Toimintajärjestelmän rakentaminen MITTARISTO Toimintajärjestelmän rakentaminen

TOIMINTAJÄRJESTELMÄN SISÄLLÖN LUONNIN VAIHEET Prosessikartan kuvaaminen Prosessihierarkian luominen Lehtitason prosessien kuvaaminen (Asiakirjapuun rakenteen luominen) (Asiakirjojen tuonti järjestelmään) Asiakirjalinkkien tekeminen prosesseille Mittariston rakenteen suunnittelu ja toteutus Mittarien rakentaminen Mittarilinkkien tekeminen prosesseille Ulkoisten tietolähteiden luominen

MITTARISTON RAKENTAMISEN VAIHEET Selvitä… Mitä mitataan? Miten mittarit ryhmitellään? Mikä on mittariston hierarkia? Miten mittari rakentuu? (kaava, logiikka, hierarkia) Mikä on mittarin yksikkö? Mikä on mittarin mittausväli? Mistä mittarin tiedot voidaan hakea?

KOKONAISUUDEN SUUNNITTELU Yksi mittari kelpaa mittaushetken alusta tähän päivään asti Samaa alkeistietoa voidaan jatkojalostaa eri tavoilla (laskukaavalla, ajan suhteen, vertaillen) Tieto saadaan Exceliin halutessa automaattisesti Tavoitearvoja voidaan muuttaa Mittarin tietojen haku voidaan automatisoida → työn määrä vähenee Mittareista saadaan yleisnäkymä

IMS MITTARISTO ON KOLMITASOINEN III Taso Näkökulmat II Taso Mittarit Alkeistiedot I Taso

MITTARISTO Y-akseli Mitattu arvo X-akseli Aika

MITEN RAKENTAA MITTARISTO Johtoryhmä Toimiala A Toimiala B Yksikkö A1 Yksikkö A2 Yksikkö B1 Yksikkö B1

MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA Talousnäkökulma Asiakasnäkökulma E2E Mittari 1 E2E Mittari 2 Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen

MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA Talousnäkökulma Ydinprosessi 1 Mittari 1 Mittari 2 Asiakasnäkökulma Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen Ydinprosessi 2 Mittari 3 Mittari 4

MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA Prosessi 1 Mittari 1 Mittari 2 Prosessi 2 Mittari 3 Mittari 4 Prosessi 3 Mittari 5 Mittari 6

MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA Talousnäkökulma Yksikkö 1 Mittari 1.1 Mittari 2.1 Asiakasnäkökulma Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen Yksikkö 2 Mittari 2.2 Mittari 1.2

MITTARIN MUODOSTAMINEN yksinkertaisimmillaan laskukaava Tarjousten lukumäärä [kpl] = Tarjousten lukumäärä [kpl] ALKEISTIETO MITTARI Tarjousten lukumäärä Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: kpl Tarjousten lukumäärä Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: kpl SUMMA

MITTARIN MUODOSTAMINEN Aikaa muuttamalla laskukaava Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] ALKEISTIETO MITTARI Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: viikko Mittausyksikkö: tonni Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: tonni SUMMA

MITTARIN MUODOSTAMINEN Aikaa ja tiivistelmää muuttamalla laskukaava Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] ALKEISTIETO MITTARI Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: viikko Mittausyksikkö: tonni Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: tonni KESKIARVO

MITTARIN MUODOSTAMINEN Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava) laskukaava Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] + Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl] Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] Toimittajien toimitusvarmuus [%] Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl]

MITTARIN MUODOSTAMINEN Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava) laskukaava Hyväksytyt tarjoukset [kpl] ----------------------------------------------------------------------- x 100 = Tarjousten kiinniottoprosentti [%] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] + Hylätyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] Tarjousten kiinniottoprosentti [%] Hylätyt tarjoukset [kpl]

MITTARIN MUODOSTAMINEN Useampaa alkeistietoa käyttäen laskukaava Hyväksytyt tarjoukset [kpl] ; Hylätyt tarjoukset [kpl] = Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl] Hylätyt tarjoukset [kpl]

MITTARIN MUODOSTAMINEN Vertailumittarin muodostaminen laskukaavalla laskukaava Tuotanto Turku [kpl] ; Tuotanto Tampere [kpl] ; Tuotanto Oulu [kpl] = Organisaation tuotanto [kpl] Organisaation tuotanto yksiköittäin

LAATUKUSTANNUKSET -MITTARI Mittarin muodostaminen laskukaavalla laskukaava Ennaltaehkäisy [€] + Valvonta [€] + Sisäiset virheet [€] + Ulkoiset virheet [€] = Laatukustannukset [€] Poikkeamat [€] + Tehottomat prosessit [€] Ennaltaehkäisy [€] MITTARI Laatukustannukset [€] Valvonta [€] Sisäiset virheet [€] Poikkeamat [€] Tehottomat prosessit [€] Ulkoiset virheet [€]

MITTARIN MUODOSTAMINEN Kuvaajaa muuttamalla (kuvaaja: vertaile vuosia) laskukaava Toteutuneet tulot [€] = Toteutuneet tulot [€] ALKEISTIETO MITTARI Toteutuneet tulot 1/2009 – 4/2010 Toteutuneet tulot 2009 - 2010 SUMMA

