikkeamat esille Yhtenevät toimintatavat kehityksen perusta työhyvinvoinnin perusta Tasoitettu toiminta määrä jakautuma Pyritään täydellisyyteen määrä jakautuma Rakenna perusta kuntoon HUS