Digi Office: tehtävät, toimintamalli ja resurssointi

Esitys aiheesta: "Digi Office: tehtävät, toimintamalli ja resurssointi"— Esityksen transkriptio:

1 Digi Office: tehtävät, toimintamalli ja resurssointi
Julkisen hallinnon ICT-osasto

2

3 Digi Office: Tehtävät

4 Digi Office, missio, tehtävät ja toiminnan pohja
Miksi teemme? Miten teemme? Mitä teemme? Digi Officen missiona on ihminen palveluiden kehityksen keskiössä. Tukemalla hallitusohjelman digitalisaatiotavoitteiden toimeenpanoa. Autamme löytämään toiminnan radikaalin muutoksen. Autamme määrittämään loppuasiakkaan rajapinnan ja ottamaan sen käyttöön palveluissa. Esitämme alasajettavia hankkeita ja palveluita. Hahmotamme digitalisaation kipupisteitä (lainsäädäntö, osaaminen, hankinta,…) ja esitämme parannusehdotuksia. Mahdollistamalla sujuvan, poikkihallinnollisen yhteistyön. Autamme verkostoja toimimaan yhteisen tavoitteen eteen. Näytämme yhteisen tilannekuvan ja suunnan, johon kaikkien tulee pyrkiä (Digisuomi.fi). Autamme löytämään vastuullisen omistajan poikkihallinnollisille hankkeille. Digitalisoinnin periaatteet ovat toimintamme pohja

5 Digitalisoinnin periaatteet ovat toimintamme pohja.
Kehitämme palvelut asiakaslähtöisesti. Poistamme turhan asioinnin. Rakennamme helppokäyttöisiä ja turvallisia palveluita. Tuotamme asiakkaalle hyötyä nopeasti. Digitalisoinnin periaatteet ovat toimintamme pohja. Palvelemme myös häiriötilanteissa. Pyydämme uutta tietoa vain kerran. Hyödynnämme jo olemassa olevia julkisia ja yksityisiä sähköisiä palveluita. Avaamme tiedon ja rajapinnat yrityksille ja kansalaisille. Nimeämme palvelulle ja sen toteutukselle omistajan.

6 Digi Office: Toimintamalli 9. 6
Digi Office: Toimintamalli (huomioitu työpajan jälkeen tulleet kommentit)

7 Digi Officen tehtäviä laajennetaan vaiheittain
Hyödyt / vaikutukset Vaihe 1: 2016 Vaihe 1: 2017 Vaihe 3: Kustannukset / resurssit

8 DigiSuomi ja sen sisällöt
Valtiovarainministeriön johdolla työstetään parhaillaan DigiSuomi-verkkopalvelua, joka tulee olemaan yhteiskunnan eri osapuolten yhteinen alusta digitalisaation ja kokeilukulttuurin edistämiseen. DigiSuomi tukee julkishallinnon digiosaamisen kasvattamista tarjoamalla työkaluja digihankkeiden toteuttamiseen ja muutoksen johtamiseen sekä alustan sisältöjen jakamiselle, yhteistyölle ja vertaistuelle. DigiSuomi on lähinnä viestinnällinen kanava, jota myös tuleva Digi Office hyödyntää omassa viestinnässään. DigiSuomen sisällöt: Julkishallinnon yhteinen tavoitekuva Digiperiaatteet ja niiden pohjalta luotu arviointikehikko julkishallinnon käyttöön Vertaistuki (mm. keskustelufoorumi palveluiden kehittäjille) Hyvien käytäntöjen levittäminen, parhaiden käytäntöjen infopankki Työkalupakki mm. muutoksen johtamiseen ja palvelumuotoiluun Meneillään olevien digihankkeiden esittelyt Miten Digi Office hyödyntää palvelua työssään: Tuo DigiSuomessa esiin havaitsemiaan hyviä käytäntöjä Ohjaa virastoja DigiSuomessa olevan tiedon ja työkalupakkien äärelle Tilannekuvan julkaisu

9 Digi Officen tehtävät ja toimintamalli käynnistysvaiheessa 2016
Käynnistysvaiheessa lähdetään liikkeelle kolmella tehtävällä/tehtäväkokonaisuudella. Aluksi: Digi Officen toiminnan käynnistäminen Digi Officen toimintamallin luominen ja siitä viestiminen Huom. Hallinnollinen taakka minimoitava Digiedellytysten edistäminen Herätellään uudenlaista toimintakulttuuria  mietitään palveluketjut aina asiakkaan eli kansalaisen tai yrityksen näkökulmasta ja autetaan muutoksen johtamisessa virastot voivat kutsua muutosjohtamisen asiantuntijoita tukemaan palveluiden suunnittelussa ja jalkauttamisessa Asiantuntijat ovat aktiivisesti esillä ja keskustelevat avoimesti digitalisaatiosta ja toiminnan muutostarpeesta Luodaan yhteistyömallit ja tehdään yhteistyötä olemassa olevien hankkeiden kanssa (mm. TYÖ 2.0, KaPA, Juhta, Kuntaliitto, Hansel) Tehdään digihankkeille arviointikriteerit, priorisointi-/auditointimalli sekä mittarit onnistumisen seurantaan Eskaloidaan tarvittaessa alasajettavat kokeilut/hankkeet JulkICT:lle, joka vie asiat eteenpäin TAE/JTS- käsittelyyn Autetaan tarvittaessa virastoja rahoituksen hankinnassa

