T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Luento 2 Excel 2

Kertausta edelliseltä luennolta MS Office ohjelmakokonaisuus, jonka ohjelmat suunniteltu tehokkaaseen yhteiskäyttöön Office-ohjelmat koostuvat objekteista (sovellus, työkirja, sivu, alue) Excel: Suhteellinen ja suora viittaus Funktioita eri tarkoituksiin (Matematiikka ja trigonometria, Tilastolliset funktiot, Loogiset funktiot, Aikafunktiot, Tietokantafunktiot jne.) Help-valikko

Luennon sisältö ja tavoitteet Kaavioiden luomisen ja muotoilun eri vaiheiden opettelu Pivot –taulukoiden käyttö Solun muotoilun tarjoamiin mahdollisuuksiin tutustuminen Lomakepohjan tekemiseen liittyvien tärkeimpien asioiden opettelu Solun teema- ja tyylimäärittely-ominaisuuksien esittely Esikatselu ja tulostus Muihin ominaisuuksiin tutustuminen

Vielä kaavoista Excelissä Kaavoissa voidaan viitata toiseen taulukkoon muodossa Sheet2!A3 Kaavoissa voidaan viitata toiseen työkirjaan muodossa [taulukko.xlsx]Sheet3!C5

Tietojen linkittäminen ja upottaminen Kopioi Liitä määräten: liitä linkki (paste special – paste link) Kun lähdeasiakirjaa muutetaan, muuttuu myös kohdeasiakirja Upottaminen Toisella ohjelmalla luodun objektin lisääminen asiakirjaan Inset – Object Taulukkoon lisätään rasteroidulla reunuksella erotettu osio Osiota voidaan muokata lähdeohjelmalla, kaksoisnapautus

Vielä listoista excelissä Oman listan luominen: Excel options Popular Creat e lists... Hiiri ja alueet Maalaus Kopiointi Siirto

Vielä ehdollisesta muotoilusta Excelissä Home – styles – conditional formatting Sääntöjä esim: Suurimmat / pienimmät arvot Duplikaatit Tiettyä arvoa suuremmat / pienemmät arvot Määrittele omia sääntöjä

Kaaviot Excelissä 1 Viivakaaviot Pylväskaaviot Palkkikaaviot Ympyräkaaviot

Kaaviot Excelissä 2 Pistekaaviot Aluekaaviot Rengaskaaviot

Kaaviot Excelissä 3 Säteittäiset kaaviot Kuplakaaviot

Kaaviot Excelissä 4 Pintakaaviot Pörssikaaviot

Kaavion luominen Tietojen järjestys taulukkoon Tietojen valinta Ympyrä- ja kuplakaavioissa tarkkana Tietojen valinta Otsikkokentät Kaaviotyypin valinta Nopein tapa tehdä kaavio on valita alue ja painaa näppäintä F11.

Kaavion muotoilun välilehdet Kuvaajan eri osia muokataan joko välilehdiltä tai pikavalikosta Design (rakenne) Kaaviolaji Kaavion tallennus malliksi Arvot riveittäin tai sarakkeittain Kaavion lähdetietojen muutos Valmisasettelu- ja muotoiluasetukset Kaavion sijainti Layout (asettelu) Kaavion osien näkyvyyys Piirtotyökalut, teksti ja kuvat kaavioon Format (muotoilu) Täyttövärit Viivojen tyylit Tehosteet

Akselien muotoilu Akselien skaalautuvuus (Scale) (Akselien muotoilu Minimi ja maksimiarvot Akselien leikkauspiste Gridlines-viivojen välit (Akselien muotoilu Tekstin täyttöväri Akselin väri Akselin viivan tyyli Varjostus 3D tehosteet) Otsikot Suunta (Alignment)

Kaavion taustan muotoilu (Plot Area) Täyttö Reunan väri Reunan tyyli Varjostus 3D-asetukset

Kaavion arvojen muotoilu Data-arvon merkki voi olla melkein mitä vain: 3D, kuva,... Numeroarvo pisteen yhteyteen (Data Labels)

Virherajojen tekeminen Erikseen vaaka- ja pystysuuntaan Toiseen tai molempiin suuntiin (Both, Plus, Minus, None) Vaihtoehdot Kiinteä/vakio (Fixed) Suhteellinen/prosentuaalinen (Percentage) Keskihajonta (Standard Deviation) Standardivirhe (Standard Error) Yksittäin määritelty (Custom) Huom: Virhesuorien piirtäminen. Laske uudet pisteet virherajojen perusteella ja piirrä uusi kaavio.

Käyrän sovitus dataan Vaihtoehdot Suora (y=ax+b) Eksponenttifunktio Potenssifunktio Logaritmifunktio Polynomi, 2–6. asteen Liukuva keskiarvo (2–6) näytteen Valintoja (nollakohdan asettaminen, yhtälö näkyviin jne.) Selviää lähes kaikista fysiikan labroista

Kaavion osat

Kaavion tallennus malliksi Jos olet tehnyt paljon muutoksia kaavioosi (vaihtanut värejä, korjaillut muotoiluja jne..), sinun kannattaa tallettaa kaaviosi malliksi muille kaavioille Design – Type – Save As Template Tallennetun tyylin saa käyttöönsä Design – Change Chart Type - Template

Pivot eli yhteenvetotaulukko Yhteenvetoja suurista tietomääristä analyyseja tai toistuvia malleja varten Tietoja voidaan järjestellä joustavasti alkuperäisten säilyessä muuttumattomina Demo yhteenvetotaulukon käytöstä.

