Aleph-luettelointi Jaana Routakangas / KVP, tietovarannot

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Sisältö  Haut ja hakutulokset  Tietueiden muokkaus  Tietueiden tallennus  Tietueiden luominen  Tietueiden poistaminen  Luetteloinnin apuvälineitä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tunnus ja salasana  Luetteloijatunnuksessa ja salasanassa ei merkitystä isoilla ja pienillä kirjaimilla  Salasana vaihdetaan klientin käyttäjänhallintavalikosta (avain-symboli, klikkaa hiiren oikealla painikkeella) *Change Current Password*  Kirjastojen pääkäyttäjät hallinnoivat luetteloijatunnuksia erillisellä käyttöliittymällä:

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Luettelointi  Käyttöliittymän näyttö  Työskentely ilman hiirtä –Näppäinkomentoja Aleph-luettelointioppaassa  Useita toimintoja, jotka eivät ole käytössä Melindassa  Tietuetyypit –Melinda-luetteloinnissa on käytössä bibliografiset ja auktoriteettitietueet

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Haut  *Search Tab* > *Find* > –*1. Advanced Search* –*2. Multi-base CCL Search* –*3. Multi-field Search*  Haut hakutermeillä  *Search Tab* > *Browse*  Haut selaushakuindekseistä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Hakutulokset  *Search Tab* > *Find* > *Show*  Yläpaneelin LOW-sarakkeessa tähti, jos tietue on merkitty oman tietokannan tietokantatunnuksella  Alapaneelissa erilaisia näyttöjä  Valittujen tietueiden vienti luettelointitilaan *Catalog* tai *Cataloging* -toiminnoilla

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietokantatunnus (LOW-tagi)  *Edit Actions* > *View Local Owner* > *Add*  *Edit Actions* > *View Local Owner* > *Delete*  Tietuetta ei tarvitse erikseen tallentaa, jos siihen ei ole tehty muutoksia  Uudet tietueet on tallennettava ennen kuin tietokantatunnuksen voi lisätä  Tietokantatunnuksen lisääminen laukaisee replikoinnin paikalliskantaan, jos replikointi on käytössä  Vain oman kirjaston tietokantatunnusta voi käsitellä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueen muokkaaminen  Luettelointitilassa tietueen muokattavien kenttien kenttäkoodeja, indikaattoreita, osakenttäkoodeja ja sisältöä voi muokata siirtämällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja kirjoittamalla muutokset  *Enter* -näppäimen painaminen järjestää tietueen kentät ja siirtää kohdistimen tietueen alkuun  *Cataloging* > *Split Editor Mode* mahdollistaa kahden tietueen muokkaamisen rinnakkain

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Kiinteämittaiset kentät  *Edit Actions* > *Open Form* (*Ctrl-F*)  Kiinteämittaisia kenttiä muokataan lomakepohjilla.  Vetovalikot lomakkeisiin tulossa

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Kenttien ja osakenttien lisääminen ja poistaminen  *Edit Text* > *New Field / Subfield* (F5 / F6 / F7)  *Edit Text* > *Delete Field(s) / Subfield(s)* (Ctrl-F5 / Ctrl-F7)  Uusi kenttä sijoittuu kohdistimen jälkeen  Kun halutaan uusi osakenttä kentän ensimmäiseksi osakentäksi, kohdistin sijoitetaan ennen osakentän lisäämistä indikaattoreiden/kenttäkoodin kohdalle  Kenttälistasta valittaessa (F5) kenttään avautuvat automaattisesti käytetyimmät osakentät

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueen tallentaminen  *Cataloging* > *Save on Server and Local Drive* (*Ctrl-L*)  Tietue tarkistetaan tallentaessa.  *Override* -toimintoa saa ja tulee käyttää, mutta ajatuksella  Jos tietueessa on oman tietokannan tietokantatunnus, tallentaminen laukaisee replikoinnin (jos replikointi on käytössä)

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Uuden tietueen luominen  *Cataloging* > *Open Template* (*Ctrl-A*) –Tallennusalustoja voi luoda paikallisesti kullekin työasemalle –Joitakin tallennusalustoja on valmiiksi palvelimella (uudistetaan parhaillaan)  *Cataloging* > *New Record*

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Vanhan tietueen kopioiminen uuden pohjaksi  *Cataloging* > *Duplicate Record* (*Ctrl-N*)  LOW-tagit eivät kopioidu  Muistettava kuitenkin poistaa kaikki muut pohjatietueen tunnisteet (SID-kentät, 035, ISBN-tunnukset jne.)

