Ajankohtaista ohjelmistorobotiikan käyttöönottoprojektista

Esitys aiheesta: "Ajankohtaista ohjelmistorobotiikan käyttöönottoprojektista"— Esityksen transkriptio:

1 Ajankohtaista ohjelmistorobotiikan käyttöönottoprojektista
Tuotantoprosessien automatisointi –projekti Eija Mikkonen

2 Jatkuva ja ketterä kehittäminen Julkishallinnon paras RPA-osaaminen
Kokonaissäästöt v n. 6 M€ Kaikki ovat mukana automaation kehittämisessä Asiakkaat ovat tyytyväisiä Robotiikka on sujuvaa arjen toimintaa Tähän on tiivistetty visiomme siitä, missä Palkeet haluaa vuonna 2020 olla robotiikan hyödyntämisessä. Tänään käyn läpi sitä, miten olemme lähteneet liikkeelle ja missä meillä nyt mennään. Se meille on kirkastunut, että digitalisaatio muuttaa työn tekemistä perustavalla tavalla kaikilla toimialoilla. Toivottavasti tämä meidän esimerkki herättää teillä ajatuksia siitä, mitä voisitte omassa organisaatiossanne ja kukin omassa työssänne toteuttaa. Tuotantoprosessien automatisointi

3 Ohjelmistorobotiikasta tehoa talous- ja henkilöstö-hallinnon tuottavuuskehittämiseen
Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuottavuuskehitystavoite on nykytilanteesta vähintään +20% vuoteen 2020 mennessä Hallitusohjelmassa olevien tavoitteiden ja taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan 2020 toimeenpano Yhtenäinen Kieku-ratkaisu otettu käyttöön vuoden 2016 loppuun mennessä. Mahdollistaa tiedon käsittelyn jatkokehittämisen digitalisoinnin ja automatisoinnin lisäyksen kautta. Palvelukeskuksen käyttöasteen nostoa tehty vaiheittain viimeisen kymmenen vuoden aikana ja jatketaan edelleen vuoteen 2020 mennessä Tarvitaan uusia keinoja: ohjelmistorobotiikan investoinnit kevyempiä kuin perinteiset sovellusinvestoinnit ja uusi kehittyvä tekniikka tukee tehtyä Kieku-järjestelmäarkkitehtuuria. Vahva muutossignaali toimialan muuttumisesta: Ohjelmistorobotiikan tulevaisuudesta on ennustettu, että tulevien vuoden aikana robotiikan hyödyntäminen on menestyvien organisaatioiden digitalisaatioon liittyvä toimintamalli ja vaikuttaa yhteiskunnan kehittymiseen ja rakenteisiin. robotiikkaan liittyvä tekniikka kehittyy ja halpenee. roboteilla korvataan 47 % USAn työvoimasta, 36 % Suomen työvoimasta. Tuotantoprosessien automatisointi

4 Tavoitteita digitalisaatiolle Palkeissa
Palvelukeskuksen talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien manuaalityötä voidaan arviomme mukaan vähentää prosessialueesta riippuen 20–50 prosenttia vuoteen mennessä. Prosessien uudelleen määrittely ja niihin liittyvät sovellusratkaisut Ohjelmistorobotiikan ja muiden automaatiota lisäävien uusien tekniikoiden hyödyntäminen Valitaan vaiheittainen eteneminen: 1. vaihe 2016–2020 ja 2. vaihe 2020–2025 Ketterä toimeenpano ja jatkuva oppiminen Vaikuttaa alenevasti valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessikustannusten ja virastoilta veloitettavan asiakaslaskutuksen kehitykseen. Parannetaan palveluiden laatua, riskienhallinta, kehittämistä ja tuotanto- prosessien johtamista tiedolla Tuotantoprosessien automatisointi

5 Hyötyjä näkyvissä Ohjelmistorobotiikka suorittaa rutiininomaiset manuaalitehtävät ja vapauttaa henkilöstöä asiakaspalvelu- ja asiantuntijatehtäviin. Prosessien tehostuminen ja kustannusten alentuminen lisäävät asiakastyytyväisyyttä. Virheiden väheneminen ja prosessin uudelleen suunnittelu parantavat prosessin laatua. Prosessien monitorointi ja analysointi mahdollistavat tiedolla johtamisen prosessien kehittämisessä ja työnjohdossa Tuotantoprosessien automatisointi

