Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla Arkistoneuvos Jaana Kilkki Arkistosektorin KDK-yhteistyöverkoston Arkistokuvailun kehittämistyön käynnistysseminaari 26.4.2012

Mistä puhutaan kun puhutaan arkistokuvailusta? - kuvailusta arkistosektorilla mikä on arkisto? - arkistoaineiston kuvailusta mitä on arkistoaineisto?

tietynlainen näkokulma aineistoon, arkistokuvailu = tietynlainen näkokulma aineistoon, riippumatta siitä mitä ja missä se on

Arkistokuvailun näkökulma aineistoon kohdistuu arkistollisin periaattein hallittuun aineistoon = arkistoaineistoa: aineiston liittäminen tuottamisen, hallinnan ja käytön kontekstiin: provenienssiperiaate perinteisesti tarkoittanut aineiston hallintaa yksikköjen eritasoisina koosteina: arkistoyksikkö, sarja, arkistofondi aineiston kontekstualisointi on arkistokuvailussa sisällönkuvailua tärkeämpi elementti arkistollisen hallinnan periaatteet tuotettu asiakirjatiedon hallintaan varmistamaan sen todistusvoimaisuus arkistoaineisto on muutakin (tietoa) kuin asiakirjatietoa

Arkistollisin periaattein hallittava aineisto = Arkistoaineisto Arkistokuvailu Arkistollisin periaattein hallittava aineisto = Arkistoaineisto Arkistofondi = yhteisön tai henkilön toiminnasta syntynyt aineistokokonaisuus Muu arkistoaineisto- kokonaisuus Asiakirjatieto = toiminnan dokumentoivaa tietoa Muu informaatio

verkottuneeksi ja virtuaaliseksi Arkistokuvailun kehittämisen lähtökohdat Arkistojen tietopalvelu siirtyy verkkoon - aineisto käytettävissä yhteisten käyttöliittymien kautta - asiakkaat osallistuu aineiston kuvailuun ja tarjoamiseen - julkiset tiedot ja metatiedot annetaan avoimena linkitettynä datana - käyttörajoitetut turvallisissa etäkäyttöympäristöissä - paperiaineistot tilataan sähköisenä asiointina Aineistoja tuottavan toiminnan luonne muuttuu verkottuneeksi ja virtuaaliseksi Aineistot muuttuvat digitaalisiksi

Yhdenmukaisten metatietojen tarve

Arkistokuvailun kehittämisen tavoitteet Erityyppisen aineiston käytön ja käyttäjien tukeminen tietopalvelun muuttuvassa toimintaympäristössä erityyppisen analogisen ja digitaalisen arkistoaineiston kuvailun harmonisointi digitaalisen arkistoaineiston elinkaaren eri vaiheissa tapahtuvan kuvailun harmonisointi ei yhdenmukaistaa, vaan saattaa sopusointuun käsitteellisellä tasolla sekä arkistosektorin sisällä että sektoreiden kesken

Arkistokuvailun keskeiset käsitteet: ICA PROVENIENSSI Toimijat Agents Toiminta Functions Paikka Place Tapahtuma Event Ajanjakso Period Kohde Subject Arkistoaineisto Archival material

Arkistokuvailun kokonaisrakenne Kuvailun ontologinen käsitemalli Metatietomalli (ISDF) Toiminta Functions Toimijat Agents Arkistoaineisto Archival material Metatietomalli (ISAAR) Metatietomallit (ISAD, Sähke, JHS 143, DDI jne.)

Muutokset teoreettisessa ajattelussa 1990-luvun puolivälistä alkanut kehitys arkistotieteellisessä ajattelussa: postkustodiaalinen paradigma tunnustaa ja tunnistaa elinkaari- ja aineistohallinnan vallan käyttönä valta muokata menneisyydestä tulevaisuuteen välittyvää kuvaa aineisto ei ole toiminnan objektiivista dokumentaatiota eikä arkistoinstituutio ole sen puolueeton säilyttäjä kaikki aineistoon liittyvät toimijat muokkaavat sen toimillaan tietynlaiseksi menneisyyden kuvaukseksi

Postkustodiaalinen arkistokuvailu arkistofondi: ei ole orgaaninen fyysinen kokonaisuus, vaan ihmisten toiminnan tuottama käsitteellinen konstruktio arkistonmuodostaja: aineisto kulkee elinkaarensa läpi useiden toimijoiden kautta, joilla erilaisia rooleja arkistoinstituutio: yksi näistä arkistonmuodostajista: elin- kaarihallinta, arvonmääritys, kuvailu ja järjestäminen käyttäjät arkistonmuodostajina: aineiston kuvailu omista näkökulmista arkistokuvailun on oltava ’moniäänistä’ ja läpinäkyvää: kaikki aineiston kontekstit yhtä tärkeitä tuoda esille

