Rakennerahastojen tietojärjestelmien tuottamien raporttien hyötykäyttö omassa työssä Oulu 2.6., Kuopio 8.6., Tampere 10.6., Helsinki 16.6. Rahoitustietojen varmentaminen hallintoviranomaiselle ja täsmäytykset TEM/AKY ylitarkastaja Kaisa Saarinen

Työ- ja elinkeinoministeriön organisaatio 1.1.2010 ELINKEINOMINISTERI Mauri Pekkarinen TYÖMINISTERI Anni Sinnemäki VALTIOSIHTEERI Riina Nevamäki VALTIOSIHTEERI Katariina Poskiparta KANSLIAPÄÄLLIKKÖ Erkki Virtanen TYÖLLISYYS- JA YRITTÄJYYS- OSASTO Tuija Oivo TYÖELÄMÄ- JA MARKKINA- OSASTO Raimo Luoma INNOVAATIO- OSASTO Petri Peltonen ENERGIA- OSASTO Taisto Turunen Strategia ja ennakointi Markku Wallin VIESTINTÄ Mervi Liukkonen EU- JA KV-ASIOIDEN KOORDINAATIO Sirkka Potila AS Konsernistrategia Antti Joensuu Strategiset hankkeet Jussi Toppila Tutkimus ja ennakointi Heikki Räisänen MP AS Yrittäjyyden kehittäminen ja yritystuet Heikki Vesa Työmarkkinoiden kohtaanto ja työvoiman saatavuus Teija Felt Työvoima- ja yrityspalvelut Jarmo Palm Välityömarkkinat ja työllistyvyyden tukeminen Päivi Kerminen Työympäristön sääntely Tarja Kröger Työelämän laatu Pirjo Harjunen Kilpailupolitiikka Elise Pekkala Sisämarkkina- ja kuluttaja- politiikka Antti Riivari Yritysoikeus Marja-Leena Rinkineva Säädösvalmiste- lun kehittäminen Pasi Järvinen Osaamis- innovaatiot Paula Nybergh Kysyntä- innovaatiot Petri Lehto Innovaatio- ympäristöt Antti Valle Kasvuyritykset Janne Känkänen Yritysten kansainvälisty- minen ja vienti Merja Paavola Mineraali- politiikka Alpo Kuparinen Energia- markkinat Arto Lepistö Energia- tehokkuus ja teknologia Sirkka Vilkamo Uusiutuva energia Petteri Kuuva Energian perustuotanto Riku Huttunen HENKILÖSTÖ JA OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Mikko Salmenoja HALLINTO Hannes Aulu MP MP MP Konserniohjaus Kalle J. Korhonen MP TALOUS Eero Murto TARKASTUS Jukka Lumenko Hallinnonalan ohjaus ja rakenteet Sirpa Alitalo ELY-keskusten ohjaus / Marja-Riitta Pihlman Tietohallinnon ohjaus ja johtaminen Raimo Porttikivi Elinkeinopolitiikan koordinointi ja erityisrahoitus /Risto Paaermaa MP MP Alueiden kehittäminen Heikki Aurasmaa MP KEHITTÄMISYKSIKKÖ Anssi Paasivirta Aluestrategia / Veijo Kavonius Ohjelma / Janne Antikainen Rakennerahastopolitiikka Jussi Yli-Lahti Rakennerahastojen hallinnointi Eeva-Liisa Koivuneva MP VALTAKUNNANSOVIT- TELIJAN TOIMISTO Esa Lonka AS AS MP MP TEM-konsernin virastot, laitokset ja yhteisöt AS Energiamarkkinavirasto Finnvera Oyj Finpro ry GTK Huoltovarmuuskeskus Invest in Finland Kilpailuvirasto Kuluttajatutkimuskeskus Kuluttajavirasto MEK MIKES PRH Tekes ELY-keskukset Tesi Oy TUKES Työ- ja elinkeinotoimistot VTT Ydinjätehuoltorahasto Muut MP = Elinkeinoministeri, Mauri Pekkarinen AS = Työministeri, Anni Sinnemäki