10 Digi Officen tehtävät ja toimintamalli käynnistysvaiheessa 2016
Nopeiden voittojen metsästys ja hankkeiden sparraus Valitaan kaikkein kuumimmat kehittämiskohteet, joissa asiakashyöty on suurin Käynnistetään virastokohtaiset pilotit sekä viedään eteenpäin hallinnon läpileikkaavia teemoja (analytiikan, robotiikan yms. hyödyntäminen eri toiminnoissa) Autetaan löytämään omistaja poikkihallinnollisille palveluketjuille Digi Office tukee alkuun lähdössä ja verkostojen luomisessa Virastot voivat kutsua matalalla kynnyksellä digitiimin sparraamaan omia hankkeitaan Tunnistetaan samalla myös kokeiluaihioita Luodaan ja ylläpidetään kevyttä tilannekuvaa digihankkeista koko yhteiskunnan käyttöön mikä toimija tekee mitäkin ja missä aikataulussa  tilannekuva julkaistaan DigiSuomessa) Verkostojen luominen, tukeminen ja aktivointi Tavoitteena sekä asiakkaiden/kansalaisten, elinkeinoelämän että virastojen toiminnan hyödyt Autetaan eri osapuolia löytämään toisensa (yksityinen ja julkinen sektori, Tekes  edistetään open innovation -mallin mukaista kehittämistä) Tehdään aktiivista yhteistyötä korkeakoulujen kanssa (esim. Hackathon) Tunnistetaan verkostoista nousevia kokeilu- ja yhteistyöaihioita Hyödynnetään innovatiivisia hankintoja ja ketteriä alihankintaverkostoja  Annetaan erilaisille toimijoille tilaa ideoida ja toteuttaa

11 Digi Officen tehtävät 2017 
Digi Officen toimintaa laajennetaan käynnistysvaiheen jälkeen vuoden 2017 alusta. Vuoden 2017 tehtävät ja tavoitteet tarkennetaan syksyllä Tavoitteena on, että Digi Officen toiminta on täydessä laajuudessaan vuoden 2017 syksyllä.

12 Työpaja 3: Resurssit 14.6.2016 (huomioitu työpajan jälkeen tulleet kommentit)

13 Osaaminen Mitä osaamista/resursseja DigiOfficeen tarvitaan?
Intohimoa julkishallinnon kehittämiseen Julkishallinnon toiminnan ja kokonaiskuvan tuntemusta Palvelumuotoilu- ja käytettävyysosaamista Muutosjohtamisen osaamista Hankintaosaamista, digi-lakiosaamista Prosessiosaamista Asiakaskeskeinen näkemys ja osaamista käyttäjälähtöiseen kehittämiseen Kykyä luoda ja johtaa verkostoja, kykyä hankkia oikeanlaista osaamista verkostojen kautta Toimeenpanokykyä ja nopeita päätöksiä/toteutusta Kyky nähdä suuri kuva, pelkistää ja tiivistää Hankeosaamista ja kokemusta kompleksisista, poikkihallinnollisista hankkeista Ketteryyttä Avointa mieltä Kykyä kuunnella ja toimia avoimesti Osaamista uudenlaisten työskentelytapojen hyödyntämiseen (scrum-menetelmät, joukkoistaminen, some, työpajat yms.) Markkinointiosaamista Kykyä osallistua yleiseen digitalisaatiokeskusteluun Kykyä hyödyntää kansainvälisiä verkostoja ja parhaita käytäntöjä. Mitä osaamista/resursseja hankitaan verkostoista / ostamalla? Arkkitehtuuri, palvelumuotoilu, käytettävyys, teknologia, toteutus/koodaaminen, viestintä ja markkinointi Hankintaosaaminen, digi-lakiosaaminen (saadaanko ostettua Hanselilta?) Hyödynnetään korkeakoulujen osaamista mm. laajalla harjoitteluohjelmalla Innovaatioprojektit ja –kilpailut (esim. Hackathon). Miten verkostoja luodaan, miten verkostot toimivat? Hyödynnetään olemassa olevia verkostoja, joita valjastetaan Digi Office -tehtäviin Eri osaajien iskujoukkoja, jotka myös jakavat tiedon eteenpäin Oltava rohkeita henkilöitä, jotka osaavat myös kyseenalaistaa nykyisiä toimintamalleja > kykyä nähdä tavoite/suuri kuva Epävirallisia muutosjohtajia Henkilöitä myös yksityiseltä sektorilta haastamaan, tuomaan uutta ajattelua Verkostojen jäsenet osallistuvat oman tehtävänsä ohella.

14 Rahoitus Digi Officen henkilöresurssit
Omat henkilöresurssit 7–15 henkilöä alkuvaiheessa (vuonna 2016) Virastoista ja yrityksistä lainassa olevat henkilöt Korkeakouluharjoittelijat ja opinnäytteiden tekijät Alihankkijat Digi Officen käytössä. Digi Officen toiminnan kehittäminen, markkinointi, verkostojen ja hankkeiden tarvitsema fasilitointi. Kokeilu- ja pilottihankkeet Huom. Varsinaiset hankkeet ovat omistajan vastuulla. Digi Office voi tukea rahoituksen ja henkilöresurssien hankinnassa. Lisäksi Digi Office edistää osaamisen jakamista henkilökierron avulla.