Rivien ja sarakkeiden koko Rivin korkeus Määritelty (pisteinä, pt) Automaattinen (AutoFit) Piilotettu (Hide/Unhide) Sarakkeen leveys Määritelty (merkkeinä) Automaattinen Piilotettu Standardi koko Sheet:lla Home – Cells Suoraan hiirellä

Solun nimeäminen Solulle voidaan antaa nimi nimilaatikosta (Name Box) Samalla solulla voi olla useampia nimiä – sama nimi ei voi olla kahdella solulla Nimi voi kuulua taulukkoon tai koko työkirjaan Soluihin voidaan viitata nimillä osoitteiden lisäksi Laskentataulukon toiminnan ymmärtäminen helpottuu Kätevää VBA -ohjelmoinnissa Nimien hallinta: Formulas – Name Manager

Solun muotoilu Font Alignment Number Styles Cells Editing (Border, Fill) Font (Wrap, Merge) Alignment Number Styles Huom. Voidaan muotoilla myös ’vanhaan tapaan’ pikavalikon (joka aukeaa hiiren oikealla napilla) ’Format Cells’ –optiolla. Cells Editing

¥ y R Teksti (Font) Kirjasintyyli Vahvennus tai vinous Kirjasimen koko Alleviivaus Kirjasimen väri (Tehosteet yläindeksi (Superscript) alaindeksi (Subscript))

Reunaviivat (Border) Mille puolelle solua Reunaviivan väri Ylös, alas, vasemmalle, oikealle, ympärille, ristikkäin Reunaviivan väri Eri vahvuisia ja kuvioisia viivoja

Sijoittelu (Alignment) Vaakasuuntainen sijoittelu (Horizontal) Vasemmalla, oikealla tai keskellä, tasattu, täytetty, keskitetty usean solun keskelle Pystysuuntainen sijoittelu (Vertical) Ylhäällä, alhaalla tai keskellä, tasattu Tekstin suunta Sisennys Erikoistoiminnat Wrap - katkaisee tekstin Merge Cells – yhdistää solut (Shrink to Fit - pienentää tekstin niin, että se mahtuu soluun)

Numeron esittämismuoto (Number) General – yleinen muoto Number – numerot Currency - valuutta Accounting - kirjanpito Short Date - pvm Long Date – pvm Time – aika Percentage - prosentti Fraction - murtoluku Scientific - eksponenttimuoto Text – teksti Oma muotoilu Tarkempia määrittelyjä sisällön esittämiseen 67% 2,076 -11 765,05 mk 12.07.1996 T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

Solujen suojaus ja lomakepohja (Protection) Excelin solut on oletusarvoisesti suojattu Jos suojaus otetaan käyttöön, suojaus tulee poistaa niistä soluista, joita käyttäjän on lupa muokata Pikavalikko – Format Cells – Protection Review – Protect Sheet Lomakepohjaan on syytä tehdä selkeä rakenne Soluihin voidaan laittaa myös ohjeita Insert > Comment Sheetin nimeäminen auttaa ymmärtämisessä Visual Basicilla saadaan lisää ominaisuuksia

Solujen muotoilusta Näyttää kivalta Laajempaa käyttöä Ehdollinen muotoilu Soluille voidaan antaa muotoiluoptioita säännöstöjen mukaan Taulumuotoilu Laajempaa käyttöä Tyylit Teemat Koko dokumentin ulkoasua hallitaan kerralla Vuosi Yritys A Yritys B Yritys C 2003 400000 150000 2004 550000 200000 2005 750000 500000 2006 1000000 800000 10000 2007 1200000

Taulukko ja sen käsittely Home - Styles - Format as Table Taulukon lajittelu nousevasti, laskevasti, mukautetusti Taulukon pikasuodatus Piilottaa taulukosta työskentelyn ajaksi tarpeettomat rivit Kätevä suurien tietomäärien hallinnoimisessa Ehdolliset muotoilut

Solun tyyli Excelissä voidaan luoda soluille tai tauluille tyylejä Lukuisia valmistyylejä Tyyli luodaan Home – Styles - Cell Styles Kun tyyliä muuttaa muuttuvat kaikki kyseisellä tyylillä määritellyt solut Tyyleistä on hyötyä Laajat taulukot, tulosteet Lomakepohjat VBA -ohjelmointi Muotoilusivellin (Format Painter) on kätevä kopioitaessa solun ominaisuuksia muihin soluihin

Esikatselu ja tulostus Page Layout View Joka sivulla kertautuvat solut Sivun asettelu Paperin koko, tulostussuunta, marginaalit Tulostusotsikot Pakotetut sivunvaihdot Mahduttaminen (skaalaus) Rivit/Sarakkeet näkyviin / pois Ruudukko näkviin / pois Kommenttien tulostus

Excelin muita ominaisuuksia Tarkastus (Trace Precedents, Trace Dependents) Transpoosi (Paste - Transpose) Split – Freeze Panes Tavoitteenhaku (What if analysis)

Kysymyksiä