HVO ja TOVI Alueiden kehittämisyksikkö on hallintoviranomainen (HVO), RAPO ja RAHA-ryhmät hoitavat rakennerahastotehtäviä RR-varojen budjetointi ja varojen jakaminen RR-lainsäädännön valmistelu ja ohjeistaminen Hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuuden valvonta ja vastuu järjestelmän toimivuudesta Todentamisviranomainen (TOVI) on osa talousyksikköä Rakennerahastovarojen menojen tukikelpoisuuden todentaminen Maksupyynnöt komissiolle Sääntöjenvastaisuuksien raportointi

Esityksen sisältö Rahoitustietojen varmentaminen hallintoviranomaiselle: Varmentamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä kirjanpidon ja tietojärjestelmien välisten tietojen vertailua, ei projektin maksatusten tarkastusta tai varmennusta esim. paikan päällä Rahoitustiedoilla tarkoitetaan rahatietoja, eli varaukset, sidonnat ja maksatukset ovat ajantasaiset tietojärjestelmissä Yleistä rahatiedoista (varaukset, sidonnat, maksut) EURAssa ja Valtterissa EURA 2007 -järjestelmän raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti, käyttö ja ominaisuudet Täsmäytykset käytännössä

Lähtökohta – raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti ”Tällä varmenneraportilla vakuutetaan, että EURA 2007 –järjestelmän rahoitustietojen oikeellisuus on tarkastettu ja tiedot ovat ajantasaiset ja että hallintoviranomaisen ohjeistamat valtuuksien ja maksatustietojen hallinta- ja täsmäytystoimenpiteet on suoritettu”

Lähtökohta – säädökset ja ohjeistus Rakennerahastolaki (1401/2006) 65 §: RR-tietojärjestelmissä ylläpidettävään seurantarekisteriin merkittyjen tietojen virheettömyydestä vastaa se viranomainen tai toimielin, joka on tehnyt merkinnät. Laki valtion talousarviosta (423/1988) muutoksineen (viim. 1096/2009), asetus valtion talousarviosta (1243/1992) muutoksineen Varojen käytön ehdot (a ix): tietojärjestelmiä käytettävä Ohjeet ja kirjeet: - Välittävien toimielinten rahoitustietojen ajantasaisuuden ja täsmäävyyden raportointi hallintoviranomaiselle 30.9.2009 TEM/1861/572/2009 - Tietojen ylläpitäminen RR-tietojärjestelmissä 10.2.2010 TEM/216/10.10.02/2010 - Hallintoviranomaisen ohjepaketti (mm. maksatushakemukset) - Tietojärjestelmien käyttöohjeet

Rahatiedot järjestelmissä Kirjanpito on lähtökohta, järjestelmät on tehty avustamaan toimintaa ja niiden perusteella raportoidaan komissiolle Valtion talousarviotalous, vahditaan budjetin toteutumista Jos hallintojärjestelmä toimii oikein, ei eroja tietojärjestelmien ja kirjanpidon välille synny Raportilla nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti vahditaan hallintojärjestelmän toimivuutta

EURA 2007/ RR-seurantajärjestelmä SFC 2007/ komissio EURA 2007/ RR-seurantajärjestelmä hakijan ja virkailijan palvelut seuranta tarkastuksen palvelut ALLI WEPA 2007 ALLOKOINTI -kehysten ylläpito myöntämisvaltuudet EUM määrärahat ARV ASKO SIIRI WEPA 2007 Viranomaisten itse toteuttamat hankkeet VALTTERI WEPA 2007 hankkeiden rahoittaminen maksatukset/ tilitykset muut tapaukset TUKI2000 - hankkeiden rahoittaminen - maksatukset - muut tapaukset URA KIRJANPITO- JA MAKSULIIKENNEJÄRJESTELMÄT -tosiasialliset maksut Projektin toteuttaminen Projektin rahoittaminen

