Kehittämisprojektien esittely Omatoimikirjasto Maritta Turunen 19. 4

Esitys aiheesta: "Kehittämisprojektien esittely Omatoimikirjasto Maritta Turunen 19. 4"— Esityksen transkriptio:

1 Kehittämisprojektien esittely Omatoimikirjasto Maritta Turunen 19. 4

2 Kehittämistyön tavoitteet, lähtötilanne
Lohjan monitoimijatalohanke: Mäntynummen yhtenäiskoulu, Ojaniittutalo, Routionmäki, Nummen alueen koulukeskus Avoimen kirjastomallin mallintaminen Lohjalle, case Mäntynummi Mäntynummen kirjasto saanut modernit tilat syyskuussa 2012, henkilökuntaa vähennetty 1 htv, aukioloaikoja vähennetty kolmesta illasta kahteen, iso kirjasto noin lainaa, kävijää/vuosi Mäntynummen kirjastossa ollut aamupäivällä itsepalvelua, yhteistyötä koulujen kanssa Kirjaston lähtötilanteen kartoitus paloviranomaisen, tilapalveluiden ja koulun edustajien kanssa ( ) Toimittajien kartoitus Asiakasymmärryksen kerääminen sivistystoimen kyselyllä, opiskeluun kuuluvassa työpajassa sekä Mäntysavotta-yhteistyössä

3 Kirjasto monitoimijataloissa
Kirjasto talon sydän, tukee päiväkodin ja koulun pedagogisia tavoitteita Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa Kirjasto tukee kielen ja lukutaidon kehittymistä, mediakasvatusta, tiedon saamista Koulu- ja yleinen kirjasto yhdessä, kombikirjasto Tukee alueellista demokratiaa Yleisen kirjaston henkilökunnan ammattitaidolla aineiston valinta, hankinta, luettelointi ja lainauskuntoon saattaminen, kokoelmatyö Kirjaston lainaus- ja palautus, asiakaspalvelu ja ylläpitotehtävät omatoimikirjastoratkaisuilla, automaation avulla ja poikkihallinnollisena yhteistyönä uusien monitoimijatalojen kirjastoissa Pedagoginen informaatikko kirjastonkäytön, tiedonhaun opettamisessa, lukuharrastuksen tukemisessa ja mediakasvatuksessa (vakinainen tehtävä alkaen)

4 Avoin kirjasto/ omatoimikirjasto/ meröppet bibliotek
Pääsy kirjastoon kirjastokortilla ja pin-koodilla kulunvalvontalaitteen kautta, sähköisesti avautuvat ovet, kuva sisääntulijoista, kameravalvonta, ääni- ja valo- ohjaus Omatoimikirjasto-ratkaisu mahdollistaa laajat aukioloajat, helpottaa asiointia kirjastossa muiden palveluiden käytön yhteydessä Kirjasto houkuttelee lapsiperheiden lisäksi muitakin alueen asukkaita monitoimijataloon, mm. lehtien lukeminen, työasemien käyttö esim. laskujen maksamiseen Pääkaupunkiseudulla Vantaalla Pointin, Pähkinärinteen ja Tikkurilan kirjastot, Espoossa Suurpellon Opinmäessä Aktiivisen oppimisen keskuksessa AKUssa ja Karhusuon kirjastossa Inkoon kirjasto Turussa Hirvensalon, Ilpoisten, Lausteen, Paattisten ja Vasaramäen kirjasto Oulussa Kastellin, Maikkulan, Pateniemen ja Puolivälinkankaan kirjasto Lahdessa Jalkarannan ja Liipolan kirjastot