TAVOITTEET Mittarin tavoitteet määritellään tavoite kerrallaan (esimerkissä kaksi raja-arvoa: ≥ 30 000 ja > 18 000) Alin väri ei näy Mittarin tavoiteväri tulee viimeisimmän täyteen kuluneen mittausvälin mukaan Jos päivämäärä on mittarin tarkastelun ajanhetkenä 27.12.2010, on joulukuu vielä ”kesken”, joten viimeisen mitattu arvo on marraskuulta 2010 = 20 450 € Tavoiteväri on keltainen, koska Raja-arvo 30 000 > 20 450 € > raja-arvo 18 000

ASETA MITTARI SEURANTAAN Määrittele mittarille tavoitteet Aseta mittari seurantaan Määritä ylittävät ja alittuvat tavoitteet Valitse hälytettävät ryhmät Valitse lähetettävä viesti Alkeistiedot päivittyvät Viestit lähtevät (vain jos muutoksia on tapahtunut) Viesti saapuu sähköpostiin järjestelmän ylläpitotoimintojen aikana (oletus klo 02:30 yöllä) Määrittele tavoitteet Aseta seurantaan Alkeistiedot päivittyvät Viestit lähtevät

MITTARILINKKI PROSESSIKAAVIOSSA

MITTARILINKKI VAIHEIDEN KUVAUKSISSA

MITTARILINKKI YHTEENVEDOSSA

MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA Autoala KKY Elintarvikeala Hamina Rakennusala Kone- ja metalliala Kotka Rakennusala Anjalankoski Elintarvikeala Rakennusala (Kotka ja Hamina) Elintarvikeala (Hamina ja Anjalankoski) Kone- ja metalliala (Kotka)

KESKEYTTÄMISASTE - KAAVOJA HAMINAN AUTOALAN KESKEYTTÄMISASTE [%] laskukaava Hamina autoala keskeyttäneet [hlö] ------------------------------------------------- x 100 Hamina autoala läsnäolevat [hlö] RAKENNUSALAN KESKEYTTÄMISASTE [%] laskukaava ( Hamina rakennusala keskeyttäneet [hlö] + Kotka rakennusala keskeyttäneet [hlö] ) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 ( Hamina rakennusala läsnäolevat [hlö] + Kotka rakennusala läsnäolevat [hlö] )

VAIKUTTAVUUSINDEKSI 25 % 25 % 50 % PÄÄTÖSTEN MÄÄRÄ PÄÄTÖSTEN TALOUDELLINEN ARVO PÄÄTÖSTEN MERKITTÄVYYS + + + + + + 1-luokan päätökset (kpl) 2-luokan päätökset (kpl) 3-luokan päätökset (kpl) 1-luokan päätökset (kpl * 10) 2-luokan päätökset (kpl * 50) 3-luokan päätökset (kpl * 100)

VAIKUTTAVUUSINDEKSI 2005 = 100 25 % 25 % 50 % PÄÄTÖSTEN MÄÄRÄ 500 kpl = 100 PÄÄTÖSTEN TALOUDELLINEN ARVO 30 000 000 € = 100 PÄÄTÖSTEN MERKITTÄVYYS 23 000 = 100 + + + + + + 1-luokan päätökset (kpl) 2-luokan päätökset (kpl) 3-luokan päätökset (kpl) 1-luokan päätökset (kpl * 10) 2-luokan päätökset (kpl * 50) 3-luokan päätökset (kpl * 100)

MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN VÄLINEN ERO? Liittymät Hakevat dataa toisesta järjestelmästä ERP IMS ALKEISTIEDOT

MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN VÄLINEN ERO? Linkit Viittaavat toisen järjestelmän tietosisältöön Tarjouspohja.doc IMS

TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA JÄRJESTELMISTÄ Haettavat tiedot Mittausajankohta Mitattu arvo Ulkoiset lähteet Excel-tiedosto Relaatiotietokannat Ulkoiset lähteet ajastetaan päivittymään automaattisesti SELECT t1.Text, AVG(t2.Text) FROM IMSReportData AS t1, IMSReportData AS t2 WHERE t1.ReportId IN(SELECT Id FROM IMSReport WHERE LinkReportId = 1) AND t2.ReportId = t1.ReportId AND t2.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id IN(21, 22, 23, 24, 25, 26, 27)) AND t2.Text != "" AND t1.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id = 28) GROUP BY 1;

EXCEL-TIEDOSTO TIEDON LÄHTEENÄ Tallenna Excel-tiedosto verkkoympäristöön Luo uusi ulkoinen lähde Excel-tiedostoon Kytke ulkoinen lähde alkeistiedolle Luo alkeistiedosta mittari Excel- tiedosto Ulkoinen tietolähde Alkeistieto Mittari

TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA JÄRJESTELMISTÄ Sisäiset lähteet Raportointi -osio Asiakasreklamaatiot Sisäiset auditoinnit kehityskohteet

KYSELYN VIEMINEN ALKEISTIEDOKSI HYVÄKSY RAPORTTI TEE LISÄYKSET TÄYTÄ RAPORTTI Reititys LUO RAPORTTIPOHJA VARASTOINTI IMS:ssa LUO MITTARI KYTKE ALKEISTIEDOLLE LUO UUSI TIETOLÄHDE TEE KYSELY

KORJAAVAT TOIMENPITEET

KORJAAVAT TOIMENPITEET

MITEN PROSESSIKAAVIO NIVOO ASIAT YHTEEN? Prosessikuvaukset Asiakirjat Tallenteet Mittarit

MITTARILINKIT PROSESSEISSA

ORGANISAATIORAKENTEEN MUKAISET MITTARIT Mittarilinkit Mittaritasoihin Yksittäisiin mittareihin