Rahatietojen siirtyminen järjestelmissä Varojen käytön ehdot kohta b.iv: Valtteri-järjestelmästä hankkeiden varaus-, sidonta- ja maksatustiedot siirtyvät EURA 2007 -järjestelmään EURAn raporteilla myös Tuki 2000 –järjestelmän EAKR-projekteista suunnitelma-, sidonta- ja maksatustiedot Finnveran tiedot EURAan

Rahatiedot järjestelmissä - varaukset Varaukset EURAssa ja Valtterissa, projektin rahoitussuunnitelma EURAssa - > varaustieto Valtterissa EURAssa suunnitelmatietoja voi katsoa myös Tuki 2000 –projekteista (raportti nro 3 suunniteltu tai 4 varattu ja sidottu rahoitus projekteittain), eivät vastaa Valtterin varaustietoja Varausten ajantasaisella hallinnoinnilla pystytään varautumaan käynnissä olevien hankkeiden tulevien vuosien rahoitustarpeisiin Varausten avulla suunnitellaan käytössä olevan valtuuden käyttöä ja mahdollisuuksia tehdä uusia rahoituspäätöksiä Erityisen tärkeää pitkäkestoisissa ESR-hankkeissa toiminnan luonteen vuoksi Valtterin varaukset päivitettävä sidontoja vastaaviksi, ohjeet annettu kirjeessä 10.2.2010 tietojärjestelmien tietojen ylläpitämisestä

Rahatiedot järjestelmissä - sidonnat Valtteri on valtuuksien hallintajärjestelmä Sidonta tietojärjestelmissä on valtuuden käyttöä Sidonta tehdään projektipäätöksellä tai rahoituksen myöntämispäätöksellä Talousarvion tuoreutumislauseke: mikäli vuoden 2009 myöntämisvaltuutta on jäänyt käyttämättä (= sitomatta), saa käyttämättä jääneestä osasta tehdä myöntämispäätöksiä vuonna 2010. Edellisen vuoden päätöksiä ei voi muuttaa sidonnan osalta Aiemmilta vuosilta projekteilta maksamatta jääneitä sidontoja ei voi käyttää uudestaan ilman lisätalousarviokäsittelyä (LTA) Sulkemistyökalujen avulla projekteissa maksamatta jääneet sidonnat vapautetaan LTA-käsittelyyn HVO tekee kyselyn vapautuvista valtuuksista

Rahatiedot järjestelmissä - sidonnat Arviomäärärahan käyttösuunnitelma tehtävä ja päivitettävä Valtterissa sidontojen yhteydessä – arvioidaan, miten sidonta toteutuu maksuksi, käytetään valtuusseurannassa tulevien vuosien arv-tarpeita arvioitaessa Maakunnan liitoilla erityisen tärkeää arv-suunnitelmien tekeminen, jotta voidaan arvioida mahdollisimman tarkasti liittojen määrärahan tarvetta Maakunnan liitot käyttävät ohjelmakehystä projekti- ja rahoituspäätöksiä tekemällä Raportoinnilla seurataan ohjelmien etenemistä

Rahatiedot järjestelmissä - maksatukset RR-momentin 32.50.64 määrärahojen (= arviomääräraha) kohdentamisperuste on maksuperuste, mikä tarkoittaa, että kaikki momenteille maksatuspäätösten perusteella kirjatut menot on oltava tosiasiallisesti maksettuja viraston pankkitililtä kalenterivuoden aikana Kaikki talousarviovuoden puolella tehdyt maksatuspäätökset on hoidettava maksuun saakka sekä huolehdittava siitä, että tilityksen tosiasiallinen maksupäivä on kalenterivuoden aikana Rakennerahastomomentilla ei saa olla muuta käyttöä kuin tukikelpoisuustarkastettujen tilitysten maksatuspäätöksistä aiheutuneita maksuja (bruttobudjetoitu momentti) Vain työvoimapoliittisissa Euroopan sosiaalirahaston (ESR)-projekteissa on ELY-keskus-toteuttajalla oikeus kirjata työvoimapoliittisia siirtotaloudenmenoja suoraan RR-momenttien käytöksi omalle kirjaustasolleen ’tukikelpoisuustarkastamaton käyttö’ Viraston tulee selvittää mahdollinen muu käyttö pois momenteilta viimeistään ennen tilinpäätöstä