6 Tuotantoprosessien automatisointi
Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet Palkeet strategia 2020: Prosessien automatisointi Prosessien monitorointi ja analysointi Ohjelmisto-robotiikka (RPA = Robotic Process Automation) Digitalisaation vaikutus työelämän muutokseen Muut automati-soinnin välineet Työkulttuurin ja työtehtävien muutos, kyvykkyyksien muutos Oppimisen näkökulma RPA-verkostojen ja sidosryhmäyhteistyön kautta Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on osa laajempaa tuotantoprosessien automatisaation kokonaisuutta. Olemme alusta asti kiinnittäneet vahvasti huomiota teknisen kehityksen rinnalla työelämän muutoksen hahmottamiseen ja henkilöstömme valmentamiseen tulevaan. Lisäksi verkostoituminen ja muilta oppiminen on ollut tärkeä osa tätä projektia. Toiminta-arkkitehtuuri Prosessit, palvelut, sidosryhmät Tietoarkkitehtuuri Tiedon hallinta ja tietovirtojen optimointi Tietojärjestelmä-arkkitehtuuri Tietojärjestelmäsalkku Teknologia-arkkitehtuuri Rajapinnat ja tietoliikenne Tuotantoprosessien automatisointi

7 Mitä RPA (Robotic Process Automation) tarkoittaa?
Mitä ohjelmistorobotit ovat? Tietokoneohjelmia, jotka jäljittelevät käyttäjän suoritusta tehtävässä, jota suoritetaan toistuvasti olemassa olevilla tietojärjestelmillä Sähköisessä muodossa olevan tiedon käsittelijöitä Ohjelmia, jotka kykenevät käyttämään tietojärjestelmää (esim. käyttäjälle näkyvää järjestelmäikkunaa tai excel- taulukkoa) samalla tavoin kuin ihminen tekee. Esim. kohdistimen siirtäminen ja kirjoittaminen johonkin käyttöliittymän kenttään tai painikkeen painaminen hiirellä. Ohjelmia, joille nauhoitetaan toistuva rutiinitehtävä Mitä ohjelmistorobotit eivät ole? Käveleviä ja puhuvia robotteja Koneita, jotka käsittelevät paperia Äänen tunnistusta käyttäviä ohjelmistoja Ongelmia ratkaisevia ohjelmia Päätöksiin kykeneviä tai asiantuntijatyötä korvaavia ohjelmia Tuotantoprosessien automatisointi

8 Ohjelmistorobotiikka: ”nauhurista” ”oppimiseen”
Ohjelmistorobotiikka on kehittymässä toistettavien tehtävien sekä monimutkaisuuden vuorovaikutuksesta ja hallinnasta kohti dynaamisia prosesseja ja itseoppivia järjestelmiä Manuaalisten tehtävien suorittaminen muuttuu tulevaisuudessa automaattiseksi sekä kognitiivisia ja itseoppivia järjestelmiä hyödyntäväksi Tuotantoprosessien automatisointi

9 Ohjelmistorobotiikan välineitä
Välineitä on kehitetty automatisoitavan prosessin luonteen (sääntöpohjainen/tekoäly tai oppiminen/kognitiivinen) sekä syötteiden tyypin (rakenteellinen, sähköinen, vakiomuotoinen, ei-rakenteellinen, vapaamuotoinen) mukaan. Tuotantoprosessien automatisointi

10 Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita Palkeissa
Tehtävät ja prosessit, jotka ovat määriteltyjä, toistettavia, sääntöpohjaisia ja tietokonepohjaisia suorittavat esim. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta käyttävät yhtä tai useampaa järjestelmää tehtävän suorittamiseen ja jossa syötteet ovat sähköisessä muodossa taulukossa esimerkkejä Palkeiden esiselvityksessä tunnistetuista käyttömahdollisuuksista Esimerkkejä käyttökohteista Palvelussuhteen hallinta ja palkanlaskenta Palvelusuhteen tietojen vertailu SAP-tietokannan ja palkanlaskennan komponettien välillä Poissaolotietojen tallentaminen nimikirjatietoihin Verokorttitietojen tarkastus Palkanajojen ajastus Palkkiomaksatus Hankinnasta maksuun Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus Toimittajarekisterin ylläpito Tiliotteiden täsmäytys kirjanpitoon Maksuliikenne/ lähettyjen aineistojen täsmäytys pankin tiliotteeseen Tapahtumanhallinta Järjestelmien salasanojen resetointi Asiakastukipyyntöjen lajittelu Esiselvityksessä syksyllä 2015 tunnistettiin 64 automatisoinnin kohdetta, joita löytyi jokaisesta tuotantoprosessista. Arvioidut kohteisiin käytettävät työmäärät nykytilassa vaihtelivat 1-30 htv. Henkilöstön ideoita ja tarpeita automatisoinnin kohteista kerätään jatkuvasti, tällä hetkellä listalla satoja ideoita/kohteita –runsaudenpula. Tuotantoprosessien automatisointi

11 Taloudelliset vaikutukset
Tämän hetken arvio: manuaalityöstä vähenee 67 htv 2017 loppuun mennessä, vaikutus eur/v Tuotantoprosessien automatisointi