5 Lukulaite Mäntynummen kirjaston ulko-oven vieressä

6 Tuotekehitystyötä tukevat alustavat selvitykset
Alustava markkinaselvitys, kysely Alustava kilpailijaselvitys: benchmarkkausten pohjalta Oulun Kastellin kirjasto (ma-pe klo 9-20, la klo 9-16, su klo 12-16, ei Puolivälinkankaan kirjasto ma-pe klo 9-20, la klo 9-16, su kiinni, 16 vuoden ikäraja; Inkoon kirjasto ma-su klo 7-20, alle 15-vuotiaille huoltajan kirjallinen lupa) Alustava liiketoiminnallinen selvitys, toiminnan tehostaminen, työntekijöiden toimenkuvien laajentaminen, investoinnit, pedagoginen informaatikko Alustava tekniikan tason selvitys, alan toimijat, tarvittava tekniikka, tilapalveluiden osuus Turvallisuuselvitys: riskikartoitus, pelastussuunnitelma, poistumisturvallisuusselvitys Vaiheistettu tavoiteaikataulu

7 Tuotekehitystyötä tukevien menetelmien hallinta
Palvelukonseptointi palvelumuotoilun keinoin –tehtävässä tarkasteltiin uutta palvelua monipuolisesti asiakasryhmien, arvolupauksen, tärkeiden tehtävien, ydinresurssien, yhteistyökumppaneiden, kulurakenteen ja vaikuttavuuden näkökulmasta. Toimenpidesuunnitelma. Business model canvas -menetelmä Ideointimenetelminä brainstorming ja open space sekä ideointityöpaja -menetelmä Luento Jarmo Vakkuri, Tuotteistaminen osana kuntatalouden muutosta. Heikki Rekola, Palveluiden tuotteistamisesta (palvelukuvaus, -lupaus, , palvelun formaatti, palveluprosessi) Service blueprint ”uimarata”, palvelupolku, vakioiminen; Ritva Hyökinpuro, Tre yo, Asiakaslähtöisyys palvelunkehittämisessä ”tuotteet palveluistettava”, palvelun kuilumalli, Verkosto- ja prosessijohtaminen Jani Rajaniemi Tre yo; Annika Suorto Audiapro Kustannuslaskenta ja tuotteistus kunnissa; tehtäväni Lohjan kaupunginkirjaston resurssit ja palvelut kuntaliitostilanteessa

8 Tuotekehitystyötä tukevien menetelmien hallinta, jatkoa
Markkinointisuunnitelma Mäntysavotta-ryhmän kautta tiedottaminen hankkeen etenemisestä, media ollut aktiivinen Tekninen suunnitelma, toimittajien tekniset kuvaukset Talousarvio Swot-analyysi hankkeesta Mahdollisuutena nähdään kirjaston käyttömahdollisuus asiakkaalle sopivina aikoina. Uhkana on ilkivalta ja siitä aiheutuva selvittelytyö. Uhkana on myös henkilöstöresurssien väheneminen tulevaisuudessa.

9 Oman tuotekehitystyön toteutus
Täsmennetty projektisuunnitelma Asiakkaiden ja kohderyhmien huomioiminen, ikärajoituksen määrittely Yhteistyökumppanit Hankkeessa on ollut useita yhteistyötahoja: Omatoimikirjasto -järjestelmän toimittajat; palotarkastaja; teknisestä toimesta isännöitsijä, sähköesimies, talotekniikka-asiantuntija, huoltomies; ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö; tietohallinnon asiantuntija; eri firmojen edustajat: sähkötyöt, ovityöt, automaatiotyöt kulunvalvontaan; kirjaston henkilökunta; koulun edustajat ja muut monitoimijatalon toimijat; kulttuuripäällikkö, sivistysjohtaja; kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta; median edustajat Yhteisten kokousten järjestäminen on ollut haasteellista. Tiedonkulussa on ollut jonkin verran ongelmia.

10 Oman tuotekehitystyön toteutus …
Tuotekehitystyön kustannukset ja rahoitus Mäntynummen kirjaston talousarvioon oli esitetty e suuruista määrärahaa toimittajilta saatujen ennakkotarjousten perusteella. Avoin kirjasto –järjestelmän hinnaksi oli arvioitu e ja kaapelointi-, automaatio- ja sähkö ja taloteknisiin töihin varattiin e. Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos vaati paloilmoitinlaitteiston asentamisen kirjastoon, mikä tuli yllätyksenä eikä siihen osattu varautua. Kustannusarvio ylittyi paloilmoitinlaitteiston vuoksi e Kirjasto kilpailutti omatoimikirjasto-järjestelmän syyskuussa 2015. Tekninen toimi pyysi tarjoukset talotekniikkaan liittyvistä muutostöistä ja paloilmoitinlaitteen asentamisesta. Neuvottelut käytiin poikkihallinnollisesti talousarvion ylittymisestä ja rahoitus löydettiin. Tilapalvelut on maksanut osan kuluista.