Rahatiedot järjestelmissä - maksatukset Maksatuspäätöspäivä ja maksupäivä Tietojärjestelmissä raportteja ajettaessa oltava tarkkana Monilla raporteilla valittavissa, esim. raportti nro 12 maksatustiedot projekteittain Vuoden lopussa maksatuspäätöspäivä = maksupäivä ELYissä automaattinen siirto, muissa huolehdittava yhteistyössä talousyksikön kanssa maksupäivätiedon tallennuksesta Valtteriin on tallennettava maksupäivä seuraavan kuukauden 16. päivään mennessä Viraston itse toteuttama hanke: Valtterin tositelaji pääkirjatosite, ulkopuolisilla reskontratosite (ELYissä tärkeää)

TÄSMÄÄVYYS NETRA (HVO) 2007-2013 Rakennerahastotietojärjestelmien täsmäävyyden hallintaperiaatteet EURA 2007 Tuki 2000 Projekteittain, kuukausittain WS-Tiedonsiirto (Tuki2000 ylläpito) Projekteittain,Kuukausittain WS-Tiedonsiirto (Valtteri Ylläpito) Wepa 2007 Valtteri WS-Tiedonsiirto (Valtteri ja Tuki2000 Ylläpito) WS-Tiedonsiirto (Valtteri ja Tuki2000 Ylläpito) Tuki 2000 TÄSMÄÄVYYS NETRA (HVO) Momentin kirjaustasolla Valtteri täsmäytysraportti Valtteri pääkirjatosite- ja reskontratositelajit Välittävä elin / virasto ELY; RD:stä Tuki2000 projektikoodit Tuki2000 täsmäytysraportti Tuki2000 tositelajit Välittävä elin / virasto Kirjanpitojärjestelmä

Jäljitysketju Rakennerahastojen hallinnointi on toteutettu pääsääntöisesti tietojärjestelmäavusteisesti. Jäljitysketju todennetaan projektikoodin ja projektikooditililuokan avulla sekä yksittäisissä rekisteröintitapahtumissa tietojärjestelmiin ja kirjanpitoon että hankkeen asiakirjojen dokumentoinnissa.

Rahoitustietojen varmenneraportti - yleistä EURA 2007 –järjestelmän raportti nro 11 Ohje 30.9.2009 TEM/1861/572/2009 Vuodenvaihdeohjeessa pyydetty 1.1.-31.12.2009 Seuraava 1.1.-30.4.2010, toukokuun loppuun mennessä Kuluva vuosi raportoidaan Aina 1.1.kuluva vuosi alkaen Huhtikuun, elokuun ja joulukuun lopun tilanteista Ei erillistä kirjettä, pysyväisohje annettu Toimitetaan TEM:n kirjaamoon, osoitetaan HVO:lle, viittaus kirjeen diaarinumeroon

Rahoitustietojen varmenneraportti käytännössä Kirjanpito kohtaan kirjoitetaan käsin vastaava luku kirjanpidosta ko. ta-tililtä, myös ero-sarakkeeseen kirjoitetaan luku tai nolla (0), jos eroa ei ole Erot selvitetään erillisellä liitteellä Raportti tulostetaan vain pyydetyltä jaksolta, ei ohjelmakauden alusta Raportin ideana on seurata kirjanpidon ja järjestelmien välistä täsmäävyyttä, kirjanpidon mukaan eletään yksi vuosi kerrallaan, tilivuosittain Järjestelmien ja kirjanpidon väliset erot on korjattava vuoden kuluessa, sen vuoksi kuukausittainen täsmäytys on tärkeää

