Word – joukkokirjeet ja tarrat Tietohallintokeskus hannele.rajaniemi@jyu.fi

Perusidea: Yhdistäminen yhdistät kahden tiedoston tiedot: pääasiakirja: kirje tai tarra-arkki tietolähde: osoitteisto yhdistämisen avulla luot: joukkokirjeet esim. markkinointikirjeet, kutsut, todistukset kirjekuoret tarrat Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Pääasiakirja tavallinen Word-asiakirja esim. kirje, todistus, kutsu sisältää kaikille yhteiset tiedot tekstin lisäksi sijoitat <<yhdistämiskenttiä>>, jotka korvataan jokaisessa kirjeessä tietolähteen tiedoilla esim. etunimi, sukunimi, kurssi, arvosana Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Tietolähde 1(3) sisältää tiedot, jotka vaihtuvat jokaisessa asiakirjassa esim. osallistujaluettelossa: nimi, osoitetiedot, kurssin nimi, arvosana jne. osoitteisto voi olla eri muodoissa Word-asiakirja (taulukko) Excel-taulukko GroupWise- tai Outlook-osoitteisto tietokanta huom. tietolähde on erillinen tiedosto, jota voit muokata myöhemmin Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Tietolähde 2(3) Tietue = tieto yhdestä yksittäisestä asiasta, esim. asiakastieto (rivi) huom. Otsikot! Kenttä = tietyntyyppinen tieto, esim. sukunimi (sarake) sijoita jokainen yksittäinen tieto eri kenttään eli sarakkeeseen Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Tietolähde 3(3) kenttien avulla määrittelet, mitkä tiedot yhdistetään pääasiakirjaan voit käyttää samaa kenttää useassa pääasiakirjan kohdassa jos tietolähteeseen tehdään muutoksia, ne päivittyvät päälähteeseen! Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Yhdistämisen vaiheet Luo etukäteen pääasiakirja (esim. kirje) ja tietolähde (esim. osoitteisto). Avaa ne. Lisää yhdistämiskentät kirjeeseen eli määrittele niiden sijoituspaikat. Yhdistä tiedostot eli luot joukkokirjeet. Tulosta. Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR Kaksi tapaa yhdistää Ohjattu yhdistämistoiminto TAI: Yhdistäminen –työkalurivi Näytä > Työkalurivit > Yhdistäminen Tietohallintokeskus - HR

Joukkokirjeet – Ohjattu luonti 1(4) Avaa pääasiakirja (esim. kutsukirje), johon lisäät yhteystietokentät. Työkalut > Kirjeet ja postitus > Ohjattu yhdistäminen. Valitse asiakirjan laji: Kirjeet. Napsauta Seuraava. Valitse pääasiakirja (Käytä nykyistä asiakirjaa). Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

Joukkokirjeet – Ohjattu… 2(4) Valitse tietolähde napsauta Selaa ja etsi tiedosto. Seuraava. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat. kaikki tai osa Tietohallintokeskus - HR

Joukkokirjeet – Ohjattu… 3(4) Lisää kentät pääasiakirjaan: Napsauta Lisää kohteita –painiketta. Valitse kenttä (etunimi) ja napsauta Lisää –painiketta. Valitse toinen kenttä (sukunimi) jne. kirjeessä: <<kentän nimi>> Napsauta lopuksi Sulje –painiketta. Tietohallintokeskus - HR

Joukkokirjeet - Ohjattu…. 4(4) Lisää välilyönnit ja rivinvaihdot kenttien väliin. Seuraava. Tiedot lisätään kenttiin. Esikatsele. Seuraava: Suorita loppuun. Tulosta. * Voit muokata/tallentaa kirjeet: Muokkaa yhdistettyjä kirjeitä ja Tallenna. Tietohallintokeskus - HR

Osoitetarrat – Ohjattu…. 1(3) Työkalut > Kirjeet ja postitus > Yhdistäminen (6-vaiheinen prosessi) Valitse Osoitetarrat. Seuraava. Valitse Osoitetarra-asetukset (eli määrittele tarrojen koko, esim. esim Rank Xerox 003R96227 (3,7 X 7 cm). Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

Osoitetarrat – Ohjattu…. 2(3) Valitse vastaanottajat. Selaa. Eli valitse tietolähde-tiedosto (esim. Excel-tiedosto). Avaa. (Excel: lista vastaanottajista; oletuksena: valitse kaikki). OK. Seuraava. 1. mallitarra: Asettele: Lisää kohteita. Valitse kentät (esim. Etunimi, Sukunimi, Osoite jne.) Sulje. Tietohallintokeskus - HR

Osoitetarrat – Ohjattu…. 3(3) Muotoile mallitarrassa osoitetiedot: lisää kenttien väliin välilyönnit ja rivinvaihdot. Myös: fontti, -koko, lihavointi HUOM: Napsauta Päivitä kaikki osoitetarrat –painiketta. Seuraava. Napsauta Esikatsele –painiketta. Seuraava. Tulosta (ja tallenna) tiedosto. Tietohallintokeskus - HR

Tietolähteen päivittäminen jos lisäät uuden vastaanottajan tietolähteeseen avatessasi Pääasiakirjan saat ilmoituksen: hyväksy Kyllä-painikkeella Tietohallintokeskus - HR

Yksittäinen kirjekuori tai tarra Työkalut > Kirjeet ja postitus > Kirjekuoret ja osoitetarrat Asetukset: määrittele kirjekuoren tai tarran koko ja kirjoita tiedot vinkki: jos haluat muotoilla tarra-arkkia: napsauta Uusi asiakirja -painiketta Tietohallintokeskus - HR

Yhdistäminen –työkalurivi: Tarrat 1. 2. 3. 4. Valitse pääkirja (esim. tarrat) ja määrittele asetukset. Avaa tietolähde: esim. Excel –tiedosto. Valitse vastaanottajat. 4. Lisää yhdistämiskentät. Tietohallintokeskus - HR

Yhdistäminen -työkalurivi Tietueiden välillä siirtyminen 5. 6. Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön 6. Välitetyt nimet (=> esikatselu: saat kaikki nimet esille). 7. Tulosta ja tallenna. Tietohallintokeskus - HR

Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia! HARJOITUKSIA Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!

Tietohallintokeskus - HR HARJOITUKSIA Luo omaan käyttöösi toimiva tietolähde -pohja: joko Word- tai Excel-taulukko. HUOM: nimeä osuvasti sarakeotsikot! Tee esim. osoitetarrat Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR HARJOITUKSIA Tee kurssitodistus. Luo Pääasiakirja mallin mukaan: Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR HARJOITUKSIA Kopioi tietolähteeksi kotihakemistoosi osoitteisto.xls –tiedosto: www.cc.jyu.fi/~hara/kou/word Lisää yksi uusi kurssilainen. Testaa päivittyykö pääasiakirjasi. Tietohallintokeskus - HR

Tietohallintokeskus - HR HARJOITUKSIA Työstä tarrat osoitteisto.xls –tiedostosta joko Ohjatulla toiminnolla tai Yhdistäminen –työkalurivillä. Tallenna osoitetarrat tiedostoksi. Lisää yksi uusi vastaanottaja. Testaa päivittyykö osoitetarrat –tiedostosi. Tietohallintokeskus - HR