11 Prosessi ja aikataulu Keväällä 2014 ehdotus kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan talousarvioon -> valtuusto myönsi määrärahan 2015 budjettiin Maaliskuussa 2015 tutustuminen Oulussa Kastellin ja Puolivälinkankaan omatoimikirjastoihin, toukokuussa 2015 tutustuminen Inkoon omatoimikirjastoon palotarkastaja, teknisen toimen ja koulun edustajat Mäntynummen kirjastossa 1.9. ja kolmen toimittajan esittelyt tarjouspyyntö omatoimikirjastoratkaisusta mennessä neuvottelu palotarkastajan, sähköesimiehen ja kirjastonjohtajan kanssa Mikroväylä ja PvSupa, Axiell: järjestelmien soveltuvuus talotekniikkaan

12 Prosessi ja aikataulu, jatkoa
neuvottelu sivistysjohtajan, kiinteistömestarin ja sähköesimiehen kanssa kustannusarviosta Viranhaltijapäätös järjestelmän tilaamisesta Axiell´lta palaveri teknisen toimen, tietohallinnon, järjestelmän toimittajan sekä muutostöitä tekevien firmojen kanssa paloilmoitinlaitteiston asennus, ovien sähköistäminen, kaapelointityöt Mäntysavotta-kokous, keskustelua kirjaston aukioloajoista ja ikärajasta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätös aukioloajoista Axiell´n asennustyö viikolla 51-52 Palotarkastus ; vartiointiliikkeen käyntien tilaaminen Rekisteriselosteet kameravalvonnasta, etävalvonnan järjestäminen Tiedottaminen viikoilla 4 Omatoimikirjasto avattiin

13 Toteuttamismalli muiden omatoimikirjastojen suunnitteluun
Palveluverkkopäätöksen ja organisaatiouudistuksen pohjalta laaditaan strategiset linjaukset ja kartoitetaan omatoimikirjastoratkaisujen toteuttamismahdollisuudet Alustava riskikartoitus ja turvallisuussuunnitelma Neuvottelut palotarkastajan, tilapalveluiden, tietohallinnon edustajien ja kirjaston henkilökunnan kanssa toteuttamismahdollisuuksista, pyydetään alustavat tarjoukset Tehdään alustavat kustannusarviot Kirjasto, tilapalvelut ja tietohallinto sopivat yhdessä investointeihin esitettävistä määrärahoista, esitykset lautakunnille Kun valtuusto hyväksyy esitykset, kirjasto kilpailuttaa omatoimikirjaston toimittajat (mahdollisesti tehdään puitesopimus) ja tekninen toimi kilpailuttaa talotekniset asiat

14 Toteuttamismalli … Tilapalvelut toteuttaa tekniset muutostyöt yhteistyössä omatoimikirjaston toimittajan kanssa Pyritään keskitettyyn järjestelmän ja videotallenteiden hallintaan Paloviranomainen hyväksyy toteutuksen Järjestetään asiallista ja turvallista käyttöä tukevia palveluita (vartiointiliike, poliisi, etävalvonta) Neuvottelu aukioloajoista, käyttösäännöt esitys lautakunnalle Rekisteriselosteet, tiedotteet kameravalvonnasta Tiedottaminen Palautekeskustelut teknisen toimen kanssa, toiminnan arviointi ja kehittäminen, aukioloaikatarkistukset jne.

15 Ensimmäiset Mäntynummen omatoimikirjaston asiakkaat 1.2.2016

16 Ojaniittutalon mediateekki odottaa kirjoja

17 Omatoimikirjasto Karjalohjan kirjastoon