12 Kokonaisaikataulu Käyttöönottoprojektin RPA-toteutukset:
Q1/2016 Q2/2016 Q3/2016 Q4/2016 Q1/2017 Q2/2017 Q3/2017 Q4/2017 Projektin tarkistuspiste RPA-esiselvitys RPA-tavoitetilan kuvaus Prosessien monitoroinnin ja analysoinnin esiselvitys Monitorointi ja analysointi-välineen pilotointi ja hankinta Tietotyön muutoksen selvitys Tietotyön muutoksen toimeenpano ja ohjaus Käyttöönottoprojektin RPA-toteutukset: Henkilöstöpalvelut Henkilön palvelussuhteen tietojen vertailu järjestelmissä Henkilön poissaolotietojen tallentaminen nimikirjatietoihin Hankinnasta maksuun Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus Toimittajarekisterin ylläpito RPA-hankinta RPA-käyttöönotto RPA-jatkokehitys ja tuotantoon siirto Tuotantoprosessien automatisointi

13 Joukkuepeli ja yhteistyö Joustavat ja muuttuvat työnkuvat
Ketterä kehittäminen Joukkuepeli ja yhteistyö Joustavat ja muuttuvat työnkuvat Työkaverina virtuaalinen työntekijä Tuottavuus-tavoitteet Uudistuminen, kokeilukulttuuri, innovaatiot Osaamisen jakaminen Aktiivinen osaamisen ylläpito ja kehittäminen Spontaani verkostoituminen Asiakasyhteistyö Tuotantoprosessien automatisointi

14 Turvallisuuden tunteen
Varhaiset omaksujat Löydä ja keskity Sitouta Nopeasti innostuvat Mukana tulevat Turvallisuuden tunteen lisääminen Riskit Eivät muutu Näkymätön Pelokas Turvallisuudenhakuinen Vastarannankiiski Muutosvalmius Tuotantoprosessien automatisointi

15 Digitaalisen työpaikan rakentaminen
Liiketoiminta Visio: Digitaalisuuden arvo liiketoiminnalle Strategia: Toimintasuunnitelma tehokkaalle toteutukselle Mittaaminen: tulokset ja toimialan seuraaminen Ihmiset Työntekijöiden sitouttaminen Monipuoliset lähestymistavat Monitorointi työskentelyn tukena Vuorovaikutus ja palaute Osallistaminen ja osallistuminen Kulttuurin muuttaminen Kulttuuri ja rakenne Kyvykkyys ja osaaminen Kannustukset ja tunnustukset Hallinto Vapaus, vastuu ja kumppanuus ICT Prosessit: Lisätään dynaamisuutta ja ratkaisukykyä Tiedonhallinta: Tiedon ja sisällön tuottaminen tarkoituksenmukaisesti Tuotantoprosessien automatisointi

16 Palkeet-kokemusten viestintä
Vuosi 2016 ”mielenkiinnon herättäminen” Jaettu kokemuksia ja ajatuksia pääosin kahdenvälisissä tapaamisissa Valtionhallinto: Vero, STM, Tilastokeskus, VM, VK, THL, MMM, HPL Julkinen sektori: Taitoa palvelukeskus, Certia, Helsingin kaupungin Talpa, Monetra, HUS/Tietohallinto, TVR, Senaatti, Vantaan kaupunki Yksityissektori: Nordea, Kone Kansainvälinen verkosto: Ruotsin Ekonomisstyrelsverket Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa seurataan Hankintojen digitalisointi - ohjausryhmässä Lisäksi tietoja jaettu Palkeiden asiakastyön kautta sekä seminaaripuheenvuoroilla Lisätietoja antavat projektipäällikkö Eija Mikkonen ja kehitysjohtaja Helena Lappalainen Vuosi 2017 ”tuotantokokemusten jakaminen” Palkeet järjestää kolme skype-tapaamista verkostolle seuraavilla teemoilla: 1Q/2017 Ohjelmistorobotiikkaan valmistautuminen ja hankinta 2Q/2017 Käyttöönottoprojektin ja ensimmäisten tuotantokäytön kokemukset yhteistyökumppanin kanssa 4Q/2017 Miten ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on vaikuttanut organisaation toimintaan, lessons-learned Tuotantoprosessien automatisointi

17 Palkeet RPA - opittua tähän mennessä…
Muutos ei ole IT- vaan kokonaisvaltainen liiketoimintalähtöinen muutos: kysymys on prosessien kehittämisestä ja uudelleen määrittelystä RPA-teknologian kypsyys on riittävä prosessien automatisoinnille RPA on yksi vaihtoehto järjestelmien kehittämiselle Käyttöönotto edellyttää Prosessit ja työnkulku ovat hyvin dokumentoituja ja kuvattuja Prosessien tietosisällöt ovat standardoidut Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia Hallittua tuotantoon siirtoa ja ohjausta sekä työprosessien muutoksen tukea Muutoksesta pitää viestiä avoimesti ja osallistaa RPA nähdään positiivisena (mekaaninen työ poistuu), mutta työn muutos ja väheneminen herättävät epävarmuutta Verkoston kautta oppiminen, kokemusten jakaminen Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia päätöksiä ja niiden toimeenpanoa organisaation resurssisuunnittelussa Tuotantoprosessien automatisointi