Provenienssiperiaate 2000-luvulla Rinnakkaisprovenienssit (parallel provenance): provenienssi aineiston ja toiminnan välisenä suhteena provenienssi aineiston ja kaikkien sen tuottamiseen osallistuneiden toimijoiden suhteena säilyttävän arkiston rooli ’arkistonmuodostumisessa’: omien toimien perustelu ja dokumentointi käyttäjien rooli ’arkistonmuodostumisessa’ ja sen dokumentointi

Arkistokuvailu 2000-luvulla Toiminnallisen kontekstin moninaisen verkoston ja sen keskinäisten suhteiden dokumentointia aineiston kuvailun ja kontekstin kuvailun erottaminen toisistaan: aineistokeskisestä kontekstikeskiseen kuvailuun (muodostumisprosessin dokumentointia) kuvailu alkaa aineiston laadinnasta: digitaalinen aineisto saa metatiedot ennen arkistosäilytykseen siirtämistä kontekstitieto (Toiminta ja Toimija) on auktoriteettitietoa, johon aineiston kuvailu ripustetaan käyttäjillä keskeinen rooli aineiston sisällönkuvailussa

Aineistokeskinen vs. kontekstikeskinen kuvailu Toiminto 1 Toimija C - arkistonmuodostaja Toiminto 2 Tapahtuma toiminnan päättyminen xx.xx.xxxxx Toimija A - arkistonmuodostaja Tapahtuma toiminnon siirtyminen xx.xx.xxxx Toiminto 3 Arkistofondi arkistonmuodostaja sen tehtävät aineisto Toimija B - luovuttaja ARKISTOINSTITUUTIO

Kontekstiverkosto JR 12:n Matti Meikäläisen sotapäiväkirjat Talvisota 1939-1940 tapahtumana Viipuri paikkana JR 12 toimijana Matti Meikäläinen toimijana Maanpuolustus toimintana JR 12:n sotapäiväkirjat ja muu aineisto Matti Meikäläisen sotapäiväkirja JR 12

Arkistokuvailun kehittämisen organisoituminen

Kehittämistyö 2012-2013 tuottaaa Arkistokuvailun kansallinen käsitemalli nimeää ja määrittelee arkistokuvailun keskeiset entiteetit ja niiden väliset suhteet mahdollistaa eri kuvailustandardien ontologisoinnin Kansalliset arkistokuvailusäännöt ohjaa arkistoaineiston kuvailua muistiorganisaatiokontekstissa: metatietomalli perustuu ICA:n kuvailustandardeihin huomioiden kehittämisen kansalliset erityistarpeet nimeää ja määrittelee arkistokuvailun entiteettien attribuutit ohjaa ja ohjeistaa niiden käyttöä kuvailutyössä

Kansalliset arkistoaineiston luettelointisäännöt Kehittämistyö 2012-2013 tuottaa Kansalliset arkistoaineiston luettelointisäännöt ohjaa arkistoaineiston metatietoarvojen muodostamista ja merkitsemistapoja perustuu kansainvälisiin luettelointisääntöihin ja –standardeihin: olemassa olevien sääntöjen kokoaminen yhteen pyritään yhdenmukaisuuteen muistiorganisaatioiden kesken KDK:n puitteissa aikataulu sitoutuu AHAA-hankkeeseen, joka tuottaa uudenlaisen arkistokuvailun toteuttamisen työkalun käyttöönotto 2014

Kehittämistyön organisointi arkistolaitos asettaa toukokuussa kansallisen työryhmän tuottamaan käsitemallin, kuvailusäännöt ja luettelointi- säännöt työryhmässä 10-12 jäsentä: laaja kommentointiryhmä työryhmän työ käynnistyy varsinaisesti elokuussa: kesän aikana tutustuminen AHAA-hankkeessa jo tehtyyn työhön työryhmä voi jakautua alaryhmiin, joihin voidaan ottaa lisäjäseniä

Ilmoitus kiinnostuksesta osallistua arkistokuvailun kehittämistyöhön: taina.tammenmaa@narc.fi 15.5.2012 mennessä kerro haluatko osallistua - työryhmään vai kommentointiryhmään - mahdollisiin työryhmän alaryhmiin: a) käsitemalli b) kuvailusäännöt c) luettelointisäännöt