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Etäkannat  Alephissa hakuja voi tehdä myös muista tietokannoista.  Määritellyt etäkannat löytyvät hakutoimintojen valikoista  Etäkannasta haettu tietue viedään luettelointitilaan samoin kuin paikallinenkin tietue, ja kopioidaan sen jälkeen haluttaessa *Cataloging* > *Duplicate Record* -toiminnolla uuden paikallisen tietueen pohjaksi  Etäkannasta haetusta tietueesta on syytä siivota esim. lähtökannan varastotiedot ja muu tarpeeton sisältö

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueen poisto  Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi DELETED ja tallenna tietue –tai  *Edit Text* > *Delete Record from Server* (*Ctrl-R*)  Tietueen nimiö (Leader) jää aina jäljelle tietokantaan  Vain ’roskatietueet’ poistetaan, kelvollisten tietueiden kohdalla riittää oman tietokantatunnuksen (LOW-tagin) poistaminen

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueen piilottaminen OPACista  Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi SUPPRESSED ja tallenna tietue  Piilotetun tietueen saa takaisin näkyviin poistamalla STA –kentän  Jos tarvitset jonkun muun piilottamaa tietuetta, piilotuksen poisto on aina sallittua – toki samalla on syytä tarkistaa, että tietue on esim. luetteloitu kunnolla loppuun  Mahdollisuus myös ainoastaan oman paikalliskannan saatavuustietojen piilottamiseen OPACista (otettava käyttöön paikalliskantakohtaisesti)

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Apuvälineitä  *Edit Actions* > *Help on Field* –Formaatin suomennos ja linkkejä muuhun ohjeistukseen  *Edit Actions* > *Search Subfield Options* (*Ctrl-F8* / sarkain) –Kenttien automaattisia sisältövaihtoehtoja –Lista Metiva –wikissä:

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Auktoriteettikannan käyttö luetteloinnissa  Käytössä sanastot YSA, Allärs, Musa ja Cilla, nimistä Fennican tuottamat yhteisöauktoriteetit  Kts. Metiva-wiki:  Asennettava käytettäviksi kannoiksi Alephin klientissä –Ohje Metiva-wikissä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueen tarkistaminen  *Edit Actions* > *Check Record* (*Ctrl-U*)  Virheilmoitukset alapaneelin *1. Messages* -välilehdellä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietuehistoria  *Edit Actions* > *View Record’s Cataloguers*  Tietueet haettavissa tietuehistorian perusteella CAT-haulla (*Search* > *Find* > *1. Advanced Search* > *CAT (tunnus tai pvm)*) –Tunnuksella ja päiväyksellä haettaessa käytettävä *Words Adjacent* - valintaa –Tunnus ja päivämäärä katkaistavissa kysymysmerkillä –Päivämäärä muodossa vvvvkkpp

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Kysymyksiä? Kommentteja?

Aleph-luettelointi – käytännön harjoituksia Jaana Routakangas / KVP, tietovarannot

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 1. Aloitus  Kirjaudu omilla tunnuksillasi sisään Alephiin  Vaihda salasanasi, jos et ole sitä jo tehnyt

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Yleistä  Tehdään harjoitukset tuotanto-Melindassa, koska testiympäristö on liian erinäköinen  Harjoituksissa muokataan tietueita, jotka löytyvät sanahaulla testitietue – uusiin harjoitustietueisiin merkitään tämä teksti huomatuskenttään: 500 $aTestitietue.  Uusia tietueita tehdessä saa mielellään tehdä ihan oikeitakin tietueita  Katselkaa, kokeilkaa ja kysykää rohkeasti! ;)

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 2. Haut  Tutustu Alephin hakutoimintoihin esimerkiksi seuraavasti: –Hae jotain teosta  tekijällä  ISBN:llä  nimekkeellä  julkaisijan ja vuoden yhdistelmällä –Selaile asiasana-hakemistoja ja nimeke-hakemistoa –Hae oman kirjastosi/jonkun muun kirjaston tietueita (LOW-haku)

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 3. Tietokantatunnukset  Avaa (jokin) tietue luettelointitilaan  Lisää tietueeseen kirjastosi tietokantatunnus (LOW-tagi)  Katso samaa tietuetta Melindan OPACissa (  Poista tietokantatunnus

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 4. Luettelointi – tietueen muokkaaminen  Avaa jokin testitietue  Muokkaa tietuetta eri tavoin: –Muuta jotain kiinteämittaista kenttää –Poista jokin kenttä –Muokkaa jotain kenttää –Lisää uusia kenttiä –Tarkista tietue  Tallenna muokkaamasi tietue

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 5. Luettelointi – uudet tietueet  Luo uusi harjoitustietue käyttämällä jotain tallennusalustaa (template) –Muokkaa ja tallenna  Luo uusi harjoitustietue *New Record* -toiminnolla –Muokkaa ja tallenna  Lue uusi harjoitustietue poimimalla jostain etäkannasta –Siivoa, muokkaa ja tallenna

KIRJASTOVERKKOPALVELUT 6. Apuvälineet  Kokeile asiasanojen ja yhteisöauktoriteettien poimimista / tarkistamista Asterista