Rahoitustietojen varmenneraportti

Rahoitustietojen varmenneraportti - yleistä Raportilla maksut maksupäivän mukaan Valtterissa ja kirjanpidossa maksupäivä samalle kuukaudelle Kuukauden vaihtuessa oltava tarkkana, jotta menee oikein Ensimmäisellä raporttikierroksella tästä eniten eroja Erittäin tärkeää: maksupäivä oltava Valtterissa ja kirjanpidossa samana vuonna, myös maksatuspäätöspäivä Momentin maksuperusteisuus ja valtuusseuranta Valtterissa valtuusseuranta EURA 2007 komission maksupyyntö Laillisuusmuistutus VTV:ltä

Rahoitustietojen varmenneraportti – ELY-keskukset ELY-keskusten kirjanpidossa Finnveran osuutta vielä v. 2010 Finnvera raportoi omalta osaltaan Kirjanpidon ja EURAn välisestä erosta ei tältä osin tarvitse raportoida HVO:lle Riittää, että ELY-keskuksessa todettu, että ero johtuu Finnverasta Työvoimapoliittisten siirtomenojen osuus (tukikelpoisuustarkastamattomat) kirjattava raporttiin, ei tule EURAsta, käsin täydennettävä raportille Raportilla kentät ESR- ja valtio-osuuksille erikseen, yksi luku yhden momentin mallin myötä

Rahoitustietojen varmenneraportti – menojen vahvistaminen Kaksi prosessia Rahoitustietojen varmentaminen: HVO, raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti, maksupäivän mukaiset tiedot, jakso alkaa vuoden alusta, pysyväisohje annettu, raportointi kolmesti vuodessa (huhtikuu, elokuu, joulukuu), vertailtavissa kirjanpitoon Menojen vahvistaminen: todentamisviranomainen, raportti nro 10 menojen vahvistamisraportti, maksatuspäätöspäivän mukaan (maksupäivän mukaan Tuki 2000 EAKR), jakso alkaa 1.1.2007 (kumulatiivisesti), raportointi kirjeiden mukaan, sisältää kaikki julkisen rahoituksen erät

Rahoitustietojen varmentaminen – HVJ-kuvaukset Hallinto- ja valvontajärjestelmien kuvausten (HVJ-kuvaukset) kohta B12 Kuvattava todentamisviranomaiselle esitettävät varainkäytön todentamiseen liittyvät tiedot Hyvä, jos myös täsmäytykset ja HVO-raportointi kuvattuna Eri prosessien erot

Täsmäytykset – Valtteri ja EURA 2007 Täsmäytysohjeella 30.9.2009 tarkoitetaan: Kerran kuukaudessa täsmäytettävä Valtteri-järjestelmän ja Tuki 2000 –järjestelmän sekä kirjanpitojärjestelmän väliset tiedot Esim. tulostetaan Valtterin viraston arviomäärärahankäyttö –raportti kuluvan vuoden alusta ko. kuukauden loppuun, maakunnan liitot raportin maakuntaliiton maksatukset, Tuki 2000 täsmäytysraportti TA-tileittäin Tulostetaan kirjanpitojärjestelmästä sopiva raportti (Raindancesta esim. raportti VSV) Verrataan Valtterin ja kirjanpitojärjestelmän väliset tiedot projekteittain ja valtuusvuosittain Tulostetaan EURAsta raportti nro 11 samalta ajalta ja kirjoitetaan kirjanpidon luku raportille Kuitataan täsmäytykset omin allekirjoituksin ja päivämäärin ja säilötään mappiin

Täsmäytykset Lisäksi EURA-raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti lähetetään kolme kertaa vuodessa TEM:n hallintoviranomaiselle Viraston omat käytännöt Siiri-täsmäytykset ovat itse toteutettavien projektien toteuttajien vastuulla, viraston ja Siiri-projektin ohjeistus

Täsmäytykset 2009 – Netra-EURA

Täsmäytykset 2009 – raportti nro 11

Täsmäytykset 2009 – raportti nro 11

Lisätietoja: Kaisa Saarinen kaisa.saarinen@tem.fi Puh. 010 60 47001 GSM 050-396 3417